Kirjete haldus ja talletamine

NB! :  See artikkel on masintõlgitud, vaadake lahtiütlust. Selle artikli ingliskeelse versiooni leiate aadressilt (viiteks).

SharePointis saate kirjeid hallata arhiivis või samas dokumendihoidlas aktiivsete dokumentidena.

Ülevaade

Enne kirjehalduslahenduse plaanimist arutage seda oma administraatoritega. Lisateavet kirjehalduslahenduse plaanimise ja rakendamise kohta leiate artikli jaotisest Vt ka.

Kirjekeskuse sait    toimib nagu arhiiv ning dokumendid kopeeritakse kirjeks saamisel arhiivi. See, kas dokument oli kirje või mitte, sõltub sellest, kas see asus kirjearhiivis või kuskil mujal.

Kirjehaldus kohapeal    on alternatiiviks tavalisele kirjete muusse asukohta kopeerimise või teisaldamise ja seejärel turbe- ja säilituspoliitikate rakendamise protsessile. Saate hallata kirjeid n-ö kohapeal, mis tähendab seda, et saate jätta dokumendi saidil oma praegusse asukohta, deklareerida selle kirjena ja rakendada sellele kohased turbe-, säilitus- ja likvideerimisatribuudid.

Hübriidlähenemine on samuti võimalik. Näiteks saate hoida kirjeid kaks aastat kohapeal koos aktiivsete dokumentidega ning teisaldada need projekti lõppemisel kirjearhiivi.

Kirjekeskus

Sisu saab kirjekeskusesse edastada tervest ettevõttest ning seejärel suunata see sobivasse kohta, kus sellele rakenduvad vastavad õigused ja poliitikad, nt aegumine ja audit.

Metaandmetel (või teabel andmete kohta) on oluline roll teabe haldamisel ja selle hilisemal allalaadimisel. Funktsioonid (nt sisutüübid, sisukorraldaja ja virtuaalkaustad) aitavad toetada metaandmete kasutamist.

Kirjekeskuse funktsioonid on nt järgmised.

  • Dokumendi ID.    Igale dokumendile saab määrata ainuidentifikaatori, mis jääb dokumendile ka siis, kui see arhiivitakse. See võimaldab kirjetele ID abil hõlpsalt viidata olenemata dokumendi asukohast.

  • Mitmeetapiline säilitus.    Säilituspoliitikatel võib olla mitu etappi, mis võimaldavad teil määratleda kogu dokumendi elutsüklit ühe poliitikana (nt lepingute ülevaatamine igal aastal ja kustutamine iga seitsme aasta tagant).

  • Üksusepõhised auditiaruanded.    Saate luua üksiku kirje kohta kohandatud auditiaruande.

  • Hierarhilised failiplaanid.    Saate luua sügavaid hierarhilisi kaustastruktuure ning hallata iga kausta säilitust hierarhias (kaust võib selle pärida ka emakaustalt).

  • Failiplaani aruanne.    Saate luua nähtaval üksuste arv igas etapis failiplaani koos rollup, iga sõlme lepingus säilituspoliitikate olekuaruandeid. Taksonoomia ja tsentraliseeritud sisutüübid: Arhiiv on tarbija ettevõttesiseseks taksonoomiate ja sisutüüpe, tagada järjepidevus ja konteksti üleminek koostööpõhise tühikuid ja arhiivi vahel. Me rääkima palju lähemalt meie 2010 taksonoomia investeeringute tulevikus postitusi.

  • Taksonoomia ja tsentraliseeritud sisutüübid.    Arhiiv on ettevõttesuuruste taksonoomiate ja sisutüüpide tarbija, tagades ühtsuse ja konteksti edastuse koostööruumi ja arhiivi vahel. 2010. aasta taksonoomia investeeringutest räägime pikemalt tulevastes postitustes.

  • Sisukorraldaja.    Kirjemarsruuter kasutab metaandmeid sissetulevate dokumentide marsruutimiseks õigesse kohta hierarhilises failiplaanis. Näiteks saate selle abil automaatselt jõustada reegleid edastatava sisu kohta, nt "Kui ostulepingul on silt Projekt Alfa, saada see alamkausta Alfa lepingud ning rakenda üksusele selle kausta säilituspoliitikat."

  • Virtuaalkaustad   : plaan on suurepärane viis haldamine hoidla, kuid tihti aega pole, soovite abil saate liikuda ja leida sisu, mida soovite otsida. SharePoint 2010 kirjekeskuse kasutab vastavalt metaandmete navigeerimine, mis võimaldab teil esitamist võtme metaandmete virtuaalkaustad uut funktsiooni:

Lehe algusse

Kohapealne kirjehaldus

Igal saidil saab lubada kohapealse kirjehalduse ja konfigureerida selle kirjehaldussüsteemiks. Erinevalt kirjekeskusest saate seda tüüpi süsteemis talletada koostööruumis kirjeid koos aktiivsete dokumentidega.

Kohapealne haldus võimaldab teil kontrollida koostööruumi sisu. Selle abil saate teatud SharePointi dokumente (või ajaveebe, vikisid, veebilehti ja loendiüksusi) deklareerida kirjetena. Süsteemi abil saate hoida ära selliste kirjete kustutamise või redigeerimise, vajadusel vastavalt teie asutuse kirje määratlusele.

Audit, säilitus, aegumine, aruandlus, kirjete töövood, e-juurdlus ja juriidiline säilitamine on funktsioonid, mida saate koostööruumis kasutada, püüdes tasakaalustada SharePointi väärtust lõppkasutajale ja vajadust teabejuhtimise järele.

Kirjeid saab deklareerida kas käsitsi osana suuremast protsessist töövoos või ajastatud osana dokumendi säilitusest, nt kahe aasta tagant. Oluline on see, et kirjeks deklareerimisel ei teisaldata sisu arhiivi, vaid see jääb samasse kohta, et lõppkasutajad saaksid endiselt sisu otsida ja seda kasutada.

Järgnevalt on toodud veel mõned kohapealse kirjehaldussüsteemi kasutamise eelised.

  • Kirjed saavad olla ja neid saab hallata korraga mitmel saidil.

  • Kui versioonimine on lubatud, hallatakse kirjete versioone automaatselt.

  • Otsida saab korraga nii kirjetest kui ka aktiivsetest dokumentidest.

  • Saate paremini kontrollida kirje määratlust oma asutuses ja seda, kes kirjeid luua saavad.

Lehe algusse

Lahenduse plaanimine

Kui olete kahevahel, kas hallata kirjeid eraldi kirjekeskuses või samal koostöösaidil, kus dokumendid loodi, mõelge järgmistele küsimustele.

  • Kas koostöösaidi juhtimine sobib kirjete haldamiseks?

  • Kas teie valdkond allub regulatiivsetele nõuetele, mis kohustavad teid hoidma kirjeid aktiivsetest dokumentidest eraldi?

  • Kas koostöösaidi administraatorile võiks usaldada ka kirjeid sisaldava saidi haldamise?

  • Võib-olla soovite talletada kirjeid piiratuma juurdepääsuga saidil, kui seda on koostöösait, või saidil, mida varundatakse teistsuguse ajakava järgi.

  • Kui kaua plaanite koostöösaiti kasutada? Kui kirjeid tuleb alles hoida projekti kestusest kauem, võib kohapealse kirjehaldusstrateegia valimine tähendada seda, et peate koostöösaiti säilitama ka siis, kui seda enam ei kasutata.

  • Kas projekti liikmetel on sageli vaja juurdepääsu dokumentidele, mis on saanud kirjeteks? Kui kasutate kohapealset lähenemist, pääsevad projekti liikmed dokumentidele juurde samal viisil ja sõltumata sellest, kas dokumendid on aktiivsed või on juba kirjed.

  • Kas teie asutuses vastutavad kirjehaldurid ainult kirjete või kogu teabe eest sõltumata sellest, kas see on aktiivne või kirje? Kui kirjehaldurid vastutavad ainult ametlike kirjete eest, võib eraldi kirjekeskus nende jaoks mugavam olla.

Lehe algusse

Märkus. : Masintõlke lahtiütlus. Selle artikli tõlkis arvutisüsteem ilma inimese sekkumiseta. Microsoft pakub selliseid masintõlkeid, et inglise keelt mittekõnelevad kasutajad saaksid vaadata sisu Microsofti toodete, teenuste ja tehnoloogiate kohta. Kuna artikkel on masintõlgitud, võib see sisaldada sõnavara-, süntaksi- või grammatikavigu.

Täiendage oma oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×