Kirjade hulgipostituse jaoks isikupärastamine kirjakooste abil

Kirjade hulgipostituse jaoks isikupärastamine kirjakooste abil

Meililistis olevatele inimestele hulgipostitusi saates saab kasutada kirjakoostet, et luua isikupärastatud kirjade pakk. Kõikidel loodud kirjadel on identne paigutus, vorming, tekst ja graafika. Ainult kirja teatud osad on erinevad ja isikupärastatud.

Kirjakooste abil kirjade loomine ja printimine hõlmab kolme faili.

  • Teie põhidokument
    Selles dokumendis on tekst ja graafika (nt logo või pilt), mis jääb ühendatud dokumendi kõikides versioonides samaks. Identne sisu on näiteks kirja põhiosa.

  • Postitusloend
    See on andmeallikas, mille põhjal lisatakse kirja andmed. Näiteks postitusloend sisaldab isikute nimesid ja põhidokumendis on tekst, mis nendele isikutele saadetakse.

  • Ühendatud dokument
    See dokument on kombinatsioon põhidokumendist ja postitusloendist. Kirjakooste toob postitusloendist andmed, lisab need põhidokumenti ja selle tulemuseks on iga inimese jaoks isikupärastatud kiri.

Lisateavet selle kohta, kuidas kirjakooste meilisõnumite puhul töötab, leiate järgmisest videost, mis on osa koolituskursusest.

Teie brauser ei toeta videot. Installige Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player või Internet Explorer 9.

1. juhis: põhidokumendi ettevalmistamine

Enne kirjakooste alustamist valmistage kiri ette. Kui soovite inimesi teavitada näiteks eelseisvast sündmusest, lisage sündmuse nimi, kuupäev, kellaaeg ja toimumiskoht. Need andmed on olulised kõikidele adressaatidele.

  1. Klõpsake menüü Postitused jaotises Kirjakooste alustamine nuppu Alusta kirjakoostet ja seejärel valikut Kirjad.

    Klõpsake Wordi menüüs postitused nuppu Alusta kirjakoostet ja seejärel tehke soovitud valik.

  2. Tippige Wordis kirja sisu (allpool on näide), mille soovite kõigile saata.

    Wordis koostatud kirjakoosteks kasutatav näidiskiri bel-ile.

2. juhis: postitusloendi häälestamine

Postitusloend on teie andmeallikas. See võib olla Exceli arvutustabel, Outlooki kontaktide kataloog, Accessi andmebaas või Office‘i aadressiloend. See sisaldab kirjeid, mille alusel Word hangib kirja koostamiseks vajalikud andmed.

Näpunäited

  • Kui teil pole postitusloendit, saate selle kirjakooste käigus luua. Enne kirjakooste alustamist koguge kokku kõik oma andmekirjed ja lisage need andmeallikasse.

  • Kui kasutate Exceli arvutustabelit, veenduge, et sihtnumbreid sisaldavad veerud oleks vormindatud tekstina, sest nii ei lähe ükski null kaduma.

  • Kui kasutate oma Outlooki kontakte, veenduge, et Outlook oleks teie vaikemeilirakendus.

3. juhis: põhidokumendi linkimine postitusloendiga

Nüüd on aeg avada postitusloendi andmeallikas ja linkida see kirjaga.

  1. Valige vahekaardil Postitused jaotises Alusta kirjakoostet nupp Vali adressaadid ja seejärel tehke oma valik.

    Valige Wordi kirjakooste kaardi Postitused rühmas Alusta koostet käsk Vali adressaadid ja seejärel valik Sisesta uus loend.

  2. Tehke ühte järgmistest.

    • Kui teil pole postitusloendit, valige Tipin uue loendi ja looge see.

      või

    • Kui teie postitusloend on Exceli arvutustabel, Accessi andmebaas või mõnda muud tüüpi andmefail, valige Kasutan olemasolevat loendit. Seejärel liikuge loendini ja valige Ava.

      või

    • Kui kasutate Outlooki kontakte, klõpsake käsku Vali Outlooki kontaktidest.

  3. Valige Fail > Salvesta nimega.

  4. Tippige väljale Faili nimifaili nimi ja valige Salvesta.


Adressaadiloendi redigeerimine

Kui loote ja prindite kirja kõigi loendis olevate isikute jaoks, jätkake 4. juhisega: isikupärastatud sisu lisamine kirja. Kui soovite saata kirja näiteks korraldatava sündmuse toimumispaigast kuni 20 km raadiuses elavatele inimestele, saate loendi piiritlemiseks seda sihtnumbri alusel filtreerida.

  1. Valige Redigeeri adressaadiloendit.

    Valige Wordi kirjakooste kaardi Postitused rühmas Alusta koostet käsk Muuda adressaate ja seejärel valik Sisesta uus loend.

  2. Märkige dialoogiboksis Kirjakooste adressaadid ruut iga inimese juures, kellele soovite meilisõnumi saata.

    Ridade valimine ruudu märkimise teel

Dialoogiboksis Kirjakooste adressaadid on valikud adressaatide loendi piiritlemiseks. Kaks sagedamini kasutatavat varianti on loendi sortimine ja filtreerimine, et nimede ja aadresside leidmist hõlbustada.

Valige Wordi kirjakooste dokumendi dialoogiboksi Kirjakooste adressaadid menüüs  Adressaadiloendi piiritlemine käsk Muuda adressaate.

Lisateavet leiate teemast Andmete sortimine ja filtreerimine kirjakooste jaoks.

4. juhis: isikupärastatud sisu lisamine kirja

Lisage see sisu, mis on iga adressaadi jaoks erinev (nt saaja nimi ja aadress). Nende üksikasjad lisamisel on heaks tavaks sisestada põhidokumenti koosteväljad.

  1. Valige vahekaardil Postitused jaotises Väljade täitmine ja lisamine jaotis Aadressiplokk.

    Valige Wordi kirjakooste menüü jaotise Postitused rühmas Väljade täitmine ja lisamine jaotis Aadressiplokk.

  2. Valige dialoogiboksis Aadressiploki lisamine adressaadi nime vorming, nagu see kirjas kuvatakse.

    Aadressiploki suvandid

  3. Valige OK.

    Märkus. : Kui soovite vaadata, kuidas aadress kirjas välja näeb, valige jaotises Eelvaade nupp Tulemuste eelvaade. Andmeallikas kirjete sirvimiseks klõpsake nuppu Järgmine Järgmise kirje nupp kirjakooste tulemuste eelvaate kuvamiseks või Eelmine Eelmise kirje nupp kirjakooste tulemuste eelvaate kuvamiseks .

  4. Valige jaotises Kirjutamine ja lisamine nupp Tervitusväljend.

    Valige Wordi kirjakooste menüü jaotise Postitused rühmas Väljade täitmine ja lisamine jaotis Tervitusväljend.

  5. Valige dialoogiboksis Tervitusväljendi lisamine soovitud vorming.

  6. Koostevälja kirja lisamiseks valige OK.

  7. Kirjakoosteks loodava kirja salvestada valige File > Salvesta.

    Wordi Kirjakooste mooduliga loodud näidiskiri, millel on nähtavad väljad „aadressiplokk“ ja „tervitusväljend“.

Juhised postitusloendist muu kohandatud teabe lisamiseks leiate teemast Kirjakoosteväljade lisamine ükshaaval.


Koosteväljade nimede kontrollimine

Veenduge, et Word saaks tuvastada postitusloendis olevad nimed ja aadressid.

  1. Valige vahekaardil Postitused jaotises Väljade täitmine ja lisamine jaotis Väljade vastavus.

    Näpunäide. : Koosteväljad saab avada ka dialoogiboksis Aadressiploki lisamine, mida kasutasite põhidokumenti aadressiploki lisamiseks.

  2. Veenduge dialoogiboksis Väljade vastavus, et loetletud kirjeväljad vastaksid postitusloendi andmeallika kirjete veerupäistele.

    Dialoogiboks Väljade vastavus

    Märkus. : Dialoogiboksis on kaks veergu. Vasakus veerus on loetletud näiteks ettevõtte kirjete hulgas ühtivad nimed. Paremas veerus on selle ühtiva veeru välja nimi, mis on vastendatud andmeallika faili veerupäisega.

  3. Tehke ühte järgmistest.

    • Kui väljanimed ühtivad veerupäistega, mida kasutasite oma postitusloendi andmeallika kirjetes, ei pea te midagi tegema.

      või

    • Kui välja nimi peaks vastama andmeallika veerupäisele, aga selle asemel kuvatakse (vaste puudub), valige ripploendi nool ja valige oma postitusloendi andmeallikas kasutatav väljanimi. Vajadusel korrake.

  4. Valige OK.


Kirjakoosteväljade vormindamine

Ühendatud sisu fondi, suuruse või vahede muutmiseks valige koostevälja nimi ja tehke soovitud muudatused.

  1. Vahekaardil Postitused valige Tulemuste eelvaade ja seejärel valige Tulemuste eelvaade, et kirjas ühendatud tulemuste asemel uuesti koosteväljad kuvada.

    Wordi menüü Postitused jaotis Tulemite eelvaade.

  2. Valige koostevälja nimi.

    Valitud aadressiploki väli

  3. Valige menüüs Avaleht font ja fondi suurus, mida soovite kasutada.

    Valige Wordi menüü Avaleht jaotises Font soovitud font ja fondi suurus.

  4. Valige vahekaardil Lehe paigutus (Word 2013) või Paigutus (Word 2016) soovitud lõiguvahe.

    Määrake Wordi menüü Paigutus jaotises Lõik soovitud reavahe.

    Märkus. : Kuna Word kohtleb iga aadressiploki rida lõiguna, on soovitatav reasammu vähendada.

5. juhis: kirjade eelvaate kuvamine ja printimine

  1. Valige Tulemuste eelvaade ja seejärel klõpsake nuppu Järgmine Järgmise kirje nupp kirjakooste tulemuste eelvaate kuvamiseks või Eelmine Eelmise kirje nupp kirjakooste tulemuste eelvaate kuvamiseks , veendumaks, et kirja sisus olevad nimed ja aadressid oleks õiged.

    Näpunäide. :  Loendi algusesse minemiseks valige nupp Esimene Esimese kirje nupp kirjakooste tulemuste eelvaate kuvamiseks ja loendi lõppu minemiseks valige nupp Viimane Viimase kirje nupp kirjakooste tulemuste eelvaate kuvamiseks .

  2. Valige Vii lõpule ja ühenda > Prindi dokumendid.

    Valige Wordi kirjakooste menüü Postitused jaotises Lõpeta käsk Vii kooste lõpule ja seejärel tehke valik.

6. juhis: isikupärastatud kirja salvestamine

Kirjakoostedokumendi salvestamisel jääb see postitusloendiga ühendatuks, nii et saate seda järgmine kord hulgipostitamisel kasutada.


Kirjakoostedokumendi uuesti kasutamiseks tehke järgmist.

  • Avage kirjakoostedokument ja valige Jah, kui Word küsib teilt ühenduse säilitamise kohta.


Kirjakoostedokumendis aadresside muutmiseks tehke järgmist.

  • Avage kirjakoostedokument ja valige Redigeeri adressaadiloendit, et aadresse sortida, filtreerida ja valida.

Lisateave

Täiendage oma oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×