Kirjakooste kasutamine ümbrike loomisel

Kirjakooste kasutamine ümbrike loomisel

Meililistis olevatele inimestele hulgipostitusi saates saab adresseeritud ümbrikupaki loomiseks kasutada kirjakoostet. Igal ümbrikul on teie postitusloendist pärinev aadress. Saate ümbrikke koostada ja printida ka ilma kirjakoostet kasutamata.

Märkmed : 

Kolm faili kirjakooste protsessis, mis hõlmab põhidokumenti ja postitusloendit, mille tulemusel luuakse kirjad või meilisõnumid, ümbrikud või sildid.

Kirjakooste abil ümbrike koostamine ja printimine hõlmab järgmisi dokumente.

  • Põhidokument
    Selles dokumendis on tekst ja graafika (nt logo või pilt), mis jääb ühendatud ümbrike kõikides versioonides samaks. Identne sisu on näiteks saatja aadress.

  • Postitusloend
    Selles dokumendis on ümbrikele prinditavad aadressid.

Kui te need kaks dokumenti allpool olevaid juhiseid järgides kombineerite, saategi adresseeritud ümbrikud valmis.

1. juhis: postitusloendi häälestamine

Postitusloend on teie andmeallikas. See võib olla Exceli arvutustabel, Outlooki kontaktide kataloog, Accessi andmebaas või Office‘i aadressiloend. See sisaldab kirjeid, mille alusel Word hangib ümbrikele prinditavate aadresside koostamiseks vajalikud andmed.

Näpunäited

  • Kui teil pole postitusloendit, saate selle kirjakooste käigus luua. Enne kirjakooste alustamist koguge kokku kõik oma aadressiloendid ja lisage need andmeallikasse.

  • Kui kasutate Exceli arvutustabelit, siis veenduge, et postiindeksite veeru andmed oleksid vormindatud tekstina – nii ei lähe nullid kaotsi. Lisateavet vt Kirjakooste arvude, kuupäevade ja muude väärtuste vormindamine Excelis.

  • Kui kasutate oma Outlooki kontakte, veenduge, et Outlook oleks teie vaikemeilirakendus.

2. juhis: ümbriku paigutuse kontrollimine

Üks esimesi toiminguid kirjakoostes on ümbriku häälestamine. Enne tegelikku kirjakoostet on mõistlik teha katsetus väikese ümbrikupakiga.

Märkus. : Kui olete arvuti kaudu ümbrike printimisega tuttav, minge otse 3. juhise juurde.

  1. Valige Wordis Fail > Uus > Tühi dokument.

  2. Valige menüü Postitused jaotises Loomine nupp Ümbrikud.

    Ümbrike printimine

  3. Selleks et näha, kuidas väljaprinditud ümbrik välja näeb, tippige prooviaadress väljale Sihtaadress:.

    Ümbriku sihtaadressi väli

    Märkus. : Prooviaadressi kirjakoostes ei kuvata.

  4. Väljale Saatja aadress: tippige oma aadress.

    Väli Saatja aadress

  5. Valige Suvandid... > Ümbrikusuvandid ja tehke järgmist.

    • Valige ripploendis Ümbriku suurus ümbrikule sobiv suurus või valige Kohandatud suurus....

      Ümbrikusuuruse ja aadressifontide määramist võimaldav vahekaart Ümbrikusuvandid

      Märkus. : Valiku Kohandatud suurus... korral lisage väljadele Laius: ja Kõrgus: ümbriku mõõdud. Lõpetades valige OK.

    • Valige jaotises Sihtaadress ja Saatja aadress iga aadressi jaoks font ning ülemine ja vasak nihe.

      Märkus. : Vajaduse korral saate ümbriku paigutuse eelvaate põhjal oma valikuid muuta.

  6. Vahekaardil Printimissuvandid kontrollige, kas on valitud õige Söötemeetod, sisestage ümbrik vastavalt pildile ja valige siis OK.

    Märkus. : Printer saadab Wordile teabe selle kohta, kuidas ümbrik printerisse sisestada. See teave kuvatakse jaotises Söötemeetod.

    Söötesuvandite skeem ümbrikute printerisse söötmiseks

  7. Valige Prindi ja siis nupp Jah, et salvestada saatja aadress vaikeaadressina.

    Märkus. : Kui ümbrik prinditi õigesti, siis on see toiming tehtud ja saate asuda järgmise kirjakoosteetapi juurde. Kui ümbrikku ei prinditud ootuspäraselt, minge tagasi 5. toimingu juurde ja muutke vastavalt vajadusele ümbriku paigutussuvandeid ja suvandeid loendis Söötesalv:.

3. juhis: kirjakooste alustamine

  1. Valige menüü Postitused jaotises Kirjakooste alustamine nupp Alusta kirjakoostet > Ümbrikud....

    Menüü Kirjakooste alustamine

  2. Häälestage ümbrik dialoogiboksis Ümbrikusuvandid. Selleks valige suvandid samamoodi nagu jaotises 2. juhis: ümbriku paigutuse kontrollimine ja valige siis nupp OK.

    Märkus. : Word koostab ümbriku mõõtmetele vastava suurusega dokumendi ja kuvab ümbrikul saatja aadressi.

  3. Nüüd oleks sobiv hetk ümbrikule saatja aadress või logo lisada, kui soovite seda teha.

  4. Valige Fail > Salvesta ja lisage faili nimi.

4. juhis: põhidokumendi linkimine postitusloendiga

Nüüd on aeg avada postitusloendi andmeallikas.

  1. Valige vahekaardil Postitused jaotises Alusta kirjakoostet nupp Vali adressaadid ja seejärel tehke oma valik.

    Suvand Uue loendi tippimine

  2. Tehke ühte järgmistest.

    • Kui teil pole postitusloendit, valige Tipin uue loendi ja looge see.

      või

    • Kui teie postitusloend on Exceli arvutustabel, Accessi andmebaas või mõnda muud tüüpi andmefail, valige Kasutan olemasolevat loendit. Seejärel liikuge loendini ja valige Ava.

      või

    • Kui kasutate Outlooki kontakte, klõpsake käsku Vali Outlooki kontaktidest.

  3. Klõpsake menüüs Fail käsku Salvesta.

Postitusloendi redigeerimine

Kui prindite ümbrikke kõigi loendis olevate isikute jaoks, võtke ette 5. juhis: ümbrikule aadressiploki lisamine. Kui soovite printida ümbrikke teie loendis olevate ja näiteks korraldatava sündmuse toimumispaigast kuni 20 km raadiuses elavate inimeste jaoks, saate loendi piiritlemiseks seda sihtnumbri alusel filtreerida. Lisateavet andmete filtreerimise kohta vt Andmete sortimine ja filtreerimine kirjakooste jaoks.

Näpunäide. : Filtreerimisfunktsioon on kasulik, kui soovite filtreerida kontakte, kelle postiaadresse teil pole. Nii ei lähe raisku ümbrikud, mida ei saa saata.

Kui soovite loendist valida kindlad inimesed, kelle jaoks ümbrikke luua, tehke järgmist.

  1. Valige Redigeeri adressaadiloendit.

    Kuvatõmmis Wordi vahekaardist Postitused, kus on esile tõstetud nupp Redigeeri adressaadiloendit.

  2. Märkige nende inimeste nimed, kellele soovite posti saata.

    Ridade valimine ruudu märkimise teel

    Nimede ja aadresside leidmise hõlbustamiseks saate loendit ka sortida ja filtreerida.

5. juhis: ümbrikule aadressiploki lisamine

Aadressiplokk on kirjakoosteväli. Kirjakoosteväli ehk kohatäide on koht, kuhu soovite ümbrikule aadressid lisada.

Märkus. : Sageli on aadressiplokki hõlpsam joondada, kui lülitate esmalt sisse lõigumärkide (¶) kuvamise. Nende sisselülitamiseks avage lindi menüü Avaleht ja klõpsake nuppu Kuva/peida ¶ või vajutage klahvikombinatsiooni Ctrl+Shift+8.

  1. Viige kursor sinna, kuhu soovite aadressiploki lisada. Kui lõigumärkide kuvamine on sisse lülitatud, klõpsake kohta, mis asub kohe pärast seda lõigumärki (¶), mille Word on ümbriku keskele asetanud.

  2. Valige vahekaardil Postitused jaotises Väljade täitmine ja lisamine jaotis Aadressiplokk.

    Aadressiploki koostevälja lisamine

  3. Valige dialoogiboksis Aadressiploki lisamine adressaadi nime vorming, nagu see ümbrikul kuvatakse.

    Aadressiploki suvandid

    Märkus. : Jaotises Eelvaade valige nupp Järgmine kirje Järgmise kirje nupp kirjakooste tulemuste eelvaate kuvamiseks või Eelmine kirje Eelmise kirje nupp kirjakooste tulemuste eelvaate kuvamiseks , et sirvida andmeallika kirjeid ja vaadata, kuidas aadress saadetaval ümbrikul välja näeb.

  4. Valige OK.

  5. Enne jätkamist valige kirjakooste dokumendi salvestamiseks Fail > Salvesta.

Koosteväljade nimede kontrollimine

Veenduge, et Word asetaks postitusloendist pärinevad nimed ja aadressid ümbrikul õigetesse kohtadesse.

  1. Valige vahekaardil Postitused jaotises Väljade täitmine ja lisamine jaotis Väljade vastavus.

  2. Dialoogiboksis Väljade vastavus kuvatakse vasakul asuvas veerus väljanimed, mida Word kasutab aadressiploki koostamiseks. Paremal asuv veerg võimaldab need väljanimed kokku viia andmeallikas olevate väljadega. Selleks et Word lisaks ümbrikule õigesse kohta õiged andmed, kontrollige, kas vasakul kuvatavad väljanimed sobivad postitusloendi kirjete veerupäistega.

    Dialoogiboks Väljade vastavus
  3. Tehke ühte järgmistest.

    • Kui väljanimed ühtivad veerupäistega, mida kasutasite oma postitusloendi andmeallika kirjetes, ei pea te midagi tegema.

      või

    • Kui välja nimi peaks vastama andmeallika veerupäisele, aga selle asemel kuvatakse (vaste puudub), valige ripploendi nool ja valige oma postitusloendi andmeallikas kasutatav väljanimi. Vajadusel korrake.

  4. Valige OK.

6. juhis: ümbrike eelvaade ja printimine

Enne ümbrike printimist tehke veel üks kontroll.

  1. ValigeTulemuste eelvaade ja siis nupp Järgmine kirje Järgmise kirje nupp kirjakooste tulemuste eelvaate kuvamiseks või Eelmine kirje Eelmise kirje nupp kirjakooste tulemuste eelvaate kuvamiseks , veendumaks, et ümbrikel olevad nimed ja aadressid oleksid õiged.

    Kuvatõmmis Wordi vahekaardist Postitused, kus on esile tõstetud rühm Tulemuste eelvaade.

    Näpunäide. :  Loendi algusesse minemiseks valige nupp Esimene Esimese kirje nupp kirjakooste tulemuste eelvaate kuvamiseks ja loendi lõppu minemiseks valige nupp Viimane Viimase kirje nupp kirjakooste tulemuste eelvaate kuvamiseks .

  2. Valige Vii lõpule ja ühenda > Prindi dokumendid.

    Kuvatõmmis Wordi vahekaardist Postitused, kus on esile tõstetud käsk Vii kooste lõpule ning selle käsuga seotud valikud.

7. juhis: Kirjakooste ümbrikudokumendi salvestamine

Kirjakooste ümbrikudokumendi salvestamisel jääb see postitusloendiga ühendatuks, nii et saate seda järgmine kord hulgipostitamisel kasutada.

Kirjakooste ümbrikudokumendi uuesti kasutamine

  • Avage kirjakooste ümbrike dokument. Kui Word küsib, kas soovite ühenduse säilitada, vastake Jah.

Kirjakooste ümbrikudokumendis aadresside muutmine

  • Aadresside sortimiseks, filtreerimiseks ja valimiseks avage kirjakooste ümbrike dokument ja valige suvand Adressaadiloendi redigeerimine.

Vaata ka

Kas teil on Word kirjakooste kohta küsimus, millele me siin ei vastanud?

Postitage oma küsimus Wordi kogukonnafoorumis

Aidake meil Wordi täiustada

Kas teil on soovitusi selle kohta, kuidas saaksime kirjakoostefunktsiooni (või muid funktsioone) täiustada? Kui on, siis avage sait Wordi kasutajate tagasiside ja andke meile sellest teada.

Täiendage oma oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×