Hallatavate metaandmete sissejuhatus

Metaandmed on teave teabe kohta. Nt raamatu pealkiri ja autor on metaandmed. Metaandmed võivad sisaldada mitmesugust teavet, nt asukoht, kuupäev või kataloogiüksuse number. Kui kasutate SharePointi tooteid, saate metaandmeid keskselt hallata. Saate metaandmed korraldada oma ettevõtte vajaduste järgi ja kasutada neid soovitud teabe hõlpsamaks leidmiseks.

Selles artiklis selgitatakse metaandmetega seotud olulisi termineid ja antakse lühiülevaade SharePointi tööriistade kasutusvõimalustest metaandmete haldamisel.

Oluline terminoloogia

See jaotis sisaldab põhiterminite definitsioone. Põhiterminid on terminid, mida hallatavaid metaandmeid käsitletavates artiklites sageli kasutatakse.

Taksonoomia on ametlik liigitussüsteem. Taksonoomias rühmitatakse esmalt midagi kirjeldavad sõnad, sildid ja terminid ning seejärel korraldatakse grupid hierarhiaks.

Taksonoomia saab koostada mis tahes liiki teabe kohta, alates bioloogilistest süsteemidest kuni organisatsiooni struktuurini. Näiteks bioloogid liigitavad elusorganismid neljaks peamiseks liigiks: loomad, taimed, seened ja mikroobid. Igal põhirühmal on omakorda mitu alamjaotist. Kogu süsteem kokku moodustab taksonoomia.

Ettevõtted loovad samuti väga erinevat tüüpi taksonoomiaid. Näiteks raamatupidamise haldamiseks koostatakse kontoplaan, personali juhtimiseks organisatsiooniskeemid ja tööde liigitused, tootekataloogid jne. Kõik need taksonoomiad on teabe struktureeritud hierarhiad – ametlikud liigitussüsteemid, mis aitavad kasutajatel teavet käsitleda.

Folksonoomia on mitteametlik liigitussüsteem, mis kujuneb järk-järgult, kui veebisaidi kasutajad töötavad saidil sõnade, siltide ja terminitega. Folksonoomiad kujunesid algselt välja populaarsete rakenduste (nt järjehoidjad) põhjal.

Kui olete näinud mõnel veebisaidil sildiloendit, olete näinud folksonoomia visuaalset väljendust. Järgmisel pildid on kujutatud SharePointi saidi sildiloend.

Sildiloend

Folksonoomiapõhine lähenemine metaandmetele võib mõnel juhul olla väga kasulik, kuna võimaldab saidi kasutajatel jagada teavet ja kogemusi. Folksonoomia kasutamine võimaldab täiustada sisu liigitamist vastavalt ettevõtte muutuvatele vajadustele ja kasutajate huvile.

Terminikomplekt on omavahel seotud terminite rühm.

Terminikomplektide ulatus võib sõltuvalt selle loomiskohast olla erinev.

  • Kohalikud terminikomplektid    luuakse saidikogumi kontekstis ja on kasutamiseks saadaval (ja nähtavad) ainult vastava saidikogumi kasutajate jaoks. Näiteks loendi või teegi metaandmete veeru terminikomplekti loomise korral määratakse terminikomplekt kohalikuks ning on saadaval ainult seda loendit või teeki sisaldavas saidikogumis. Näiteks võib meediumiteek sisaldada metaandmete veergu, kus kuvatakse meediumi tüüp (diagramm, foto, kuvatõmmis, video vms). Lubatud terminite loend kehtib ainult selle teegi kohta ja on saadaval selles teegis kasutamiseks.

  • Globaalsed terminikomplektid    on saadaval kasutamiseks kõigil saitidel, mis kasutavad hallatavate metaandmete teenuserakenduse tellimust. Näiteks saab ettevõte luua ettevõtte kõigi üksuste nimede loendit sisaldava terminikomplekti (nt Personal, Turundus, Infotehnoloogia jne).

Lisaks saab terminikomplekti konfigureerida suletuna või avatuna. Suletud terminikomplekti korral ei saa kasutajad uusi termineid lisada (v.a juhul, kui neil on selleks vajalikud õigused). Avatud terminikomplekti korral saavad kasutajad terminikomplektiga vastendatud veergu lisada uusi termineid.

Termin on SharePointi saidi mõne üksusega seostatav sõna või fraas. Termin on terminikomplekti üksiktermin. Igal terminil on kordumatu ID ja võib olla mitu tekstisilti (sünonüümi). Mitmekeelse saidi korral võivad terminisildid olla eri keeltes.

Termineid on kahte tüüpi.

  • Hallatavad terminid    – hallatavad terminid on eelmääratletud terminid. Terminisalve administraatorid korraldavad hallatavad terminid hierarhiliseks terminiks.

  • Ettevõtte märksõnad    – ettevõtte märksõna on sõna või fraas, mille kasutaja lisab SharePointi saidi üksusele. Ettevõtte märksõnade kogumit nimetatakse märksõnade komplektiks. Tavaliselt saavad kasutajad lisada üksusele märksõnana mis tahes sõna või fraasi. See tähendab, et ettevõtte märksõnu saab kasutada folksonoomialaadseks sildistamiseks. Terminisalve administraator võib ettevõtte märksõnad teisaldada erilisse hallatavate terminite komplekti. Kui märksõna kuulub hallatavate terminite komplekti, on see märksõna saadaval selle terminikomplekti kontekstis.

Terminite loomise ja haldamise kohta leiate lisateavet artiklist Terminite loomine ja haldamine terminikomplektis.

SharePointi toodetes on rühm turbetermin. Hallatavate metaandmete kontekstis on rühm ühiste turbenõuetega terminite kogum. Rühma kuuluvaid terminikomplekte saavad hallata ja uusi terminikomplekte lisada ainult selle rühma kaasautoriõigustega kasutajad. Ettevõtetel on soovitatav luua rühmad eriliste juurdepääsu- või turbevajadustega terminikomplektide jaoks.

Terminikomplektide jaoks rühma loomise kohta leiate lisateavet teemast Terminikomplektide uue rühma häälestamine.

Terminisalve haldustööriista abil saavad taksonoomiaid haldavad kasutajad luua ja hallata terminikomplekte ja neis sisalduvaid termineid. Terminisalve haldustööriistas kuvatakse kõik globaalsed terminikomplektid ja kohalikud terminikomplektid, mis on saadaval selle saidikogumi jaoks, kust terminisalve haldustööriista avasite.

Hallatavate metaandmete veerg on loenditesse või teekidesse lisatav erilist tüüpi veerg. Selle veeru abil saavad kasutajad valida terminikomplektist soovitud terminid. Hallatavate metaandmete veeru saate vastendada olemasoleva terminikomplektiga või luua veeru jaoks eraldi kohaliku terminikomplekti.

Hallatavate metaandmete veeruga töötamise kohta leiate lisateavet artiklist Hallatavate metaandmete veeru loomine

Ettevõtte märksõnade veerg on sisutüüpidele, loenditesse või teekidesse lisatava veerg, mille abil kasutajad saavad üksusi valitud sõnade või fraasidega sildistada. Vaikimisi on see veerg mitme väärtusega veerg. Kui kasutaja tipib sellesse veergu sõna või fraasi, kuvab SharePoint soovitused tippimise jätkamiseks. Soovitused võivad sisaldada hallatavate terminite ja märksõnade terminikomplektidest pärinevaid üksusi. Kasutaja võib valida soovituste hulgast olemasoleva väärtuse või sisestada uue väärtuse.

Suhtlussildid on sõnad või fraasid, mille saidi kasutaja saab teabe enda jaoks otstarbekal ja arusaadaval viisil liigitamiseks sisule rakendada. Suhtlussiltide lisamine on kasulik seetõttu, et aitab saidi kasutajatel hõlpsamini leida saidil olevat teavet. Suhtlussilte saab lisada SharePointi saidil olevale teabele ja SharePointi saidi välistele URL-idele.

Suhtlussilt sisaldab kolme tüüpi teabe viitu.

  • Kasutaja identiteet

  • Üksuse URL

  • Termin

Kui lisate üksusele suhtlussildi, saate soovi korral muuta oma identiteedi ja üksuse URL-i privaatseks. Suhtlussildi terminiosa on alati avalik, kuna see salvestatakse terminisalve.

Suhtlussildi loomisel saate termini valida olemasolevate terminite hulgast või sisestada uue termini. Kui valite olemasoleva termini, sisaldab loodav suhtlussilt selle termini viita.

Kui aga sisestate uue termini, loob SharePoint selle jaoks märksõnade terminikomplektis uue märksõna. Loodav suhtlussilt osutab sellele terminile. Tänu sellele toetavad suhtlussildid folksonoomiapõhist sildistamist. Kui kastaja värskendab ettevõtte märksõnade või hallatavate metaandmete veergu, võib SharePoint luua suhtlussildi automaatselt. Need terminid on siltidena nähtavad uudistekanalites, sildiloendites ja profiilis Minu sait.

Loendi või teegi omanik saab metaandmete avaldamise lubada või keelata, värskendades sätteid vastava loendi või teegi lehel Ettevõtte metaandmete ja märksõnade sätted .

Erimärksõnade veeru lisamise kohta leiate teavet artiklist Loendisse või teeki ettevõtte märksõnade veeru lisamine.

Üldises mõttes on sildistamine üksusele metaandmete rakendamine, kus lisatav silt on hallatavad metaandmed või suhtlussilt.

Metaandmete stsenaariumid: taksonoomiast folksonoomiani

SharePointi metaandmete haldus toetab mitut metaandmete käsitlemise viisi, alates ametlikest taksonoomiatest kuni kasutajapõhiste folksonoomiateni. Ametlikud taksonoomiad saate juurutada hallatavate terminite ja terminikomplektide kaudu. Lisaks saate kasutada ettevõtte märksõnu ja suhtlussilte, mis võimaldavad lisada sisule valitud märksõnadega silte.

SharePointi tooted on paindlikud ja tänu sellele saate metaandmete struktuuri ja juhtimise mahu ja ulatuse ise valida. Saate näiteks teha järgmist.

  • Saate rakendada kõigi saitide globaalse juhtimise või määrata kindlate saitide jaoks kohaliku juhtimise.

  • Saate konfigureerida terminikomplektid kasutajate kaasautorluse jaoks suletuks või avatuks.

  • Saate valida, kas soovite koos hallatavate terminitega kasutada ettevõtte märksõnu ja suhtlussilte või mitte.

SharePointi toodete abil saavad ettevõtted kombineerida ametlike hallatavate taksonoomiate võimalusi suhtlussiltide dünaamiliste eelistega.

Järgmisel diagrammil on kujutatud, kuidas erinevate vajaduste korral saab kasutada ulatuse ja juhtimise erinevaid tasemeid.

Hallatavate metaandmete paindlikud konfiguratsioonid

Hallatavate metaandmete eelised

Hallatavate metaandmete kasutamine ettevõtte kõigil saitidel annab mitmeid eeliseid.

SharePointi toodete hallatavate metaandmete funktsioon võimaldab juhtida, kuidas kasutajad saavad lisada sisule metaandmeid. Näiteks saate terminikomplektide ja hallatavate terminite abil reguleerida, milliseid termineid saavad kasutajad sisule lisada ja kellel on lubatud lisada uusi termineid. Kui konfigureerite märksõnade terminikomplekti suletuks, saate piiritleda ettevõtte märksõnad kindla loendiga.

Terminite süsteemne kasutamine ettevõtte kõigil saitidel hõlbustab metaandmetel põhinevate töökindlate protsesside loomist. Lisaks saavad saidi kasutajad rakendada sisule metaandmeid süsteemselt.

Kui ettevõtte kõigi saitide sisu metaandmed on süsteemsed, on vajaliku äriteabe ja andmete otsimine hõlpsam. Otsingufunktsioonid (nt otsingutulemite lehe vasakul serval kuvatav täpsustuspaan) võimaldab kasutajatel filtreerida otsingutulemeid metaandmete järgi.

Täpsustuspaanil kuvatakse metaandmed, mida saab kasutada otsingutulemite filtreerimiseks.

Metaandmete navigeerimine võimaldab kasutajatel luua metaandmete väljade põhjal dünaamilisi vaateid teabe kuvamiseks. Loodud vaadetes saavad kasutajad otsida kaustade või metaandmete liigendtabelite abil soovitud teeke ja täpsustada tulemusi täiendavate võtmefiltrite abil. Selle häälestamise kohta leiate teavet artiklist Loendi või teegi metaandmete navigeerimise häälestamine.

Metaandmete navigeerimise juhtelement

Hallatavate metaandmete abil saavad terminisalve administraatorid ärivajaduste muutumise korral metaandmeid hõlpsamini hallata ja kohandada. Vajaduse korral saate terminikomplekti kiiresti ja hõlpsalt värskendada ning kui seostate hallatavate metaandmete veeru terminikomplektiga, on selle komplekti kõik uued või värskendatud terminid automaatselt saadaval. Näiteks kui ühendate mitu terminit üheks terminiks, värskendatakse nende terminitega sildistatud sisu automaatselt vastavalt tehtud muudatustele. Soovi korral saate terminile määrata mitu sünonüümi (või silti). Kui saidil kasutatakse mitut keelt, saate terminite jaoks määrata ka mitmekeelsed sildid.

Metaandmete haldamine

Metaandmete tõhus haldamine nõuab hoolikat läbimõtlemist ja plaanimist. Mõelge hoolikalt läbi, millist teavet soovite loendite ja teekide sisuna hallata ja kuidas ettevõttes seda teavet kasutatakse. Metaandmete terminite terminikomplekte saate luua mitut tüüpi teabe jaoks.

Näiteks võib teil dokumentide jaoks olla üks sisutüüp. Igal dokumendil võivad olla metaandmed, mis määravad eri tüüpi teabe selle dokumendi kohta. Allpool leiate selle kohta mõned näited.

  • Dokumendi otstarve. Kas dokumendi sisuks on müügipakkumine, tehnilised spetsifikatsioonid või personalijuhtimistoimingud?

  • Dokumendi autori ja dokumenti muutnud isikute nimed

  • Loomiskuupäev ning kinnitamise ja viimase muutmise kuupäev

  • Dokumendiga seotud võimalike kulude eest vastutav osakond

  • Sihtrühm

Siit saate ülevaate metaandmete haldamisega seotud olulistest toimingutest.

  • Plaanimine ja konfigureerimine

  • Terminite, terminikomplektide ja rühmade haldamine

  • Metaandmete atribuutide määramine

Enne hallatavate metaandmete kasutuselevõtmist on soovitatav võimalikud lahendused hoolikalt läbi mõelda. Kavandamise maht sõltub kasutatava taksonoomia ametlikkuse tasemest ning metaandmete juhtimise soovitud ulatusest.

Kui soovite, et kasutajad saaksid taksonoomiat täiendada, saate lubada neil lisada üksustele märksõnu ja korraldada need terminikomplektidesse.

Kui ettevõte soovib hallatavate terminite komplekte kasutada ametlike taksonoomiate rakendamiseks, siis on oluline kaasata kavandamisse ja arendamisse ka huvirühmad. Kui ettevõtte peamised huvirühmad on vajalike terminikomplektide osas kokkuleppele jõudnud, saate vajalikud terminikomplektid terminisalve haldustööriista abil importida või luua. Terminisalve haldustööriista abil saate ka hallata terminikomplekte siis, kui kasutajad hakkavad metaandmetega töötama. Kui veebirakendus on õigesti konfigureeritud ja teil on olemas vajalikud õigused, saate terminisalve haldustööriista avada järgmiselt.

  1. Klõpsake nuppu Sätted Office 365 nupp Sätted ja seejärel nuppu Saidi sätted.

  2. Klõpsake jaotises Saidi administreerimine linki Terminisalve haldamine.

    Terminisalve haldustööriista dialoogiboks

Terminisalve haldustööriistas saate enamike toimingute tegemiseks kasutada puujuhtelementi. Võimalikud toimingud sõltuvad teile selle tööriistas jaoks määratud kasutajarollist. Terminisalve haldustööriista kasutamiseks peate olema serveripargi või terminisalve administraator või terminikomplektide rühma juhataja või kaasautor.

Lisateavet leiate teemast Rühmade ja terminikomplektide loomine ja haldamine.

Toimingute tegemiseks mõne hierarhiaüksusega tehke järgmist.

  1. Osutage muudetava hallatavate metaandmete teenuse rakenduse, rühma, terminikomplekti või termini nimele ja klõpsake kuvatavat noolt.

  2. Valige menüüst soovitud toimingud.

Näiteks kui olete terminisalve administraator või rühma juhataja, saate rühma kuuluvaid terminikomplekte luua, importida ja kustutada. Terminikomplekti kaasautorid saavad luua uusi terminikomplekte.

Terminisalve tööriistas kuvatakse kõigil hierarhiatasemetel tasemekohased menüüd.

Terminisalve haldustööriista atribuudipaanil saate konfigureerida eri hierarhiatasemetel rühma, terminikomplekti või termini atribuudid. Näiteks saate terminikomplekti konfigureerimisel määrata vahekaardil Üldine saadaoleval paanil mitmesuguse teabe (nt nime, kirjelduse, omaniku, kontaktisiku ja huvirühmad). Saate ka määrata, kas terminikomplekt on kasutajate täienduste tegemiseks avatud või suletud, ning avada vahekaardi Ettenähtud kasutus, kus saate määrata, kas terminikomplekt on sildistamiseks või saidil navigeerimiseks saadaval.

Terminisalve atribuutide abil saate konfigureerida mitmesugused sätted (nt sildistamise)

Täiendage oma oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×