Kirjehalduse juurutamine

NB! :  See artikkel on masintõlgitud, vaadake lahtiütlust. Selle artikli ingliskeelse versiooni leiate aadressilt (viiteks).

Saate hallata kirjeid n-ö kohapeal ehk jätta dokumendi sinna, kus see saidil asub, või talletada kirjed spetsiaalses arhiivis (nt kirjekeskuse saidil).

Enne kirjehalduse juurutamist on soovitatav luua esmalt oma ettevõtte jaoks kirjehalduskava. Ettevõtte jaoks sobivaima kirjehaldussüsteemi valimiseks vaadake teemat Kirjete haldus ja talletamine.

Kirjekeskuse saidi loomine ja konfigureerimine

Sellest teemast leiate ülevaate kirjekeskuse saidi loomiseks ja konfigureerimiseks vajalike toimingute kohta. Kindla toimingu kohta täpsemate juhiste saamiseks klõpsake vastavat linki.

  1. Kirjekeskuse saidi loomine kirjekeskuse saidimalli abil

  2. Kirjeteekide või -loendite loomine failiplaanis määratud kirjetüüpide haldamiseks ja talletamiseks (failiplaan kirjeldab, milliseid dokumendi- või üksusetüüpe peab ettevõte ametlikeks ärikirjeteks, näitab, kus neid kirjeid talletatakse, ja pakub kirjeid eristavat teavet)

  3. Teekidele ja loenditele seostatud sisutüüpide lisamine

  4. Sisutüüpidele saidiveergude loomine ja lisamine, et need sisaldaks ja kuvaks kõigi teie failiplaanis määratud kirjetüüpide metaandmeid

  5. Kirjekeskuse saidi sisutüübile teabehalduspoliitika lisamine

  6. Sisukorraldaja konfigureerimine Iga kirjetüübi marsruutimiseks vastavasse asukohta

Lehe algusse

Kirjekeskuse saidi loomine

Soovitame luua kirjekeskuse ülataseme saidikogumina, mitte alamsaidina. Saidikogumi loomiseks peate olema serveripargi administraatorite SharePointi rühma liige ja kasutama arvutit, kus töötab SharePointi administreerimiskeskuse veebisait.

SharePoint Online'i, saate luua oma kõrgeima taseme SharePointi saidi kirjekeskuse saidi. Klõpsake nuppu + saidi loomineja seejärel nuppu Alusta etapis 4 all.

  1. Käivitage SharePoint 2013 või 2016 administreerimiskeskuse.

    • Windows Server 2008 R2 korral

      • Klõpsake nuppu Start, käsku Microsoft SharePoint 2013 toodete või Microsoft SharePoint 2013 toodeteja klõpsake SharePoint 2013 administreerimiskeskus või SharePoint 2016 administreerimiskeskus.

    • Windows Server 2012 korral

      • Klõpsake Start screen SharePoint 2013 administreerimiskeskus või SharePoint 2016 administreerimiskeskus.

        Kui SharePoint 2013 administreerimiskeskus või SharePoint 2016 administreerimiskeskus pole avakuvale :

      • Paremklõpsake arvuti, klõpsake käsku Kõik rakendusedja seejärel käsku SharePoint 2013 administreerimiskeskus või SharePoint 2016 administreerimiskeskus.

  2. Klõpsake administreerimiskeskuse veebisaidi jaotises Rakenduse haldus linki Saidikogumite loomine.

  3. Klõpsake lehel Saidikogumi loomine jaotises Veebirakenduse kui veebirakenduse, milles soovite luua saidikogumi pole valitud, klõpsake allanoolt. Veebirakenduse menüü, klõpsake nuppu Muuda veebirakenduseja klõpsake veebirakenduse, milles soovite luua saidikogumi.

  4. Tippige jaotisse Pealkiri ja kirjeldus saidikogumi pealkiri ja kirjeldus.

  5. Valige jaotises Veebisaidi aadress kasutatav URL-i tee (nt metamärke sisaldav tee nagu /saidid/ või juurkaust (/).

    Kui valite metamärke sisaldava tee, tuleb tippida ka saidi URL-is kasutatav saidi nimi.

  6. Valige jaotise Malli valimine loendis Valige kasutussätete versioon soovitud mallide SharePointi kasutussätete versioon.

    Valige teenuse versioon, kui soovite vaadata ja käivitage nagu saidikogumi SharePoint Serveri saidikogumi. Saidikogumi, mis kasutab varasemat versiooni kogemus SharePointi uuem versioon töötab, kuid kasutajaliidese ja kasutajale kasutusvõimalused saidikogumi kajastuvad varasemat versiooni. Saidikogumi, mida saab igal ajal kasutusvõimalusi: uusima versiooni täiendada.

  7. Valige jaotisesMalli valimine vahekaart Ettevõte ja seejärel Kirjekeskus.

  8. Tippige jaotisse Saidikogumi esimene administraator kasutajanimi (vormingus DOMEEN\kasutajanimi), mis kuulub saidikogumi administraatorile.

  9. Tippige jaotisse Saidikogumi teine administraator kasutajanimi, mis kuulub saidikogumi administraatorile. Saidikogumi teise administraatori määramine on hea tava, mille abil saab tagada, et saidikogumi esimese administraatori äraolekul saab keegi saidikogumit hallata.

  10. Kui kasutate saidikogumite talletusruumi haldamiseks kvoote, klõpsake jaotise Kvoodimall loendis Kvoodimalli valimine malli.

  11. Klõpsake nuppu OK.

Kirjete haldamiseks teekide või loendite loomine

Loendid ja teegid on kirjehalduse olulised elemendid. Need on justkui failikapid igat tüüpi kirjete jaoks, mida soovite talletada või hallata. Sisutüüpide seostamisel (selgitatakse hiljem) teekide ja loenditega on võimalik kirjeid veelgi täpsemalt liigitada. Soovitatav on luua iga kirjete failiplaanis määratud sisutüübi jaoks omaette dokumenditeek või loend.

Olemasoleva sisutüübi lisamine loendile või teegile

Kui lisate loendile või teegile mõne sisutüübi, võib see loend või teek sisaldada lisatud tüüpi üksusi. Kui kirjed edastatakse kirjekeskusse, marsruuditakse need dokumendi sisutüübile vastavasse loendisse või teeki.

Lehe algusse

Saidiveergude loomine ja lisamine loendite, teekide ning sisutüüpide jaoks

Veergude abil saate rühmitada, liigitada ja jälgida kirjeid või muid üksusi. Saidiveerg määratleb metaandmete üksuse, mida saab seostada sisutüübi, loendi või teegiga. Näiteks saate lisada saidiveerud autori või lõpetamiskuupäeva määratlemiseks. Samuti saate kirjete sisutüübile lisada saidiveeru koos kirjega edastatud metaandmeüksuse talletamiseks või kirje haldamise jaoks metaandmete lisamiseks.

Saidiveeru loomine

  1. Klõpsake kirjekeskuse saidil nuppu Sätted Office 365 nupp Sätted ja siis käsku Saidi sätted.

    SharePoint rühma ühendatud saidil, klõpsake nuppu sätted, klõpsake nuppu Saidi sisuja seejärel käsku Saidi sätted.

  2. Klõpsake lehe Saidi sätted jaotises Veebikujundaja galeriidlinki saidi veerud.

  3. Klõpsake lehel Saidi veerud käsku Loo.

  4. Tippige lehe Uus saidiveerg jaotise Nimi ja tüüp väljale Veeru nimi soovitud nimi.

  5. Valige, mis tüüpi teavet soovite veerus talletada  (nt valuuta, kuupäev ja kellaaeg või tekst).

  6. Valige jaotises Rühm olemasolev rühm, kuhu soovite uue saidiveeru talletada, või märkige ruut Uus rühm, et luua veeru talletamiseks uus rühm. Rühmad võimaldavad veerge korraldada ja neid hõlpsamalt leida.

Valige jaotises Muud veerusätted soovitud täiendavad veerusätted. Selles jaotises saadaolevad suvandid erinevad olenevalt sellest, millist tüüpi veeru olete jaotises Nimi ja tüüp valinud. Näiteks kui veerus talletatava teabe tüüp on Valik, saate määratleda valikud, mis tuleks jaotises Muud veerusätted loetleda.

  1. Klõpsake nuppu OK.

Saidiveeru lisamine kirjete sisutüüpi

  1. Kirjekeskuse saidi avalehel nuppu sätted ja seejärel käsku Saidi sätted.

    SharePoint rühma ühendatud saidil, klõpsake nuppu sätted, klõpsake nuppu Saidi sisuja seejärel käsku Saidi sätted.

  2. Jaotises Veebikujundaja galeriid linki Saidi sisutüübid.

  3. Klõpsake lehel Saidi sisutüübid konfigureeritavat saidi sisutüüpi.

  4. Pärast emasaidil saidisisutüübi valimist või uue saidisisutüübi loomist klõpsake valitud saidisisutüübi lehe jaotises Veerud linki Lisamine olemasolevatest saidiveergudest.

  5. Valige lehe Veergude lisamine sisutüüpi jaotise Veergude valimine loendis Vali veerud asukohast rühm, mida soovite filtreerida.

  6. Valige veerg, mida soovite loendis Saadaolevad veerud lisada, ja seejärel klõpsake nuppu Lisa.

  7. Määrake jaotises Loendi- ja saidisisutüüpide värskendamine, kas selle saidisisutüübi tütarsisutüübid värskendatakse tehtud muudatustega.

  8. Pärast soovitud veergude lisamise lõpetamist klõpsake nuppu OK.

Märkus. :  Kui sisutüüpi, mille soovite valida, ei kuvata sellel lehel lingina (see on tuhm), kuulub see sisutüüp kirjekeskuse saidi emasaidile ning seetõttu peate selle valima ja konfigureerima emasaidi kaudu. Selleks klõpsake veeru Saidi sisutüüp tuhmi saidisisutüübi kõrval oleva veeru Allikas all olevat linki.

Lehe algusse

Kirjete jaoks teabehalduspoliitikate loomine

Teabehalduspoliitika on sisutüübi reeglistik. Teabehalduspoliitikate abil saavad ettevõtted juhtida ja jälgida sellist teavet nagu näiteks sisu säilitamise ajaline kestus ja sisuga tehtavad toimingud.

Märkus. :  Selle toimingu tegemiseks peate olema kirjekeskuse saidi omanikerühma liige.

Teabehalduspoliitika lisamine sisutüübile

Märkus. : Teabehalduspoliitikat ei saa määrata põhisisutüübile. Põhisisutüübid installitakse saidikogumi loomisel. Peate looma sisutüübi, mis on tuletatud põhisisutüübist, ja rakendama teabehalduspoliitika tuletatud sisutüübile.

  1. Saidil nuppu sätted Office 365 nupp Sätted ja seejärel käsku Saidi sätted.

    SharePoint rühma ühendatud saidil, klõpsake nuppu sätted, klõpsake nuppu Saidi sisuja seejärel käsku Saidi sätted.

  2. Klõpsake lehe Saidi sätted jaotises Veebikujundaja galeriid linki Saidi sisutüübid.

  3. Klõpsake lehel Saidi sisutüübid sisutüüpi, millele soovite teabehalduspoliitika lisada.

  4. Klõpsake lehel Sisutüüp linki Teabehalduspoliitika sätted.

  5. Tippige lehele Poliitika redigeerimine poliitika kirjeldus ja seejärel kirjutage lühike poliitikaavaldus, mis selgitab kasutajatele poliitika eesmärki. Poliitikaavalduse pikkus võib olla kuni 512 märki.

  6. Järgmiseks peate teabehalduspoliitikale ühe või mitu poliitikafunktsiooni lisamiseks. Kui lubate funktsioonid, esitatakse täiendavaid sätteid.

Teabehalduspoliitikale poliitikafunktsioonide lisamine

Teabepoliitikale on võimalik lisada järgmised poliitikafunktsioonid: sildid, auditeerimine, aegumine ja vöötkoodid.

Teabehalduspoliitikale säilituspoliitika funktsiooni lisamine

  1. Märkige lehel Poliitika redigeerimine ruut Luba säilitamine.

  2. Dokumentide aegumistähtaja määramiseks klõpsake käsku Lisa säilitusetappi ning valige üks järgmistest säilitusperioodi valikutest. Aegumistähtaja määramiseks kuupäevaatribuudi alusel märkige ruut Selle etapi aluseks on üksuse kuupäevaatribuut ning seejärel valige toiming (Loodud või Muudetud) ning aeg (päevad, kuud, aastad).

  3. Aja määratlemiseks tippige vastav väärtus loendite vahel asuvale väljale.

  4. Valige toiming, mis tehakse dokumendi aegumisel.

  5. Kui soovite, et valitud toiming korduks, märkige jaotises Korduvus olev ruut ja seejärel valige korduvusvahemik.

  6. Klõpsake nuppu OK.

Lehe algusse

Teabehalduspoliitikale auditeerimispoliitika funktsiooni lisamine

  1. Märkige lehe Poliitika redigeerimine jaotises Audit ruut Luba audit ja märkige nende sündmuste kõrval olevad ruudud, mille kohta soovite kontrolljälge.

  2. Klõpsake nuppu OK.

    Märkus. : Auditilogide vaatamiseks klõpsake lehel Saidikogumi sätted valikut Auditilogi aruanded ja seejärel valige aruanne, mida soovite vaadata.

Teabehalduspoliitikale vöötkoodipoliitika funktsiooni lisamine

  1. Märkige lehe Poliitika redigeerimine jaotises Vöötkoodid ruut Luba vöötkoodid.

  2. Kui soovite, et Office’i klientrakendused nõuaks kasutajatelt dokumentidesse vöötkoodi lisamist, märkige ruut Küsi kasutajalt vöötkoodi lisamise kohta... .

Teabehalduspoliitikale sildipoliitika funktsiooni lisamine

  1. Märkige lehe Poliitika redigeerimine jaotises Sildid ruut Luba sildid.

  2. Kui soovite, et kasutajad lisaks enne dokumendi salvestamist või printimist sildi, märkige ruut Küsi kasutajalt enne salvestamist või printimist sildi lisamise kohta.

  3. Kui soovite takistada siltide muutmist pärast lisamist, märkige ruut Keela siltide muutmine pärast siltide lisamist.

  4. Tippige väljale Sildi vorming tekst, mille soovite sildil kuvada. Võite kasutada mis tahes fikseeritud teksti või dokumendiatribuutide kombinatsiooni, välja arvatud arvutatud või siseatribuute (nt globaalne ainuidentifikaator (GUID) või CreatedBy). Uue rea alustamiseks kasutage märgijada \n.

  5. Valige silditeksti font, fondisuurus, fondilaad ja rööpjoondus.

  6. Tippige väljale Kõrgus sildi kõrgus tollides ja väljale Laius sildi laius tollides.

  7. Muudatuste vaatamiseks klõpsake nuppu Värskenda.

  8. Klõpsake nuppu OK.

Kohapealse kirjehalduse konfigureerimine

Kui kasutate kirjekeskust, töötate kinnises hoidlas ja saate kirjed hoidlasse paigutada toimingu Saada abil. Küll aga saab igal saidil lubada kohapealse kirjehalduse ja konfigureerida selle kirjehaldussüsteemiks. Erinevalt kirjekeskusest saate seda tüüpi süsteemis talletada koostööruumis kirjeid koos aktiivsete dokumentidega. Lisaks on kohapealse kirjehaldussüsteemi kasutamisel järgmised eelised.

  • Kirjed saavad olla ja neid saab hallata korraga mitmel saidil.

  • Kui versioonimine on lubatud, hallatakse kirjete versioone automaatselt.

  • Saate kasutada e-juurdluse otsingut korraga nii kirjest kui ka aktiivsetest dokumentidest otsimiseks.

  • Saate paremini kontrollida kirje määratlust oma asutuses ja seda, kes kirjeid luua saavad.

Kohapealse kirjehalduse konfigureerimiseks tuleb teha kolm toimingut:

  1. kohapealse kirjehalduse aktiveerimine saidikogumi tasemel;

  2. kirjete deklareerimissätete konfigureerimine saidikogumi tasemel;

  3. kirjete deklareerimissätete konfigureerimine loendi või teegi tasemel.

    Märkus. : Üksuste käsitsi kirjetena deklareerimiseks peate olema loendi kaasautor või administraator.

Lehe algusse

Kohapealse kirjehalduse aktiveerimine saidikogumi tasemel

Kohapealse kirjehaldussüsteemi konfigureerimise esimeses etapis tuleb aktiveerida see funktsioon saidikogumi tasemel. Funktsiooni aktiveerimisel lubatakse lindil käsk Deklareeri kirje / Tühista kirje deklareerimine.

Märkus. :  Selle toimingu tegemiseks peate olema saidikogumi administraator.

  1. Ülemise enamik saiditasemel sätted Office 365 nupp Sätted nuppu ja siis käsku Saidi sätted.

    SharePoint rühma ühendatud saidil, klõpsake nuppu sätted, klõpsake nuppu Saidi sisuja seejärel käsku Saidi sätted.

  2. Klõpsake jaotises Saidikogumi administreerimine linki Saidikogumi funktsioonid.

  3. Klõpsake valiku Kohapealsete kirjete haldus kõrval nuppu Aktiveeri.

Kirjete deklareerimissätete konfigureerimine saidikogumi tasemel

  1. Ülemise enamik saiditasemel sätted Office 365 nupp Sätted nuppu ja siis käsku Saidi sätted.

    SharePoint rühma ühendatud saidil, klõpsake nuppu sätted, klõpsake nuppu Saidi sisuja seejärel käsku Saidi sätted.

  2. Klõpsake jaotises Saidikogumi administreerimine käsku Kirje deklareerimise sätted.

  3. Kui soovite seada kirjetena deklareeritavate üksustega tehtavatele toimingutele piirangud, valige lehe Kirje deklareerimise sätted jaotises Kirjepiirangud üks pakutavatest suvanditest.

  4. Valige jaotises Kirje deklaratsiooni kättesaadavus, kas kirjete käsitsi deklareerimine peaks olema loendites ja teekides vaikimisi kättesaadav või mitte. Kui valite suvandi Pole vaikimisi kõigis asukohtades saadaval, saab kirjeid vaid poliitika või töövoo kaudu deklareerida.

  5. Valige jaotises Deklareerimisrollid rollid, millega kasutajad saavad kirjeid käsitsi deklareerida ja deklareerimist tühistada.

  6. Klõpsake nuppu OK.

Kirjete deklareerimissätete konfigureerimine loendi või teegi tasemel

Saate paremini kontrollida, kus saab üksusi kirjetena deklareerida, konfigureerides loendi või teegi jaoks kirjedeklaratsioonid. Loendi või teegi kirjete deklareerimise jaoks konfigureerimisel saate määrata, et üksused deklareeritaks loendisse või teeki lisamisel automaatselt kirjetena.

  1. Loend või teek, kuhu soovite kirjete deklareerimise sätteid konfigureerida, klõpsake lindil menüüd Teek või loend ja seejärel käsku Teegi sätted või Loendi sätted.

    SharePoint Online'is klõpsake sätted Office 365 nupp Sätted ja seejärel klõpsake käsku loendi sätted või teegi sätted.

  2. Klõpsake lehe Dokumenditeegi sätted / Loendi sätted jaotises Õigused ja haldus linki Kirje deklareerimissätted.

  3. Jaotises Kirje deklaratsiooni saadavuse käsitsi seadmine valige,

  4. kas soovite, et loend või teek kasutaks saidikogumi kasutatavaid kirjete deklareerimise vaikesätteid;

  5. kas lubada kasutajatel alati loendi või teegi üksusi käsitsi kirjetena deklareerida või

  6. kas kasutajad tohiksid või mitte loendi või teegi kirjeid käsitsi deklareerida.

  7. Kui soovite, et kõik loendisse või teeki lisatud üksused deklareeritaks kirjetena automaatselt, märkige jaotises Automaatne deklareerimine vastav ruut.

  8. Klõpsake nuppu OK.

Lehe algusse

Märkus. : Masintõlke lahtiütlus. Selle artikli tõlkis arvutisüsteem ilma inimese sekkumiseta. Microsoft pakub selliseid masintõlkeid, et inglise keelt mittekõnelevad kasutajad saaksid vaadata sisu Microsofti toodete, teenuste ja tehnoloogiate kohta. Kuna artikkel on masintõlgitud, võib see sisaldada sõnavara-, süntaksi- või grammatikavigu.

Täiendage oma oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×