Kirjakooste

NB! :  See artikkel on masintõlgitud, vaadake lahtiütlust. Selle artikli ingliskeelse versiooni leiate aadressilt (viiteks).

Kui soovite luua dokumente, mille sisu on küll sarnane, kuid millest igaüks sisaldab teatud kordumatut teavet, saate selleks kasutada kirjakoostet. Kirjakooste abil saate näiteks luua isikupärastatud märkmetega kohandatud publikatsioone või 100-le tähtsamale kliendile saadetavaid tooteteavitusi. Kõigi publikatsioonide tekst on ühesugune, kuid iga kliendi jaoks lisatakse eraldi nimi ja aadress.

Kirjakooste loomisel järgige tööpaanil Kirjakooste kuvatavaid juhiseid. Tööpaani Kirjakooste avamiseks uues või olemasolevas publikatsioonis klõpsake menüüd Tööriistad, valige käsk Postitused ja kataloogid ning klõpsake siis käsku Kirjakooste.

Selle artikli teemad

Looge või adressaatide loendi ühendamine

Publikatsiooni ettevalmistamine

Ühendatud publikatsiooni loomine

Kirjakooste tühistamine

Adressaatide loendi koostamine või sellega ühenduse loomine

Kirjakoosteks peate avama uue või olemasoleva publikatsiooni ja ühendama selle andmeallikaga. Andmeallikas on fail, mis sisaldab lisatavat kordumatut teavet. Andmefail võib sisaldada nimede ja aadresside loendit, tooteandmeid või pilte. Andmefail võib olla erinevas vormingus, sealhulgas:

  • Microsoft Office Outlooki kontaktiloend;

  • Microsoft Office Exceli töölehed;

  • Microsoft Office Wordi tabelid;

  • Microsoft Office Accessi andmebaasitabelid;

  • tekstifailid, kus veergude eraldamiseks on kasutatud tabeldusmärke või komasid ja ridade eraldajatena tagasijooksu.

Publikatsiooni saate ühendada olemasoleva loendi või andmeallikaga või luua uue adressaadiloendi. Kui soovite kasutada ainult loendi teatud kirjeid, saate loendit kindla kriteeriumi alusel filtreerida. Üksused saate sortida ka tähestikulisse järjestusse.

Märkus. : Kui soovite kirjakooste abil lisada publikatsiooni lehekülgedele pilte, peab andmeallikas sisaldama ühendatavate pildifailide nimesid või teesid. Ärge lisage andmeallikasse tegelikku pilti või kujundit.

Olemasoleva loendi kasutamine

  1. Klõpsake jaotises Adressaadiloendi loomine raadionuppu Kasuta olemasolevat loendit ja seejärel linki Edasi: adressaadiloendi koostamine või ühenduse loomine.

    Vaikimisi talletatakse Microsoft Publisheris andmeallikad kasutas Minu andmeallikad. Vajadusel peate andmeallika otsima sirvides.

  2. Klõpsake dialoogiboksis Andmeallika valimine soovitud andmeallikat.

  3. Klõpsake nuppu Ava.

    Sõltuvalt valitud andmeallika tüübist võidakse kuvada muid dialoogibokse, kuhu peate sisestama küsitud teabe.

    Kui teie andmeallikaks on näiteks Microsoft Office Exceli töövihik, mis sisaldab andmeid mitmel töölehel, peate valima enda soovitud teabega töölehe ja klõpsama seejärel nuppu OK.

Valimine Outlooki kontaktidest

  1. Klõpsake jaotises Adressaadiloendi loomine raadionuppu Vali Outlooki kontaktidest ja seejärel linki Edasi: adressaadiloendi koostamine või ühenduse loomine.

  2. Kui teil palutakse valida meiliprofiil, klõpsake soovitud profiili ja seejärel nuppu OK.

  3. Klõpsake dialoogiboksis Kontaktide valimine soovitud kontaktiloendit ja seejärel nuppu OK.

    Kõik kausta kontaktid kuvatakse dialoogiboksis Kirjakooste adressaadid, kus saate koostesse kaasatavate adressaatide loendit filtreerida ja sortida.

Uue loendi tippimine

Kui teil pole loendit, millega ühendus luua, saate koostada uue loendi.

  1. Klõpsake jaotises Adressaadiloendi loomine raadionuppu Tipin uue loendi ja seejärel linki Edasi: adressaadiloendi koostamine või ühenduse loomine.

  2. Tippige dialoogiboksi Uus aadressiloend vastavatele väljadele esimese kirje teave. Te ei pea täitma kõiki välju.

  3. Kui olete esimese kirje teabe sisestamise lõpetanud, klõpsake nuppu Uus kirje.

  4. Korrake toiminguid 2 ja 3, kuni olete kirjete sisestamise lõpetanud, ning klõpsake siis nuppu OK.

  5. Tippige dialoogiboksi Aadressiloendi salvestamine väljale Faili nimi aadressiloendi nimi ja valige kaust, kuhu soovite loendi salvestada.

    Vaikimisi salvestatakse Microsoft Publisheris aadressiloendid kausta Minu andmeallikad. Kõige mõistlikum ongi aadressiloend sinna salvestada, sest see on ühtlasi vaikekaust, kust Publisher andmeallikaid otsib.

    Kõik uue loendi kontaktid kuvatakse dialoogiboksis Kirjakooste adressaadid, kus saate koostesse kaasatavate adressaatide loendit filtreerida ja sortida.

Adressaatide valimine

Dialoogiboksis Kirjakooste adressaadid saate valida koostesse kaasatavad adressaadid. Märkige ruudud nende adressaatide kõrval, kelle soovite kaasata, ja tühjendage ruudud nende kõrval, kelle soovite välja jätta.

Kui soovite loendis kasutada üksnes teatud kirjeid, võite loendit mõne kindla välja või kriteeriumi alusel filtreerida. Pärast loendi filtreerimist saate kirjed märkeruute kasutades kas kaasata või välja jätta.

Üksuste loendi filtreerimine

  1. Klõpsake filtreeritava üksuse veerupäise kõrval asuvat noolt.

  2. Klõpsake ühte järgmistest.

    • (Tühjad) – kuvatakse kõik kirjed, mille aadressiväljad on tühjad.

    • (Mittetühjad) kuvab kõik kirjed, mille aadressiväljad sisaldavad andmeid.

    • (Täpsemalt) – avatakse dialoogiboks Filtreerimine ja sortimine, mille abil saate filtreerida mitme sortimiskriteeriumi alusel. Dialoogiboksi Filtreerimine ja sortimine avamiseks võite klõpsata ka dialoogiboksi Kirjakooste adressaadid jaotises Piiritle adressaadiloendit nuppu Filter.

      Näpunäide. : Kui teie andmeallikas sisaldab ühesugust teavet jagavaid kirjeid ning kui veerus on kuni kümme kordumatut väärtust, saate filtreerida ka kindla teabe järgi. Kui loendis on näiteks mitu aadressi, mille riik/regioon on Austraalia, saate filtreerida väärtuse Austraalia järgi.

      Dialoogiboksis Kirjakooste adressaadid kuvatakse ainult määratud kirjed. Kõigi kirjete uuesti kuvamiseks klõpsake nuppu (Kõik).

Kui soovite, et üksused kuvataks tähestikulises järjestuses, saate loendiüksusi sortida.

Loendiüksuste sortimine

  • Klõpsake dialoogiboksis Kirjakooste adressaadid selle üksuse veerupäist, mille alusel soovite sortida.

    Kui soovite näiteks loendi kuvada tähestikulises järjestuses perekonnanimede järgi, siis klõpsake veerupäist Perekonnanimi.

  • Kõigi üksuste kiireks märkimiseks või tühjendamiseks märkige või tühjendage märkeruudu veerupäis.

  • Mitme kriteeriumi alusel sortimiseks klõpsake dialoogiboksi Filtreerimine ja sortimine jaotises Piiritle adressaadiloendit nuppu Sordi. Valige dialoogiboksis Filtreerimine ja sortimine sortimisalus.

Tööpaanile Kirjakooste naasmiseks klõpsake nuppu OK.

Lehe algusse

Publikatsiooni ettevalmistamine

Kirjakooste puhul luuakse dokument, mis sisaldab igal eksemplaril kasutatavat ühist teavet ja kohatäiteid, kuhu saate sisestada iga eksemplari kordumatu teabe. Pärast publikatsiooni loomist lisage tekst, mille soovite kuvada koostepublikatsiooni igal eksemplaril (nt tervitusväljend), ja kohatäited kordumatu teabe (nt aadressid) sisestamiseks.

Selleks lisage tekstiväli (kui te pole seda veel teinud), tippige tekst, mille soovite koostepublikatsiooni igal eksemplaril kuvada, ja lisage seejärel kohatäited kordumatu teabe jaoks.

Tekstivälja lisamine

  1. Klõpsake tööriistaribal objektidTekstivälja Nupu pilt .

  2. Viige kursor publikatsioonis tekstivälja ühe nurga soovitud asukohta ja lohistage diagonaalselt seni, kuni tekstiväli on soovitud suurusega.

Kõigil eksemplaridel kuvatava teksti sisestamine

  • Klõpsake tekstivälja ja tippige tekst, mille soovite kuvada kõigil koostepublikatsiooni eksemplaridel.

Andmeväljade lisamine publikatsiooni

  1. Klõpsake koostepublikatsioonis tekstivälja, kuhu soovite lisada andmeväli.

  2. Lisage mõni järgmistest.

    Aadressiplokk nime, aadressi ja muu teabega

    1. Klõpsake tööpaani Kirjakooste (Toiming 2: Publikatsiooni ettevalmistamine) jaotises Veel võimalusi käsku Aadressiplokk.

    2. Klõpsake dialoogiboksis Aadressiploki lisamine aadressi kaasatavaid elemente ja klõpsake seejärel nuppu OK.

      Märkus. : Kui andmeallika andmeväli nimed ei vasta nende väljade nimedele, mida Publisher kasutab aadressiploki loomiseks, peate dialoogiboksis Aadressiploki lisamine klõpsama nuppu Väljade vastavus. Valige dialoogiboksi Väljade vastavus ripploendist Publisheri väljadele vastavad andmeallika väljad.

    Tervitusväljend

    1. Klõpsake tööpaani Kirjakooste (Toiming 2: publikatsiooni ettevalmistamine) jaotises Veel üksusi käsku Tervitusväljend.

    2. Valige dialoogiboksis Tervitusväljend tervitust, nimevormingut ja sellele järgnevat kirjavahemärki sisaldav tervitusväljendi vorming.

    3. Valige tekst, mida soovite kuvada juhul, kui Publisher ei suuda adressaadi nime tõlgendada (nt kui andmeallikas ei sisalda adressaadi ees- ega perekonnanime, vaid ainult ettevõtte nime).

    4. Klõpsake nuppu OK.

      Märkus. : Kui andmeallika andmeväljade nimed ei vasta nende väljade nimedele, mida Publisher kasutab tervitusväljendi loomiseks, peate dialoogiboksis Tervitusväljend klõpsama nuppu Väljade vastavus. Valige dialoogiboksi Väljade vastavus ripploendist Publisheri väljadele vastavad andmeallika väljad.

    Aadressiväljad

    1. Klõpsake tööpaani Kirjakooste (Toiming 2: publikatsiooni ettevalmistamine) jaotises Veel üksusi käsku Aadress.

    2. Klõpsake dialoogiboksis Aadressivälja lisamine iga kaasatavat aadressielementi.

      Märkus. : Kui andmeallika andmeväljade nimed ei vasta nende väljade nimedele, mida Publisher kasutab aadressivälja loomiseks, peate dialoogiboksis Aadressivälja lisamine klõpsama nuppu Väljade vastavus. Valige dialoogiboksi Väljade vastavus ripploendist Publisheri väljadele vastavad andmeallika väljad.

    Muude väljade teavet

    Lohistage tööpaani Kirjakooste (Toiming 2: publikatsiooni ettevalmistamine) jaotise Publikatsiooni ettevalmistamine loendiboksis lisatav väli selle jaoks loodud tekstiväljale.

Andmeväljade vormindamine

Soovi korral saate ühendatud andmete ilme muutmiseks rakendada andmeväljadele ja mis tahes muule lisatud tekstile (nt tervitusväljend Tere või pöördumine Lugupeetud...) erinevaid vorminguid. Koosteandmete vormindamiseks peate vormindama koostepublikatsiooni andmevälju.

  1. Valige koostepublikatsioonis vormindatavat teavet sisaldav väli.

  2. Klõpsake menüü Vorming käsku Font ja valige soovitud suvandid.

Publikatsiooni andmeväljadel oleva adressaaditeabe eelvaate kuvamine

Nüüd saate vaadata, kuidas loodud publikatsioon koos ühendatud väljadel oleva teabega välja näeb.

  1. Publikatsiooni eelvaate kuvamiseks tehke ühte järgmistest.

    • Kirjete järjestuses eelvaate kuvamiseks klõpsake navigeerimisribal nuppe Nupud edasi Nupp Tagasi näha, kuidas ühendatud publikatsiooni kuvatakse iga kirje.

      Koosteväljad asustatakse andmeallika esimese kirje teabega. Publikatsioonis ei saa andmeallikakirjeid redigeerida, küll aga saate andmevälju vormindada, teisaldada või kustutada.

    • Andmeallika kindla kirje otsimiseks ja selle eelvaate kuvamiseks klõpsake nuppu Otsi adressaat ja sisestage dialoogiboksi Kirje otsimine otsingukriteeriumid.

  2. Vajadusel muutke adressaadiloendit. Tehke ühte järgmistest.

    • Mõne kindla adressaadi koostest välistamiseks klõpsake nuppu Välista see adressaat.

    • Adressaadiloendi muutmiseks klõpsake nuppu Redigeeri adressaadiloendit ja tehke dialoogiboksis Kirjakooste adressaadid soovitud muudatused.

  3. Pärast koostepublikatsiooni loomist ja kõigi koosteväljade lisamist klõpsake menüü Fail käsku Salvesta nimega. Tippige väljale Faili nimi publikatsiooni nimi ja klõpsake nuppu Salvesta.

  4. Klõpsake nuppu Edasi: ühendatud publikatsioonide loomine.

Lehe algusse

Koostepublikatsiooni loomine

Tööpaani Kirjakooste jaotises Ühendatud publikatsioonide loomine saate teha ühte järgmistest:

  • printida koostepublikatsiooni (nt postitamiseks);

  • kuvada koostepublikatsiooni eelvaate (vaadata enne printimist publikatsiooni väljanägemist ja kõrvaldada võimalikud probleemid);

  • salvestada koostepublikatsiooni edaspidiseks kasutamiseks;

  • lisada ühendatud lehed mõnele muule publikatsioonile.

Koostepublikatsiooni eelvaate kuvamine

  • Klõpsake nuppu Prindi eelvaade.

Koostepublikatsiooni printimine

  1. Klõpsake nuppu Prindi.

  2. Valige dialoogiboksis Printimine soovitud suvandid ja klõpsake seejärel nuppu OK.

    NB! : Koosteandmete erinevaid printimiseks – näiteks erinevad nimed ja aadressid – iga paberilehele, klõpsake jaotises Printimissuvandidmitu lehekülge lehel . Kui valite mitu eksemplari lehel, sisaldab iga paberilehe mitme eksemplari samad andmed.

    Dialoogiboks, kus mitu lehekülge lehel suvandi printimine

Koostepublikatsiooni salvestamine edaspidiseks kasutamiseks

Kui soovite ühendatud lehekülgi redigeerida, edaspidiseks kasutamiseks salvestada või neid hiljem printida, saate koguda ja salvestada kõik lehed ühendatud ühte ühendatud uus tegelikke andmeid sisaldava publikatsiooni – näiteks nimed ja aadressid – koosteväljade asemel.

  1. Klõpsake nuppu Ühenda uude publikatsiooni.

    Publisher loob ühendatud lehtedega uue publikatsiooni.

  2. Klõpsake uues publikatsioonis tööpaanil Kirjakooste nuppu Salvesta publikatsioon. Tippige väljale Faili nimi uue publikatsiooni nimi ja klõpsake nuppu Salvesta.

Ühendatud lehtede lisamine olemasolevale publikatsioonile

Kui soovite ühendatud lehed lisada mõne olemasoleva publikatsiooni lõppu, kontrollige, kas koostepublikatsiooni ja olemasoleva publikatsiooni järgmised väärtused on vastavuses.

  • Lehe suurus (kõrgus ja laius)

  • Lehe vaade (ühe- või kaheleheküljeline paigutus)

  • Publikatsiooni tüüp (veeb või printimine)

  • Leheküljejärjestus (vasakult paremale või paremalt vasakule)

Publisher lisab ühendatud leheküljed uude või olemasolevasse publikatsiooni, kuid avatud publikatsiooni lehekülgi lisada ei saa. Kui publikatsioon, millega soovite leheküljed ühendada, on avatud, salvestage ja sulgege see enne kooste lõpuleviimist.

  1. Klõpsake nuppu Lisa olemasolevale publikatsioonile.

  2. Määrake dialoogiboksis Publikatsiooni avamine publikatsioon, millele soovite ühendatud leheküljed lisada, ja klõpsake siis nuppu Ava.

    Publisher lisab ühendatud leheküljed olemasolevale publikatsioonile.

  3. Värskenduste salvestamiseks klõpsake olemasolevas publikatsioonis tööpaanil Kirjakooste nuppu Salvesta publikatsioon.

Koostepublikatsiooni salvestamine

Kui salvestate ka publikatsiooni, mis sisaldab koosteväljade, minge tagasi ja redigeerida koosteväljade ja uue ühendatud publikatsiooni, mis sisaldab koosteväljade uus või värskendatud adressaatide loendi loomine. Kirjakooste publikatsiooni salvestamiseks tehke järgmist.

  1. Kindlasti, et olete kirjakoostet publikatsiooni.

  2. Klõpsake menüü Fail käsku Salvesta.

  3. Pange kirjakooste publikatsiooni nimi ja klõpsake siis nuppu Salvesta.

Lehe algusse

Kooste tühistamine

Soovi korral saate koostepublikatsiooni või kataloogikoostemalli ja andmeallikas ühenduse katkestamiseks kooste tühistada.

  1. Valige menüü Tööriistad käsk Postitused ja kataloogid ning klõpsake käsku Loobu koostamisest.

  2. Kui küsitakse, kas soovite kooste tühistada, klõpsake nuppu Jah.

Publikatsiooni ja andmeallika ühendus katkestatakse.

Märkus. : Kirjakooste tühistamisel teisendatakse kõik väljad (v.a aadressiväljad, tervitusread ja aadressiplokid) tavatekstiks.

Lehe algusse

Märkus. : Masintõlke lahtiütlus. Selle artikli tõlkis arvutisüsteem ilma inimese sekkumiseta. Microsoft pakub selliseid masintõlkeid, et inglise keelt mittekõnelevad kasutajad saaksid vaadata sisu Microsofti toodete, teenuste ja tehnoloogiate kohta. Kuna artikkel on masintõlgitud, võib see sisaldada sõnavara-, süntaksi- või grammatikavigu.

Täiendage oma oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×