Kohalolekufunktsiooni juhend

Käesolev juhend sisaldab põhiteavet, mis aitab mõista kohaloleku olemust, seda, kuidas see töötab, ning kuidas seda teistega ühenduse võtmiseks, teistele teiega ühenduse võtmise lubamiseks ja tööviljakuse tõstmise eesmärgil vahelesegamiste juhtimiseks enda kasuks pöörata.

Selle artikli teemad

Ülevaade

Kohaloleku eeliste esiviisik

Mida tähendavad kohalolekunupud?

Millised kohalolekuatribuudid kirjeldavad kontakti?

Kohalolekuteabe käsitsi muutmine

Kohaloleku värskendamine Outlooki kalendri põhjal

Kohaloleku värskendamine teie tegevuse põhjal

Kohaloleku värskendamine teie passiivsuse põhjal

Kohaloleku juhtimine, nii et see oleks nähtav mõnele, kuid mitte kõigile

Kuidas näevad teised pääsutasemest tulenevalt teie kohalolekuteavet

Ülevaade

Isiku kohalolek koosneb mitmest atribuudist, mis kirjeldavad isiku olekut, tegevust, asukohta, valmisolekut suhtluseks ja kontaktteavet. Kohalolekuteave aitab teil teistega ühendust võtta ja vastupidi.

A person's presence is determined by a collection of attributes.

Office Communicator pakub täielikku komplekti kohalolekuatribuute, mida saate kohandada ja mille saate teistele kontaktidele teiega suhtlemise lihtsustamiseks kättesaadavaks muuta. Kohaolekuatribuutide hulgas on näiteks olek, asukoht, isiklik märkus ja mobiilinumber.

Presence attributes include status, location, note, and mobile phone number. To enter your phone numbers, click the Menu button, then click Tools > Options > Phones tab.

Kohalolekuteave kirjeldab kontakti ja aitab seeläbi otsustada parima suhtlusviisi üle. Oletame, et soovite töökaaslasega arutada ettepaneku punkte. Seepeale vaatate tema olekut kontaktiloendist ning näete, et ta on saadaval. Võiksite ju kõrvalkabinetti minna ja näost näkku suhelda, kuid märkate, et tema asukoha indikaator ja isiklik märkus viitavad sellele, et ta töötab täna kodus. Nii otsustategi talle hoopis kiirsõnumi saata.

Communicator näitab iga kontakti kohta mitmesugust teavet (nt kas kontakt on saadaval, koosolekul, muutub kättesaadavaks ühe tunni pärast, töötab kodus) ning selle põhjal on hõlpsam otsustada, milline on parim viis kontaktiga ühenduse võtmiseks. Näiteks kui kontakt on koosolekul ning teil on vaja arutada midagi väga pakilist, saate talle siiski kiirsõnumi saata.

Communicator displays various bits of information about each contact.

Lehe algusesse

Kohaloleku eeliste esiviisik

  • Saate tuvastada, kas kontakt on saadaval, ning seeläbi kiiresti vajaliku vastuse saada.

  • Saate tuvastada isiku oleku (Saadaval, Hõivatud või Ära) ning selle põhjal valida parima suhtlusviisi.

  • Leiate kiirelt täiendava kontaktteabe, nagu mobiilinumber või mõni muu telefoninumber.

  • Saate vaadata, millal on kontakt vaba ja millal hõivatud.

  • Saate määrata enda olekuks Mitte segada ja juhtida seeläbi tõhusama töötamise nimel vahelesegamisi.

Lehe algusesse

Mida tähendavad kohalolekunupud?

Igal kontaktil on kohalolekunupp, mis kajastab kontakti olekut. Kontakti kohalolekunupp muudab värvi mitme asjaolu tõttu, mida on kirjeldatud järgmises tabelis.

Kohalolekunupp

Olekutekst

Kirjeldus

Available

Saadaval

Kontakt on võrgus ning saab osaleda vestluses. Selle oleku saab kasutaja käsitsi määrata.

Busy

Hõivatud
Telefonil
Konverentsil
Koosolekul

Kontakt on saadaval, kuid hõivatud muude toimingutega. Toimingute hulka kuuluvad järgmised.

  • Telefonil.    Kontakt peab telefoni-, hääl- või videokõnet.

  • Konverentsil.     Kontakt osaleb mitme osalejaga vestluses telefoni-, hääl- või videokõne kaudu.

  • Koosolekul.     Office Outlooki kalendri järgi on kontaktil koosolek.


Selle oleku saab kasutaja käsitsi määrata.

Do not disturb

Mitte segada

Seda olekut näete kontakti puhul, kes on määranud teile muu pääsutaseme kui Töörühm ning kehtib järgmine olukord.

  • Kontakt on käsitsi määranud oleku Mitte segada.

Urgent interruptions only

Segada vaid pakiliste küsimustega

Seda olekut näete kontakti puhul, kes on määranud teile pääsutaseme Töörühm ning kehtib järgmine olukord.

  • Kontakt on käsitsi määranud oleku Mitte segada.

Away

Ära
Kontorist väljas

Kontakt pole tõenäoliselt saadaval. See olek kuvatakse järgmistel põhjustel.

  • Kontakti arvuti on olnud jõudeolekus 15-minutilisest vaikeperioodist kauem.

    Märkus. : Üleminek väärtuselt Saadaval väärtusele Passiivne toimub vaikimisi 5 minuti möödumisel. Kui on möödunud veel 15 minutit ja arvutis mingit tegevust ei tuvastata, toimub üleminek väärtusele Ära.

  • Kontakti Office Outlooki kalender või Kontorist väljas oleku abimees näitab, et kontakt on kontorist väljas.

  • Kontakt on ajutiselt kättesaamatu. Kui kontakti arvutis tuvastatakse mis tahes tegevus, määrab Communicator 2007 taas asjakohase oleku.

  • Kontakt on käsitsi määranud oleku Ära.

Inactive

Passiivne

Kontakt võib olla saadaval, kuid tema arvuti on olnud jõudeolekus jõudeoleku vaikeväärtusest kauem ehk üle viie minuti. Sellisesse olekusse lülitub kontakt, kelle algne olek on Saadaval ning seda tähistab poolenisti roheline ja poolenisti kollane nupp. Selle oleku määrab Communicator.

Busy Inactive

Hõivatud (Passiivne)

Kontakt osaleb koosolekul või tal on selleks ajaks määratud koosolek (Outlooki kalendris), kuid tema arvuti on olnud jõudeolekus jõudeoleku vaikeperioodi jooksul ehk viis minutit. Selle oleku määrab Communicator.

Offline

Võrgust väljas

Kontakt pole saadaval. See olek kuvatakse järgmistel põhjustel.

  • Kontakt on käsitsi määranud oleku Kuva olek Võrgust väljas. (Olek Kuva olek Võrgust väljas pole vaikimisi saadaval. Süsteemiadministraator peab selle organisatsioonile lubama, kasutades rühmapoliitikat, mis lubab oleku Kuva olek Võrgust väljas.)

  • Kontakt pole Communicatorit arvutis käivitatud või pole sisse loginud.

  • Kontakt on teid blokeerinud, et te ei näeks ta kohaolekuteavet.

Presence unknown

Kohalolek pole teada

Communicator ei saa kontakti olekut tuvastada. See olek kuvatakse üldjuhul seepärast, et kontakti kohalolek on talletatud muusse arvutisüsteemi, nt välispartneriks oleva organisatsiooni omasse.

Blocked

Blokeeritud

See nupp kuvatakse kontaktiloendis blokeeritud kontakti nime kõrval. Blokeeritud isik näeb, et olete võrgust väljas.

Lehe algusesse

Millised kohalolekuatribuudid kirjeldavad kontakti?

Kohalolekuteave sisaldab mitmekesist komplekti atribuute, mis kirjeldavad kontakti kättesaadavust, tegevust, kontaktteavet, ajakava, asukohta ja märkusi (nii Isiklik kui ka Kontorist väljas). Järgmine tabel sisaldab täielikku Communicatori kohalolekuatribuutide loendit. Tabeli vasakus osas on esitatud kohalolekuteabe atribuudid, paremas aga teave selle kohta, kas üks või teine atribuut on kindla pääsutaseme (millest üksikasjalikumalt allpool) puhul saadaval.

Kohalolekuteave

Blokeeritud

Avalik

Ettevõte

Töörühm

Isiklik

Võrgust väljas olek

Kohalolek

Kuvatav nimi

Meiliaadress

Ametinimetus*

Töötelefon*

Mobiiltelefon*

Kodutelefon*

Muu telefon

Ettevõte*

Kontor*

Tööaadress*

SharePointi sait*

Koosoleku asukoht

Koosoleku teema

Vaba/hõivatud olek

Tööaeg

Lõpp-punkti asukoht

Märkused (Kontorist väljas)

Märkused (Isiklik)

Viimati aktiivne

Märkus. : *Kui need atribuudid on määratletud Microsoft Active Directorys, on need nähtavad kõigile teie ettevõtte kontaktidele, olenemata pääsutasemest. Ettevõttega ühendatud väliskontaktidele on need nähtavad nende pääsutasemest sõltuvalt. Avaliku kiirsõnumiside kontaktidele need nähtavad ei ole.

Lehe algusesse

Kohalolekuteabe käsitsi muutmine

Communicator pakub komplekti kohalolekuatribuute, mida saab käsitsi muuta. Näiteks saate muuta ja avaldada telefoninumbreid, et neid teistega jagada, või lisada isikliku märkuse, kui olete sel päeval näiteks koolitusel. Kui aga lähenemas on näiteks mõne olulise töö tähtaeg, saate määrata oleku Mitte segada, et juhtida, kes saab teid töö juures segada.

Kohaloleku muutmine

  • Klõpsake oma kohalolekunuppu ning valige seejärel rippmenüüst olek.

Set your presence status from the Presence button drop-down menu.

Mobiilinumbri ja/või muu telefoninumbri muutmine ja lisamine

  1. Klõpsake nuppu Menüü, osutage käsule Tööriistad ning seejärel klõpsake käsku Suvandid.

  2. Klõpsake vahekaarti Telefonid ning seejärel lisatava numbri nuppu Telefon.

  3. Pärast telefoninumbri lisamist klõpsake üksust Avalda see telefoninumber. Pärast telefoninumbrite lisamist tuleks määrata pääsutasemed kontaktidele, kellele soovite numbreid näidata. Teavet selle kohta on allpool osas "Kohaloleku juhtimine, nii et see oleks nähtav mõnele, kuid mitte kõigile".

Isikliku märkuse koostamine

  • Klõpsake väljal Tippige märkus ning tippige märkus. Kui märkus on tipitud, klõpsake väljaspool välja.

    Isiklik märkus on nähtaval kontaktidele pääsutasemega Ettevõte, Töörühm või Isiklik.

Kontorist väljas oleku märkuse lisamine

  • Klõpsake Office Outlookis menüü Tööriistad käsku Kontorist väljas oleku abimees.

  • Valige suvand Kontorist väljas, tippige kontorist väljas oleku märkus ning klõpsake nuppu OK.

Märkus. : Märkus Kontorist väljas asendab eelnevalt sisestatud isikliku märkuse, aga märkust Kontorist väljas ei värskendata, enne kui Communicatorist välja logite ja uuesti sisse logite. Kui olete seda teinud, võib kuluda kuni 30 minutit, enne kui märkus kohalolekusüsteemis levib. Lisaks peab teie Communicatori klient selle teabe levimiseks olema käivitatud seadmes, mis suudab luua ühenduse Exchange Serveriga.

Asukoha näitamine

Communicator lubab kohalolekuteabe osana näidata teie asukohta. Saate määrata asukohaks Kodu või Kontor või luua kohandatud asukoha.

  • Klõpsake oma kohalolekunuppu, osutage käsule Praegune asukoht ning valige seejärel asukoht või klõpsake üksust Loo kohandatud asukoht.

Teie asukohateave on nähtav ainult kontaktidele, kellele olete määranud pääsutaseme Töörühm või Isiklik. Lisateavet pääsutasemete määramise kohta on selle artikli osas Kuidas näevad teised pääsutasemest tulenevalt teie kohalolekuteavet.

Lehe algusesse

Kohaloleku värskendamine Outlooki kalendri põhjal

Kohalolek on vaikimisi seotud Outlooki kalendriga. Kui Outlooki kalendris on mingiks hetkeks ajastatud koosolek, on selle tulemusel Communicatoris olekuks Koosolekul, nagu on näidatud alloleval illustratsioonil. Lisateavet on artiklis Isiklike suvandite määramine.

If a meeting is scheduled in your Outlook calendar, your status in Communicator is set to: In a meeting.

Lehe algusesse

Kohaloleku värskendamine teie tegevuse põhjal

Kui osalete heli- või videokõnes või konverentsil, värskendab Communicator teie kohalolekut. Teie kohalolekunupp näitab olekut Hõivatud ning olekutekstiks on kas Telefonil või Konverentsil.

Your status string automatically updates when you are in an audio or video call, or conference.

Lehe algusesse

Kohaloleku värskendamine teie passiivsuse põhjal

Communicatori kasutajad murravad tihti pead selle üle, mida tähendavad poolenisti kollased ja poolenisti oranžid ning poolenisti rohelised ja poolenisti kollased kohalolekunupud.

Kohalolekunupp

Kirjeldus

Busy Inactive

Kohalolekunupp Hõivatud (Passiivne)     ilmub, kui Communicatori kasutaja osaleb koosolekul või on määranud käsitsi oma olekuks Hõivatud ning Communicator pole viimase viie minuti jooksul tuvastanud arvutitegevust (kasutaja mis tahes Communicatoriga arvuti puhul). Kui kasutaja liigutab näiteks arvutihiirt või vajutab klaviatuuril mõnd klahvi, määratakse taas olek Hõivatud.

Inactive

Kohalolekunupp Passiivne     ilmub, kui kontakt võib olla saadaval, kuid tema arvuti on olnud jõudeolekus jõudeoleku vaikeväärtusest kauem ehk üle viie minuti. Sellisesse olekusse lülitub kontakt, kelle algne olek on Saadaval ning seda tähistab poolenisti roheline ja poolenisti kollane nupp. Selle oleku määrab Communicator.

Away

Kohalolekunupp Ära määratakse juhul, kui Communicator ei tuvasta kasutaja arvutis tegevust 15 minuti jooksul. Kui kasutaja sooritab arvutiga mõne toimingu, taastub nii kohalolekunupp kui ka olek endisele väärtusele.

Lehe algusesse

Kohaloleku juhtimine, nii et see oleks nähtav mõnele, kuid mitte kõigile

Communicator pakub pääsutasemeid, mida saab määrata kontaktidele, et piirata neile saadaoleva kohalolekuteabe hulka ja tüüpi. Näiteks soovite tõenäoliselt, et teie mobiilinumber oleks nähtav lähedasematele töökaaslastele, kuid mitte kogu ettevõttele. Samuti võib teil tekkida soov teavitada oma asukohast töörühmakaaslasi, kuid taaskord mitte tervet ettevõtet. Kohalolekuteabele juurdepääsu juhtimiseks pakubki Communicator pääsutasemeid. Pääsutaseme määramiseks on mitu viisi.

  • Klõpsake kontaktiloendis kontakti, kellele soovite pääsutaseme määrata, osutage käsule Muuda pääsutaset ning valige seejärel pääsutase.

    To control access to your presence information, Communicator provides access levels.

  • Klõpsake nuppu kohtspikriga Saate muuta kontaktide kuvamise viisi ning seejärel üksust Pääsutasemed. Pääsutasemeid saate kontaktidele määrata, pukseerides kontakte pääsutasemerühmadesse.

  • Kui keegi lisab teid oma kontaktiloendisse, ilmub teatis, mis võimaldab kontaktiloendisse lisamise kutse aktsepteerida või sellest keelduda. Pääsutaseme määramiseks teatise kaudu valige pääsutase ripploendist Selle isiku pääsutase ning klõpsake nuppu OK.

When someone adds you to their Contact List, you receive an alert.

Lehe algusesse

Kuidas näevad teised pääsutasemest tulenevalt teie kohalolekuteavet

Järgmised näited aitavad mõista, kuidas teistele teie kohalolekuteavet kuvatakse ning kuidas pääsutasemed kuvatavat kohalolekuteavet mõjutavad.

Muudate oleku Saadaval olekuks Ära

Teie kohalolekunupp

Change your status from Available to Away.

Kontakt, kellele olete määranud pääsutaseme Ettevõte, näeb järgmist:

Company access level

Kontakt, kellele olete määranud pääsutaseme Töörühm, näeb järgmist:

Team access level

Avaldate oma mobiilinumbri

Teie mobiilinumber on avaldatud vahekaardil Telefonid.

Your mobile number is published in the Phones tab.

Kontakt, kellele olete määranud pääsutaseme Ettevõte, näeb järgmist:

Company access level

Kontakt, kellele olete määranud pääsutaseme Töörühm, näeb järgmist:

Team access level

Määrate oleku Mitte segada

Teie kohalolekunupp

Set your status to Do not disturb

Kontakt, kellele olete määranud pääsutaseme Ettevõte, näeb järgmist:

Company access level

Kontakt, kellele olete määranud pääsutaseme Töörühm, näeb järgmist:

Team access level

Olete Outlooki kalendris ajastatud koosolekul

Teile määratakse automaatselt olek Hõivatud – Koosolekul.

Set to Busy - In a meeting

Kontakt, kellele olete määranud pääsutaseme Ettevõte, näeb järgmist:

Company access level

Kontakt, kellele olete määranud pääsutaseme Töörühm, näeb järgmist:

Team access level

Olete võrgus, kuid pole viimase viie minuti jooksul arvutit kasutanud

Teile määratakse automaatselt olek Passiivne.

Inactive status

Kontakt, kellele olete määranud pääsutaseme Ettevõte, näeb järgmist:

Company access level

Kontakt, kellele olete määranud pääsutaseme Töörühm, näeb järgmist:

Team access level

Olete koosolekul, kuid pole viimase viie minuti jooksul arvutit kasutanud

Teile määratakse automaatselt kohalolekunupp Hõivatud (Passiivne).

Inactive - In a meeting

Kontakt, kellele olete määranud pääsutaseme Ettevõte, näeb järgmist:

Company access level

Kontakt, kellele olete määranud pääsutaseme Töörühm, näeb järgmist:

Team access level

Lehe algusesse

Täiendage oma oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×