Kirjekeskuse sissejuhatus

Käesolevas artiklis antakse ülevaade kirjekeskuse kasutamisest kirjete haldamiseks ja talletamiseks. Rakenduses Microsoft SharePoint Server 2010 on kirjed üksused või dokumendid, mis on süsteemis deklareeritud kirjetena. Sellest artiklist leiate üldteavet, mis aitab teil paremini mõista kirjekeskuse saidimalli pakutavaid eeliseid. Üksikasjalikumat teavet kirjekeskuse loomise ja kasutamise kohta leiate jaotise Vt ka linkide kaudu.

Selle artikli teemad

Ülevaade

Kirjekeskuse saidimalli funktsioonid

Kirjekeskuse kasutamine kirjete haldamiseks: näide

Kirjekeskuse saidi kujundamine

Kirjehalduse kavandamine

Kirjekeskuse saidi konfigureerimise ülevaade

Ülevaade

Kirjekeskus on keskne hoidla, kus asutused saavad talletada ja hallata kõiki oma kirjeid (nt juriidilisi ja finantsdokumente). Kirjekeskus toetab tervet kirjehaldusprotsessi, alustades kirjete kogumisest ning lõpetades nende haldamise ja likvideerimisega. Enamasti loovad ja konfigureerivad kirjekeskuse saidi ettevõtte teabehaldurid ja infotehnoloogid, et toetada ettevõtte arhiivimisplaani.

Märkus.: Microsoft Office SharePoint Server 2010 võimaldab kirjeid hallata "kohapeal". Kohapealse kirjehalduse korral saate kasutada kõiki kirjekeskuses saadaolevaid funktsioone (nt teabehalduspoliitikate jõustamist, marsruutimist ja ootelepanekut) kirjete haldamiseks igal SharePointi saidil. Kohapealse kirjehalduse kohta leiate lisateavet jaotise Vt ka linkide kaudu.

Rakenduse Microsoft Office SharePoint Server 2010 kirjekeskuse saidimall on selles osas muude SharePointi saitidega sarnane, et ka see toimib dokumentide keskse hoidlana ja võimaldab saidi kasutajatel omavahel koostööd teha. Kirjekeskuse saidimall on aga valmiskonfigureeritud sait, mille otstarve on asutuste abistamine kirjehaldus- ja -säilitusplaanide kasutuselevõtul. Versioonimine, auditeerimine, metaandmete haldus, eDiscovery ja kohandatav kirjete marsruutimine on valmisfunktsioonid, mis aitavad teil kirjeid hallata senisest tõhusamalt.

Kirjekeskuse sait

Lehe algusesse

Kirjekeskuse saidimalli funktsioonid

Kirjekeskuse saidimall ühendab rakenduses Microsoft Enterprise Project Management (EPM) Solution saadaolevad standardfunktsioonid täiendavate kirjehaldusfunktsioonidega. Kirjekeskuse saidimalli võimalused on järgmised.

Hoidlavõimalused.     Kirjekeskus hõlmab mitut funktsiooni, mis aitavad tagada selles talletatavate kirjete tervikluse. 

  • Süsteem ei muuda kirjeid kunagi automaatselt. See tagab, et kirjekeskuse saidile üleslaaditud ja hiljem taas allalaaditud kirjed on täiesti samased.

  • Saidiadministraatorid saavad kirjekeskuse konfigureerida nii, et kirjete otsene muutmine oleks keelatud. Selleks kasutatakse dokumendi muudatuste tegemisel versioonimist ja teatud tüüpi muudatuste korral ka auditeerimist.

  • Kirjekeskus võimaldab kirjehalduritel üksuste metaandmeid lisada ja hooldada kirje metaandmetest eraldi: sel viisil saab kirjehalduse toimingutega seotud teavet värskendada ilma vastavat kirjet ennast muutmata. Ka metaandmete muudatuste korral kasutatakse versioonimist.

Teabehalduspoliitika jõustamine.      Microsoft Office SharePoint Server 2010 hõlmab mitut poliitikafunktsiooni, mis on kirjehalduses abiks.

  • Audit.    See funktsioon logib failidega seostuvaid sündmusi ja toiminguid. Auditeerimine võimaldab registreerida selle, kes kirjekeskuses leiduvat teavet vaatab ja kasutab. 

  • Aegumine.    See funktsioon määrab, kui kaua tuleks kirjet säilitada ja mis peaks toimuma säilitusperioodi lõppemisel (nt kas kirje tuleks kustutada või tuleks käivitada likvideerimise kinnitamise töövoog). Kirje säilitusperiood algab enamasti kirje kirjekeskusse edastamise hetkest. 

  • Vöötkoodid.    See funktsioon lisab igale kirjele kordumatu vöötkoodipildi ja arvväärtuse. Vöötkoodi väärtus talletatakse ja indekseeritakse koos kirje elektroonilise versiooniga. Vöötkoodid aitavad füüsilisi kirjeid säilitada ja jälitada. Kui teegi kirjetest on olemas ka füüsilised versioonid, võimaldavad vöötkoodid füüsilisi kirjeid oma elektrooniliste paarilistega hõlpsasti vastavusse viia. 

Kirjete kogumise programmeeritav liides.     Kirjekeskus toetab mitmesuguseid kirjete kogumist hõlbustavaid teenuseid. Kirjekeskuse programmeeritav liides võimaldab asutustel konfigureerida nii dokumendihaldus- kui ka meilisüsteemid nii, et failid edastataks kirjekeskuse saidile automaatselt. Sisu saab kirjekeskusse edastada ka SOAP-d (Simple Object Access Protocol) kasutava veebiteenuse või SMTP-d (Simple Mail Transfer Protocol) kasutava meiliteenuse kaudu. Samuti saate kirjete kirjekeskusse edastamiseks kasutada rakenduses Microsoft SharePoint Designer 2010 kujundatud töövoogusid. Kirjete kirjekeskusse edastamise kohta leiate lisateavet jaotise Vt ka linkide kaudu. 

Kirjete marsruutimine.     Kirjekeskus hõlmab sisukorraldajat, mis oskab sissetulevaid kirjeid (olgu need siis edastatud automaatselt või käsitsi) olenevalt kirjetüübist automaatselt marsruutida õigesse asukohta. Kirje edastamisel kirjekeskusse kaasneb sellega sageli ka muud seostuvat teavet, näiteks auditeerimisajalugu ja metaandmed. Kirje auditeerimisajalugu talletatakse kirjekeskuses XML-failina, kirje metaandmed aga talletatakse nii XML-failina kui ka metaandmete veergudena kirjekeskuse saidil. Kirjete sisukorraldaja abil marsruutimise ja konfigureerimise kohta leiate lisateavet jaotise Vt ka linkide kaudu. 

Ootelepanek.    Funktsiooni e-Discovery raames võimaldab kirjekeskus asutustel võtta kirjed, mis on mõne kohtuasjaga seoses osa mõnest juurdlusest või mis on seotud mõne auditi või uurimisega, ja panna need ootele. Kirjete ootelepanekul peatatakse kehtivad aegumispoliitikad ja seega on kirjed hävitamise eest kaitstud. Kohtuasja korral näiteks peaks asutus panema kõik asjakohased kirjed ootele ning need kirjed on saadaval kuni kohtuasja lõppemiseni. Kirjeid saab ootele panna ka mitmes kohas korraga. Samuti saavad kirjehaldurid ootelepanekut vajavaid kirjeid kirjekeskusest otsida. e-Discovery kohta leiate lisateavet jaotise Vt ka linkide kaudu. 

Lehe algusesse

Kirjekeskuse kasutamine kirjete haldamiseks: näide

Ettevõtetel on sageli vaja genereerida ja esitada regulaarseid finantsaruandeid (nt seoses maksudega). Samuti võib igal ajal juhtuda, et ettevõttel kästakse näiteks auditiprotsessi käigus anda üle ettevõtte finantstegevusega seotud andmed ning finantsteabe esitamisega kaasneb nõue, et andmed ei tohi olla mitte mingil viisil muudetud. Selle nõude täitmiseks otsib ettevõtte rahandusosakond üles finantsaruanded ja marsruudib need SharePointi kirjekeskuse saidil asuvasse spetsiaalsesse ootelepanekuteeki. Aruannete saatmisel ootelepanekuteeki peatatakse kõik neile rakendatud poliitikad ning juurdepääs neile aruannetele on kuni kindla kuupäeva ja kellaajani või kuni vastava loa saabumiseni blokeeritud. Finantsaruanded salvestatakse kirjekeskuse saidile koos nendega seostuva auditeerimisajaloo ja muude metaandmetega.

Kirjete talletamise töövoo näide

Lehe algusesse

Kirjekeskuse saidi kujundamine

Selleks, et töötada kirjehalduskava kasutuselevõtuks välja sobiv kirjekeskuse sait, tuleb täita kaks peamist ülesannet.

  1. Asutus peab välja töötama kirjehaldusstrateegia ja ametliku kirjehalduskava. See ülesanne nõuab koostööd ning kirjehaldurite, vastavustöötajate, IT-töötajate ja teabetöötajate vahelist koordineerimist.

  2. Seejärel peab asutus kirjehalduskava kasutuselevõtu jaoks konfigureerima vähemalt ühe kirjekeskuse saidi.

Järgmistes lõikudes antakse põgus ülevaade sellest, mida nende ülesannete täitmine endast kujutab.

Kirjehalduse kavandamine

Enne seda, kui asutus saab kirjehalduslahendusena konfigureerida kirjekeskuse saidi, tuleks välja töötada ametlik kava kirjehaldusstrateegia jaoks. Ametliku kirjehalduskava konkreetsed elemendid on tõenäoliselt igas ettevõttes või asutuses erinevad. Küll aga hõlmavad pea kõik kirjehalduskavad järgmisi dokumente ja protsesse.

Arhiivimisplaan.     Arhiivimisplaanis ehk failiplaanis kirjeldatakse seda, millist tüüpi dokumente või üksusi asutus käsitleb ametlike ärikirjetena. Samuti näidatakse selles ära koht, kus need kirjed on talletatud, ja antakse teavet selle kohta, kuidas kirjetüüpe üksteisest eristada. Arhiivimisplaan on ühtlasi ka kirjete loomise, talletamise ja haldamise juhiste, protsesside ja poliitikate ülevaatlik kollektsioon. Arhiivimisplaan peaks hõlmama kõiki kirjeid sõltumata kandjatüübist (sh paberdokumente, ajaveebe, vikisid, meilisõnumeid ja digitaalseid faile). Samuti tuleb selles määrata, kuidas kirjeid vastavalt tüübile liigitada, turvata ja viimaks ka hävitada. Lisaks peaks see hõlmama teavet selle kohta, kuidas käsitleda erikategooriatesse kuuluvaid kirjeid (nt konfidentsiaalseid, ülimalt olulisi, ärisaladusi käsitlevaid või eelisõigustega kirjeid). Ja lõpetuseks tuleb arhiivimisplaanis kindlasti määrata ka see, kes ettevõtte töötajatest iga tüüpi kirjete eest vastutab. 

Kirjeteegid.   SharePointis on kirjeteegid sisuliselt dokumenditeegid, mis luuakse oluliste kirjete liigitamiseks ja talletamiseks. Omaette kirjeteegi saate luua iga kirjetüübi jaoks, mida soovite säilitada. Kirjed marsruuditakse vastavalt sisukorraldajas konfigureeritud sätetele automaatselt vastavasse teeki.

Sisutüübid.    SharePointis saate sisutüüpide abil määratleda need kirjetüübid, mida teie asutus soovib talletada, ja määratleda iga kirjetüübi kordumatud omadused. Kui kindlat tüüpi kirjete jaoks on määratletud sisutüübid, saab teie asutus tagada, et iga sisurühma hallatakse järjepideval viisil. Teie loodavate sisutüüpide abil saab liigitada ja talletada nii Office'i dokumente, PDF-faile, TIFF-faile (skannitud pilte), meilisõnumeid, kiirsõnumitest koosnevaid vestlusi, videoklippe kui ka füüsilisi kirjeid. Kõiki kirjeid nimega "leping" näiteks koheldakse SharePointi kirjehaldussüsteemis ühtemoodi ja järjepidevalt. Kirjete liigitamine ja talletamine sisutüüpide alusel on alternatiiv kirjeteekide kasutamisele.

Säilitusajakava.     Säilitusajakava määrab, kui kaua tuleb iga arhiivimisplaani kirjetüüpi säilitada (säilitusperioodi) ja kuidas see selle perioodi lõpulejõudmisel likvideerida (likvideerimisprotsessi). Säilitusajakava juhised põhinevad enamasti juriidilistel nõuetel, asutuse äririskidel ja ärivajadustel. Lisaks kirjeldatakse säilitusajakavas enamasti riskijuhtimisega seotud tegevuskavasid, mis määratlevad iga kirjetüübi jaoks säilitusperioodi. 

Nõuetele vastavuse dokument.     Nõuetele vastavuse dokumendis määratletakse reeglid, millest kirjehalduse IT-süsteemid peavad kinni pidama, IT-süsteemide jõudlusele esitatavad nõuded ja ka see, millist regulaarset seiret kirjehalduse IT-süsteemid peavad nõuetele vastavuse täitmiseks toetama. 

  • Ametlik protsess kirjete likvideerimise peatamiseks.     Selles protsessis (seda nimetatakse sageli ka ootelepanekuks) antakse üksikasjalik ülevaade sellest, kuidas asutus peatab kirjete likvideerimise näiteks kohtuasja, auditi või juurdluse korral. 

  • Kirjete töötlemise seire ja aruandluse süsteem.     Kui soovite tagada, et töötajad arhiivivad, kasutavad ja haldavad kirjeid kooskõlas asutuses määratletud poliitikate ja protsessidega, peab kirjehalduskavaga kaasnema ka kirjete töötlemise seire ja aruandluse süsteem või protsess. 

Märkus.:  Sarnaselt iga muu SharePointi saidiga saate kirjekeskusse käsitsi üles laadida kuni 2 GB mahuga faile. Kui kasutate kirjete kirjekeskusesse marsruutimiseks sisukorraldajat, on iga kirje failimahu piirmääraks 50 MB.

Üksikasjalikumat teavet kirjehalduslahenduse kavandamise kohta leiate jaotise Vt ka linkide kaudu.

Lehe algusesse

Kirjekeskuse saidi konfigureerimise ülevaade

Kui ettevõttes on asutud kirjehaldust üksikasjalikult kavandama ja kirjehalduse jaoks on välja töötatud ametlik plaan, võib selle plaani kasutuselevõtu hõlbustamiseks luua ja konfigureerida kirjekeskuse saidi.

Kirjekeskuse saidi konfigureerimiseks on vaja teha järgmist.

  1. Iga arhiivimisplaanis määratud kirjetüübi haldamiseks ja talletamiseks tuleb luua kirjeteegid või -loendid.

    • Soovitatav on luua iga kirjeplaanis määratud sisutüübi jaoks omaette kirjeteek.

    • Kirjete edastamisel kirjekeskusse marsruuditakse need vastavasse loendisse või teeki.

  2. Vastavate dokumenditeekide, loendite või sisutüüpide jaoks tuleb luua veerud. Veergudes saate hoida ja kuvada iga arhiivimisplaanis määratud kirjetüübi metaandmeid.

  3. Kirjekeskuse saidil tuleb iga kirjetüübi jaoks määrata teabehalduspoliitikad. Need poliitikad peaksid kajastama teie asutuse arhiivimisplaanis ja säilitusgraafikus määratud säilitusperioode ja auditeerimisnõudeid.

  4. Iga kirjetüübi marsruutimiseks vastavasse asukohta tuleb konfigureerida sisukorraldaja. Kirjete edastamisel kirjekeskuse saidile (käsitsi või programmiliselt) määratleb Microsoft Office SharePoint Server 2010 selle funktsiooni abil, kuidas kirje kirjekeskuse saidil liigitada ja kuhu see saata.

Üksikasjalikumat teavet kirjehalduslahenduse konfigureerimise ja kohandamise kohta leiate jaotise Vt ka linkide kaudu.

Lehe algusesse

Täiendage Office'i kasutamise oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×