Kõneloendite loomine ja kasutamine Ärikontaktide halduris

Üks kõige olulisemaid ülesandeid äris on tegelike ja potentsiaalsete klientidega suhtlemine. Sageli sobib selleks kõige paremini lihtne telefonikõne.

Helistamiseks võib olla igasuguseid põhjuseid – näiteks soovite vestelda müügivihje, kes on teile andnud oma visiitkaardi või jätnud oma telefoninumbri teie veebilehele, helistada klientidele, kes on küsinud, millal mingi kaup võiks taas lattu jõuda, või uurida praegustelt konto või ärikontakt, millal nood kavatsevad oma tasumata arved ära maksta.

Käesolevas artiklis kirjeldatakse kõneloenditega töötamist ja nende tõhususe mõõtmist Outlooki ärikontaktide halduris ning antakse üksikasjalikku teavet kõneloendite, kindlale sihtrühmale suunatud adressaadiloendite ja kõnestsenaariumide loomise ning tegevuste ja tulemuste jälgimise kohta.

Äri edendamine telefonikõnede abil

Outlooki ärikontaktide halduri abil saate konto- ja ärikontaktikirjete põhjal koostada kõneloendi, luua kõnestsenaariumi ja jälitada kõigi telefonikõnede tulemusi. Samuti saate kõneloendeid luua mõnes aruandes leiduvate nimede põhjal. Kõneloendi aruande põhjal loomise kohta leiate lisateavet teemast Aruannete ja diagrammide kasutamine Ärikontaktide halduris.

Kõneloend on ühtlasi ka oluline turundustegevus, mis võib moodustada osa turunduskampaania.

Kõneloenditegevuse tulemuste jälitamiseks tuleb tegevuse nimi registreerida iga selle tegevuse genereeritud konto, ärikontakti, müügivihje või võimalus väljal Algataja. Kindlasti registreerige kõneloendikirje lehtedel Üksikasjad ja Jälitus ka nii eelarvelise kui ka tegeliku kulu teave.

Kõneloendi tulemusi saate vaadata kõneloendivormi lehel Jälitus. Kui kõneloend on osa turunduskampaaniast, saab kampaania üldisi tulemusi jälitada tööruum Turundus vahekaardil Analüüs.

Selle artikli teemad

Kõneloendi loomine

Helistamine ja kõnede jälitamine kõneloendi abil

Turunduse kõneloendite tõhususe mõõtmine

Kõneloendi loomine

Kõneloend ei tähenda Outlooki ärikontaktide halduris üksnes nimede ja numbrite loendit. Tegemist on süsteemiga, mis aitab teil olla telefoni juures alati valmis ja hoida silma peal kõigi kõnede tulemustel.

Turundustegevuse adressaadiloend võib sisaldada ainult ühte tüüpi kirjeid – kas kontosid või ärikontakte. Ärikontaktid ja müügivihjed võivad kuuluda samasse loendisse, kuna müügivihjekirjed põhinevad ärikontakti kirjetüübil.

  1. Klõpsake navigeerimispaani jaotises Ärikontaktide haldur kausta Müük. Seejärel klõpsake käsku Turundus.

  2. Klõpsake lindi menüüs Avaleht jaotist Uus ja siis nuppu Kõneloend  Ikoon Kõneloend .

  3. Sisestage kõneloendi nimi (nt "Tartumaa potentsiaalsed kliendid") kõneloendivormi jaotises Tegevus väljale Nimi.

    Kõneloendi kirje

    Märkus. : Kui see kõneloend on osa mõnest turunduskampaaniast, tippige kampaania nimi väljale Kampaania või klõpsake mõne olemasoleva kampaania valimiseks noolenuppu. Kui kõneloend pole mõne kampaania osa, manustatakse sellele praegune tegevuste vaiketurunduskampaania.

  4. Klõpsake jaotises Adressaadiloend seda kirjetüüpi, mida kõneloend peaks hõlmama: Kõik kontod, Kõik ärikontaktid ja müügivihjed, Kõik ärikontaktid või Kõik müügivihjed.

    Samuti võite klõpsata ühte järgmistest variantidest.

    • Otsingukaust. Kohandatud loendi loomiseks saate valida mõne filtreeritud adressaadiloendit sisaldava otsingukausta. Pärast kausta valimist nimetatakse väli ümber väljaks Kohandatud loend.

    • Olemasolev turundustegevus. Saate valida mõne varasema turundustegevuse jaoks kasutatud adressaadiloendi.

    • Uus loend. Saate avada dialoogiboksi Ärikontaktide filtreerimine ja valida loendi filtreerimiseks soovitud suvandid.

      Näpunäide. : Adressaadiloendi saate luua ka mõne aruande põhjal. Lisateavet leiate teemast Aruannete ja diagrammide kasutamine Ärikontaktide halduris.

      Kui olete loonud uusi konto kirjetüübil põhinevaid kirjetüüpe, kuvatakse need loendis Kõik kontod. Kui olete uusi kirjetüüpe loonud ärikontakti kirjetüübi põhjal, kuvatakse need loendis Kõik ärikontaktid ja müügivihjed.

  5. Kui soovite valitud loendit redigeerimise kaudu filtreerida, klõpsake nuppu Läbivaatus ja filter.

    Loendi filtreerimise kohta leiate lisateavet teemast Kirjete filtreerimine Ärikontaktide halduris.

  6. Tegevuse üksikasjade lehe avamiseks klõpsake lindi jaotises Kuvamine nuppu Üksikasjad. Soovi korral täitke väljad Kampaaniakood, Eelarveline maksumus, Alguskuupäev, Lõpukuupäev ja Kommentaarid.

    Märkus. : Kõneloendivormi põhilehele naasmiseks klõpsake lindi menüü Turundus jaotises Kuvamine nuppu Üldist.

  7. Adressaatide andmed kuvatakse lehe Üldist jaotises Adressaadi üksikasjad. Kui soovite muuta seda, millised kirje jaotised kuvatakse, klõpsake nuppu Vali jaotised  Vali jaotised ja seejärel valige jaotised, mida soovite kuvada.

  8. Soovi korral saate luua stsenaariumi – nii on kõik kõned omavahel sarnased ja samuti aitab see tagada, et teil ei läheks olulised punktid meelest. Lisaks aitab stsenaarium ära hoida teemast kõrvalekaldumist ja lähenemist kiiresti korrigeerida, kui telefonivestlus ei kulge oodatud viisil.

    Kõnestsenaariumi loomine

    • Klõpsake lindi jaotises Telefonilogi nuppu Loo kõnestsenaarium  Ikoon Kõneloend .

    • Kõnede jaoks stsenaariumi koostamiseks tehke ühte järgmistest.

      • Tippige stsenaariumi tekst aknas Kõnestsenaarium.

      • Klõpsake jaotises Toimingud nuppu Laadi sisu  ja seejärel liikuge mõnele juba salvestatud dokumendile.

      • Kopeerige ja kleepige stsenaarium mõnest muust dokumendist.

        Stsenaarium kuvatakse iga adressaadi telefonilogis.

        Kõneloend koos stsenaariumiga

        Märkus. : Kui redigeerite stsenaariumi kõneloendikirje jaotises Telefonilogi, muudate stsenaariumi versiooni üksnes valitud adressaadi jaoks. Kõigi kõnede stsenaariumi muutmiseks peate lindil klõpsama nuppu Kõnestsenaarium  Ikoon Kõneloend ja seejärel redigeerima stsenaariumi aknas Kõneloend.

  9. Soovi korral saate Outlooki kategooriafunktsiooni abil lisada kõneloendile värvikategooria. Klõpsake lindi menüü Turundus jaotises Sildid nuppu Kategoriseeri ja seejärel soovitud värvikategooriat.

  10. Kui soovite kohe helistama asuda, võite alustada loendi esimesest nimest. Muul juhul salvestage kõneloend.

    Ettevaatust! : Before you make cold calls, research the National Do Not Call Registry and FCC regulations at www.fcc.gov/cgb/donotcall/. The Do Not Call rules do not apply to companies with which a consumer has an existing business relationship.

Lehe algusesse

Olemasoleva kõneloendi avamine

Kui teil ei õnnestunud kõigile kontaktidele ühe seansi jooksul helistada, peate tööd kõneloendiga hiljem jätkama. Samuti võib juhtuda, et soovite muuta kas adressaadiloendit või stsenaariumi teksti.

  1. Klõpsake navigeerimispaani jaotises Ärikontaktide haldur kausta Müük. Seejärel klõpsake käsku Turundus.

  2. Kirje avamiseks topeltklõpsake loendipaani vahekaardil Kõneloendid soovitud kõneloendikirjet.

Lehe algusesse

Kõneloendi muutmine

Kõneloendeid on lihtne nii luua kui ka muuta. Saate muuta loendis kuvatavate kirjete tüüpi, loendite filter või adressaatide valimise abil täpsemalt piiritleda ning muuta stsenaariumi teksti kas kõigi adressaatide või üksnes mõne kindla adressaadi jaoks.

  1. Avage kõneloend, mida soovite muuta.

  2. Kõneloendi muutmiseks täitke jaotises Kõneloendi loomine toodud juhised.

NB! : Pärast mõne loendis leiduva kirje kõne oleku muutmist ei saa kõneloendit enam muuta. Selle asemel paremklõpsake kõneloendit ja seejärel klõpsake olemasoleval kõneloendil põhineva uue loendi loomiseks käsku Suhtle kõneloendi kaudu.

Lehe algusesse

Helistamine ja kõnede jälitamine kõneloendi abil

  1. Avage või looge kõneloend.

    Adressaadiloendi jaotises on loendi esimene nimi esile tõstetud.

    Märkus. : Kuvatavad nimed pärinevad lähtekirje väljalt Nime esitusviis. Jaotises Adressaadi üksikasjad kuvatav nimi pärineb väljalt Täisnimi.

  2. Helistage kontaktile adressaadi üksikasjade jaotises leiduval telefoninumbril.

  3. Avage stsenaarium. Klõpsake lindi menüüs Telefonilogi nuppu Kõnestsenaarium. Kui kontakt on kõne vastu võtnud, lugege stsenaarium loomulikul viisil ette või stsenaariumi puudumisel andke oma sõnum oma sõnadega edasi.

    Märkus. : Kui redigeerite stsenaariumi kõneloendikirje jaotises Telefonilogi, muudate stsenaariumi üksnes valitud adressaadi jaoks.

  4. Klõpsake telefonikõne kestust telefonilogi jaotises Kogukestus või sisestage kõne kestus. Soovi korral saate kõne kestust ka automaatselt mõõta.

    Kõne kestuse automaatne mõõtmine

    1. Kõne alustamisel või pärast pausi jätkamisel klõpsake lindi jaotises Telefonilogi nuppu Käivita taimer  .

    2. Kui kõnes tekib paus või kui olete kõne lõpetanud, klõpsake nuppu Peata taimer  .

      Kõne kestus registreeritakse telefonilogi väljal Kogukestus. Samuti võite kõne kestust klõpsata või selle ise tippida.

  5. Vestlusega seotud märkuste lisamiseks klõpsake lint jaotises Telefonilogi nuppu Lisa ajatempel ja tippige siis oma kommentaarid samale väljale, kus on kuvatud stsenaarium.

    Märkus. : Teksti ilme muutmiseks klõpsake vormingukäskude kuvamiseks lindil menüüd Vorminda teksti. Failide, piltide või tabelite lisamiseks klõpsake menüüd Lisa.

  6. Kõne ajal või pärast selle lõppemist võite lindi menüü Turundus jaotises Adressaaditoimingud klõpsata mõnda järgmistest nuppudest.

    1. Nupu Uus ajalooüksus abil saate adressaadi kirjesse lisada suhtlusajalooüksuse (nt ärilise märkuse, tööülesande, faili või meilisõnumi). Kõneloendifunktsioon loob adressaadi jaoks automaatselt uue telefonilogi.

    2. Nupu Järeltegevus abil saate kirjele lisada järeltegevuse lipu või märkida järeltegevusega üksuse lõpuleviiduks (käsuga Märgi lõpetatuks).

    3. Nupu Ava abil saate kuvada adressaadi kirje.

    4. Nupu Veebileht abil saate kuvada adressaadi kirjega seostatud veebilehe (kui see on saadaval).

  7. Kõne lõpus värskendage kirje kõneloendi jaotises Kõne olek. Vaikimisi on valitud Pole helistatud. Klõpsake ühte järgmistest suvanditest:

    1. Sõnum jäetud

    2. Kõne lõpetatud

    3. Ära helista

      NB! : Pärast mõne loendis leiduva kirje kõne oleku muutmist ei saa kõneloendit enam muuta. Küll aga saate luua uue kõneloendi, mis on olemasoleva kõneloendi duplikaat. Paremklõpsake kõneloendit tööruum Turundus ja seejärel klõpsake käsku Suhtle kõneloendi kaudu.

  8. Kui mõni adressaat soovib enda eemaldamist teie kõneloendist, märkige ruut Ära helista. Konto või ärikontakt tähistatakse nii adressaadiloendis kui ka konto- või ärikontaktikirje lehel Üksikasjad märkega Ära helista. Seda adressaati ei saa edaspidistesse kõneloenditesse kaasata.

  9. Järgmiste muudatuste tegemiseks klõpsake nuppu Salvesta ja edasi:

    1. muudatuste salvestamine telefonilogina valitud kirje suhtlusajaloosse ja helistamiseks järgmisele kirjele liikumine;

    2. taimeri peatamine ja kõne kogukestuse registreerimine telefonilogis;

    3. kõne oleku märkimine adressaadiloendis.

      1. Sõnum jäetud

      2. Kõne lõpetatud

      3. Ära helista

      4. Praegune adressaat

  10. Märkus. : Ehkki olek värskendatakse kirje sulgemisel jaotises Adressaadiloend, tuleb jaotises Olek kuvatavad väärtused muuta käsitsi.

  11. Kui olete kõigile kõneloendis leiduvatele inimestele helistanud, sulgege tegevus. Klõpsake lindi jaotises Turundus nuppu Märgi suletuks.

Lehe algusesse

Turunduse kõneloendite tõhususe mõõtmine

Kõneloendeid ja stsenaariumeid saate luua mitmesugusel otstarbel. Turunduskõnede tegemisel soovite aga kindlasti teada saada ka seda, kui tulemuslik on teie töö olnud. Kõneloendi tulemused saate läbi vaadata kõneloendi lehel Jälitus.

  1. Avage kõneloend.

  2. Klõpsake lindi jaotises Kuvamine nuppu Jälita  .

  3. Vaadake lehel Jälitus läbi järgmised üksused.

    • Jaotises Tegevuse tulemused näete kokkuvõtlikku teavet tegevuse järgmiste osade kohta: Algatatud müügivihjed, Algatatud võimalused, Algatatud kontod, Algatatud kontaktid, Algatatud telefonilogid ja Oodatav müügitulu. Igal väljal on ka nupp Kuva aruanne, mille klõpsamisel kuvatakse üksikasjalik aruanne selle välja andmete kohta.

      Märkus. : Teave (sh oodatav müügitulu) värskendatakse vastava kõneloendi sisestamisel konto-, ärikontakti-, müügivihje- või võimalusekirje väljale Algataja.

    • Alas Tegevuse teave saate värskendada järgmist teavet.

      • Tegelik maksumus.     Investeeringu tasuvuse arvutamiseks sisestage kõneloendi tegelik maksumus.

      • Suletud.     Märkige see ruut, kui kõneloend on lõpule viidud ja tegevus on nüüd suletud. Kõneloendi taasaktiveerimiseks tühjendage see ruut.

    • Jaotises Adressaadid saate tehtud kõnede loendi läbi vaadata; soovi korral saate otse adressaadikirjest luua võimalusekirje. Klõpsake lihtsalt loendis soovitud nime ja seejärel nuppu Algata võimalus.

      Märkus. : Võimalusekirje saate luua ka kõneloendi lehe Üldist adressaadiloendi kaudu. Valige adressaadiloendis soovitud nimi, klõpsake lindi menüü Turundus jaotises Adressaaditoimingud nuppu Uus ajalooüksus  ja seejärel klõpsake käsku Võimalus.

  4. Klõpsake nuppu Salvesta ja sule  .

Lehe algusesse

Kas sellest teabest oli abi?

Tore! Kas teil on veel midagi lisada?

Kuidas saame seda paremaks muuta?

Täname tagasiside eest!

×