Kalendri haldamine Excel 2016 kalendri ülevaate malliga

NB! :  See artikkel on masintõlgitud, vaadake lahtiütlust. Selle artikli ingliskeelse versiooni leiate aadressilt (viiteks).

Excel 2016 mall Kalendri ülevaade aitab teil oma kalendri kohta saada ulatuslikku, sisukat ja kohandatavat teavet. Mall toob esile selle, kui palju aega teil kulub koosolekutel, kellega saate kokku kõige sagedamini (ja keda ignoreerite), millisel kellaajal te enamasti inimestega kohtute ja veel palju muud.

Malli Kalendri ülevaade kasutamisel kuvatakse teie kalender omamoodi armatuurlauana, kus saate teile huvi pakkuvate konkreetsete ajaperioodide või koosolekutüüpide teavet süvitsi vaadata. Mall Kalendri ülevaade aitab teil paremini analüüsida nii koosolekutel veedetud kui ka vaba aega – ehk tervet oma elu. Vaatamegi seda nüüd lähemalt.

Kalendriülevaate malli kasutamine

Malli Kalendri ülevaade kasutamiseks on teil vaja Excel 2016 või uuemat versiooni või Office 365 tellimust. Kalendrile malli abil juurdepääsuks peab teil olema aktiivne Exchange Serveri konto või Office 365 tellimuse raames Exchange Online’i konto.

Kalendriülevaate malli avamine

Malli Kalendri ülevaade avamiseks valige Excelis Uus > Kalendri ülevaade.

Kui seda malli ei kuvata, tippige otsinguväljale tekst kalendri ülevaade ja valige otsingu käivitamiseks luubinupp (või vajutage sisestusklahvi (Enter)). Kuvatakse mall Kalendri ülevaade.

Avatud mallis näete töövihikus esimest lehesakki Algus. Alustamiseks valige nupp Hakkame pihta.

Kalendri ülevaate mall

Valitakse lehesakk Kalendri importimine, kus on toodud juhised Exchange Serveriga ühenduse loomiseks ja kalendri importimiseks.

Kalendri importimine

Kui valite nupu Logi sisse, kuvatakse Excelis dialoog, kus saate sisestada oma meiliaadressi ja parooli, et Excel saaks teie Exchange Serveriga ühenduse luua ning teie kalendriteabe töövihikusse laadida. Olenevalt sellest, kui palju koosolekuid Excel peab alla laadima, võib selleks kuluda mitu minutit.

Exchange’i identimisteave

Kui see protsess on lõpule jõudnud, kuvatakse tööleht Koosolekute ülevaade koos asustatud armatuurlauaga, mis sisaldab teie kalendril põhinevaid üksikasjalikke analüüsiandmeid.

Täidetud andmetega leht Kalendri ülevaade

Kalendriülevaate töövihiku salvestamine koos oma andmetega

Nüüd oletegi valmis malli makrotoega töövihikuna salvestama, et saaksite andmeid edaspidi igal ajal värskendada. Töövihiku salvestamiseks tehke järgmist.

  1. Valige Fail > Salvesta nimega. Seejärel valige sihtkoht ning siis valige rippmenüüst Salvestustüüp väärtus Exceli makrotoega töövihik.

    Salvesta makrotoega töövihikuna

    Töövihiku salvestamine makrotoega töövihikuna tagab kõigi diagrammide automaatse värskendamise iga kord, kui valite töölehel Koosolekute ülevaade nupu Värskenda ülevaade.

  2. Kui soovite oma kalendrist värskeid andmeid vaadata, avage töövihik ja valige töölehel Koosolekute ülevaade nupp Värskenda ülevaade.

Kalendrist ülevaate saamine koosolekute ülevaate lehe kaudu

Töölehe Koosolekute ülevaade valimisel näete armatuurlauda, mis sisaldab teie kalendriandmete kohta kõikvõimalikku põnevat teavet. Järgmisel pildil on kujutatud see tööleht; pildi all on ära toodud iga nummerdatud jaotise kirjeldus.

Kalendri ülevaate malli alad
  1. Koosolekuvastuste tükeldi

  2. Ajaskaala analüüsitava ajaperioodi valimiseks; kõik diagrammid kajastavad valitud ajaskaalat

  3. Teie kogutud andmete kokkuvõte

  4. Teie koosolekutel veedetud aja tulpdiagramm (PivotChart-liigenddiagramm) kuude ja aastate lõikes

  5. Päeva koosolekute tulpdiagramm (PivotChart-liigenddiagramm) kuude ja aastate lõikes

  6. Iga tunni koosolekute tulpdiagramm (PivotChart-liigenddiagramm) kuude ja aastate lõikes

  7. Lintdiagramm (PivotChart-liigenddiagramm) Inimesed, kellega ma (teie) kõige sagedamini kohtusin

  8. Teie koosolekukutsete vastuste sektordiagramm (PivotChart-liigenddiagramm), kus on näha kõigi koosolekute arv, millel osalesite, millel te ei osalenud või millel osalemisele andsite ebaleva vastuse

  9. Teie korraldatud või osalusega koosolekute arvu sektordiagramm (PivotChart-liigenddiagramm)

Filtreerimisjuhtelemendid

Koosolekute ülevaate töölehel on kaks filtreerimisjuhtelementi, mis vastavad eelmise pildi numbritele 1 ja 2.

  1. Vastuse valimise tükeldi abil saate valida soovitud koosolekuvastuste kombinatsiooni (mitme üksuse valimiseks hoidke üksuste klõpsamisel all juhtklahvi (Ctrl) või tõstuklahvi (Shift)). Filter rakendatakse kõigile töölehe diagrammidele:

    • Olin korraldaja

    • Kinnitasin osalemise

    • Teatasin osalemisest ebalevalt

    • Ignoreerisin seda

    Töölehe laadimisel on tükeldis vaikimisi valitud väärtused Kinnitasin osalemise ja Olin korraldaja.

    Näpunäide. : Võite valida nupu Ignoreerisin seda. Seejärel näete diagrammil 6, millisel kellaajal te enamasti koosolekukutseid ignoreerite, ja diagrammil 7, kes osalevad neil koosolekutel, mida teie ignoreerite.

    Siit saate Exceli tükeldite kohta lisateavet lugeda.

  2. Ajaskaala tükeldi (selle nimi on Analüüsitava ajaperioodi valimine) abil saate töölehe diagrammid filtreerida ajaperioodi põhjal. Tükeldi parempoolsest ülanurgast leiate rippmenüü, kus saate valida ajaperioodi valimiseks kasutatava ajaühiku: aastad, kvartalid, kuus või päevad.

    ajafilter

    Siit saate Exceli ajaskaalade kohta lisateavet lugeda.

Kalendriülevaate malli kohandamine

Mall Kalendri ülevaade kasutab koosolekutel veedetud aja protsendi (võrreldes kogu tööajaga) mõõtmiseks andmeanalüüsi avaldisi (DAX). Tulemused kuvatakse töölehel Koosolekute ülevaade diagrammidel, millele viitavad pildil numbrid 3 ja 4.

Arvutustes on aluseks võetud kaheksatunnine tööpäev ja viiepäevane töönädal. Rohkem kui neli tundi kestvad koosolekud on arvutustest välja jäetud, et välistada kalendris leiduvatest pikaajalistest sündmustest tekkiv kallutatus.

Koosolekutel veedetud aja arvutamise mõjutamiseks saate malli oma konkreetsete tööharjumuste jaoks kohandada.

  1. Paremklõpsake soovitud töölehesakki ja klõpsake siis kuvatavas menüüs käsku Too peidust välja.

    töölehe peidust välja toomine
  2. Valige kuvatud aknas Peidust välja toomine tööleht Parameetrid ja valige siis nupp OK.

    Valiku peidust välja toomine
  3. Aknas Peidust välja toomine on kuvatud ainult peidetud töölehed. Valige tööleht Parameetrid ja kohandage tabelis toodud väärtused vastavalt oma tööajale.

    tööaja kohandamine töölehel Parameetrid

    Muuta saab järgmisi väärtusi.

    • Töötunde päevas

      Selle parameetri väärtust saate muuta vahemikus 1–24. Kui töötate näiteks osalise tööajaga ja iga päev, võite selle parameetri väärtuseks määrata 4.

    • Tööpäevi nädalas

      Selle parameetri väärtust saate muuta vahemikus 1–7. Kui töötate näiteks osalise tööajaga ja ainult kahel päeval nädalas, võite selle parameetri väärtuseks määrata 2. Kui teile tundub, et töötate lausa iga päev, määrake parameetri väärtuseks 7. Sel juhul lähevad arvesse ka kõik nädalavahetustel toimuvad koosolekud.

    • Ignoreeri pikki koosolekuid (tundide arv)

      Kui teil on rohkem kui neli tundi kestvaid koosolekuid, mida soovite arvutustesse kaasata, saate selle parameetri väärtust suurendada. Kui osalete sageli näiteks kaheksatunnistel koolitustel ja soovite ka neid oma andmetes näha, määrake selle parameetri väärtuseks 8. Sel juhul jäetakse arvutustest välja üksnes enam kui kaheksa tundi kestvad koosolekud.

  4. Kui olete parameetrite töölehel mõnda väärtust muutnud, peate uute väärtuste jõustumiseks töövihiku värskendama, valides Andmed > Värskenda kõik.

Kalendriülevaate malli lisavõimalused

Eelmistes jaotistes on kirjeldatud, kuidas saate oma koosolekutel veedetud aega paremini visualiseerida. Samuti leiate neis toodud juhiseid järgides põnevat teavet selle kohta, kuidas te koosolekuid korraldate (või selle kohta, kuidas koosolekud teie aega mõjutavad). Töövihik Kalendri ülevaade pakub aga veelgi rohkem võimalusi, mida ongi järgmistes jaotistes kirjeldatud.

Kas töövihikus saab kindlate koosolekute vaatamiseks süvitsi minna?

Koosolekute kohta täpsema teabe vaatamiseks saate vaadata iga koosolekuga seostuvaid andmeid. Paremklõpsake mõnda töölehesakki ja valige käsk Too peidust välja. Seejärel valige tööleht Koosolekute andmed.

Leht Koosolekute andmed

Töölehel Koosolekute andmed saate vaadata kõiki koosolekuid. Konkreetsete koosolekute analüüsimiseks saate andmeid filtreerida. Võite näiteks analüüsimist töölehel Koosolekute ülevaade alustades leida, et osa koosolekuid ei vasta tavapärastele mustritele (näiteks on 2015. aasta veebruaris järsku olnud tavalisest märksa rohkem koosolekuid). Seejärel saate koosolekute andmete töölehel need koosolekud üles otsida.

Kas seda töövihikut saab ka teistega ühiselt kasutada?

Pärast seda, kui Excel on kalendriandmed laadinud töövihikusse Kalendri ülevaade, talletatakse teie koosolekuandmed töövihiku andmemudelis ja peidetud töölehel nimega Koosolekute andmed.

Teie identimisteavet ei talletata töövihikus. See tähendab, et kui annate töövihiku mõnele töökaaslasele ühiskasutusse ja tema valib töövihiku värskendamiseks nupu Värskenda ülevaade, palutakse tal sisestada oma identimisteave ning töövihiku värskendamise käigus eemaldatakse teie koosolekuandmed (teie andmed asendatakse töökaaslase andmetega).

Kui soovite töövihiku algoleku taastada ja oma koosolekuandmed eemaldada, vajutage klahvikombinatsiooni CTRL+R ja salvestage töövihik XLSM- või XLTM-failina.

Kust leida lisateavet?

Lisaks sellele, et saate selle töövihiku abil ülevaate oma kalendrist, aitab see teil ka Excelit ja tema andmeanalüüsi funktsioone lähemalt tundma õppida. Lisateabe töölehelt leiate kasulikke linke tehnilistele teatmematerjalidele, mis aitavad teil selles mallis kasutatud funktsioonidega ka ise algust teha.

Tööleht Lisateave

Kuidas saaksin ise sarnase töövihiku luua?

Selliseid töövihikuid saate ise luua Excel 2016 sisseehitatud andmeanalüüsifunktsioonide abil.

Exchange Serveriga ühenduse loomiseks, teie kalendriteabe ekstraktimiseks ja andmete analüüsi jaoks ettevalmistamiseks kasutab see mall rakendusse Excel 2016 kaasatud Power Query tehnoloogiat, millele pääseb juurde menüü Andmed jaotise Toomine ja teisendus kaudu. Lugege lisateavet toomise ja teisendamise funktsioonide kohta.

Kalendri importimise alustamiseks uues töövihikus valige menüülindil Andmed > Uus päring > Muudest allikatest > Microsoft Exchange’ist.

Andmete hankimine Exchange’ist

Märkus. : Masintõlke lahtiütlus. Selle artikli tõlkis arvutisüsteem ilma inimese sekkumiseta. Microsoft pakub selliseid masintõlkeid, et inglise keelt mittekõnelevad kasutajad saaksid vaadata sisu Microsofti toodete, teenuste ja tehnoloogiate kohta. Kuna artikkel on masintõlgitud, võib see sisaldada sõnavara-, süntaksi- või grammatikavigu.

Täiendage oma oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×