InfoPathi jateenuse InfoPath Forms Services kasutamise stsenaariumid

Selles artiklis kirjeldatakse näidisolukordi, milles organisatsioonid rakendusi Microsoft Office InfoPath ja InfoPath Forms Services äriprotsesside tõhustamiseks kasutada võivad, nt kuluhüvituse või kindlustusnõuete aruanded.

Näidisolukorrad ja ettevõtted, mida selles artiklis käsitletakse, on väljamõeldud ja esinevad siin ainult näidete ilmestamiseks. Teavet selle kohta, kuidas rakendust InfoPath Forms Services tegelikes ärikeskkondades kasutatud on, leiate juhtumianalüüsidest. Lisateavet juhtumianalüüside kohta leiate jaotise Vt ka linke klõpsates.

Selle artikli teemad

1. näidisolukord: kuluaruanded

2. näidisolukord: kindlustusnõuded

3. näidisolukord: loataotlused

4. näidisolukord: laohaldus

5. näidisolukord: turu-uuringud

1. näidisolukord: kuluaruanded

kuluaruandevormi osa A. Datum Corporation on rahvuslik riistvara ja IT-teenuste pakkuja, mis müüb arvuteid, võrguriistvara ja IT-teenuste lepinguid.

Mitmete A. Datum Corporationi allüksustega (nt turundus, müük ja tugitöötajad) kaasneb tööga seotud kulude aruandlus.

A. Datum Corporationi IT-spetsialistid soovivad kasutada kuluaruandeprotsessi ettevõttes sujuvamaks muutmiseks rakendusi InfoPath ja InfoPath Forms Services. Eriti soovivad nad vältida andmesisestusvigu ja kõrvaldada haldustöötajate vajaduse sisestada andmed kuluaruannetesse teisest, eraldi andmebaasist uuesti. A. Datum Corporation soovib ka pakkuda töötajatele võimalust vaadata oma kuluaruannete olekut veebis.

Enne InfoPathi

Kuigi A. Datum Corporation kasutas kuluaruannete loomiseks Microsoft Office Exceli töövihikut, esitasid töötajad ikkagi kuluaruanded käsitsi. Näiteks sisestas töötaja oma kulud Exceli töövihikusse ja siis printis selle töövihiku. Ta kinnitas prinditud aruande külge dokumendi marsruudilipiku ja saatis seejärel aruande kontoritevahelise postiga ülemusele.

Pärast aruande kinnitamist kontrollis ülemus marsruudilipikult töötaja nime ja saatis seejärel aruande kontoritevahelise postiga raamatupidamisosakonda. Kui pearaamatupidaja aruande kinnitas, väljastati hüvitistšekk. Piirkondlike kontorite jaoks võis algse aruande esitamisest kuluda nädalaid, enne kui töötaja oma hüvitistšeki sai.

Pärast InfoPathi

Paberipõhiselt protsessilt rakendusi InfoPath ja InfoPath Forms Services kasutavale automaatprotsessile üleminekuga on A. Datum Corporation säästnud nii aega kui ka raha, mis kulus töötajate kuluaruannete töötlemisele. Töötajad saavad nüüd oma vormid veebis täita ja need elektrooniliselt oma ülemusele saata. Kui ülemus on aruande kinnitanud, saab ta selle lõplikuks kinnitamiseks ja hüvitamiseks elektrooniliselt raamatupidamisosakonda saata.

InfoPathi-põhisele süsteemile ülemineku eelised sisaldavad järgmist.

  • Veebimugavused.    Töötajad, kelle arvutisse on installitud InfoPath, saavad seda kasutada kuluaruandevormide täitmiseks ja esitamiseks. Töötajad, kelle arvutisse pole installitud InfoPathi, saavad oma kuluaruanded täita ja esitada veebibrauseri kaudu.

  • Ühenduseta tugi.    Kui töötajad täidavad kuluaruandevormi InfoPathis, saavad nad osaliselt täidetud vormi oma arvutisse salvestada, täita vormi võrguühenduseta ja seejärel pärast ettevõtte võrguga ühenduse uuesti loomist edastada täidetud vormi. See on eriti kasulik töötajatele, kellel on võrguressurssidele või Internetile hootine või piiratud juurdepääs, näiteks töötajatele, kes sageli reisivad.

  • Suurenenud täpsus.    Kuna vormimall on mõeldud aitama tagada andmete terviklust, esineb vähem sobimatuid kirjeid. Näiteks valivad töötajad kulukategooria ripploendiboksist standardsest loendist, mitte ei pea seda meeles pidama ja käsitsi vormile sisestama.

  • Tõhusus.    Töötajad saavad teenuse Microsoft Windows SharePoint Services saidilt vaadata kinnitamisprotsessi olekut.

Lehe algusse

2. näidisolukord: kindlustusnõuded

Kindlustusnõude vormi osa Humongous Insurance on suur rahvusvaheline ettevõte, mis müüb kindlustustooteid paadi-, auto- ja koduomanikele. Neid tooteid müüakse nii era- kui ka äriklientidele.

Humongous Insurance’i mobiilne tööjõud koosneb rohkem kui 10 000 töötajast, kelle hulka kuuluvad kahjukäsitlejad, müügimeeskond, advokaadid, IT-töötajad, personalitöötajad ja finantsosakond.

Humongous Insurance soovib rakendusi InfoPath ja InfoPath Forms Services kasutada selleks, et lubada klientidel, kindlustusagentidel ja seotud ettevõtetel kasutada kindlustusnõuete töötlemiseks võrguvorme.

Enne InfoPathi

Enne rakenduste InfoPath ja InfoPath Forms Services kasutuselevõtmist kasutasid Humongous Insurance’i töötajad paberipõhist kindlustusnõuete käsitsi esitamise protsessi. Pärast kliendi küsitlemist täitis agent nõudevormi käsitsi ja seejärel saatis selle faksi teel kahjukäsitlejale. Kui kahjukäsitleja teavet üle vaatas, pidi ta faksi prindikvaliteedi tõttu sageli täpsustavate küsimuste esitamiseks agendile helistama.

Pärast InfoPathi

Paberipõhiselt kindlustusnõuete esitamise protsessilt rakenduste InfoPath ja InfoPath Forms Services kasutamisele üleminek on võimaldanud Humongous Insurance’il klientide, agentide ja kahjukäsitlejatega võrgus ühendust võtta.

Näiteks on Humongous Insurance’i kliendil nüüd võimalik esitada kindlustusnõue Interneti teel, täites brauseritoega vormi. Klient saab minna Humongous Insurance’i veebisaidile, luua konto, logida sisse ja esitada nõude. Kui klient on vormi esitanud, saadetakse see meilisõnumina kahjukäsitlejale ja meilisõnumi koopia saadetakse agendile. Kui kahjukäsitleja vajab lisateavet, tagastab ta vormi agendile. Automaatne süsteem on vähendanud protsessi kulusid, lühendanud nõuete töötlemisele kuluvat aega ja kasvatanud üldist kliendirahulolu.

InfoPathi-põhisele süsteemile ülemineku eelised sisaldavad järgmist.

  • Mugavus.    Lisaks nõuete telefonitsi esitamisele saavad kliendid nõudeid esitada, täites veebis vormi. See võimaldab klientidel vormi edastada just siis, kui neile sobib, mitte ainult tavapärasel tööajal.

  • Suurenenud täpsus.    Kuna vormimall on mõeldud aitama tagada andmete terviklust, esineb vähem sobimatuid kirjeid. Näiteks valivad kliendid või agendid nõudeliigi ripploendiboksist standardsest loendist, mitte ei pea seda otsima ja käsitsi vormile sisestama.

  • Tõhusus.    Lisaks võimaldab kinnitamise integreeritud töövoog agendil või kahjukäsitlejal kiiresti teiste selle nõudega töötavate poolte olekut näha. Kuigi Humongous Insurance’i meeskond kasutas varem selgelt määratletud töövoogu, olid nende tööprotsessid paberipõhised. Seega ei saanud agendid ja kahjukäsitlejad nõude olekut ilma telefonikõneta kiiresti välja selgitada. Nüüd saab näiteks agent kontrollida SharePointi saidilt, kuhu vorm on salvestatud, vormi olekut, et näha, kas kahjukäsitleja on kinnitamisprotsessi lõpetanud.

Lehe algusse

3. näidisolukord: loataotlused

Loataotluse vormi osa Ehituskontrolliosakond on Springfieldi linnavalitsuse osakond, kus on sadakond töötajat.

See osakond vastutab elektrisüsteemiga tegelevate alltöövõtjate esitatavate loataotluste läbivaatamise ja kinnitamise või tagasilükkamise eest.

Ehituskontrolliosakond soovib, et alltöövõtjad saaksid loataotlused täita veebibrauseris, et loataotlusprotsess oleks lihtsam ja mugavam.

Enne InfoPathi

Enne rakenduste InfoPath ja InfoPath Forms Services kasutuselevõtmist kasutas ehituskontrolliosakond paberipõhist käsitsi loataotlemise protsessi, millega kaasnes liigselt andmesisestust. Alltöövõtjad täitsid vormid linnavalitsuses paberkujul. Seejärel saatsid ametnikud käsikirjaliselt täidetud vormid administraatorile, kes andmed andmebaasisüsteemi sisestas. Pärast andmete sisestamist võrreldi kirjeid täpsuse tagamiseks pabervormiga. Kui tuvastati sobimatuid või arusaamatuid andmeid, tagastati vorm alltöövõtjale posti teel koos teise vormi ja juhistega, kuidas sobimatud kirjed parandada.

Pärast seda, kui alltöövõtja oli parandatud vormi esitanud, sisestati uued andmed andmebaasi ja uusi kirjeid võrreldi nii algse kui ka teise vormiga. Kui andmed olid sobivaks tunnistatud, algas kinnitamisprotsess. Kinnitamisfaasis inspektor kas kinnitas loataotluse või lükkas selle tagasi, tuginedes mitmetele kriteeriumidele. Kui kinnitamise töövoog oli lõpetatud, teavitati alltöövõtjat otsusest posti teel.

Pärast InfoPathi

Pärast paberipõhiselt loataotlusprotsessilt rakendusi InfoPath ja InfoPath Forms Services kasutavale automaatprotsessile üleminekut saab ehituskontrolliosakond alltöövõtjate, ametnike ja inspektoritega võrgus ühendust võtta.

Näiteks kui alltöövõtja kinnitab ehituskontrolliosakonna veebisaidil loataotluse, edastatakse vormi andmed andmebaasi, mis asub ehituskontrolliosakonna võrgus. Pärast taotluse esitamist kuvatakse uus loataotlus automaatselt SharePointi saidil, kus taotluse vastuvõtja kontrollib teabe täielikkust ja allkirjastab vastuvõtmise kinnitamiseks taotluse digitaalselt.

InfoPathi-põhisele süsteemile ülemineku eelised sisaldavad järgmist.

  • Veebimugavused.    Alltöövõtjad ei pea enam loa taotlemiseks linnavalitsusse tulema. Nüüd saavad alltöövõtjad esitada loataotlused veebis, täites brauseritoega vormi brauseris, nt Firefoxis, Safaris või Internet Exploreris.

  • Suurenenud täpsus.    Kuna loataotluse vormimall on mõeldud aitama tagada andmete terviklust, esineb vähem sobimatuid kirjeid. Näiteks valivad alltöövõtjad taotletava loa liigi ripploendiboksist standardsest loendist, mitte ei pea seda otsima ja käsitsi vormile sisestama.

  • Parem funktsionaalsus.    Pärast andmete edastamist kuvatakse uus loataotlus automaatselt ehituskontrolliosakonna sisevõrgusaidil. Kui ametnik vormi avab, näeb ta vormil alltöövõtja ettevõtte andmeid ja loataotluse andmeid.

Lehe algusse

4. näidisolukord: laohaldus

inventuurivormi osa Wide World Importers on Ameerika Ühendriikides Marylandi osariigis Baltimore’is asuv rahvusvaheline ettevõte. Ettevõte impordib eriti Põhja-Aafrikast pärit tekstiile, käsitööd ja tarbekaupu.

Wide World Importers ostab rohkem kui 70 tarnijalt 12 riigist või regioonist. Kuna nende tarnijate laovarud on üpris muutuvad ja hooajalised, soovib Wide World Importers luua InfoPathi vormimallid, mis võimaldaksid neil lihtsalt ja tõhusalt tarnijatele laovarude kohta päringut esitada.

Enne InfoPathi

Enne rakenduste InfoPath ja InfoPath Forms Services kasutuselevõtmist kasutas Wide World Importers paberipõhist käsitsi küsitlemisse protsessi, millega kaasnes liigselt andmesisestust. Ostjad saatsid küsitlused postiteenusega Global Express Guaranteed meretagustele tarnijatele. Tarnijad saatsid täidetud küsitlusvormid posti või faksi teel tagasi. Aeg-ajalt teatasid nad oma vastuse Wide World Importersile telefoni teel. Vahel harva kogus müügipersonal küsitlustulemused tarnijatelt isiklikult kokku. Üldiselt võis kuluda kuid, enne kui Wide World Importers sai lõplikud küsitlustulemused.

Peaaegu iga küsitlusega kaasnes liigselt andmesisestust. Wide World Importersi sekretär sisestas paberküsitlused andmebaasi. Andmebaasi sisestatud kirjeid võrreldi täpsuse tagamiseks pabervormiga. Mis tahes sobimatu või arusaamatu teabe korral küsiti tarnijalt telefoni teel üle. Kui see polnud võimalik, saadeti meili või faksi teel selgitustaotlus. Kui Wide World Importers oli saanud parandatud teabe, andmed kinnitati.

Pärast InfoPathi

Wide World Importersile posti teel küsitlusele vastamise asemel esitavad tarnijad nüüd vastused, täites veebis brauseritoega vormid. Andmed, mille tarnijad vormidesse sisestavad, saadetakse automaatselt edasi laovarude andmebaasi. Teenuste InfoPath ja InfoPath Forms Services kasutamisele ülemineku tulemusena on Wide World Importersil nüüd järgmised eelised.

  • Veebimugavused.    InfoPathi-põhise süsteemi abil saavad tarnijad küsitlustele vastata brauserit kasutades. Tarnijad ei pea enam küsitlusi Wide World Importersile posti või faksi teel saatma.

  • Ajakohasus.    Varasemas, paberipõhises süsteemis kulus sageli oluliselt aega, kuni tarnijate täidetud küsitlused Wide Word Importeri andmebaasi sisestati. Selle tulemusena polnud hinnangud laovarude kohta tihti ajakohased. InfoPathi brauseritoega vormimallist saadetakse andmed, mille tarnijad vormidesse sisestavad, automaatselt edasi laovarude andmebaasi.

  • Suurenenud täpsus.    Kuna vormimall on mõeldud aitama tagada andmete terviklust, esineb vähem sobimatuid kirjeid. Näiteks valivad tarnijad tooteliigi ripploendiboksist standardsest loendist, mitte ei pea seda otsima ja käsitsi vormile sisestama.

Lehe algusse

5. näidisolukord: turu-uuringud

turu-uuringute vormi osa Proseware, Inc. on Kanadas asuv tarkvaraettevõte, mis arendab tooteid trükitööstusele.

Proseware, Inc. on alustamas oma põhitoote uue väljaande arendustsüklit. Arendusmeeskond on otsustanud turu-uuringuteks kasutada rakendusi InfoPath ja InfoPath Forms Services. Arendusmeeskond plaanib klientidega peetavate koosolekute ajal kasutada klientide tagasiside kogumiseks ja salvestamiseks vormimalli. Vormi eesmärk on jäädvustada kogu kliendisuhtlus, et mõista paremini klientide vajadusi ja aidata tagada kogutud andmete lihtne otsitavus ja uuestikasutatavus.

Vormimall sisestab andmed otse andmebaasi, mis võimaldab töötajatel paljudelt eri koosolekutelt kogutud teavet tuua ja analüüsida. Proseware, Inc. soovib täidetud vormid talletada SharePointi saidil teegis.

Enne InfoPathi

Kuigi arendusmeeskonna liikmed kasutasid klientidelt ja partneritelt tagasiside kogumisel märkmete tegemiseks Microsoft Office Wordi või Microsoft Office Excelit, lõppes nende andmete analüüsimine ja levitamine sageli liigse andmesisestusega. Meeskonnaliikmed tegid märkmeid vabas vormis ja omavahel seotud teave kippus eri dokumentidesse killustuma. Kui meeskonnaliikmed soovisid kogutud teabe tehnilistesse näitajatesse kaasata, kulutasid nad mittestandardsetest dokumentidest vajaliku teabe otsimisele palju aega.

Pärast InfoPathi

Ülemineks standardsele andmekogumisprotsessile, mis kasutab rakendusi InfoPath ja InfoPath Forms Services, lubab ettevõtte Proseware, Inc. arendusmeeskonnal andmete kogumisele, analüüsimisele ja ettevõttes levitamisele kuluvat aega ja raha säästa.

Olemasolevate ja võimalike klientidega kohtumistel kasutavad arendusmeeskonna liikmed nüüd klientide vajaduste ja ideede kohta andmete kogumiseks InfoPathi vormi. Vormide talletamiseks ja jagamiseks kasutab meeskond teeki SharePointi saidil. Selles teegis saavad meeskonnaliikmed täita uute klientide andmevorme, vaadata üle andmeid olemasolevates vormides, eksportida andmed lõpetatud vormidest rakendusse Microsoft Office Excel 2003 või Microsoft Office Excel 2007 või ühendada mitme vormi andmed ühte vormi.

InfoPathi-põhisele süsteemile ülemineku eelised sisaldavad järgmist.

  • Ühtne teave.    Vormimall on mõeldud aitama kindlustada teabe ühtset korraldamist ja vormistamist. Andmed, mis kuvatakse vormi loendites, saadakse standardsetest SharePointi loenditest ja XML-failidest. Näiteks loendi Ettevõtte tüüp kirjed saadakse otse XML-valmisskeemist, mida kasutatakse kogu ettevõttes Proseware, Inc. eri süsteemide vahel andmevahetuse standardiseerimiseks.

  • Integreeritus olemasolevate süsteemidega.    Kui vorm edastatakse, salvestatakse see automaatselt SharePointi saidi teeki. Iga vormi andmed kuvatakse väljaspool vormi, teegi veergudes. See teeb meeskonnaliikmetel teegis vormiandmete otsimise ja sortimise lihtsaks, sest pole tarvis iga vormi eraldi avada.

  • Mitu vaadet.    Kliendiandmete vormil on mitu vaadet, mis on mõeldud eri vajaduste jaoks, näiteks eraldi vaated klienditeabe, meeskonna järelduste, uuringumeetodite ja lisaallikate salvestamiseks. Vormil on ka spetsiaalne prindivaade, mis koondab andmed teistest vaadetest ühte mugavasse prindisõbralikku vormingusse.

Lehe algusse

Täiendage oma oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×