Kümme peamist põhjust, miks kasutada koos Accessi ja Excelit

NB! :  See artikkel on masintõlgitud, vaadake lahtiütlust. Selle artikli ingliskeelse versiooni leiate aadressilt (viiteks).

Kas Office'i tooteperet kasutades tuleks tabelandmete haldamiseks kasutada Excelit või Accessi? Seda teemat käsitleti hiljuti artiklis Accessi või Exceli kasutamine andmete haldamiseks, kus arutleti kummagi toote eeliste üle tabelandmetega töötamisel. Kuid miks valida üks või teine? Kui talletate oma andmeid Accessis ja loote ühenduse Exceliga, saate kasutada ära mõlema tugevaid külgi. Esitame kümme põhjust, miks Excel ja Access moodustavad hea paari. Exceli kasutajad, ärge kartke oma andmetel minna lasta. Mõelge sellest nii, et te ei kaota oma Excelist tütart, vaid võidate Accessis toreda väimehe.

Selle artikli teemad

Excel ja Access, koos on parem – kohe räägime, miks

1. põhjus: Exceli töölehe kopeerimine Accessi andmelehele

2. põhjus: Andmete ühiskasutus Accessi Exceli töölehega linkimise abil

3. põhjus: Andmete teisaldamine Exceli andmete Accessi importimise teel

4. põhjus: Andmeühenduse loomine Excelist Accessiga

5. põhjus: Accessi aruannete kasutamine Exceli andmetega

6. põhjus: Accessi vormide kasutamine Exceli andmetega

7. põhjus: Accessis filtreerimine, sortimine ja päringute tegemine on Exceliga väga sarnane

8. põhjus: Accessi abil andmete kogumine Exceli analüüsi jaoks

9. põhjus: Kirjakooste tegemine või siltide loomine

10. põhjus: Exceli ja Accessi ühendamine SharePointi tehnoloogiatega

Järgmised toimingud: Accessi lauskasutajaks saamine

Excel ja Access, koos on parem – kohe räägime, miks

Ehkki Excel pole andmebaas, kasutatakse seda laialdaselt andmete talletamiseks ja sageli lihtsate andmebaasiprobleemide lahendamiseks. Kuid Excel on lameandmebaas, mitte relatsiooniline admebaas. Kui tekib vajadus laiendada lihtsat tabelit mitmeks seotud andmetega tabeliks, on Access teabetöötajate esimene valik, mis võimaldab kiiresti luua andmebaasirakenduse. Access on alati olnud suurepärane andmekeskus ettevõtte eri andmete kogumiseks ja koondamiseks ning suur osa nendest andmetest asub Exceli töövihikutes. Kui teie andmed on Accessis, saate lisada veel tabeleid ja neid ühendada, luua päringuid (või oma andmete vaateis), andmeid struktureerida ja määrata andmetüüpe, et tagada andmete terviklikkus, andmeid paljude kasutajate jaoks ühiskasutusse anda ja värskendada ning luua esmaklassilisi aruandeid ja vorme.

Pole kahtlust, et Access pakub väga palju funktsioone. Erinevalt Exceli lihtsast arvutustabeli paigutusest on Access korraldatud mitme omavahel seotud tasandina, mis võib alguses tunduda üsna keeruline. Kuid Accessi kasutamiseks ei pea te olema ekspert. Access on mõeldud väga erinevatele kasutajatele ning võite seda kasutada üksnes sel määral, nagu teil vaja.

Harutage Accessi lahti üks kiht korraga

Accessi komponentide ja kasutajate ülevaade

1. Accessi kasutamiseks on kolm võimalust: aeg-ajalt kasutaja, lauskasutaja või arendaja.

2. Tabelid, päringud, vormid ja aruanded täiendavad üksteist ja moodustavad andmebaasirakenduse südame.

3. Aeg-ajalt kasutajatele pakutakse viisardeid, atribuudikoostureid, Office’i kasutajaliidest Fluent ja Exceli-sarnaseid funktsioone, mis aitavad tööd kiirendada.

4. Lauskasutajatele pakutakse makrosid, atribuudipaani, avaldisi ja andmebaasikujunduse tööriistu, mis võimaldavad tungida sügavamale ja teha rohkemat.

5. Arendajad saavad töötada moodulitega ja arendada VBA-koodi kohandatud andmebaasilahenduste loomiseks.

Vahekaartidega objekt rakenduses Access 2007 Kas olete näinud uut Accessi? See pole enam vanamoeline töölauaandmebaas. Märkate rabavat erinevust kohe, kui Accessi käivitate. Töökindlad, hästi läbimõeldud kujundusega andmebaasimallid terviklike andmebaaside loomiseks tervitavad teid avasüli. Sujuv paindlik navigeerimispaan, enam kui 40 viisardit ja atribuudikoosturit ning äsja loodud WYSIWYG-liides vormide ja aruannete kujundamiseks on kõik mõeldud selleks, et õppimisaega märkimisväärselt lühendada.

Käsud menüü Korralda jaotises Juhtelemendi paigutus Eriti koduselt tunnevad ennast Exceli kasutajad. Paljudel Accessi funktsioonidel on tuttav ilme ja olemus: Office’i kasutajaliides Fluent, õigekirjakontroll, andmelehevaade, sortimine ja filtreerimine, olekuriba, aruannete salvestamine PDF-vormingus, spikrisüsteemi jmt.

1. põhjus: Exceli töölehe kopeerimine Accessi andmelehele

Exceli andmete kopeerimine Accessi Hea võimalus seda uut Office’i sugulussuhet katsetada on andmete kopeerimine Excelist Accessi. Saate luua Accessi tabeli ja kuvada seda andmelehevaates, mis sarnaneb nüüd rohkem Exceli töölehele. Võite teha tabeliloomise põhitoiminguid, nt määratleda andmetüübi, väljanime või uue välja, otse andmelehevaates. Näiteks kui sisestate tühjale väljale kuupäeva, määrab Access sellele väljale andmetüübi Kuupäev/kellaaeg. Kui sisestate teksti, nt nime, määrab Access välja andmetüübiks Tekst. Välja teisaldamiseks tuleb teil seda lihtsalt klõpsata ja lohistada.

Kui kopeerite Excelist andmed ja kleebite need Accessi, pole teil isegi vaja eelnevalt tabelit luua ega tabelit andmelehevaates avada. Access küsib teilt automaatselt, kas andmetel on päised, proovib ise ära arvata õige andmetüübi ja loob Accessi tabeli. Enam lihtsam ei saaks see olla.

Lisateavet leiate artiklist Tühja andmelehe avamine.

2. põhjus: Andmete ühiskasutus Accessi Exceli töölehega linkimise abil

Exceli andmete linkimine Accessiga Üks hõlpsamaid viise kasutada ära nii Exceli kui ka Accessi tugevaid külgi on Exceli töölehe linkimine Accessi tabeliga. Kasutage Accessi linki, kui kavatsete andmeid hoida Excelis, kuid kasutada regulaarselt ka mõnda Accessi paljudest funktsioonidest, nt aruannete esitamine ja päringute tegemine. Te lingite andmeid Accesist, mitte Excelist.

Access toetab kahte põhimõtteliselt erinevat andmebaasi tabelite loomise viisi. Kasutajad saavad luua andmete Accessis talletamiseks uusi kohalikke tabeleid või luua lingid olemasolevatele andmetele väljaspool Accessi andmebaasi. Lingitud tabelite andmed kuvatakse ja need käituvad üsna sarnaselt kohalikele tabelitele. Lingitud tabelite halduri viisardi abil saate jälgida, leida ja värskendada Exceli töölehte või muud andmeallikat, kui see teisaldatakse ja link katkeb.

Kui loote lingi Exceli töölehe või nimega vahemikuga, loob Access uue tabeli, mis on lingitud Exceli andmetega. Kui soovite andmeid lisada, redigeerida või kustutada, saate teha muudatused Excelis ja Accessi tabelis andmeid värskendada (või korduspäringu tegemine). Siiski ei saa redigeerida Accessi tabeli sisu. Kui andmed on lingitud Exceliga, saate nüüd luua Accessis aruandeid, päringuid ja kirjutuskaitstud vorme.

Lisateavet leiate teemast artikkel: importimine või linkimine Exceli tööraamatus asuvate andmete.

3. põhjus: Andmete importimine Excelist Accessi

andmete importimine Excelist Accessi Saate andmed Excelist Accessi importida. Pange tähele, et „importima“ tähendab Excelis ja Accessis eri asju. Excelisse importides (või ühendust luues) loote püsiva andmeühenduse ja andmeid saab värskendada. Accessi importides toote andmed Accessi ühekordselt ilma püsiva andmeühenduseta. Andmete importimisel salvestab Access andmed uude või olemasolevasse tabelisse andmeid Excelis muutmata. Access 2007 võimaldab teil importida Exceli töövihiku mis tahes töölehti või kõiki töölehti ühe toiminguga.

Importimise viisard juhendab teid samm-sammult importimisel ja aitab teil teha olulisi otsuseid selle kohta, kas muuta andmetüüpe ja lisada päiseid. Andmete importimisel ilmnevate tõrgete puhul hoiatab Access teid ja salvestab tõrked tabelis, et saaksite need kiiresti leida ja kõrvaldada. Näiteks võib mõnes veerus, mis teie arvates sisaldas ainult arvandmeid, peituda tähti ja numbreid sisaldav sihtnumber või on leitud primaarvõtme välja puhul sama väärtusega ID. Võite teha muudatused Exceli töövihikus ja andmed uuesti importida või teha need uues Accessi tabelis. Importimist lõpetades saate tehtud toimingud salvestada ning isegi luua Outlooki tööülesande, mis tuletaks teile kindlate ajavahemike tagant importimist meelde.

Kui andmed on imporditud, on need Accessi kohalikud andmed ning saate kasutada andmelehti ja vorme andmete lisamiseks, redigeerimiseks ja kustutamiseks. Pärast andmete importimist saate otsustada, kas soovite andmed Excelist kustutada. Tavaliselt on mõttekas andmeid värskendada ainult ühes asukohas.

Märkus. : Andmete importimisel Excelist Accessi ei impordita valemeid, vaid üksnes nende valemite tulemused.

Lisateavet vt artiklitest

4. põhjus: Andmeühenduse loomine Excelist Accessiga

Accessi andmetega ühenduse loomine Exceli kaudu Kui arvate, et teie andmed võivad tunda koduigatsust, saate Accessi andmed tagasi Excelisse tuua. Selleks looge Excelis Accessi andmebaasiga ühendus (mida tihti talletatakse Office’i andmeühenduse failis – ODC-failis – ja tooge kõik tabeli või päringu andmed. Pärast andmeühenduse loomist saate Exceli töölehti Accessi andmebaasist automaatselt värskendada iga kord, kui andmeid andmebaasis uuendatakse. Nii et vahel saab küll kaks head asja korraga!

Ühenduse loomine väliste andmeallikatega

1. Saate luua andmeühenduse paljude andmeallikatega; praegusel juhul loote selle Accessiga.

2. Võite kasutada kas ODBC-draiverit või OLE DB pakkujat.

3. Ühendusfailis määratletakse kogu teave, mida on vaja Accessi andmetele juurdepääsu loomiseks ja andmete toomiseks.

4. Ühenduseteave kopeeritakse ühendusfailist töövihikusse ja seda saab dialoogiboksis redigeerida.

5. Andmed kopeeritakse töövihikusse, nii et saate neid kasutada nii, nagu kasutate otse töövihikus talletatud andmed.

Lisateavet vt artiklitest

5. põhjus: Accessi aruannete kasutamine Exceli andmetega

Töötajate aruanne tabelpaigutuses Kui teie andmed on Accessis, saate kasutada kõiki neid vaimustavaid aruannete loomise ja kohandamise võimalusi. Kas soovite luua aruande vaid mõne klõpsuga? Kasutage aruandeviisardit. Kas soovite kujundada reaalajas aruande värskete andmetega ja muuta selle paigutust, teisaldada andmeplokke ja muuta nende suurust, lisada ja eemaldada välju ja aruannet luues näha kohe kõiki tehtud muudatusi? Kasutage uut Paigutusvaadet. Kas soovite kasutada aruandes reaalajaandmete otsingu, filtreerimise ja sortimise võimalusi? Kasutage uut aruandevaadet. Kas soovite ise lisada nuppe, leheküljenumbreid, pilte, hüperlinke ja professionaalse ilmega laade? Kasutage arvukaid juhtelemendiviisardeid ja galeriisid lindi menüü Kujundus jaotistes Juhtelemendid ja Paigutus . Sõnum on selge. Accessi abil saate hõlpsalt luua lihtsaid aruandeid, rühma- ja kokkuvõttearuanded, aadressisilte, graafilisi aruandeid ning alamaruandeid.

Kui aruanne on loodud, saate seda Accessi abil elektrooniliselt levitada. Näiteks saate saata aruande meilisõnumi abil, salvestada selle eri vormingutes, näiteks Accessi hetktõmmise või PDF-failina, või lisada selle veebilehele või SharePointi saidile.

Lisateavet vt artiklitest

6. põhjus: Accessi vormide kasutamine Exceli andmetega

näidisvorm Kui teie andmed on Accessis, saate kasutada kõiki neid vaimustavaid vormide loomise ja kohandamise võimalusi. Kas soovite luua vormi vaid mõne klõpsuga? Kasutage vormiviisardit. Kas soovite kujundada reaalajas vormi värskete andmetega ja muuta selle paigutust, teisaldada andmeplokke ja muuta nende suurust, lisada ja eemaldada välju ja aruannet luues näha kohe kõiki tehtud muudatusi? Kasutage uut paigutusvaadet. Kas soovite ise lisada käsunuppe, loendibokse, liitbokse, suvandirühmi, pilte, sisestusmaske, diagramme, hüperlinke ja professionaalse ilmega laade? Kasutage arvukaid juhtelemendiviisardeid ja galeriisid lindi menüü Kujundus jaotistes Juhtelemendid ja Paigutus . Sõnum on selge. Accessi abil saate hõlpsalt luua lihtsaid vorme, vahekaartidega vorme, pidevvorme, hüpikvorme, modaaldialoogibokse ja alamvorme.

Kui teil seda jaotist lugedes tekkis déjà vu tunne, on selleks hea põhjus. Loomine, muutmine ja kasutamine on aruannete ja vormide puhul väga sarnane, mis muudab Accessi tundmaõppimise palju lihtsamaks.

Access 2007 võimaldab hõlpsasti luua uue tükeldatud vormi, millel kuvatakse sünkroonselt andmelehe- ja vormivaade, nii et saate korraga kasutada mõlema eeliseid. Kui loote viimistletud vormi, on lihtne vormi taga andmeid kerida, filtreerida ja isegi otsida, kasutades standardseid navigeerimisnuppe ja otsinguvälja vormi allservas.

Tükeldatud vorm

Lisateavet vt artiklitest

7. põhjus: Accessis filtreerimine, sortimine ja päringute tegemine on Exceliga väga sarnane

Automaatfilter Olenemata sellest, millist toodet kasutate, soovite andmeid filtreerida ja sortida, et töötada just teile sobiva hulga andmetega, mis on korrastatud teile sobival viisil. Accessis saavad Exceli kasutajad andmeid andmelehevaates filtreerida ja sortida, ilma et peaksid õppima kasutama täiesti uut kasutajaliidest. Ikoonid, käsumenüüd, käsud, kriteeriumid ja dialoogiboksid on väga sarnased olenemata sellest, kas töötate teksti, arvude, kuupäevade või tühjade lahtritega. Saate filtrid ja sortimisalused andmelehevaates isegi salvestada.

Saate luua Accessi päringu isegi teadmata SQL-i tähendust. Neli päringuviisard aitavad teil luua lihtsaid päringuid, otsida duplikaate, leida vasteta kirjeid ja luua ristpäringuid. Teil pole vaja isegi päringut luua; lihtsalt filtreerige ja sortige andmeid nii, nagu soovite neid vaadata, ja need salvestatakse koos andmelehega. Kui soovite luua päringukoosturi abil rühmitatud päringuid, parameetreid või täpsemaid kriteeriume, leiate selle olevat rabavalt sarnase Exceli meeldejääva rakendusega Microsoft Query, mis on Accessi kauge sugulane.

Kriteerium Riik/regioon

Lisateavet vt artiklitest

8. põhjus: Accessi abil andmete kogumine Exceli analüüsi jaoks

Te ei soovi ise andmeid sisestada? Siis laske sugulastel ja sõpradel see enda eest ära teha.

Accessi abil on lihtne inimestelt nende asukohast olenemata andmeid koguda; näiteks saate koguda andmeid oma müügimeeskonna liikmetelt, küsitluses osalejatelt ja kontaktidelt. Andmekogumise viisardit kasutades teeb Access 2007 koostööd rakendusega Office Outlook 2007, et saaksite luua ja saata andmesisestusvormi sisaldavaid meilisõnumeid. Kui saajad vormid täidavad ja teile tagasi saadavad, töödeldakse vastuseid teie antud juhiste kohaselt. Näiteks kui soovite, et vastuseid töödeldakse automaatselt, lisatakse vormi sisu teie andmebaasis sobivasse tabelisse kohe, kui vastus teie postkasti jõuab.

Andmete kogumine meilisõnumi abil

Näiteks võite teha järgmist.

  • Viia läbi küsitluse ja talletada tulemused Accessis.

  • Luua varude taseme olekuaruandeid või lasta oma meeskonnal saata kindlate ajavahemike tagant ajakohastatud teavet aktuaalsete probleemide kohta, et oleksite asjadega kursis.

  • Konverentsi või mõne muu ürituse või koolituse korraldamisel koguda kontaktteavet ning teavet reisi- ja hotellieelistuste kohta.

    Lisateavet vt artiklist Andmete kogumine meilisõnumitega.

9. põhjus: Kirjakooste tegemine või siltide loomine

Sildiviisardi esileht Nüüd, kui teie pere on kasvanud, on vaja saata palju rohkem pühadekaarte ning meeles pidada palju rohkem sünnipäevi. Pole probleemi. Saate kasutada Accessi tabelit või päringut kirjakooste andmeallikana ja luua kirjade, õnnitluskaartide, meilisõnumite ja ümbrike jaoks Microsoft Wordi kirjakoosteviisardi abil kirjakoostetoimingu. Kui teil on vaja lihtsalt aadressisilte luua, kasutaga Accessi sildiviisardit siltide loomiseks ja printimiseks mõnest teie koostatud aruandest. Kas soovite enamat? Saate isegi lisada automaatselt iga kliendi aadressile vastava vöötkoodi.

Lisateavet vt artiklitest

10. põhjus: Exceli ja Accessi ühendamine SharePointi tehnoloogiatega

Nii Access kui ka Excel sisaldavad käske andmeühenduse loomiseks Microsoft Windows SharePoint Services loenditega. Kui Excel 2007 pakub kirjutuskaitstud (ühesuunalist) ühendust lingitud SharePointi loenditega, siis Access 2007 võimaldab teil lugeda ja kirjutada (kahesuunaline ühendus) andmeid lingitud SharePointi loendites. Accessi ja SharePointi loendid toimivad koos väga hästi. Uue Accessi ja SharePointi andmetüübid – nt RTF-vorming, lisa ainult lõppu (toetab redigeerimisajaloo jälgimist memoväljal), manused, Automaatnumber, otsingud ja mitmeväärtuselised väljad – võimaldavad andmeid sujuvalt integreerida ning vastuolusid esineb väga vähe, kui üldse.

Kui avaldate oma Accessi andmebaasi SharePointi saidil, saate SharePointi loendi andmetega töötada isegi ühenduseta kohalikus Accessi andmebaasis ja siis muudatused SharePointi saidile üles laadida. Probleeme seoses teiste kasutajate tehtud vastuoluliste andmemuudatustega saab lahendada konfliktilahenduse viisardi abil. Accessis loodud vormid ja aruanded põhinevad samadel andmetel, kuid on lingitud SharePointi loenditega, ning neid saab avada otse teenusest Windows SharePoint Services.

Excel pakub teenusega SharePoint Server 2007 järgmisi integreerimisvõimalusi.

Exceli andmepõhised integreerimisvõimalused

1. Exceli töövihiku andmete ühekordne importimine SharePointi loendisse või Exceli töövihiku andmete eksportimine SharePointi loendisse püsiva, ühesuunalise andmeühenduse loomiseks.

2. Püsiva, ühesuunalise andmeühenduse kasutamine SharePointi loendis oleva Exceli töövihiku andmete värskendamiseks.

3. Exceli töövihikute avaldamine teenuses Exceli teenused ning andmete kuvamine ja kasutamine veebiosalehel Microsoft Office Excel Web Accessi veebiosa abil.

4. Andmete importimine (ühenduse loomine) Exceli töövihikusse OLAP-serveritest, SQL Serverist, Accessi andmebaasidest ja lamefailidest.

Access pakub teenusega SharePoint Server 2007 järgmisi integreerimisvõimalusi.

Accessi andmepõhised integreerimisvõimalused

1. Ühekordne andmete import või eksport Accessi vaadete ja SharePointi loendite vahel.

2. Accessi tabelite ja SharePointi loendite tabelite andmete ühendamine püsiva kahesuunalise ühendusega (uuendatud loendiandmeid näeb Accessi tabelis; uuendatus Accessi tabeli andmeid näeb loendis).

3. Loendiandmete viimine ühenduseta režiimi, Accessis uuendamine, võrgurežiimi tagasi viimine ja konfliktide lahendamine.

4. Loendiandmete kuvamine ja redigeerimine Accessi andmelehel, vormil ja aruandevaadetes.

5. Accessi andmebaasi avaldamine rakendusse Office SharePoint Server 2007.

Lisateavet vt artiklitest

Järgmised toimingud: Accessi lauskasutajaks saamine

Kui armastate põnevust, avage Accessi raamatus järgmine leht ning tehke sellega põhjalikumat tutvust. Saate luua üsna keerukaid töölauaandmebaasi rakendusi, kirjutamata ühtki rida VBA-koodi. Iga Accessi objekti puhul pääsete atribuudilehelt hõlpsasti ligi arvukatele atribuutidele ja sündmustele, mis aitavad teil oma lahendust kohandada. Igal objektil on üksikasjalikud kujundused, mis näitavad teile kõiki saadaolevaid funktsioone. Office Online’is on saadaval täiendavad andmebaasimallid. Välja- ja tabelimallide abil saate kiiresti luua ja kohandada uusi tabeleid. Sisseehitatud andmebaasikujunduse tööriistade abil saate oma andmebaasi algusest lõpuni ise kujundada.

Siis on veel Accessi makrod. Makrod kasutavad deklaratiivset keskkonda, mis ei nõua VBA-koodi kirjutamist, nii et te ei pea olema arendaja. Iga makrotoiming sooritab mingi ülesande, näiteks avab vormi, käitab päringu, otsib kirje või kuvab teate. Saate manustada makro vormi, aruande või juhtelemendi mis tahes sündmusele. Enamikul makrodel on argumendid ning neile konditsionaalide lisamisega saate panna nad tegema seda, mida teil vaja. Samuti saate määratleda muutujaid ja teha tõrkekontrolli ning ka selleks pole vaja teil kirjutada VBA-koodi.

Saate kujundada prototüübi ja tutvustada seda IT-osakonnale. Saate väga piiratud vahenditega luua kiirlahenduse oma meeskonnale, kellel on seda võimalikult kiiresti vaja. Saate pidada arvet müüdud firmapeo piletite üle, jälgida, et tootmismaterjalid ei ületaks säilivusaega, või printida silte. Saate jälgida ülesannete täitmist, probleemide lahendamist ja tulemuste saavutamist meeskonnatöö projektide puhul. Väikese professionaalse müügimeeskonna eeldatava müügimahu jälgimiseks saate luua müügivõimaluste andmebaasi.

Nagu näete, ei ole Exceli ja Accessi vahel pelgalt mõistuseabielu. Koos moodustavad need Office'i perre kuuluvad tooted ülivõimsa andmedünastia.

Lisateave

Lehe algusse

Märkus. : Masintõlke lahtiütlus. Selle artikli tõlkis arvutisüsteem ilma inimese sekkumiseta. Microsoft pakub selliseid masintõlkeid, et inglise keelt mittekõnelevad kasutajad saaksid vaadata sisu Microsofti toodete, teenuste ja tehnoloogiate kohta. Kuna artikkel on masintõlgitud, võib see sisaldada sõnavara-, süntaksi- või grammatikavigu.

Täiendage oma oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×