InfoPathi meilivormide saatmine ja vastuvõtt Outlookis

Selle artikli teemad

InfoPathi meilivormide tutvustus

InfoPathi meilivormide kasutamise eeltingimused

InfoPathi meilivormide tutvustus

Kui kasutate Microsoft Office InfoPathi vorme juba sellisteks toiminguteks nagu iganädalaste olekuaruannete esitamine ning kui kasutate meilisõnumite haldamiseks programmi Microsoft Office Outlook 2007, võivad InfoPathi meilivormid aidata teil andmete kallal koostöö tegemist ja ühiskasutust lihtsustada, sest nii saate InfoPathi vorme avada, täita ja edastada programmis Office Outlook 2007, ilma et peaksite InfoPathi avamagi. Kui teile saadetakse InfoPathi meilivorm, võite sellele vastata, selle edasi saata ja salvestada samamoodi nagu muude Office Outlook 2007 üksuste korral.

InfoPathi vormid ja vormimallid

InfoPath kasutab avatud XML-i standardit, mis pakub kasutajatele paindlikku ja struktureeritud andmete kogumise viisi. Kuna InfoPath on üles ehitatud XML-i standardile, saab InfoPathi vormidega kogutud teavet terve organisatsiooni ulatuses uuesti kasutada. Näiteks kuluaruandes salvestatud teabele pääseb ligi ja seda saab kuvada veebilehel, kus tõstetakse esile osakonna eelarvesuunad.

Kui vormi kujundaja loob uue InfoPathi vormi, loob ta tegelikult vormimalli. Vormimalliga määratletakse täidetava vormi andmestruktuur, ilme ja käitumine. Vormimalli võib võrrelda projektiga – alguspunktiga, mis võimaldab kasutajatel uute andmeid samamoodi kasutavate ja salvestavate vormide loomist. Kuna vormimall peab olema saadaval enne, kui vormi saab täitma hakata, peavad vormimallid asuma kohas, kus kasutajatel on neile juurdepääs olemas. Vormimallid asuvad tavaliselt asutuse võrgus, näiteks ühiskaustades, veebiserverites või teekides teenuste Windows SharePoint Services 3.0 või Microsoft Windows SharePoint Services 2.0 saitidel.

Kui kasutajal on juurepääs asukohale, kuhu vormimall on salvestatud, saab ta vormi selle malli põhjal InfoPathi, veebibrauseri, mobiilseadme või programmi Office Outlook 2007 abil täita. See, kas vormi saab täita InfoPathi või mõne muu meetodi abil, sõltub mitmest tegurist, sealhulgas sellest, kuidas vormimall loodi. Näiteks selleks, et vormimalli saaks täita brauseris, tuleb vormimall brauseris töötamiseks kujundada ning vormimall tuleb installida serverisse, kus töötab InfoPath Forms Services.

InfoPathi meilivormide abil saate kogutud andmeid teistega jagada või andmeid teistelt Office Outlook 2007 kasutajatelt koguda.

Andmete ühiskasutus InfoPathi meilivormide abil

Andmete ühiskasutusse andmiseks saate kasutada InfoPathi meilivorme. Kui täidate näiteks InfoPathis iga nädal olekuaruande vormi ja saadate täidetud vormi seejärel meilisõnumi manusena oma ülemusele, aitab Office Outlook 2007 seda toimingut sujuvamaks muuta. Avage olekuaruanne avaldamiskohast InfoPathi meilivormina, täitke vorm ja saatke andmed Office Outlook 2007 abil ülemusele – teil pole vaja InfoPathi lahtigi teha. Kui vorm on konfigureeritud andmeid andmeallikas edastama, saadetakse andmed andmeallikasse ka siis, kui edastate vormi Outlook abil. Pärast andmete edastamist võite InfoPathi meilivormi koopia ja vormi andmed salvestada praegu avatud kausta.

Andmete kogumine InfoPathi meilivormide abil

InfoPathi meilivormide abil saate ka teistelt kasutajatelt andmeid koguda. Kui olete näiteks ülemus, kes saadab alluvatele kord nädalas meiliga kuluaruande vormi täitmise meeldetuletuse, võite Office Outlook 2007 abil saata kuluaruande vormi InfoPathi meilivormina. Kui teie alluvad lisavad teie meiliaadressi andmete edastamisel InfoPathi meilivormi väljale Adressaat, jõuavad täidetud kuluaruandevormi koopiad ka teie Office Outlook 2007 sisendkausta. Andmete kogumisel InfoPathi meilivormide abil saate andmete haldamiseks kasutada järgmisi toiminguid.

  • Andmete talletamine kaustades.    Rakenduses Office Outlook 2007 saate uut tüüpi kaustas nimega InfoPathi vormide kaust talletada omavahel seotud Office InfoPath 2007 vormide kogumeid. Kui näiteks kasutate alluvatelt olekuaruande vormide kogumiseks rakendust Office Outlook 2007, saate täidetud olekuaruanded talletada postkasti kaustas InfoPathi vormid. Soovi korral saate selles kaustas kuvada kõigi vormide andmed veergudena. Nii on mitmest vormist pärinevaid andmeid mugav kiiresti rühmitada, filtreerida ja sortida.

    Vormi andmete kuvamiseks kausta InfoPathi vormid vaates tuleb selle vormi vormimall esmalt konfigureerida atribuutide liigendamist kasutama. Atribuutide liigendamisel saab vormi väljade väärtused kuvada Office Outlook 2007 kaustades InfoPathi vormid või serverites, kus töötab Windows SharePoint Services 3.0 või InfoPath Forms Services. Atribuutide liigendamise saab vormimalli jaoks lubada ainult vormimalli kujundaja ja seda tuleb teha InfoPathis.

  • Andmete ühendamine.    Vajadusel saate mitme InfoPathi meilivormi andmed koondada ühte vormi. Kui näiteks kasutate töökaaslastelt olekuaruande vormide kogumiseks rakendust Office Outlook 2007, saate nendelt saadud vormide andmed koondada ülemusele mõeldud kokkuvõttevormi.

  • Andmete eksportimine.    Kui soovite vormiandmeid üksikasjalikult analüüsida, võite andmed Outlooki kaustast Vormid eksportida Microsoft Office Excel 2007 töövihikusse. Vajadusel saate ka üksikuid InfoPathi meilivorme XML-failidena oma töölauale eksportida.

Lehe algusesse

InfoPathi meilivormide kasutamise eeltingimused

InfoPathi meilivormide kasutamiseks peaksite veenduma, et nii teil kui ka teie töökaaslastel oleks õige tarkvara arvutisse installitud ja konfigureeritud.

Installi eeltingimused

InfoPathi meilivormide saatmiseks või vastuvõtmiseks programmis Microsoft Office Outlook 2007 peab teie arvutisse olema installitud Microsoft Office InfoPath 2007 ning Office Outlook 2007 peab olema konfigureeritud InfoPathi meilivorme saatma ja vastu võtma. Kui teil on need programmid arvutisse installitud ja Office Outlook 2007 on InfoPathi meilivorme saatma konfigureeritud, kuid need tingimused pole täidetud teie InfoPathi meilivormi adressaadi puhul, kuvatakse teie saadetud vormid meilisõnumi manustena. Sel juhul võib adressaat manustatud vormi salvestada ja InfoPathi abil avada. Office Outlook 2007 on vaikimisi konfigureeritud InfoPathi meilivorme saatma ja vastu võtma. InfoPathi meilivormide sisse- ja väljalülitamiseks klõpsake programmis Office Outlook 2007 käsku Suvandid, seejärel vahekaardi Muu nuppu Täpsemad suvandid ning märkige või tühjendage siis dialoogiboksi Täpsemad suvandid ruut Luba InfoPathi meilivormid.

Installi eeltingimused adressaatide jaoks

Kui teie InfoPathi vormide adressaadil pole programme Microsoft Office Outlook 2007 ja Microsoft Office InfoPath 2007 installitud ja InfoPathi meilivorme kasutama konfigureeritud, saab see adressaat meilisõnumi, mis sisaldab vaikevormivaate HTML-esitust, ning InfoPathi vorm on meilisõnumile manustatud. Kui adressaadil on installitud InfoPathi vanem versioon ja vorm sisaldab tagasiühilduvaid funktsioone, saab see adressaat manustatud vormifaili salvestada ja InfoPathi vanemas versioonis avada.

Vormimallide sõltuvused

Kui soovite, et kasutajad täidaksid InfoPathi meilivorme ja saadaksid andmed seejärel teile tagasi ning vormiga seotud vormimalli ei salvestata ühiskasutusega asukohas, millele teie kasutajatel on juurdepääs, võite vormimalli lisada InfoPathi meilivormile, klõpsates selleks tööpaani Meilisuvandid suvandit Kaasa vormimall. Tööpaan kuvatakse, kui edastate InfoPathi meilivormi või vastate sellele või kui klõpsate selle saatmiseks vormil nuppu Edasta. Samuti võite saata vormi kirjutuskaitstud versiooni.

Lehe algusesse

Täiendage oma oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×