Kirjekeskuse loomine

Kirjekeskus on keskne hoidla, kus asutused saavad talletada ja hallata kõiki oma kirjeid (nt juriidilisi ja finantsdokumente). Kirjekeskus toetab kõiki kirjehaldustoiminguid alates kirjete kogumisest ja haldamisest kuni kirjete likvideerimiseni.

Kirjekeskuse saidimall on selles osas muude SharePointi saitidega sarnane, et ka see toimib dokumentide keskse hoidlana ja võimaldab saidi kasutajatel omavahel koostööd teha. Kirjekeskuse saidimall on aga valmiskonfigureeritud sait, mille otstarve on asutuste abistamine kirjehaldus- ja -säilitusplaanide kasutuselevõtul. Versioonimine, audit, metaandmete haldamine, e-juurdlus ja kohandatav kirjemarsruutimine on valmisfunktsioonid, mille abil saate kirjeid tõhusamalt hallata.

Kirjete talletamise töövoo näide

Märkus. :  SharePoint võimaldab ka kirjete kohapealset haldamist. Kohapealse kirjehalduse abil saate kirjete haldamiseks igal saidil kasutada kõiki kirjekeskuses saadaolevaid funktsioone (nt teabehalduspoliitikate jõustamist, marsruutimist ja muutmislukustust).

Lehe algusse

Kirjehalduskava määratlemine

Selleks, et töötada kirjehalduskava kasutuselevõtuks välja sobiv kirjekeskuse sait, tuleb täita kaks peamist ülesannet.

  1. Ettevõttes tuleb luua kirjehaldusstrateegia ja ametlik kirjehalduskava. See ülesanne nõuab koostööd ning kirjehaldurite, vastavustöötajate, IT-töötajate ja teabetöötajate vahelist koordineerimist.

  2. Seejärel peab asutus kirjehalduskava kasutuselevõtu jaoks konfigureerima vähemalt ühe kirjekeskuse saidi.

Järgmistes lõikudes antakse põgus ülevaade sellest, mida nende ülesannete täitmine endast kujutab.

Kirjehalduse kavandamine

Enne seda, kui asutus saab kirjehalduslahendusena konfigureerida kirjekeskuse saidi, tuleks välja töötada ametlik kirjehaldusstrateegia kava. Ametliku kirjehalduskava konkreetsed elemendid on tõenäoliselt igas ettevõttes või asutuses erinevad. Küll aga hõlmavad pea kõik kirjehalduskavad järgmisi dokumente ja protsesse.

Failiplaan.    Failiplaan kirjeldab dokumentide ja üksuste tüüpe, mida ettevõte tunnistab ametlike ärikirjetena. Samuti näidatakse selles ära koht, kus need kirjed on talletatud, ja antakse teavet selle kohta, kuidas kirjetüüpe üksteisest eristada. Failiplaan on laiahaardeline kirjete loomise, salvestamise ja haldamise poliitikate, protsesside ja juhtnööride kogum. Failiplaan peaks käsitlema kõiki kirjeid sõltumata meediumist (k.a paber, ajaveebid, vikid, meilid ja elektroonilised failid). Samuti tuleb selles määrata, kuidas kirjeid vastavalt tüübile liigitada, turvata ja viimaks ka hävitada. Lisaks peaks see sisaldama teavet selle kohta, kuidas käsitleda erikategooriatesse kuuluvaid kirjeid (nt konfidentsiaalseid, ülimalt olulisi, ärisaladusi käsitlevaid või eelisõigustega kirjeid). Ja lõpetuseks tuleb failiplaanis kindlasti määrata ka see, kes ettevõtte töötajatest iga tüüpi kirjete eest vastutab.

Kirjeteegid.    Kirjeteegid on sisuliselt dokumenditeegid, mis luuakse oluliste kirjete liigitamiseks ja talletamiseks. Omaette kirjeteegi saate luua iga kirjetüübi jaoks, mida soovite säilitada. Kirjed marsruuditakse vastavalt sisukorraldajas konfigureeritud sätetele automaatselt vastavasse teeki.

Sisutüübid.    Sisutüüpide abil saate määratleda need kirjetüübid, mida teie asutus soovib talletada, ja määratleda iga kirjetüübi kordumatud omadused. Kui kindlat tüüpi kirjete jaoks on määratletud sisutüübid, saab teie asutus tagada, et iga sisurühma hallatakse järjepideval viisil. Loodavate sisutüüpide abil saab liigitada ja talletada nii Office’i dokumente, PDF-faile, TIFF-faile (skannitud pilte), meilisõnumeid, kiirsõnumitest koosnevaid vestlusi, videoid kui ka füüsilisi kirjeid. Näiteks koheldakse kõiki kirjeid nimega „leping“ SharePointi kirjehaldussüsteemis ühtemoodi ja järjepidevalt. Kirjete liigitamine ja talletamine sisutüüpide alusel on alternatiiv kirjeteekide kasutamisele.

Säilitusajakava.    Säilitusajakava määrab, kui kaua tuleb iga failiplaani kirjetüüpi säilitada (säilitusperioodi) ja kuidas see selle perioodi lõpulejõudmisel likvideerida (likvideerimisprotsessi). Säilitusajakava juhised põhinevad enamasti juriidilistel nõuetel, asutuse äririskidel ja ärivajadustel. Lisaks kirjeldatakse säilitusajakavas enamasti riskijuhtimisega seotud tegevuskavasid, mis määratlevad iga kirjetüübi jaoks säilitusperioodi.

Ühildumisnõuete dokument.    Ühildumisnõuete dokument määrab nõuded, millele kirjehalduse IT-süsteemid peavad vastama, nende nõutavad võimalused ja ühilduvuse tagamiseks ette nähtud korrapärase seire.

  • Ametlik protsess kirjete likvideerimise peatamiseks.    Selles protsessis (seda nimetatakse sageli ka muutmislukustuseks) antakse üksikasjalik ülevaade sellest, kuidas asutus peatab kirjete likvideerimise näiteks kohtuasja, auditi või juurdluse korral.

  • Kirjete töötlemise seire ja aruandluse süsteem.    Tagamaks, et töötajad kirjeid vastavalt määratletud poliitikatele ja protseduuridele arhiveerivad, haldavad ja nendele juurde pääsevad, peab kirjehalduskava sisaldama kirjete töötlemise seire ja aruandluse protsessi või süsteemi.

Lehe algusse

Kirjekeskuse saidi konfigureerimine

Kui ettevõttes on asutud kirjehaldust üksikasjalikult kavandama ja kirjehalduse jaoks on välja töötatud ametlik kava, võib selle kava kasutuselevõtu hõlbustamiseks luua ja konfigureerida kirjekeskuse saidi.

Kirjekeskuse saidi konfigureerimiseks on vaja teha järgmist.

  1. Iga failiplaanis määratud kirjetüübi haldamiseks ja talletamiseks tuleb luua kirjeteegid või -loendid.

    • Soovitatav on luua iga kirjekavas määratud sisutüübi jaoks omaette kirjeteek.

    • Kirjete edastamisel kirjekeskusse marsruuditakse need vastavasse loendisse või teeki.

  2. Looge vastavate dokumenditeekide, loendite või sisutüüpide veerud, kus salvestatakse ja kuvatakse iga failiplaanis määratud kirjetüübi metaandmeid.

  3. Kirjekeskuse saidil tuleb iga kirjetüübi jaoks määrata teabehalduspoliitikad. Need poliitikad peaksid kajastama teie asutuse failiplaanis ja säilitusajakavas määratud säilitusperioode ja auditeerimisnõudeid.

  4. Konfigureerige sisukorraldaja marsruutima iga kirjetüüp õigesse asukohta. Kirjete edastamisel kirjekeskuse saidile (käsitsi või programmiliselt) määratleb rakendus selle funktsiooni abil, kuidas kirje kirjekeskuse saidil liigitada ja kuhu see saata.

Lehe algusse

Täiendage oma oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×