Kahe tabeli võrdlemine ja ainult vastavuses olevate andmete leidmine

Kahe tabeli võrdlemine ja ainult vastavuses olevate andmete leidmine

Mõnikord on tarvis ühe Accessi tabeli kirjed üle vaadata ja võrrelda neid vastavate kirjetega, mis asuvad mõnes teises vähemalt üht samade andmetega välja sisaldavas Accessi tabelis. Võimalik, et soovite premeeritavate väljaselgitamiseks läbi vaadata nende töötajate töötajakirjed, kes on tegelnud vähemalt ühe tellimusega. Võib-olla soovite läbi vaadata mõne töötajaga samas linnas elavate klientide kontaktteabe, et kindlaks teha, millised töötajad saavad nende klientidega kohtuda silmast silma.

Kahe Accessi tabeli võrdlemiseks ja kattuvate andmete leidmiseks saate teha järgmist.

  • Saate luua päringu, millega ühendatakse mõlemas tabelis vastavat teavet sisaldavad väljad. Seda saate teha olemasoleva seose abil või luues päringu jaoks konkreetse ühenduse. Sellisel juhul on tagatud optimaalne jõudlus (päringu tulemite tagastamise kiirus), aga eri tüüpi andmetega välju omavahel ühendada ei saa.

  • Saate luua päringu, mille korral võrreldakse välju nii, et üks väli on teise kriteeriumiks. Ühendustel põhineva päringuga võrreldes on päring, mille korral üks väli on teise kriteeriumiks, üldiselt aeglasem, sest ühenduste abil eemaldatakse read päringutulemitest enne põhitabelite lugemist. Kriteeriumid aga rakendatakse päringutulemitele alles pärast põhitabelite lugemist. Üht välja teise välja kriteeriumina kasutades saate aga võrrelda eri tüüpi andmeid sisaldavaid välju. Ühendusi kasutades seda teha ei saa.

Selles artiklis selgitatakse, kuidas võrrelda kattuvate andmete tuvastamiseks kahte tabelit. Saadaval on ka näidistoiminguteks kasutatavad näidisandmed.

Selle artikli teemad

Kahe tabeli võrdlemine ühenduste abil

Kahe tabeli võrdlemine välja kui kriteeriumi alusel

Kahe tabeli võrdlemine ühenduste abil

Kahe tabeli ühenduste abil võrdlemiseks peate looma mõlema tabeli jaoks valikupäringu. Kui vastavuses olevate andmetega välju sisaldavate tabelite vahel pole olemasolevat seost, saate luua ühenduse nende väljade vahel, mida soovite uurida kattuvate andmete leidmiseks. Ühendusi võite luua nii palju kui soovite, kuid ühendatud väljad peavad sisaldama sama või ühilduvat tüüpi andmeid.

Oletagem, et töötate mõnes ülikoolis õppejõuna ja soovite uurida, kuidas hiljutine matemaatikaosakonna õppekavamuudatus on õpilaste hindeid mõjutanud. Eriti huvitavad teid just nende tudengite hinded, kelle põhieriala on matemaatika. Teil on juba olemas tabel õppurite andmetega ja tabel ainekursustele registreerimise andmetega. Hinnetega seotud andmed on tabelis „Ainekursustele registreerimine“ ja põhieriala andmed on tabelis „Üliõpilaste põhierialad“. Selleks et näha, mil määral on matemaatikatudengite hinded alates hiljutisest õppekavamuudatusest muutunud, peate läbi vaatama need tabeli „Ainekursustele registreerimine“ kirjed, millele leiduvad vasted ka tabelis „Üliõpilaste põhierialad“.

Näidisandmete ettevalmistamine

Selles näites loote päringu, mille abil saab teha kindlaks, kuidas hiljutine matemaatikaosakonna õppekava muudatus on matemaatikatudengite hindeid mõjutanud. Kasutage näidistabeleid „Üliõpilaste põhierialad“ ja „Ainekursustele registreerimine“. Lisage need tabelid andmebaasi.

Näidistabelid saab rakendusse Microsoft Office Access 2007 lisada mitmel viisil. Saate andmed sisestada käsitsi; saate kopeerida iga tabeli tabelarvutusprogrammi (nt Microsoft Office Excel 2007) ja seejärel importida töölehed rakendusse Office Access 2007; saate andmed kleepida tekstiredaktorisse (nt Notepadi) ja seejärel importida need saadud tekstifailidest.

Selles teemas selgitatakse, kuidas sisestada andmed käsitsi tühjale andmelehele. Samuti selgitatakse, kuidas kopeerida näidistabelid Excelisse ja seejärel importida need tabelid Accessi.

Üliõpilaste põhierialad

Üliõpilase ID

Aasta

Põhieriala

123456789

2005

Matemaatika

223334444

2005

Inglise keel

987654321

2005

Matemaatika

135791357

2005

Ajalugu

147025836

2005

Bioloogia

707070707

2005

Matemaatika

123456789

2006

Matemaatika

223334444

2006

Inglise keel

987654321

2006

Psühholoogia

135791357

2006

Kunstiajalugu

147025836

2006

Bioloogia

707070707

2006

Matemaatika

Ainekursustele registreerimine

Üliõpilase ID

Aasta

Õppeaasta

Õppekava

Ainekursuse nr.

Hinne

123456789

2005

3

Matemaatika

221

A

123456789

2005

3

Inglise keel

101

B

123456789

2006

1

Matemaatika

242

C

123456789

2006

1

Matemaatika

224

C

223334444

2005

3

Inglise keel

112

A

223334444

2005

3

Matemaatika

120

C

223334444

2006

1

Politoloogia

110

A

223334444

2006

1

Inglise keel

201

B

987654321

2005

3

Matemaatika

120

A

987654321

2005

3

Psühholoogia

101

A

987654321

2006

1

Matemaatika

221

B

987654321

2006

1

Matemaatika

242

C

135791357

2005

3

Ajalugu

102

A

135791357

2005

3

Kunstiajalugu

112

A

135791357

2006

1

Matemaatika

120

B

135791357

2006

1

Matemaatika

141

C

147025836

2005

3

Bioloogia

113

B

147025836

2005

3

Keemia

113

B

147025836

2006

1

Matemaatika

120

D

147025836

2006

1

Rakendusstatistika

114

B

707070707

2005

3

Matemaatika

221

B

707070707

2005

3

Rakendusstatistika

114

A

707070707

2006

1

Matemaatika

242

D

707070707

2006

1

Matemaatika

224

C

Kui soovite näidisandmed sisestada tabelarvutusprogrammi abil, võite järgmise jaotise vahele jätta.

Näidisandmete käsitsi sisestamine

  1. Avage uus või olemasolev andmebaas.

  2. Klõpsake menüü Lisa jaotises Tabelid nuppu Tabel.

    Accessi menüülindi pilt

    Access lisab andmebaasi uue tühja tabeli.

    Märkus. : Uue tühja andmebaasi avamise korral pole vaja seda juhist järgida. Seda on tarvis järgida siis, kui lisate tabeli andmebaasi.

  3. Topeltklõpsake päiserea esimest lahtrit ja tippige näidistabelisse välja nimi.

    Vaikimisi märgib Access päiserea tühjad väljad tekstiga Lisa uus väli (vt näidet).

    Uus väli andmelehel

  4. Liikuge nooleklahvide abil järgmisse tühja päiselahtrisse ja tippige teise välja nimi (samuti võite topeltklõpsata uut lahtrit). Korrake seda toimingut kõigi väljanimede sisestamiseks.

  5. Sisestage näidistabelisse andmed.

    Andmete sisestamise ajal määrab Access igale väljale andmetüübi. Igal väljal on kindel andmetüüp (nt „Arv“, „Tekst“ või „Kuupäev/kellaaeg“). Andmetüüpide määramine tagab selle, et andmed sisestatakse õigesti. Samuti aitab see vältida selliseid vigu nagu telefoninumbri kasutamine arvutustes. Nendes näidistabelites peaksite laskma andmetüübi määrata Accessil, kuid vaadake kindlasti need andmetüübid läbi, mis Access iga välja jaoks määrab.

  6. Pärast andmete sisestamist klõpsake nuppu Salvesta või vajutage klahvikombinatsiooni CTRL + S.

    Kuvatakse dialoogiboks Nimega salvestamine.

  7. Tippige väljale Tabeli nimi näidistabeli nimi ja seejärel klõpsake nuppu OK.

    Kasutage näidistabelite nimesid (nt „Üliõpilaste põhierialad“), sest neid nimesid kasutatakse ka selle artikli toimingujaotistes esitatud päringutes.

Pärast näidisandmete sisestamist saate mõlemat tabelit võrrelda.

Kui te ei soovi teada, kuidas luua ülaltoodud tabelite näidisandmete alusel töölehte, jätke järgmine jaotis („Näidistöölehtede loomine“) vahele.

Näidistöölehtede loomine

  1. Käivitage tabelarvutusprogramm ja looge uus tühi fail. Kui kasutate Excelit, luuakse programmi käivitamisel uus tühi töövihik vaikimisi.

  2. Kopeerige eelmisest teemast esimene näidistabel ja kleepige see esimesele töölehele, nii et see algaks esimesest lahtrist. Kopeerige kindlasti päiserida, sest see sisaldab näidistabeli väljade nimesid.

  3. Pange töölehele näidistabeliga sama nimi (eri tabelarvutusprogrammides võivad selleks vajalikud toimingud olla erinevad). Näiteks kui kleebite tabeli Ainekursustele registreerimine näidisandmed, pange töölehele nimeks „Ainekursustele registreerimine“.

  4. Kopeerige teine näidistabel tühjale töölehele ja nimetage tööleht ümber. Selleks järgige juhiseid 2 ja 3.

    Märkus. : Võimalik, et peate töölehed arvutustabelifaili lisama. Selle ülesande täitmiseks vajalikku teavet saate oma tabelarvutusprogrammi spikrist.

  5. Salvestage töövihik käepärasesse kohta oma arvutis või võrgus ja jätkake järgmiste toimingutega.

Andmebaasitabelite loomine töölehtedel

  1. Tehke uues või olemasolevas andmebaasis järgmist.

    Klõpsake menüü Välisandmed jaotises Import nuppu Excel.

    Accessi menüülindi pilt

    -või-

    Klõpsake nuppu Rohkem ja seejärel valige loendist tabelarvutusprogramm.

    Kuvatakse dialoogiboks Välisandmete toomine – rakenduse „Programmi nimi“ arvutustabel.

  2. Klõpsake nuppu Sirvi, otsige üles ja avage eelmiste toimingute käigus loodud arvutustabelifail ning klõpsake nuppu OK.

    Arvutustabeli impordiviisard käivitub.

    Vaikimisi valib viisard töövihiku esimese töölehe (kui järgisite eelmises teemas esitatud juhiseid, siis valitakse tööleht „Üliõpilaste põhierialad“) ja töölehel olevad andmed kuvatakse viisardilehe alumises osas.

  3. Klõpsake nuppu Edasi.

  4. Viisardi järgmisel lehel märkige ruut Esimene rida sisaldab veerupäiseid ja seejärel klõpsake nuppu Edasi.

  5. Väljanimede ja andmetüüpide muutmiseks või imporditavate väljade seast mõne üksuse väljajätmiseks saate kasutada tekstivälju ja loendeid, mis kuvatakse järgmise lehe jaotises Välja suvandid. Selle näite puhul pole vaja midagi muuta. Klõpsake nuppu Edasi.

  6. Järgmisel lehel valige suvand Primaarvõtit pole ja seejärel klõpsake nuppu Edasi.

  7. Vaikimisi rakendab Access uuele tabelile töölehe nime. Nõustuge väljal Impordi tabelisse oleva nimega ja klõpsake nuppu Valmis.

  8. Viisardi lõpuleviimiseks klõpsake lehel Imporditoimingute salvestamine nuppu Sule.

  9. Korrake toiminguid 1–7, kuni olete loonud igast arvutustabelifaili töölehest tabeli.

Näidistabelite võrdlemine ja kattuvate kirjete tuvastamine ühenduste abil

Nüüd saate võrrelda tabelit „Ainekursustele registreerimine“ ja „Üliõpilaste põhierialad“. Kuna te pole määratlenud tabelitevahelist seost, peate vastavate päringuväljade jaoks looma ühendused. Tabelites on mitu kattuvat välja. Seetõttu peate ühenduse looma igale kattuvate väljade paarile: „Üliõpilase ID“, „Aasta“ ja „Õppekava“ (tabel „Ainekursustele registreerimine“) ning „Põhieriala“ (tabel „Üliõpilaste põhierialad“). Kuna selles näites huvitavad teid üksnes matemaatikatudengid, peate päringutulemite piiritlemiseks kasutama ka väljakriteeriumi.

  1. Avage andmebaas, kuhu salvestasite näidistabelid.

  2. Klõpsake menüü Loo nuppu Päringu kujundus.

  3. Topeltklõpsake dialoogiboksis Tabeli kuvamine tabelit, milles on kirjed, mida soovite kuvada (selles näites tabel Ainekursustele registreerimine). Seejärel topeltklõpsake tabelit, millega soovite võrrelda (selles näites tabel Üliõpilaste põhierialad).

  4. Sulgege dialoogiboks Tabeli kuvamine.

  5. Lohistage tabeli Ainekursustele registreerimine väli Üliõpilase ID tabeli Üliõpilaste põhierialad väljale Üliõpilase ID. Kujundusruudustikus kuvatakse kahe tabeli vahel joon, mis viitab loodud ühendusele. Dialoogiboksi Ühendamisatribuudid avamiseks topeltklõpsake seda joont.

  6. Vaadake läbi dialoogiboksis Ühendamisatribuudid olevad kolm suvandit. Vaikimisi on valitud suvand 1. Mõnel juhul peate ühendamisatribuute kohandama, kui soovite ühest tabelist kaasata lisaread. Kuna otsite ainult kattuvaid andmeid, kasutage ühenduse jaoks suvandit 1. Dialoogiboksi Ühendamisatribuudid sulgemiseks klõpsake nuppu Loobu.

  7. Peate looma veel kaks ühendust. Nende ühenduste loomiseks lohistage tabeli Ainekursustele registreerimine väli Aasta tabeli Üliõpilaste põhierialad väljale Aasta. Seejärel lohistage tabeli Ainekursustele registreerimine väli Õppekava tabeli Üliõpilaste põhierialad väljale Põhieriala.

  8. Tabeli Ainekursustele registreerimine tabeliväljade lisamiseks päringu kujundusruudustikku klõpsake tabelis tärni (*).

    Märkus. : Kui lisate kõik väljad tärni abil, kuvatakse kujundusruudustikus ainult üks veerg. Kuvataval veerul on tabeli nimi, millele järgnevad punkt (.) ja tärn (*). Selles näites on veeru nimi Ainekursustele registreerimine.*.

  9. Topeltklõpsake tabelis Üliõpilaste põhierialad välja Põhieriala, et see ruudustikku lisada.

  10. Tühjendage päringu kujundusruudustiku veerus Põhieriala real Kuva märkeruut.

  11. Tippige veeru Põhieriala reale Kriteeriumid tekst Matemaatika.

  12. Klõpsake menüü Kujundus jaotises Tulemid nuppu Käivita.

    Päring käivitatakse ja seejärel kuvatakse üksnes matemaatikaeriala õppurite matemaatikahinded.

Lehe algusse

Kahe tabeli võrdlemine välja kui kriteeriumi alusel

Mõnikord on tabelite võrdlemisel tarvis aluseks võtta väljad, mis sisaldavad küll kattuvaid, aga eri tüüpi andmeid. Võib olla soovite näiteks võrrelda ühe tabeli välja, mille andmetüüp on „Arv“, teise tabeli väljaga, mille andmetüüp on „Tekst“. Kui numbrid salvestatakse tekstina (kas taotluslikult või näiteks andmete importimisel mõnest muust programmist), võib juhtuda, et luuakse sarnaseid andmeid sisaldavad väljad, aga andmetel on erinev andmetüüp. Kuna eri tüüpi andmetega väljade vahel ei saa ühendusi luua, peate väljade võrdlemiseks kasutama mõnd muud viisi. Kaht eri tüüpi andmetega välja saab omavahel võrrelda nii, et kasutate üht välja teise välja kriteeriumina.

Oletagem, et töötate mõnes ülikoolis õppejõuna ja soovite uurida, kuidas hiljutine matemaatikaosakonna õppekavamuudatus on õpilaste hindeid mõjutanud. Eriti huvitavad teid just nende tudengite hinded, kelle põhieriala on matemaatika. Tabellid „Üliõpilaste põhierialad“ ja „Ainekursustele registreerimine“ on teil juba olemas. Hinnetega seotud andmed on tabelis „Ainekursustele registreerimine“ ja põhieriala andmed on tabelis „Üliõpilaste põhierialad“. Selleks et näha, mil määral on matemaatikatudengite hinded muutunud, peate üle vaatama tabeli „Ainekursustele registreerimine“ kirjed, millele leiduvad vasted ka tabelis „Üliõpilaste põhierialad“. Tabelite võrdlemiseks kasutatavate väljade andmetüüp on aga erinev.

Kahe tabeli võrdlemiseks välja kui kriteeriumi alusel peate looma mõlemat tabelit hõlmava valikupäringu. Päringusse tuleb kaasata nii väljad, mida soovite kuvada, kui ka kriteeriumina kasutatavale väljale vastav väli. Seejärel saate tabelite võrdlemiseks luua kriteeriumi. Väljade võrdlemiseks saate luua nii palju kriteeriume kui soovite.

Selle meetodi korral saate kasutada ülaltoodud näidistabeleid. Peate aga muutma näidistabeli „Üliõpilaste põhierialad“ välja „Üliõpilase ID“ andmetüübi väärtuse „Arv“ väärtuseks „Tekst“. Kuna kahe eri andmetüübiga välja vahel ei saa ühendust luua, peate kahe „Üliõpilase ID“ välja võrdlemiseks kasutama üht välja teise kriteeriumina.

Tabeli „Üliõpilaste põhierialad“ välja „Üliõpilase ID“ andmetüübi muutmine

  1. Avage andmebaas, kuhu salvestasite näidistabelid.

  2. Paremklõpsake navigeerimispaanil tabelit „Üliõpilaste põhierialad“ ja klõpsake kiirmenüü käsku Kujundusvaade.

    Kujundusvaates avaneb tabel „Üliõpilaste põhierialad“.

  3. Muutke veerus Andmetüüp välja Üliõpilase ID andmetüüp Arv andmetüübiks Tekst.

  4. Sulgege tabel „Üliõpilaste põhierialad“. Kui teilt küsitakse, kas soovite muudatused salvestada, klõpsake nuppu Jah.

Näidistabelite võrdlemine ja kattuvate kirjete tuvastamine väljakriteeriumi abil

Järgmiste juhiste abil saate omavahel võrrelda kaht „Üliõpilase ID“ välja, kasutades tabeli „Ainekursustele registreerimine“ välja tabeli „Üliõpilaste põhierialad“ välja kriteeriumina. Märksõna Sarnaneb väärtusega abil saate omavahel võrrelda eri andmetüüpidega välju.

  1. Klõpsake menüü Loo jaotises Muu nuppu Päringukujundus.

  2. Topeltklõpsake dialoogiboksis Tabeli kuvamine väärtust Ainekursustele registreerimine ja seejärel väärtust Üliõpilaste põhierialad.

  3. Sulgege dialoogiboks Tabeli kuvamine.

  4. Lohistage tabeli Ainekursustele registreerimine väli Aasta tabeli Üliõpilaste põhierialad väljale Aasta. Seejärel lohistage tabeli Ainekursustele registreerimine väli Õppekava tabeli Üliõpilaste põhierialad väljale Põhieriala. Kuna nendel väljadel on sama andmetüüp, saate neid ühenduste abil võrrelda. Selleks et võrrelda välju, millel on sama tüüpi andmed, on soovitatav kasutada ühendusi.

  5. Tabeli Ainekursustele registreerimine tabeliväljade lisamiseks päringu kujundusruudustikku topeltklõpsake tabelis tärni (*).

    Märkus. : Kui lisate kõik väljad tärni abil, kuvatakse kujundusruudustikus ainult üks veerg. Kuvataval veerul on tabeli nimi, millele järgnevad punkt (.) ja tärn (*). Selles näites on veeru nimi Ainekursustele registreerimine.*.

  6. Topeltklõpsake tabelis Üliõpilaste põhierialad välja Üliõpilase ID, et see ruudustikku lisada.

  7. Tühjendage kujundusruudustiku veerus Üliõpilase ID real Kuva märkeruut. Tippige veeru Üliõpilase ID reale Kriteeriumid tekst Sarnaneb väärtusega [Ainekursustele registreerimine]. [Üliõpilase ID].

  8. Topeltklõpsake tabelis Üliõpilaste põhierialad välja Põhieriala, et see ruudustikku lisada.

  9. Tühjendage kujundusruudustiku veerus Üliõpilase ID real Põhieriala märkeruut. Tippige reale Kriteeriumid sõna Matemaatika.

  10. Klõpsake menüü Kujundus jaotises Tulemid nuppu Käivita.

    Päring käivitatakse ja seejärel kuvatakse üksnes matemaatikaeriala õppurite matemaatikahinded.

Lehe algusse

Täiendage oma oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×