Kirjekeskuse sait

NB! :  See artikkel on masintõlgitud, vaadake lahtiütlust. Selle artikli ingliskeelse versiooni leiate aadressilt (viiteks).

Programmi Microsoft Office SharePoint Server 2007 kirjekeskuse saidimalliga saavad ettevõtted rakendada kirjete haldust ja säilitusprogramme.

Selle artikli teemad

Kirjekeskuse saidimalli funktsioonid

Kirjekeskuse saidi kujundamine

Kirjekeskuse saidimalli funktsioonid

Kirjekeskus on keskne hoidla, kus asutused saavad salvestada ja hallata kõiki oma kirjeid. Kirjekeskus toetab tervet kirjehaldusprotsessi (kirjete kogumisest, haldamise ja likvideerimiseni). Tavaliselt luuakse ja konfigureeritakse kirjekeskuse sait ettevõtte teabehaldurite ja infotehnoloogide poolt ettevõtte failiplaani toetama.

Kirjekeskuse saidimall kombineerib mõned programmi Office SharePoint Server 2007 tavafunktsioonid spetsiaalsete kirjehaldusfunktsioonidega, et võimaldada järgmisi teenuseid:

  • Seififunktsioon.    Kirjekeskusel on mitu funktsiooni, mis tagavad sinna salvestatud kirjete tervikluse.

    • Süsteem ei muuda kirjeid kunagi automaatselt. Sellega tagatakse see, et üleslaaditud kirjed on identsed hiljem allalaaditud kirjetega.

    • Saidiadministraatorid saavad kirjekeskust kergelt konfigureerida sätetega, mis keelavad kirjete otsest muutmist, määrates igale dokumendi sisule tehtud muudatusele versioonid ning auditeerides teatud muudatuste tüüpe.

    • Kirjekeskuses saavad kirjehaldurid üksuste metaandmeid lisada ja redigeerida eraldi kirjete metaandmetest, seega saab värskendada kirjete haldamiseks vajalikku teavet ilma aluseks olevat kirjet muutmata. Ka metaandmete muudatusi salvestatakse versioonidega.

  • Teabehalduspoliitika rakendamine   Office SharePoint Server 2007 sisaldab mitu poliitikafunktsiooni, mis on abiks kirjete haldus. 

    • Audit.    See funktsioon logib failidel teostatud sündmusi ja toiminguid. Kirjehaldamises on auditifunktsioon kasulik kirjekeskuse teabe kuvajate ja juurdepääsu saajate salvestamiseks.

    • Aegumine.    See funktsioon määrab kirje säilitamisaja ning selle, mis toiming tuleb teostada selle möödumisel (nt Likvideerimise kinnitamise töövoo käivituse algatamine ja kustutamine). Teabehalduses algab kirje säilitamisperiood tavaliselt siis, kui kirje edastatakse kirjekeskusesse.

    • Vöötkoodid.    See funktsioon määrab igale kirjele kordumatu vöötkoodi pildi ja numbriväärtuse. Vöötkoodi väärtus salvestatakse ja indekseeritakse koos kirje elektronversiooniga. Kirjehalduses on vöötkoodifunktsioon kasulik füüsiliste kirjete säilitamiseks ja jälitamiseks. Kui teegis olevatel kirjetel on füüsilised versioonid, saab vöötkoodidega siduda füüsilised versioonid nende elektrooniliste vastetega.

  • Programmeeritav kirjete kogumise kasutajaliides.    Kirjekeskus toetab teenustekomplekti, millesse kuulub ka kirjete kogumine. Kirjekogumi programmeeritav kasutajaliides võimaldab ettevõtetel konfigureerida dokumendihaldus ja meilisüsteem edastama dokumente automaatselt kirjekeskuse saidile. Sisu saab kirjekeskuse saidile edastada SOAP-protokolli kasutades läbi veebiteenuse või SMTP-protokolli kasutades meili teel.

  • Kirjemarsruutimine.    Kirjekeskuses on ka kirjemarsruutimisloend, mis käsitsi ja automaatselt edastatud kirjeid automaatselt vastavalt kirjetüüpidele vastavatesse asukohtadesse marsruudib. Kui kirje edastatakse kirjekeskusesse, kaasneb sellega tihti lisateavet (nt auditiajalugu ja metaandmed). Kirje auditiajalugu salvestatakse kirjekeskuses XML-failina, metaandmeid salvestatakse nii XML-failina kui ka metaandmete veergudes kirjekeskuse saidil.

  • Ootelepanek.    Kirjekeskuses saavad ettevõtted paigutada ootelepanekute loendisse kirjeid, mis on protsessidega seoses juriidilise uurimise all või seotud auditi või juurdlusega. Ootelolevatel kirjetel peatatakse kõik nendele kehtivad aegumispoliitikad ning nad on hävitamise eest kaitstud. Näiteks kui ettevõte paneb protsessil esitamiseks vajalikud kirjed ootele, on need kirjed saadaval protsessi lõpuni. Kirjeid saab korraga panna rohkem kui ühte ootelepanekusse. Kirjekeskusest saavad kirjehaldurid otsida kirjeid, mis tuleb ootele panna.

Lehe algusse

Kirjekeskuse saidi loomine

Kõrgeimal tasemel on kirjekeskuse saidil kirjehaldusprogrammi loomiseks kaks peamist sammu.

  1. Ettevõtte peab strateegia kirjete haldus ja ametlik kirjete haldus leping. See on koostööpõhise peegeldav, mis hõlmab kirjete juhid, Vastavusametnikud, IT-spetsialistid ja Teabetöötajad koordineerimine.

  2. Ettevõtte peab siis oma kirjehalduse plaani kasutusele võtta üks või mitu kirjekeskuse saitide konfigureerimine.

Järgnevates jaotistes kirjeldatakse nende sammude peamisi elemente.

Kirjehalduse planeerimine

Et ettevõte saaks konfigureerida kirjekeskuse saiti oma kirjehalduse lahenduseks, tuleb koostada kirjehalduse strateegia ametlik plaan. Ametliku kirjehalduse plaani teatud elemendid on üksikute asutuste ja ettevõtete jaoks kordumatud. Kõikides kirjekalduse plaanides on alati olemas järgmised dokumendid ja protsessid.

  • Failiplaan.    Failiplaan kirjeldab dokumentide ja üksuste tüüpe, mida ettevõte tunnistab ametlike ärikirjetena. Plaanis määratakse nende kirjete salvestuskoht ja teave kirjete tüüpide eristamiseks teineteisest. Plaan on laiahaardeline poliitikate, protsesside ja juhtnööride kogum kirjete loomiseks, salvestamiseks ja haldamiseks. Failiplaan peaks katma kõiki kirjeid sõltumata meediumist (k.a paber, elektronpost ja elektroonilised failid). Määratletud peab olema ka iga kirje liigitus, turvatus ja lõplik hävitamine. Plaanis peaks arvestama kirjete erikategooriatega (nt Konfidentsiaalsed, Olulised, Ärisaladused või Eelistatud kirjed). Failiplaanis tuleb määratleda ka iga kirjetüübi haldamisega tegelevad isikud.

  • Säilitamise ajakava.    Säilitamise ajakavaga määratakse failiplaanis olevate kirjetüüpide säilitusperiood ning perioodi lõppedes kirjega ettevõetav likvideerimisprotsess. Säilitamise ajakava juhised põhinevad tavaliselt juriidilistel vajadustel, ettevõtte riskidel ja ärivajadustel. Lisaks kirjeldab säilitamise ajakava ka riskihalduse võimalusi, mis määravad iga kirjetüübi säilitusperioodi.

  • Ühildumisnõuete dokument.    Ühildumisnõuete dokument määrab reeglid, millele kirjehalduse IT-süsteemid peavad vastama, nende nõutavad võimalused ja korrapärane seire, ühilduvuse tagamiseks.

  • Ametlik protsess kirjete likvideerimise peatamiseks.    See protsess, mida nimetatakse ka ootelepanekuks, määrab asutuse kirjete likvideerimise peatamise protsesside, juurdluste või auditite korral.

  • Kirjete käsitsemise seire ja teatamise süsteem.    Tagamaks, et töötajad kirjeid vastavalt määratletud poliitikatele ja protseduuridele arhiveerivad, nende juurde pääsevad ja haldavad, peab kirjehaldusprogrammil olema protsess või süsteem kirjete käsitsemise seireks ja teatamiseks.

Lehe algusse

Kirjekeskuse saidi konfigureerimine

Kui asutus alustab kirjehalduse üksikasjalikku planeerimist ja loob ametliku kirjehalduse plaani, saab konfigureerida kirjekeskuse saidi selle programmi rakendamise toetamiseks.

Kirjekeskuse saidi konfigureerimiseks tehke järgmised sammud.

  1. Looge dokumenditeegid või loendid kõigi failiplaanis määratud kirjetüüpide haldamiseks ja salvestamiseks.

    Soovitav on luua üks dokumenditeek iga kirjeplaani sisutüübiga.

    Kui kirjed kirjekeskusesse edastatakse, marsruuditakse nad vastavasse loendisse või teeki.

  2. Looge vastavate dokumenditeekide, loendite või sisutüüpide veerud, kus salvestatakse ja kuvatakse iga failiplaanis määratud kirjetüübi metaandmeid.

  3. Määrake iga kirjekeskuse saidi kirjetüübi teabehalduspoliitikad. Need peaksid kajastama asutuse failiplaanis ja säilitamise ajakavas määratud säilitamisperioode ja auditinõudeid.

  4. Konfigureerige kirjemarsruutimisloend marsruutima iga kirjetüüp õigesse asukohta. Kui kirjeid edastatakse kirjekeskuse saidile (käsitsi või automaatselt), kasutab Office SharePoint Server 2007 seda tabelit kirjekeskuse saidil kirjete liigitamiseks ja nende saatmise asukoha määramiseks.

Lehe algusse

Märkus. : Masintõlke lahtiütlus. Selle artikli tõlkis arvutisüsteem ilma inimese sekkumiseta. Microsoft pakub selliseid masintõlkeid, et inglise keelt mittekõnelevad kasutajad saaksid vaadata sisu Microsofti toodete, teenuste ja tehnoloogiate kohta. Kuna artikkel on masintõlgitud, võib see sisaldada sõnavara-, süntaksi- või grammatikavigu.

Täiendage oma oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×