Kõneloendi loomine ja kasutamine ärikontaktide halduris

NB! :  See artikkel on masintõlgitud, vaadake lahtiütlust. Selle artikli ingliskeelse versiooni leiate aadressilt (viiteks).

Ettevõtte omaniku üks kõige tähtsamaid ülesandeid on oma olemasolevate ja potentsiaalsete klientidega ühenduses olemine. Sageli piisab vaid lihtsast telefonikõnest.

Soovite ehk näiteks uurida müügivihjeid teile jäetud visiitkaartide või veebilehele jäetud teabe abil või helistada klientidele, kes soovisid teavet läbimüüdud kaupade saadavuse kohta? Või rääkida praeguste kontoomanike või ärikontaktidega, kelle maksed viibivad?

Selles artiklis kirjeldatakse, kuidas töötada Outlooki ärikontaktide halduris kõneloenditega ja kuidas mõõta nende tõhusust, pöörates erilist tähelepanu valitud adressaatide loendite ja kõnestsenaariumide loomisele, ning kuidas hoida silm peal oma tegevustel ja tulemustel.

Selle artikli teemad

Ettevõtte reklaamimine telefonikõnede abil

Kõneloendi avamine

Oma kõneloendi muutmine

Ettevõtte reklaamimine telefonikõnede abil

Outlooki ärikontaktide halduris saate koostada kõneloendi oma kontode ja ärikontaktide põhjal, luua kõnestsenaariumi ja jälgida iga telefonikõne tulemusi. Kõneloendi saab luua ka aruandes olevate nimede põhjal. Teavet aruande põhjal kõneloendi loomise kohta leiate teemast Aruannete ja diagrammide kasutamine Ärikontaktide halduris.

Kõneloend on ka oluline turundustegevus ning võib olla osa turunduskampaaniast.

Kõneloendi tegevuse tulemuste jälgimiseks peate salvestama tegevuse nime iga tegevuse tulemusel tekkinud konto, ärikontakti, müügivihje või võimaluse kirje väljale Algataja. Samuti tuleb kõneloendi kirje lehtedele Üksikasjad ja Jälitamine salvestada teave eelarvekulu ja tegeliku kulu kohta.

Kõneloendi tulemuste vaatamiseks saate kasutada kõneloendi vormi lehte Jälitamine. Kui kõne on turunduskampaania osa, saab kampaania koondtulemusi jälitada turunduse tööruumi vahekaardil Analüüs.

Kõneloendi loomine

Outlooki ärikontaktide halduri kõneloend on midagi enamat kui ainult nimede ja numbrite loend. Tegemist on süsteemiga, mis aitab teil olla telefoni juures alati valmis ja hoida silma peal kõigi kõnede tulemustel.

Turundustegevuse adressaatide loend võib sisaldada ainult kas konto kirjetüüpi või ärikontaktide kirjetüüpi. Ärikontaktid ja müügivihjed võivad olla samas loendis, sest müügivihjekirje põhineb ärikontakti kirjetüübil.

  1. Klõpsake navigeerimispaani jaotises Ärikontaktide haldur nuppu Turundus.

  2. Klõpsake lindi menüü Avaleht jaotises Uus nuppu Kõneloend  Ikoon Kõneloend .

  3. Sisestage kõneloendi vormil jaotises Tegevus väljale Nimi kõneloendi nimi (nt „Võimalikud kliendid Californias“).

    kõneloendi kirje

    Märkus. :  Kui kõne on osa turunduskampaaniast, tippige tekstiväljale Kampaania oma kampaania nimi või klõpsake olemasoleva kampaania nime valimiseks noolenuppu. Kui kõneloend pole mõne kampaania osa, manustatakse sellele praegune tegevuste vaiketurunduskampaania.

  4. Klõpsake jaotises Adressaadiloend seda kirjetüüpi, mida kõneloend peaks hõlmama: Kõik kontod, Kõik ärikontaktid ja müügivihjed, Kõik ärikontaktid või Kõik müügivihjed.

    Või klõpsake ühte järgmistest valikutest.

    • Otsingukaust. Kohandatud loendi loomiseks saate valida mõne filtreeritud adressaadiloendit sisaldava otsingukausta. Pärast kausta valimist nimetatakse väli ümber väljaks Kohandatud loend.

    • Olemasolev turundustegevus. Saate valida mõne varasema turundustegevuse jaoks kasutatud adressaadiloendi.

    • Uus loend. Saate avada dialoogiboksi Ärikontaktide filtreerimine ja valida loendi filtreerimiseks soovitud suvandid.

      Adressaadiloendi saate luua ka mõne aruande põhjal. Lisateavet leiate artiklist Aruannete ja diagrammide kasutamine Ärikontaktide halduris.

      Kui olete loonud uusi konto kirjetüübil põhinevaid kirjetüüpe, kuvatakse need loendis Kõik kontod. Kui olete uusi kirjetüüpe loonud ärikontakti kirjetüübi põhjal, kuvatakse need loendis Kõik ärikontaktid ja müügivihjed.

  5. Kui soovite valitud loendit redigeerimise kaudu filtreerida, klõpsake nuppu Läbivaatus ja filter.

    Lisateavet loendi filtreerimise kohta leiate teemast Ärikontaktide halduri kirjete filtreerimine.

  6. Tegevuse üksikasjade lehe avamiseks klõpsake menüü Avaleht jaotises Kuvamine nuppu Üksikasjad. Soovi korral täitke väljad Kampaaniakood, Eelarveline maksumus, Alguskuupäev, Lõpukuupäev ja Kommentaarid.

    Kõneloendivormi põhilehele naasmiseks klõpsake lindi menüü Turundus jaotises Kuvamine nuppu Üldist.

  7. Adressaatide andmed kuvatakse lehe Üldist jaotises Adressaadi üksikasjad. Kui soovite muuta seda, millised kirje jaotised kuvatakse, klõpsake nuppu Vali jaotised  Nupp Vali jaotised ja seejärel valige jaotised, mida soovite kuvada.

  8. Soovi korral saate luua stsenaariumi – nii on kõik kõned omavahel sarnased ja samuti aitab see tagada, et teil ei läheks olulised punktid meelest. Lisaks aitab stsenaarium ära hoida teemast kõrvalekaldumist ja lähenemist kiiresti korrigeerida, kui telefonivestlus ei kulge oodatud viisil.

    Kõnestsenaariumi loomine

    • Klõpsake lindimenüü jaotises Telefonilogi nuppu Kõnestsenaarium  Ikoon Kõneloend .

    • Kõnedele stsenaariumi loomiseks tehke ühte järgmistest.

      • Tippige stsenaariumi aknasse Kõnestsenaariumi.

      • Klõpsake jaotises Toimingud nuppu Laadi sisu  Ikoon Skripti laadimine ja seejärel liikuge mõnele juba salvestatud dokumendile.

      • Kopeerige ja kleepige stsenaarium mõnest teisest dokumendist.

        Stsenaarium kuvatakse iga adressaadi telefonilogis.

        Kõneloend koos skriptiga

        Märkus. :  Kui redigeerite stsenaariumi kõneloendikirje jaotises Telefonilogi, muudate stsenaariumi versiooni üksnes valitud adressaadi jaoks. Kõigi kõnede stsenaariumi muutmiseks peate lindil klõpsama nuppu Kõnestsenaarium  Ikoon Kõneloend ja seejärel redigeerima stsenaariumi aknas Kõneloend.

  9. Soovi korral saate Outlooki kategooriafunktsiooni abil lisada kõneloendile värvkategooria. Klõpsake lindi menüü Turundus jaotises Sildid nuppu Kategoriseeri ja seejärel soovitud värvkategooriat.

  10. Kui soovite kohe helistama asuda, võite alustada loendi esimesest nimest. Muul juhul salvestage kõneloend.

Enne huupi võetud kõnede tegemist tutvuge kindlasti oma kohalike eeskirjadega ja uurige järele, kas on telefoninumbreid, kuhu teil pole õigust helistada. (Ameerika Ühendriikides näiteks on nendeks allikateks „National Do Not Call Registry“ ja FCC eeskirjad veebilehel www.fcc.gov/cgb/donotcall/). Helistamist keelavad eeskirjad ei kehti üldjuhul siis, kui tarbijal on ettevõttega juba ärisuhe olemas.

Lehe algusse

Kõneloendi avamine

Kui teil ei õnnestunud kõigile kontaktidele ühe seansi jooksul helistada, peate tööd kõneloendiga hiljem jätkama. Samuti võib juhtuda, et soovite muuta kas adressaadiloendit või stsenaariumi teksti.

  1. Klõpsake navigeerimispaani jaotises Ärikontaktide haldur nuppu Turundus.

  2. Kirje avamiseks topeltklõpsake loendipaani vahekaardil Kõneloendid soovitud kõneloendikirjet.

Lehe algusse

Oma kõneloendi muutmine

Kõneloendeid on lihtne nii luua kui ka muuta. Näiteks saate muuta loendis kuvatavate kirjete tüüpi, loendit filtreerimise või adressaatide valimise abil täpsemalt piiritleda ning muuta stsenaariumi teksti kas kõigi adressaatide või üksnes mõne kindla adressaadi jaoks.

  1. Avage kõneloend, mida soovite muuta.

  2. Kõneloendi muutmiseks täitke jaotises Kõneloendi loomine toodud juhised.

NB! : Pärast mõne loendis leiduva kirje kõne oleku muutmist ei saa kõneloendit enam muuta. Selle asemel paremklõpsake kõneloendit ja seejärel klõpsake olemasoleval kõneloendil põhineva uue loendi loomiseks käsku Suhtle kõneloendi kaudu.

Lehe algusse

Helistamine ja kõnede jälitamine kõneloendi abil

  1. Avage või looge kõneloend.

    Jaotises Adressaadiloend on loendi esimene nimi esile tõstetud.

    Kõneloendi adressaadiloend ilma kõnedeta

    Märkus. :  Kuvatavad nimed pärinevad lähtekirje väljalt Nime esitusviis. Jaotises Adressaadi üksikasjad kuvatav nimi pärineb väljalt Täisnimi.

  2. Helistage kontaktile jaotises Adressaadi üksikasjad leiduval telefoninumbril.

  3. Avage stsenaarium. Klõpsake lindimenüü jaotises Telefonilogi nuppu Kõnestsenaarium. Kui kontakt on kõne vastu võtnud, lugege stsenaarium loomulikul viisil ette või stsenaariumi puudumisel andke oma sõnum oma sõnadega edasi.

    Märkus. :  Kui redigeerite stsenaariumi kõneloendikirje jaotises Telefonilogi, muudate stsenaariumi üksnes valitud adressaadi jaoks.

  4. Klõpsake telefonikõne kestust telefonilogi jaotises Kogukestus või sisestage kõne kestus. Soovi korral saate kõne kestust ka automaatselt mõõta.

    Kõne kestuse automaatne mõõtmine

    1. Kõne alustamisel või pärast pausi jätkamisel klõpsake lindi jaotises Telefonilogi nuppu Käivita taimer  Ikoon Käivita taimer .

    2. Kui kõnes tekib paus või kui olete kõne lõpetanud, klõpsake nuppu Peata taimer  Ikoon Peata taimer .

      Kõne kestus registreeritakse telefonilogi väljal Kogukestus. Samuti võite kõne kestust klõpsata või selle ise tippida.

  5. Vestlusega seotud märkuste lisamiseks klõpsake lindi jaotises Telefonilogi nuppu Lisa ajatempel ja tippige siis oma kommentaarid samale väljale, kus on kuvatud stsenaarium.

    Märkus. :  Teksti ilme muutmiseks klõpsake vormingukäskude kuvamiseks lindil menüüd Vorminda teksti. Failide, piltide või tabelite lisamiseks klõpsake menüüd Lisa.

  6. Kõne ajal või pärast selle lõppemist võite lindi menüü Turundus jaotises Adressaaditoimingud klõpsata mõnda järgmistest nuppudest.

    • Nupu Uus ajalooüksus abil saate adressaadi kirjesse lisada suhtlus- ehk kommunikatsiooniajalooüksuse (nt ärilise märkuse, ülesande, faili või meilisõnumi). Kõneloendifunktsioon loob adressaadi jaoks automaatselt uue telefonilogi.

    • Nupu Järeltegevus abil saate kirjele lisada järeltegevuse lipu või märkida järeltegevusega üksuse lõpuleviiduks (käsuga Märgi lõpetatuks).

    • Nupu Ava abil saate kuvada adressaadi kirje.

    • Nupu Veebileht abil saate kuvada adressaadi kirjega seostatud veebilehe (kui see on saadaval).

  7. Kõne lõpus värskendage kirje kõneloendi jaotises Kõne olek. Vaikimisi on valitud olek Pole helistatud. Klõpsake ühte järgmistest märkeruutudest.

    1. Jäetud sõnum

    2. Kõne lõpetatud

    3. Ära helista

      NB! :  Pärast mõne loendis leiduva kirje kõneoleku muutmist ei saa kõneloendit enam muuta. Küll aga saate luua uue kõneloendi, mis on olemasoleva kõneloendi duplikaat. Paremklõpsake kõneloendit tööruumis Turundus ja seejärel klõpsake käsku Suhtle kõneloendi kaudu.

  8. Kui mõni adressaat soovib enda eemaldamist teie kõneloendist, märkige ruut Ära helista. Konto või ärikontakt tähistatakse nii aknas Adressaadiloend kui ka konto- või ärikontaktikirje lehel Üksikasjad märkega Ära helista. Seda adressaati ei saa edaspidistesse kõneloenditesse kaasata.

  9. Järgmiste muudatuste tegemiseks klõpsake nuppu Salvesta ja edasi:

    1. muudatuste salvestamine telefonilogina valitud kirje suhtlusajaloosse ja helistamiseks järgmisele kirjele liikumine;

    2. taimeri peatamine ja kõne kogukestuse registreerimine telefonilogis;

    3. kõne oleku märkimine aknas Adressaadiloend.

      Kõneloend kahe kõnega

      1 – jäetud sõnum. 2 – kõne lõpetatud. 3 – ära helista. 4 – praegune adressaat.

      Märkus. :  Ehkki olek värskendatakse kirje sulgemisel jaotises Adressaadiloend, tuleb jaotises Kõne olek kuvatavad väärtused muuta käsitsi.

  10. Kui olete kõigile loendis leiduvatele inimestele helistanud, sulgege tegevus. Klõpsake lindi jaotises Turundus nuppu Märgi suletuks.

Lehe algusse

Turunduse kõneloendite tõhususe mõõtmine

Kõneloendeid ja stsenaariumeid saate luua mitmesugusel otstarbel. Turunduskõnede tegemisel soovite aga kindlasti teada saada ka seda, kui tulemuslik on teie töö olnud. Kõneloendi tulemused saate läbi vaadata kõneloendi lehel Jälitus.

  1. Avage kõneloend.

  2. Klõpsake lindil vahekaardi Avaleht jaotises Kuvamine nuppu Jälita. Ikoon Lehe jälitamine

  3. Vaadake lehel Jälitus läbi järgmised üksused.

    • Jaotises Tegevuse tulemused näete kokkuvõtlikku teavet tegevuse järgmiste osade kohta: Algatatud müügivihjed, Algatatud võimalused, Algatatud kontod, Algatatud kontaktid, Algatatud telefonilogid ja Oodatav müügitulu. Igal väljal on ka nupp Kuva aruanne, mille klõpsamisel kuvatakse üksikasjalik aruanne selle välja andmete kohta.

      Märkus. :  Teave lehel Jälitus (sh oodatav müügitulu) värskendatakse vastava kõneloendi nime sisestamisel konto-, ärikontakti-, müügivihje- või võimalusekirje väljale Algataja.

    • Jaotises Tegevuse teave saate värskendada järgmist teavet.

      • Tegelik maksumus   : investeeringu tasuvuse arvutamiseks sisestage kõneloendi tegelik maksumus.

      • Suletud   : märkige see ruut, kui kõneloend on lõpule viidud ja tegevus on nüüd suletud. Kõneloendi taasaktiveerimiseks tühjendage see ruut.

    • Jaotises Adressaadid saate tehtud kõnede loendi läbi vaadata; soovi korral saate otse adressaadikirjest luua võimalusekirje. Klõpsake lihtsalt loendis soovitud nime ja seejärel nuppu Algata võimalus.

      Märkus. :  Võimalusekirje saate luua ka kõneloendi lehe Üldist adressaadiloendi kaudu. Valige aknas Adressaadiloend soovitud nimi, klõpsake lindi menüü Turundus jaotises Adressaaditoimingud nuppu Uus ajalooüksus  Ikoon Uus ajalooüksus ja seejärel klõpsake käsku Võimalus.

  4. Klõpsake nuppu Salvesta ja sule  Ikoon Salvesta ja sule .

Lehe algusse

Märkus. : Masintõlke lahtiütlus. Selle artikli tõlkis arvutisüsteem ilma inimese sekkumiseta. Microsoft pakub selliseid masintõlkeid, et inglise keelt mittekõnelevad kasutajad saaksid vaadata sisu Microsofti toodete, teenuste ja tehnoloogiate kohta. Kuna artikkel on masintõlgitud, võib see sisaldada sõnavara-, süntaksi- või grammatikavigu.

Täiendage oma oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×