Kolleegide Outlooki kalendrisse kontorist eemal viibimise aja lisamine

Outlooki kalendris saate hõlpsasti lisada ajavahemikule märke „hõivatud” või „kontorist väljas”. Kuid mis teha siis, kui te ei kasuta Office 365 ja teil pole kalendri ühiskasutus lubatud, aga teil on vaja oma eemal viibimise aega töökaaslastele selgesti näidata? Artiklis selgitatakse, kuidas lisada töökaaslaste kalendrisse kohandatud kogupäevakoosoleku taotlusi ilma nende kalendrites saadaolevat vaba aega mõjutamata.

Puhkuse ajastamine koosolekukutse abil on kaheetapiline toiming. Esiteks andke töökaaslastele eemalviibimisest teada nende kalendrisse puhkuseaja lisamisega. Seejärel blokeerige oma kalendrist puhkuseaeg.

1. toiming: puhkuseaja lisamine töökaaslaste kalendrisse

Kui lisate ajavahemikule märke „kontorist väljas”, kuvatakse see teie töökaaslastele, kui nad proovivad teiega koosolekut ajastada. Kuid kas poleks tore, kui saaksite eemal viibimise ajast kõiki korraga ette teavitada ilma nende hõivatuse olekut mõjutamata ja nende kalendreid ummistamata? Selleks saate määrata teie teabe kuvamise nende kalendrites kogupäevasündmusena, aga erinevalt tavalisest kogupäevasündmusest, mille häälestus on tavaliselt „hõivatud”, kuvatakse see kogupäevasündmus vaba ajana. See ei mõjuta teie töökaaslaste hõivatuse olekut.

Märkus. : Koosolekukutsed on mõeldud saatmiseks ühelt Outlooki kasutajalt teisele. Teiste ajakava kuvamise õigus koosolekukutsete koostamisel eeldab, et asutuses kasutatakse Microsoft Exchange Serverit.

  1. Klõpsake kalendri menüü Avaleht käsku Uus koosolek.

    Kiirklahv  Uue koosolekukutse loomiseks vajutage klahvikombinatsiooni CTRL+SHIFT+Q.

  2. Tippige väljale Teema kirjeldus ja soovi korral sisestage asukoht väljale Asukoht.

  3. Valige loenditest Algusaeg ja Lõppaeg eemal viibimise algus- ja lõppaeg. Puhkuste puhul hõlmab see tavaliselt terveid päevi. Kui nii, siis märkige ruut Kogupäevasündmus.

    Märkus. : Vaikimisi kasutatakse Outlookis koosolekute plaanimisel teie arvuti praegust ajavööndisätet. Kui soovite ajastada eemal viibimist teise ajatsooni järgi, valige Suvandid > Ajavööndid.

  4. Klõpsake jaotise Suvandid ripploendis Kuvamisviis suvand Vaba. Kui olete juba selle kogupäevasündmuseks määranud, on ripploendis Kuvamisviis valitud automaatselt suvand Vaba.

    NB! : 

    • Veenduge, et säte Kuvamisviis oleks Vaba. Nii saavad koosolekukutse adressaadid kutse vastu võtta ja lisada teie puhkuseaja oma kalendrisse ilma oma kalendris ühtegi ajavahemikku blokeerimata. Adressaadi kalendris kuvatakse hõivatuse olek teie puhkuse ajal ikka vabana.

    • Kogupäevasündmuse valimisel on sündmuse algusaeg kesköö. Kummalisel ajal töökaaslastele teatiste saatmise ärahoidmiseks määrake säte Meeldetuletus suvandiga Pole.

  5. Tippige mis tahes teave, mida soovite adressaatidega jagada.

  6. Lisage soovitud adressaadid väljale Adressaat.

  7. Kui teavitate inimesi korduvatest eemal viibimise aegadest, valige Suvandid > Korduvus ja seejärel valige soovitud kordussagedus ning siis klõpsake nuppu OK.

  8. Klõpsake nuppu Saada.

Kui saadate koosolekukutse, mille korral määratud Kuvamisviis on Vaba, kuvatakse sündmus töökaaslaste Outlooki kalendrite iga päeva ülaservas visuaalse meeldetuletusena, mis ei blokeeri tööaega.

Märkus. : Kui te ei valinud suvandit Kogupäevasündmus, kuvatakse sündmus kellaajaruudustikus, mitte päeva ülaservas. Siiski on see märgitud vaba ajana.

2. toiming: puhkuseaja blokeerimine kalendris

Kui tegite eelmise jaotise toimingud, märgiti saadetud koosolekukutse vaba ajana, et mitte teiste kalendrites aega blokeerida. Siiski on aeg ka teie enda kalendris vabana märgitud. Teil on nüüd vaja luua enda jaoks lisakohtumine, et teistele kuvataks teie äraolek teie määratud ajavahemikus.

Levinud viga on pärast algse kutse saatmist avada kalendris koosolekukutse üksus ja määrata sätte Kuvamisviis suvandi Vaba asemel suvandiga Kontorist väljas. Kui seda siiski teete, saadetakse kõigile koosolekukutse adressaatidele värskendus, millega muudetakse Vaba olekuks Kontorist väljas ja toimingud, mida selle vältimiseks tegite, muutuvad asjatuks. Teil tuleb luua kalendris dubleeritud kohtumine, mille säte Kuvamisviis on määratud suvandiga Kontorist väljas.

Kui inimesed kasutavad Outlooki kalendrit koosolekute jm sündmuste ajastamiseks, kuvatakse neile teie kättesaadavus, kui te pole kalendri õigusi selle vältimiseks muutnud. Tavaliselt on kohtumiste, koosolekute ja sündmuste säte Kuvamisviis määratud suvandiga Hõivatud. Saate luua üksusi, mille säte Kuvamisviis on Kontorist väljas. Üksused suvandiga Kontorist väljas on sarnased olekuga Hõivatud: inimesed eeldavad, et sel ajal pole te kättesaadav. Visuaalselt on need kaks tüüpi erinevad: suvandi Kontorist väljas korral kuvatakse üksused lilla värviga, suvandi Hõivatud korral aga sinistena. Erinev ilme toob esile põhjuse, miks te saadaval pole. Näiteks saate võib-olla teisaldada kattuva üksuse, mille suvand on Hõivatud, aga üksust, millele on määratud Kontorist väljas (nt puhkust), te tõenäoliselt muuta ei soovi.

  1. Klõpsake kalendri menüü Avaleht käsku Uus kohtumine.

  2. Tippige väljale Teema eemal viibimise aja nimi.

  3. Klõpsake väljadel Algusaeg ja Lõppaeg eemal viibimise algus- ja lõppkuupäevi.

  4. Märkige ruut Kogupäevasündmus.

  5. Määrake säte Kuvamisviis suvandiga Kontorist väljas.

  6. Klõpsake nuppu Salvesta ja sule.

Märkus. : Võib-olla kaalute saadetud algse koosolekukutse kustutamist (ainult oma kalendrist). Teine võimalus on jätta see oma kalendrisse, et plaanide muutumisel oleks lihtne sündmust värskendada või tühistada.

1. toiming: puhkuseaja lisamine töökaaslaste kalendrisse

Kui lisate ajavahemikule märke „kontorist väljas”, kuvatakse see teie töökaaslastele, kui nad proovivad teiega koosolekut ajastada. Kuid kas poleks tore, kui saaksite eemal viibimise ajast kõiki korraga ette teavitada ilma nende hõivatuse olekut mõjutamata ja nende kalendreid ummistamata? Selleks saate määrata teie teabe kuvamise nende kalendrites kogupäevasündmusena, aga erinevalt tavalisest kogupäevasündmusest, mille häälestus on tavaliselt „hõivatud”, kuvatakse see kogupäevasündmus vaba ajana. See ei mõjuta teie töökaaslaste hõivatuse olekut.

Märkus. : Koosolekukutsed on mõeldud saatmiseks ühelt Outlooki kasutajalt teisele. Teiste ajakava kuvamise õigus koosolekukutsete koostamisel eeldab, et asutuses kasutatakse Microsoft Exchange Serverit.

  1. Osutage menüü Fail alammenüüle Uus ja seejärel valige Koosolekukutse.

    Kiirklahv  Uue koosolekukutse loomiseks vajutage klahvikombinatsiooni CTRL+SHIFT+Q.

  2. Tippige väljale Teema kirjeldus ja soovi korral sisestage asukoht väljale Asukoht.

  3. Valige loenditest Algusaeg ja Lõppaeg eemal viibimise algus- ja lõppaeg. Puhkuste puhul hõlmab see tavaliselt terveid päevi. Kui nii, siis märkige ruut Kogupäevasündmus.

    Märkus. : Vaikimisi kasutatakse Outlookis koosolekute plaanimisel teie arvuti praegust ajavööndisätet. Kui soovite ajastada eemal viibimist teise ajatsooni järgi, valige menüü Koosolek jaotises Suvandid nuppu Ajavööndid.

  4. Klõpsake jaotise Suvandid ripploendis Kuvamisviis suvand Vaba. Kui olete juba selle kogupäevasündmuseks määranud, on ripploendis Kuvamisviis valitud automaatselt suvand Vaba.

    NB! : 

    • Veenduge, et säte Kuvamisviis oleks Vaba. Nii saavad koosolekukutse adressaadid kutse vastu võtta ja lisada teie puhkuseaja oma kalendrisse ilma oma kalendris ühtegi ajavahemikku blokeerimata. Adressaadi kalendris kuvatakse hõivatuse olek teie puhkuse ajal ikka vabana.

    • Kogupäevasündmuse valimisel on sündmuse algusaeg kesköö. Kummalisel ajal töökaaslastele teatiste saatmise ärahoidmiseks määrake säte Meeldetuletus suvandiga Pole.

  5. Tippige mis tahes teave, mida soovite adressaatidega jagada.

  6. Lisage soovitud adressaadid väljale Adressaat.

  7. Kui teavitate inimesi korduvatest eemal viibimise aegadest, klõpsake menüü Koosolek jaotises Suvandid nuppu Korduvus, valige soovitud kordussagedus ning siis klõpsake nuppu OK.

    Korduvussageduse lisamisel koosolekukutsele muutub menüü Koosolek menüüks Korduv koosolek.

  8. Klõpsake menüü Koosolek jaotises Kuvamine nuppu Kohtumine.

  9. Klõpsake nuppu Saada.

Kui saadate koosolekukutse, mille korral määratud Kuvamisviis on Vaba, kuvatakse sündmus töökaaslaste Outlooki kalendrite iga päeva ülaservas visuaalse meeldetuletusena, mis ei blokeeri tööaega.

Märkus. : Kui te ei valinud suvandit Kogupäevasündmus, kuvatakse sündmus kellaajaruudustikus, mitte päeva ülaservas. Siiski on see märgitud vaba ajana.

2. toiming: puhkuseaja blokeerimine kalendris

Kui tegite eelmise jaotise toimingud, märgiti saadetud koosolekukutse vaba ajana, et mitte teiste kalendrites aega blokeerida. Siiski on aeg ka teie enda kalendris vabana märgitud. Teil on nüüd vaja luua enda jaoks lisakohtumine, et teistele kuvataks teie äraolek teie määratud ajavahemikus.

Levinud viga on pärast algse kutse saatmist avada kalendris koosolekukutse üksus ja määrata sätte Kuvamisviis suvandi Vaba asemel suvandiga Kontorist väljas. Kui seda siiski teete, saadetakse kõigile koosolekukutse adressaatidele värskendus, millega muudetakse Vaba olekuks Kontorist väljas ja toimingud, mida selle vältimiseks tegite, muutuvad asjatuks. Teil tuleb luua kalendris dubleeritud kohtumine, mille säte Kuvamisviis on määratud suvandiga Kontorist väljas.

Kui inimesed kasutavad Outlooki kalendrit koosolekute jm sündmuste ajastamiseks, kuvatakse neile teie kättesaadavus, kui te pole kalendri õigusi selle vältimiseks muutnud. Tavaliselt on kohtumiste, koosolekute ja sündmuste säte Kuvamisviis määratud suvandiga Hõivatud. Saate luua üksusi, mille säte Kuvamisviis on Kontorist väljas. Üksused suvandiga Kontorist väljas on sarnased olekuga Hõivatud: inimesed eeldavad, et sel ajal pole te kättesaadav. Visuaalselt on need kaks tüüpi erinevad: suvandi Kontorist väljas korral kuvatakse üksused lilla värviga, suvandi Hõivatud korral aga sinistena. Erinev ilme toob esile põhjuse, miks te saadaval pole. Näiteks saate võib-olla teisaldada kattuva üksuse, mille suvand on Hõivatud, aga üksust, millele on määratud Kontorist väljas (nt puhkust), te tõenäoliselt muuta ei soovi.

  1. Osutage vaate Kalender menüü Fail käsule Uus ning seejärel valige Kohtumine.

  2. Tippige väljale Teema eemal viibimise aja nimi.

  3. Klõpsake väljadel Algusaeg ja Lõppaeg eemal viibimise algus- ja lõppkuupäevi.

  4. Märkige ruut Kogupäevasündmus.

  5. Määrake säte Kuvamisviis suvandiga Kontorist väljas.

  6. Klõpsake nuppu Salvesta ja sule.

Märkus. : Võib-olla kaalute saadetud algse koosolekukutse kustutamist (ainult oma kalendrist). Teine võimalus on jätta see oma kalendrisse, et plaanide muutumisel oleks lihtne sündmust värskendada või tühistada.

Vaata ka

Outlooki kalendri kasutamise põhialused

Koosoleku plaanimine

Täiendage oma oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×