Kirjakooste Exceli arvutustabeli abil

Kirjakooste Exceli arvutustabeli abil

Kirjakooste abil saab luua korraga mitu dokumenti. Nendes dokumentides on identne paigutus, vorming, tekst ja graafika. Ainult teatud osad dokumendist erinevad ja on isikupärastatud. Word saab kirjakoostena luua hulgi näiteks silte, kirju, ümbrikke ja meilisõnumeid. Kirjakooste hõlmab kolme dokumenti:

  • põhidokument,

  • andmeallikas,

  • ühendatud dokument.

Lisateavet selle kohta, kuidas kasutada Exceli andmeid kirjakoosteks, leiate järgmisest videost, mis on osa koolituskursusest Kirjakooste viimine uuele tasemele.

1. toiming: Excelis andmete ettevalmistamine kirjakoosteks

Kõige olulisem samm on andmete häälestamine ja ettevalmistamine. Exceli arvutustabel on adressaadiloendi allikas.

Siit leiate näpunäiteid andmete kirjakoosteks ettevalmistamise kohta. Kontrollige järgmist.

  • Arvutustabeli veerunimed vastavad kirjakoostesse lisatavatele väljanimedele. Näiteks kui soovite lugejaid eesnimega kõnetada, tuleb teil eraldada ees- ja perekonnanimede veerud.

  • Kõik ühendatavad andmed on teie arvutustabeli esimesel lehel.

  • Protsente, valuutasid või sihtnumbreid sisaldavad kirjed on arvutustabelis õigesti vormindatud, et Word saaks nende väärtusi lugeda.

  • Kirjakoosteks kasutatav Exceli arvutustabel on salvestatud kohalikku seadmesse.

  • Kõik muudatused või täiendused on arvutustabelis tehtud enne, kui see Wordis kirjakoostedokumendiga ühendatakse.

Märkused: 

  • Saate oma Exceli arvutustabelist andmete importimiseks importida komaeraldusega väärtuste faili (.csv) või tekstifaili (.txt) ja kasutada uue arvutustabeli loomiseks tekstiimpordiviisardit.

  • Lisateavet leiate artiklist Exceli andmeallika ettevalmistamine Wordi kirjakoosteks.

2. toiming: kirjakooste alustamine

  1. Valige Wordis Fail > Uus > Tühi dokument.

  2. Valige menüü Postitused jaotises Kirjakooste alustamine nupp Alusta kirjakoostet ja seejärel valige soovitud kirjakoostetüüp.

    Kuvatõmmis Wordi vahekaardist Postitused, kus on kuvatud käsk Alusta kirjakoostet ja loend võimalikest kirjakooste tüüpide valikutest.

  3. Klõpsake nuppu Vali adressaadid ja seejärel käsku Kasuta olemasolevat loendit.

    Kuvatõmmis Wordi meüüst „Postitused“, kus on klõpsatud nuppu „Vali adressaadid“, mille alt on valitud säte „Kasuta olemasolevat loendit“.

  4. Liikuge sirvides oma Exceli arvutustabelini ja valige Ava.

  5. Kui Word teilt küsib, valige Leht1$ > OK.

    Märkus.: Nüüd on Exceli arvutustabel ühendatud kirjakoostedokumendiga, mida Wordis loote.


Postitusloendi redigeerimine

Saate piirata teie meilisõnumi adressaatide loendit.

  1. Valige Redigeeri adressaadiloendit.

    Kuvatõmmis Wordi vahekaardist Postitused, kus on esile tõstetud nupp Redigeeri adressaadiloendit.

  2. Tühjendage dialoogiboksis Kirjakooste adressaadid ruut iga inimese juures, kellele te ei soovi seda meilisõnumit saata.

    Ridade valimine ruudu märkimise teel

    Märkus.: Nimede ja aadresside leidmise hõlbustamiseks saate loendit ka filtreerida. Lisateavet üksuste sortimise ja filtreerimise kohta leiate teemast Andmete sortimine ja filtreerimine kirjakooste jaoks.

3. toiming. koostevälja lisamine

Saate lisada ühe või mitu kirjakoostevälja, mille andmed hangitakse teie arvutustabelist.

Aadressiploki lisamiseks ümbriku, sildi, meilisõnumi või kirja jaoks tehke järgmist.

  1. Valige vahekaardil Postitused jaotises Väljade täitmine ja lisamine jaotis Aadressiplokk.

    Aadressiploki koostevälja lisamine

  2. Valige dialoogiboksis Aadressiploki lisamine adressaadi nime vorming, nagu see ümbrikul kuvatakse.

    Aadressiploki suvandid

  3. Valige OK.

  4. Klõpsake menüüs Fail käsku Salvesta.

Meilisõnumisse või kirjale tervitusväljendi lisamiseks tehke järgmist.

  1. Valige menüü Postitused jaotises Väljade täitmine ja lisamine valik Tervitusväljend.

    Kuvatõmmis Wordi vahekaardist Postitused, kus on esile tõstetud käsk Tervitusrida.

  2. Tehke dialoogiboksis Tervitusväljendi lisamine järgmist.

    • Vajaduse korral muutke jaotises Tervitusväljend pöördumisfraasi (vaikimisi on see Lugupeetud), adressaadi nime vormingut ja rea lõpus olevat kirjavahemärki (vaikimisi koma).

      ja

    • Valige väljal Tervitusväljend vigase adressaadinime korral variant tervituste loendist.

  3. Valige OK.

  4. Klõpsake menüüs Fail käsku Salvesta.

Andmete lisamiseks arvutustabelist meilisõnumisse või kirja tehke järgmist.

  1. Valige menüü Postitused jaotises Kirjutamine ja väljade lisamine nupp Lisa koosteväli.

  2. Valige dialoogiboksi Koostevälja lisamine jaotises Väljad välja nimi (arvutustabeli veeru nimi) ja seejärel valige Lisa.

  3. Korrake 2. toimingut vastavalt vajadusele ja valige Sule, kui olete valmis.

  4. Klõpsake menüüs Fail käsku Salvesta.

Lisateavet arvutustabelist koostedokumenti väljade lisamise kohta leiate teemast Kirjakoosteväljade lisamine. Lisateavet meilisõnumi koostamise võimaluste kohta leiate teemast Meilikooste Wordis.

4. toiming: kirjakooste eelvaade ja lõpuleviimine

Pärast soovitud koosteväljade lisamist saate tulemuse üle vaadata ja kontrollida, et kõik on õige. Seejärel olete valmis kooste lõpule viima.

  1. Valige vahekaardil Postitused nupp Tulemuste eelvaade.

    Kuvatõmmis Wordi vahekaardist Postitused, kus on esile tõstetud rühm Tulemuste eelvaade.

  2. Andmeallika kirjete sirvimiseks ja kirjete dokumendis kuvamise eelvaate vaatamiseks valige kirjete juures nupp Järgmine Järgmise kirje nupp kirjakooste tulemuste eelvaate kuvamiseks või Eelmine Eelmise kirje nupp kirjakooste tulemuste eelvaate kuvamiseks .

  3. Valige jaotises Lõpuleviimine nupp Vii kooste lõpule ja seejärel valige Prindi dokumendid või Meilisõnumite saatmine.

    Kuvatõmmis Wordi vahekaardist Postitused, kus on esile tõstetud käsk Vii kooste lõpule ning selle käsuga seotud valikud.

5. toiming: kirjakoostedokumendi salvestamine

Kirjakoostedokumendi salvestamisel jääb see seotuks andmeallikaga. Saate kirjakoostedokumenti oma järgmise hulgipostituse jaoks uuesti kasutada.

  • Avage kirjakoostedokument. Vastake Word küsimusele, kas soovite ühenduse säilitada, Jah.

Vaata ka

Täiendage Office'i kasutamise oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×