Interaktiivsed armatuurlauad PowerPointi ja Exceli abil

Stiilne ja funktsionaalne ärianalüüs

Glenna Shaw, PowerPoint MVP

Mis on interaktiivsed armatuurlauad ja kuidas saaksite armatuurlaudu kasutada oma publikule olulise teabe esitamiseks? Selles artiklis käsitletakse interaktiivsete armatuurlaudade kujundamist ja kasutamist ning antakse lingid näidisfailidele ja -esitlustele.

Selles artiklis

Armatuurlaudade tutvustus

Armatuurlaua taust

Armatuurlaua elemendid

Interaktiivsed armatuurlauad

Armatuurlaua ühiskasutus

Kokkuvõte

Teised selle autori artiklid

Armatuurlaudade tutvustus

Ärianalüüs on tänases maailmas kuum kaup ning armatuurlauad on selle teabe esitamiseks kõige sagedamini kasutatav meetod.

Mida aga armatuurlaud endast õigupoolest kujutab? Minu lemmikmääratlus pärineb Stephen Few’lt: „Armatuurlaud on ühe või mitme eesmärgi saavutamiseks vajaliku kõige olulisema teabe visuaalne esitus, mis mahub tervikuna ära ühele arvutikuvale, et sellest oleks võimalik ühe pilguga ülevaade saada.“ See sobib hästi seisukohtadega, mida kuulsin kord David Paradi juhitud PowerPoint Live’i konverentsil (nüüd nimetatakse seda tippkohtumiseks „Presentation Summit“) GAR-põhimõtte (Glance – pilguheit, Absorb – omastamine, Return – naasmine) kohta. Rick Altman, tippkohtumise „The Presentation Summit“ juhataja, andis mulle loa kasutada konverentsi andmeid selles artiklis käsitletava näidisarmatuurlaua loomiseks. Tundliku loomuga äriteabe ja esinejate privaatsuse kaitsmiseks kasutan teemade ja esinejate jaoks varjunimesid.

Armatuurlaudade loomiseks kasutatakse Microsofti pakutavatest võimalustest kõige sagedamini SharePointi ja Excelit (vt Microsofti spikriartiklit: Äriteabefunktsioonide tutvustus). Ehkki PowerPoint jääb kasutajatel sageli kahe silma vahele, pakub see üheskoos Exceliga lihtsat lahendust elegantsete ja funktsionaalsete armatuurlaudade loomiseks. Lisaks pakub PowerPoint interaktiivsusvõimalust, mida teistes rakendustes pole.

Armatuurlaua loomisel tuleks alati lähtuda sellest, et kogu tähelepanu keskpunktis olgu andmed. Ekraani täitmine tarbetute komponentidega tõmbab kasutaja pilgu oluliselt teabelt eemale, seega tuleks lähtuda põhimõttest „mida lihtsam, seda parem“. Eesmärk peaks olema tasakaal: armatuurlaud peab olema piisavalt atraktiivne, et see paeluks publiku huvi, ent mitte nii ülepakutult stiilne, et välimus jätaks kuvatava teabe varju. Hea tava on vältida ruumilisi diagramme. Kui teavet saab tabelina esitada selgemal kujul kui diagrammina, peaksid andmed asuma tabelis. Excel sisaldab mõnusat tingimusvormingu funktsiooni, mis lubab kasutada graafilist kuvamisviisi otse tabelis.

Lehe algusesse

Armatuurlaua taust

Esimese asjana võiksite luua armatuurlaua elementide jaoks sobiva tausta. Minu jaoks sobib praegu kõige paremini hall kohandatud kujund tumesinisel taustal. Lisaks olen kujundile rakendanud varjuefekti „Sees keskel“. See annab kujundile veidi sissevajutatud ilme, et see mõjuks omamoodi karbina, kus armatuurlaua elemendid sees käivad. Selline lahendus tõmbab pilgu kujundi sisemusele ning seega viiakse fookus slaidil just armatuurlaua elementidele.

Interaktiivne armatuurlaud

Lehe algusesse

Armatuurlaua elemendid

Pärast tausta loomist peate otsustama, millised elemendid te armatuurlauale kaasate. Pidage meeles, et armatuurlaual tuleks kuvada andmed, mis aitavad saavutada mõnda teie ettevõtte ärieesmärki. Oma näites olen valinud tippkohtumise „The Presentation Summit“ kulude, osaluse, teemade ja esinejate võrdluse kuvamise. Kui olete eesmärgid endale selgeks teinud, saate erinevate elementidega katsetada, et kuvada teave just sellisel kujul, mida teie publikul on kõige lihtsam mõista. Mina olen valinud lihtsad tabelid ja diagrammid ning otsustanud ära kasutada eelised, mida Exceli tingimusvorming tabelite jaoks pakub.

Tabel armatuurlauas

Selles tabelis on ära toodud istungite sagedus graafiliselt ning istungite ja esinejate reitingud indikaatoritega. Otsustasin kasutada tingimusvormingu indikaatorite vaikesätteid, mis põhinevad ligikaudselt Gaussi kõveral. Teil võib tekkida soov veidi rohkem sügavuti minna. Selle kohta tasub lugeda ühte head MSDN-i ajaveebipostitust. Tingimusvormingu kasutamise kohta leiate lisateavet Microsofti spikri- ja abidemost. Exceli funktsioonide abil saate teabe kuvamiseks kasutada keerukaid statistikaanalüüsi funktsioone (vt Microsofti spikri- ja abiartiklit), kuid kindlasti peaksite alati meeles pidama, kellele te teavet esitada soovite. Armatuurlaua elemendist pole mingit kasu, kui teie sihtrühm seda ei mõista.

Kui olete otsustanud, millised elemendid kaasata, võiksite need rühmitada, et sihtrühm saaks selge pildi elementide omavahelistest seostest. Selleks on mitu võimalust. Oma näites olen kasutanud värvi, lähedust ja kaasamist. Elementide rühmitamiseks tuleb need paigutada lähestikku, kasutada diagrammil sama värvi ja kaasates need värvilisse kontuuri. Raamisin kulud sinise, osaluse rohelise, teemad lilla, esinejad oranži ning kitsad teemad vrd üldteemad türkiissinise kontuuriga. Pöörake tähelepanu sellele, et ma ei kasuta rohelist ja punast koos. Suur osa värvipimedatest inimestest, keda on päris palju, ei suuda just punast ja rohelist värvi teineteisest eristada.

Lõpetuseks peaksite veenduma, et armatuurlaua tekst oleks kergesti loetav. Kuna armatuurlauda vaadatakse arvutiekraanil, on teil tavapärase projektorislaidiga võrreldes paindlikumad võimalused, ent see võib sellegipoolest osutuda tõsiseks pähkliks. Ülesande lihtsustamiseks võite katsetada menüüribal leiduvate nuppudega Suurenda fonti/Vähenda fonti.

Exceli jaotis Font

Lehe algusesse

Interaktiivsed armatuurlauad

Üks PowerPointi võimsamaid omadusi on võimalus lisada interaktiivseid funktsioone ilma keeruka programmeerimiseta. Armatuurlaua interaktiivsus võib ajada asja tarbetult keeruliseks. Üldjuhul lisatakse interaktiivsus süvitsiminekuna, et kasutaja saaks vajadusel kindla elemendi kohta üksikasjalikumat teavet vaadata. Teisest küljest on aga teabest hea ülevaate saamine raske, kui peate ühest aknast teise liikuma. Süvitsiminek nõuab vaatajalt sageli edasi-tagasi liikumist. PowerPoint pakub sellele probleemile ainulaadset lahendust, mida mina nimetan „liikuvaks armatuurlauaks“.

Oma näite jaoks olen ekraani ülaosas loonud rea nuppe, et Rick saaks süvitsi minna individuaalsete aastate kohta sama teavet näitavates armatuurlaudades. Need nupud lingivad vastavate aastaandmete jaoks omaette slaididega. Selleks, et oleks näha, millist nuppu on klõpsatud, rakendasin varjuefekti. Linkida saate ka otse armatuurlaua elementidest (nt klõpsata üksikasjade kuvamiseks mõnda diagrammi). PowerPointi interaktiivse kasutamise kohta leiate lisateavet minu õppetükist Dünaamiline PowerPoint.

Interaktiivne armatuurlaud

Pöörasin tähelepanu sellele, et iga aasta üksikasjaslaidil oleks kuvatud täpselt samad andmed ning et diagrammidel oleksid kindlasti täpselt samad teljed. Kasutaja saab nüüd ükskõik millise aasta üksikasjade vaatamiseks süvitsi minna. See pole aga veel kõik. Aasta üksikasjaslaididel ühele elemendile keskendudes saab kasutaja nende slaidide vahel edasi-tagasi liikuda (kasutades armatuurlaua nuppe, nooleklahve, klahve Page Down ja Page Up või hiire kerimisratast) ja vaadelda selle elemendi muutumist aastate lõikes. Diagrammid on sõna tõsises mõttes liikumises!

Diagrammide võrdlus

See funktsioon on PowerPointile ainuomane ja aitab üle saada probleemist, mida mitmel slaidil või aknas asuva teabe omandamine kaasa toob. Kui otsustate selle meetodi kasuks, paigutage elemendid kindlasti igal slaidil täpselt samasse kohta ja veenduge, et diagrammide teljed oleksid kõigil slaididel järjepidevad. See tagab, et omavahel võrreldakse võrreldavaid asju – muidu võivad tulemused olla eksitavad.

Lehe algusesse

Armatuurlaua ühiskasutus

Kui olete armatuurlaua valmis saanud, salvestage see PowerPointi seansina (*.ppsx.) Sel viisil avatakse armatuurlaud automaatselt, kui kasutaja klõpsab faili. Faili saate salvestada ühisvõrgukettale või saata teistele meiliga. Kui kavatsete armatuurlaua veebi riputada, sobib selleks suurepäraselt uus Office Online. PowerPoint 2010 salvestamis- ja saatmissuvanditesse on see funktsioon juba sisse ehitatud, ent kui kasutate alles PowerPoint 2007, läheb teil vaja üksnes Windows Live’i kontot. Windows Live’i konto annab teile juurdepääsu OneDrive’ile, kus saate dokumente nii postitada kui ka teistega ühiselt kasutada.

Tippkohtumise „Presentation Summit“ armatuurlaua näide, mida olen selles artiklis kasutanud, on saadaval minu OneDrive’i avalikus dokumendikaustas. Kui soovite seda vaadata, klõpsake PowerPointi ikooni. Seejärel klõpsake armatuurlaua kuvamiseks nuppu Käivita slaidiseanss.

Lisaks postitasin ka armatuurlaua malli, mille saate alla laadida ja siis oma armatuurlaudade jaoks kohandada.

Lehe algusesse

Kokkuvõte

Iga armatuurlaud on väärt üksnes nii palju kui selle kaudu saadav teave. Mida Ricki armatuurlaud meile teada andis? Õnneks näitas armatuurlaud, et tippkohtumine „The Presentation Summit“ on igati heas seisus konverents, mis kasvab iga aastaga aina suuremaks ja millega kliendid on väga rahul – ning mille kulud püsivad madalad. Konverentsi innuka osaleja ja toetajana ei tulnud see mulle üllatusena, kuid mul on hea meel, et sain panna Ricki jaoks kokku armatuurlaua, mis meie sisetunnet ka arvudena tõestab.

Glenna Shaw foto

Glenna Shaw on PowerPointi tippspetsialist (Most Valued Professional – MVP) ning veebisaidi PPT Magic Web ja ajaveebi Visualology omanik. Tal on tunnistused hõlpsasti kasutatava infotehnoloogia, graafikadisaini ja professionaalse aimekirjanduse kirjutamise alal.

Lehe algusesse

Teised selle autori artiklid

Kerimisefekti loomine rakenduses PowerPoint 2007

Pealdiste, marginaalide või subtiitrite lisamine esitlustele

Panoraami- ja suumiefektide loomine PowerPointis

Täiendage oma oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×