Kas dokumendid tuleks salvestada teenusesse OneDrive for Business või meeskonnatöö saidile?

Kas dokumendid tuleks salvestada teenusesse OneDrive for Business või meeskonnatöö saidile?

Tundub, et kõige mugavam on salvestada kõik dokumendid teenusesse OneDrive for Business. Teie OneDrive for Businessi teegi link on lehe ülaservas alati kättesaadav, et saaksite selle abil dokumente üles laadida või OneDrive for Businessis uue dokumendi luua. Peaksite siiski läbi mõtlema, kes teenusesse OneDrive for Business salvestatavatele dokumentidele juurde pääsevad. Kui dokumenti kasutatakse projektialaseks koostööks, võib olla mõistlikum salvestada see meeskonnatöö saidile.

Mis vahe on OneDrive for Businessil ja SharePointi veebirakendusel?

OneDrive for Business võimaldab faile arvutist pilvteenusesse salvestada, et pääseksite neile igast seadmest juurde ja saaksite neid teistega jagada. Office 365 või SharePoint Serveri osana võimaldab OneDrive for Business faile kõikjal värskendada ja ühiskasutusse anda ning teistega samal ajal Office‘i dokumentides töötada.

SharePointi meeskonnatöö sait on koht, kus kasutajad saavad üheskoos failide ja dokumentidega töötada ning teistega oma ideid jagada. Selle häälestus soodustab igati meeskonnaliikmetevahelist suhtlust. SharePointis on kasutajate käsutuses dokumenditeegid, ülesandeloendid, kalendrid, töövood, vikilehed ja muud funktsioonid, mis aitavad meeskonnaliikmetel suhelda ja koostööd teha.

Nii OneDrive for Businessis kui ka SharePointi meeskonnatöö saidil talletatakse failid pilvteenuses. Saate nii OneDrive for Businessi kui ka SharePointi sünkroonida oma arvutiga. Lisateavet leiate teemast OneDrive for Businessi failide sünkroonimine arvutiga või SharePointi failide sünkroonimine arvutiga (inglise keeles).

Millal salvestada dokumendid teenusesse OneDrive for Business

  • Te ei kavatse neid anda ühiskasutusse.
    Teenusesse OneDrive for Business salvestatavad dokumendid on nii kaua privaatsed, kuni annate need ühiskasutusse. Seepärast sobib OneDrive for Business kõige paremini dokumentide mustandite või isiklike dokumentide jaoks, mida teistel pole vaja näha.

  • Te kavatsete anda faile ühiskasutusse ükshaaval ja piiratud mahus või lühikeseks ajaks.
    Näiteks kirjutate blogipostitust, mis ei ole ühegi projektiga otseselt seotud, ja soovite, et mõned töökaaslased selle enne postitamist üle vaataks. Sel juhul kasutavad teie töökaaslased seda dokumenti tõenäoliselt ainult korra ega vaja täiendavat teavet selle asukoha ega konteksti kohta. Nad vajavad ainult dokumendi linki ja redigeerimisluba.

  • Te ei saa tuvastada, millisele olemasolevale meeskonnatöö veebisaidile dokument kuulub, ja te pole kindel, et dokumendist saab luua uue eksemplari.

Millal salvestada dokumendid meeskonnatöö saidi teeki

  • Soovite, et meeskonnaliikmed teaksid, et dokument on poolelioleva projekti jaoks oluline.

  • Soovite omaniku- ja kasutusõigused anda suuremale kasutajarühmale. Kui dokument on projekti õnnestumise jaoks oluline, on mõistlik, et saidil toimuvat tegevust saaks lisaks teile juhtida ka teised inimesed.

  • Soovite teistele õigusi anda saidipõhiselt, mitte üksikute dokumentide põhiselt. Kui kasutajatel on juurdepääs meeskonnatöö saidile, pääsevad nad juurde ka saidil talletatavatele dokumentidele.

  • Muud projektialased dokumendid on meeskonnatöö veebisaidi teeki juba salvestatud ning kolleegid eeldavad, et ka uued dokumendid lisatakse sinna.

  • Soovite luua sissemöllimise töövoo, millega määratakse dokument kellelegi teisele.

Kui teil on väikeettevõte, tasub häälestada failide talletamine ja ühiskasutus nii, et OneDrive for Businessit ja Office 365 meeskonnatöö saiti kasutatakse koos. Vaadake seda õpetust meeskonnatöö saidi kohandamise kohta. Siit leiate juhised ka selle kohta, kuidas meeskonnatöö sait esile tõsta, et meeskonnaliikmed saaksid kiiresti liikuda OneDrive for Businessi kausta ja Office 365 meeskonnatöö saidi vahel.

Dokumentide teisaldamine teenusest OneDrive for Business meeskonnatöö saitidele

Aeg-ajalt muutub mõne dokumendi sisu tähtsaks ja saab projekti jaoks oluliseks. Sel juhul võiks kopeerida faile OneDrive for Businessist meeskonnatöö saidile.

Dokumentide teenusest OneDrive for Business teisaldamise tõrkeotsing

Kui soovite dokumente teisaldada teenusest OneDrive for Business meeskonnatöö saidi teeki, peaksite silmas pidama järgmist.

  • Failide kopeerimise või teisaldamise juhised võivad erineda OneDrive for Businessi ja SharePointi versioonide vahel. Lisateabe saamiseks lugege artiklit Kausta, faili või lingi teisaldamine või kopeerimine dokumenditeegis.

  • Algdokumendile suunavad hüperlingid ei tööta enam, kuna olete dokumendi teenusest OneDrive for Business kustutanud. Peaksite meeskonnatöö saidile teisaldatud dokumendi ühiskasutusse andma, et teised saaksid kasutada värskendatud ja toimivat linki.

  • Kui inimesed jälgisid algdokumenti, ei tööta selle dokumendi lingid nende uudistekanalis. Ühenduse taastamiseks peavad inimesed dokumenti jälgima selle uues asukohas.

  • Soovi korral võite OneDrive for Businessis oleva algdokumendi asendada dokumendiga, mis sisaldab uue faili linki ja teavet uue asukoha kohta.

Täiendage oma oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×