Kirjete otsimine Ärikontaktide halduris

NB! :  See artikkel on masintõlgitud, vaadake lahtiütlust. Selle artikli ingliskeelse versiooni leiate aadressilt (viiteks).

Ärikirjete otsing võimaldab kiiresti otsida ühte või mitut teile vajaliku teabega kirjet. Otsingut saab kasutada näiteks väärtuslike või suure tähtsusega projektide otsimiseks või siis selleks, et leida kõik teile haldamiseks määratud kontod, ärikontaktid, äriprojektid ja võimalused.

Selles artiklis kirjeldatakse, kuidas kasutada otsingufunktsioone Outlooki ärikontaktide halduri kirjete leidmiseks.

Soovitud toiming

Ärikirjete otsing

Viimatise otsingu kordamine

Soovitused otsingu tegemiseks

Täpsema otsingu võimalused

Otsingu ulatuse laiendamine

Otsingutulemuste piiritlemine

Otsingukaustade kasutamine

Otsingukausta loomine

Ärikirjete otsing

Outlooki ärikontaktide halduris saab otsingufunktsiooni abil leida igasugust laadi kirjeid, sealhulgas näiteks turundustegevuste tulemusi.

Kui käivitate otsingu, kontrollitakse valitud tüüpi kirjete võtmeväljade kogu teksti, ka seda, mis on kasutaja määratud või kohandatud väljadel. Soovi korral saate otsida pea kõigilt valitud tüüpi kirjete väljadelt.

  1. Tööruumi kuvamiseks klõpsake navigeerimispaani jaotises Ärikontaktide haldur ühte järgmistest kaustadest.

    Kontaktihaldus.

    Müük.

    Turundus.

    Projektijuhtimine.

  2. Klõpsake tööruumis vahekaarti, mis sisaldab seda tüüpi kirjet, mida otsida soovite.

  3. Tippige vahekaardi väljale Otsingukoht „(loendi nimi)“ termin, mida teie kirjed peaksid sisaldama (näiteks linn, suunakood või kasvõi mingi osa nimest). Kui tipite mitu otsingusõna (näiteks Jesper 555), leiatakse kirjed, mis sisaldavad mõlemat fraasi osa.

Suhtlusajaloo üksuste otsimine

Saate otsida üksikute kirjete suhtlusajaloo üksuste seast või siis tervest suhtlusajaloo kaustast.

Konkreetse kirje ajalooüksuste otsimiseks    topeltklõpsake kirjet (selle avamiseks) ja seejärel klõpsake lindil nuppu Ajalugu.

Suhtlusajaloo kaustast otsimiseks    klõpsake navigeerimispaani jaotises Ärikontaktide haldur valikut Suhtlusajalugu.

Näpunäide. : Otsinguoperaatorid (nagu näiteks JA ning VÕI) viitavad teie otsingusõnade vahelisele seosele. Vaikimisi kasutatakse operaatorit JA. Kui otsite mitut sõna korraga ilma operaatorit kasutamata (ega märgi otsingulahtrisse näiteks „Jesper VÕI 555“), siis kuvatakse otsingutulemite hulgas vaid need kirjed, mis sisaldavad kõiki otsingutermini osi.

  1. Klõpsake nuppu Otsing otsingunupp . Otsingutulemid kuvatakse vahekaardil. Vahekaardi nimi muutub ja sisaldab nüüd sõna (Otsingutulemid).

Märkus. :  Outlooki ärikontaktide halduri otsingufunktsioon ei otsi otsingutulemite seast.

  1. Kui olete valmis, klõpsake nuppu Sule otsing vidinas kuvatav sulgemisnupp .

    Näpunäide. :  Teil on võimalus vahekaardi kirjete loendit filtreerida. Paremklõpsake vahekaarti ja seejärel klõpsake käsku Muuda. Klõpsake nuppu Filter ja sisestage seejärel soovitud kriteeriumid. Lisateavet filtreerimise kohta leiate artiklist Ärikontaktide halduri kirjete filtreerimine.

Lehe algusse

Viimatise otsingu kordamine

Kui teil on vaja otsingutulemeid pärast nende sulgemist uuesti kuvada, saate otsingut kiiresti korrata (otsingukriteeriume uuesti sisestamata). Igal vahekaardil salvestatakse automaatselt 10 kõige hiljutisemat otsingut.

Märkus. :  Viimatiste otsingute funktsiooni ei saa rakendada teiste vahekaartidega.

  1. Klõpsake mõnel tööruumi vahekaardil välja Otsing.

  2. Vajaduse korral klõpsake lindil menüüd Otsing.

  3. Klõpsake jaotise Suvandid nuppu Viimatised otsingud viimatise otsingu nupp . Otsinguid tähistatakse nende kriteeriumidega. Kõige hilisem otsing on toodud loendis esimesena.

  4. Valige otsing, mida soovite korrata. Otsingukriteeriumidele vastavad kirjed kuvatakse otsingutulemite paanil.

Korduvkasutatava loendi saamiseks soovitame luua tööruumis uue vahekaardi ja rakendada filtrit. Klõpsake tööruumis nuppu Loo uus vahekaart ja sisestage seejärel vastav teave. Lisateavet uue vahekaardi loomise kohta leiate artikli Ärikontaktide halduri tööruumide kohandamine vahekaarte puudutavast jaotisest.

Näpunäide. :  Otsingutulemite põhjal saate käivitada turundustegevusi. Valige kõik otsingutulemite kirjed paremklõpsu abil. Seejärel klõpsake käsku Loo ning tippige selle turundustegevuse nimetus, mida soovite käivitada. Lisateavet turundustegevuste käivitamise kohta leiate artiklist Toodete ja teenuste turustamine Ärikontaktide halduri abil.

Lehe algusse

Soovitused otsingu tegemiseks

  • Kui kahtlete otsingutermini õigekirjas (näiteks mõne nime puhul), siis võite tippida vaid mõne tähe sellest.

  • Otsingufunktsioon kontrollib üle kogu otsitavate kirjete oluliste väljade teksti ja seega võib teie otsingutulemite seas olla ka oodatust laiemasse konteksti kuuluvaid tulemeid. Näiteks kui tipite otsingutermini Chicago, kuvatakse teile nii Chicago aadressiga kontaktid kui ka need kontaktid, mille ettevõtte nimes sisaldub sõna Chicago.

  • Otsinguväljale võite sisestada ka mitu otsinguterminit, näiteks isiku nime ja linna nime.

  • Vaikimisi kasutatakse otsingus operaatorit JA. Kui te muid operaatoreid ei kasuta, kuvatakse otsingutulemites vaid need kirjed, mis vastavad kõigile otsingukriteeriumidele.

  • Operaatoreid (= <> VÕI) võite kasutada üksikult või siis kombineerida neid otsinguterminite vahel, et tulemeid piiritleda.

Operaatorite tippimiseks kasutage läbivalt suurtähti.

Lehe algusse

Täpsema otsingu võimalused

Ärge piirduge tavapärase ärikirjete otsinguga. Otsingutulemeid saab soovikohaselt kitsendada või laiendada.

Otsinguulatuse laiendamiseks kasutage võimalusi, mida pakub funktsioon Ulatus. Näiteks kui soovite otsida ärikontaktide kirjeid ning näha tulemites ka müügivihjed, siis saate seda teha, kaasates otsingusse täiendavaid sama tüüpi kirjeid.

Otsingu kitsendamiseks nii, et see hõlmaks vaid konkreetseid välju (sh kasutaja määratud välju), kasutage võimalusi, mida pakub funktsioon Piiritlemine. Otsingukriteeriumile mingit tüüpi teabe lisamiseks klõpsake jaotise vastavaid välju.

Lehe algusse

Otsingu ulatuse laiendamine

Kui otsing on käivitatud, võite muuta selle ulatust. Saate lisada sama tüüpi kirjeid või kõik Outlooki ärikontaktide halduri kirjed ja üksused. Kasutage seda võimalust, kui otsitavat kirjet ei kuvata seal, kus eeldate.

Näiteks kui soovite leida mingi kindla ärikontaktiga seotud kirjeid (suhtlusajalugu, võimalused, lingitud kontod jms), saate laiendada otsingut nii, et see hõlmaks automaatselt kõiki võimalikke kirjeid, sh kohandatud kirjeid.

Kui soovite pärast otsingu käivitamist selle ulatust laiendada, tehke järgmist.

  1. Klõpsake lindi menüü Otsing jaotises Ulatus sobivat valikut.

    • Kõik (kirje nimi) tüübid. See suvand võimaldab laiendada otsingut nii, et see kaasab kõik valitud kirjetüübil põhinevad kirjetüübid.

    • Kõik ärikontaktide halduri üksused. See suvand ( kõigi Ärikontaktide halduri üksuste otsingu nupp ) laiendab otsingutulemeid nii, et need hõlmavad kõiki Outlooki ärikontaktide halduri üksuseid ja kirjeid (sh suhtlusajaloo üksusi).

      Märkus. :  Selliseid Outlooki üksusi nagu näiteks kohtumised ja meilisõnumid otsingutulemite hulka ei kaasata.

  2. Algsete otsingutulemite juurde naasmiseks klõpsake lindi valikut Praegune vahekaart.

Lehe algusse

Otsingutulemite piiritlemine

Selleks et otsingutulemeid veelgi täpsemalt piiritleda, võite otsingukriteeriume igal ajal lisada. Otsinguväärtusi saab lisada pea kõigi valitud kirjetüübi väljade jaoks.

Kui soovite pärast otsingu käivitamist selle ulatust veelgi piiritleda, tehke järgmist.

  1. Otsingukriteeriumi lisamiseks klõpsake lindi menüü Otsing jaotises Piiritlemine mõnd järgmistest suvanditest.

Klõpsatav suvand

Kuvatavad otsingutulemid

Nimi (kirjete lõikes silt erineb)

Kõik kirjed, mis sisaldavad nime (või selle osa), mille tipite väljale Otsing.

Määratud üksusele > nimi loendist

Kõik kirjed, mis on määratud teie valitud kasutajanimele.

Kampaania (vaid turundustegevuste kirjete juures)

Turundustegevuste kirjed, mis kuuluvad selle kampaania või kampaaniate juurde, mille nime tipite väljale Kampaania.

Lipuga märgitud

Kirjed, mis on märgitud lipuga.

Müügietapid (vaid võimaluskirjete juures)

Võimaluskirjed, mis on seotud selle müügietapiga, mille nime loendis klõpsate (nt turu-uuringu või hindamise etapp).

Olek (vaid turundustegevuste, äriprojektide ja projektiülesande kirjete juures)

Kirjed, mis on tähistatud selle olekuga, mille valite loendist Olek.

Kategooriad

Kirjed, mis on määratud kategooriasse, mida klõpsate loendis Kategooriad.

Peamine (kirjete lõikes silt erineb)

Kirjed, mis on lingitud konto või projektiga, mille nime tipite väljale Otsing.

Vormiväljad vormiväljade nupp

Kõik kirjed, mille väljad sisaldavad sama väärtust, mille sisestate või valite väljal Otsing nende väljade jaoks, mida klõpsate loendis Vormiväljad.

  1. Otsingutulemite kuvamiseks klõpsake nuppu Otsing.

Näpunäide. :  Valikud, mille teete jaotises Piiritlemine, lisatakse uue väljana väljale Otsing. Kriteeriume saab üle vaadata ja muuta ning lisaotsinguid teha seni, kuni väli Otsing on esile tõstetud.

Lehe algusse

Otsingukaustade kasutamine

Otsingukaustad võimaldavad (nii nagu tööruumi vahekaardidki) hõlpsalt kuvada mingi kindla teid huvitava teabe.

Outlooki ärikontaktide halduri otsingukaustad kuvatakse, kui klõpsate navigeerimispaanil nuppu E-post. Selliste kirjete kuvamiseks klõpsake kausta.

Otsingukaustu saate luua ja kasutada vastavalt vajadusele. Nad toimivad sarnaselt vahekaardi filtreeritud loendiga. Kuid otsingukaustade puhul peab arvutil olema andmete ajakohastamiseks suurem töötlemisvõimsus kui vahekaartide puhul. Vahekaartide andmeid värskendatakse nende kuvamise ajal, otsingukaustade andmeid uuendatakse aga pidevalt, sõltumata sellest, kas neid parasjagu kuvatakse või mitte.

Soovitame korduvkasutatavate loendite loomisel valida otsingukaustade asemel vahekaardid. Ühes tööruumis saab luua kuni 20 vahekaarti. Lisateavet filtreeritud loendite põhjal vahekaartide loomise kohta leiate artikli Ärikontaktide halduri tööruumide kohandamine vahekaarte puudutavast jaotisest.

Otsingukausta loomine

  1. Klõpsake navigeerimispaanil valikut E-post.

  2. Paremklõpsake jaotises Ärikontaktide haldur valikut Otsingukaustad ja seejärel klõpsake nuppu Uus otsingukaust.

  3. Tippige dialoogiboksi Uue otsingukausta loomine kausta nimi.

  4. Klõpsake kirjetüüpi, mida soovite otsingukausta hõlmata.

Saate valida selliseid kirjete tüüpe nagu näiteks ärikontaktid, kontod, võimalused ja äriprojektid. Samuti saate valida suhtlusajaloo kirjeid (nt ärikontaktide, kontode, võimaluste ja äriprojektide ajalugu). Ajalookaustad sisaldavad valitud kirjetüüpidega seotud suhtlusajaloo üksusi.

Näpunäide. :  Kui loote kontode või ärikontaktide kirjetega otsingukausta, saate seda kasutada turundustegevuse jaoks adressaatide loendina. Valige lihtsalt kirjed, klõpsake lindi jaotise Suhtlus nuppu Turundustegevus ja seejärel soovitud tegevust.

  1. Filtreerimise dialoogiboksi avamiseks klõpsake nuppu Filter. Tehke ühte järgmistest.

    • Klõpsake vahekaardil Tavafilter neid valikuid, mille soovite kaasata oma filtreerimistulemite hulka.

    • Selleks et luua päringuid filtreerimistulemite täpsemaks piiritlemiseks, klõpsake vahekaarti Täpsem filter.

    • Kirjete loendi vaatamiseks klõpsake vahekaarti Tulemite eelvaade. Tühjendage nende kirjete märkeruudud, mille soovite tulemitest välja jätta.

      Lisateavet filtreerimise kohta leiate artiklist Ärikontaktide halduri kirjete filtreerimine.

  2. Selleks et salvestada tulemid otsingukaustana, klõpsake nuppu OK.

    Kaust kuvatakse navigeerimispaani jaotises Ärikontaktide haldur.

Lehe algusse

Märkus. : Masintõlke lahtiütlus. Selle artikli tõlkis arvutisüsteem ilma inimese sekkumiseta. Microsoft pakub selliseid masintõlkeid, et inglise keelt mittekõnelevad kasutajad saaksid vaadata sisu Microsofti toodete, teenuste ja tehnoloogiate kohta. Kuna artikkel on masintõlgitud, võib see sisaldada sõnavara-, süntaksi- või grammatikavigu.

Täiendage oma oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×