Exceli töövihiku andmete importimine ja linkimine

Exceli töövihiku andmete importimine ja linkimine

Andmete toomiseks Exceli töövihikust Accessi andmebaasidesse on mitu võimalust. Saate kopeerida avatud töölehe andmed ja kleepida need Accessi andmelehele, importida töölehe uude või olemasolevasse tabelisse või linkida Accessi andmebaasi töölehega.

Selles artiklis selgitatakse üksikasjalikult Exceli andmete importimist Accessi töölauaandmebaasidesse või nendega lingi loomist.

Märkmed : 

  • Access 2010 veebiandmebaasiga brauseris töötades ei saa te andmeid importida. Kui soovite importida andmeid veebiandmebaasi, peate esmalt avama veebiandmebaasi Accessi abil.

  • Lingitud tabelid ei ühildu Access 2010 veebiandmebaasidega; välisandmete kasutamiseks veebiandmebaasis peate andmed importima, mitte nendega linkima. Veebiandmebaaside kohta leiate lisateavet artiklist Veebis ühiskasutatava Accessi andmebaasi koostamine.

Selle artikli teemad

Ülevaade Exceli andmete importimisest

Andmete importimine Excelist

Tõrkeotsing puuduvate või valede väärtuste korral

Exceli andmetega linkimine

Tõrkeotsing lingitud tabeli väärtuste #Num! ja muude veaväärtuste korral

Ülevaade Exceli andmete importimisest

Kui teie eesmärgiks on salvestada Accessis osa Exceli töölehe andmetest või kõik andmed, tuleb importida töölehe sisu uude või olemasolevasse Accessi andmebaasi. Andmete importimisel loob Access olemasolevatest andmetest uues või olemasolevas tabelis koopia ilma Exceli lähtetöölehte muutmata.

Exceli andmete Accessi importimise tavastsenaariumid

  • Olete pikaajaline Exceli kasutaja, kuid edaspidi soovite kasutada oma andmeid Accessis. Soovite teisaldada Exceli töölehtede andmed ühte või mitmesse Accessi andmebaasi.

  • Teie osakond või meeskond kasutab Accessi, kuid aeg-ajalt saate Exceli vormingus andmeid, mis tuleb ühendada Accessi andmebaasidega. Soovite importida Exceli töölehed nende saabumisel Accessi andmebaasi.

  • Kasutate Accessi andmete haldamiseks, kuid teie meeskonna ülejäänud liikmete nädalaaruanded saabuvad Exceli töövihikuna. Soovite muuta andmete iganädalase kindlal kellaajal importimise oma andmebaasi ladusamaks.

Impordite andmeid Excelist esimest korda

  • Exceli töövihikut pole mingil moel võimalik salvestada Accessi andmebaasina. Excelil puudub Exceli andmetest Accessi andmebaasi loomise funktsioon.

  • Exceli töövihiku avamisel Accessis (valige dialoogiboksi Faili avamine loendis Failitüübid väärtus Microsoft Excel ja valige soovitud fail) loob Access andmete importimise asemel töövihikuga lingi. Töövihiku linkimise olemus erineb töölehe importimisest andmebaasi. Lisateavet linkimise kohta leiate selle artikli teemast Exceli andmetega linkimine.

Andmete importimine Excelist

Selle teema juhistes kirjeldatakse imporditoimingu ettevalmistamist ja käivitamist ning impordisätete salvestamist hilisemaks taaskasutamiseks. Pidage meeles, et andmeid saate importida vaid ühelt töölehelt korraga. Kogu töövihiku kõiki andmeid ei saa korraga importida.

Töövihiku ettevalmistamine

  1. Määrake lähtefaili asukoht ja valige Accessi imporditavaid andmeid sisaldav tööleht. Ainult osa tööleheandmete importimiseks saate määratleda imporditavaid lahtreid sisaldava nimega vahemiku.

    Nimega vahemiku määratlemine (valikuline)   

    1. Aktiveerige Excel ja avage tööleht, mis sisaldab imporditavaid andmeid.

    2. Valige imporditavaid andmeid sisaldav lahtrivahemik.

    3. Paremklõpsake valitud vahemikus ja seejärel klõpsake käsku Vahemiku nimi või Määratle nimi.

    4. Määrake dialoogiboksi Uus nimi väljal Nimi vahemiku nimi ja klõpsake nuppu OK.

      Pidage meeles, et saate importida korraga ainult ühe töölehe. Mitme töölehe importimiseks korrake imporditoimingut iga töölehe puhul.

  2. Vaadake lähteandmed üle ja järgige selle tabeli juhiseid.

    Element

    Kirjeldus

    Veergude arv

    Imporditavate veergude arv ei saa olla suurem kui 255, sest Access ei toeta tabelis rohkem kui 255 välja.

    Veergude ja ridade vahelejätmine

    Hea tava on kaasata vaid need töölehe või nimega vahemiku read ja veerud, mida soovite importida.

    Read    – imporditoimingu ajal ei saa ridu filtreerida ega vahele jätta.

    Veerud    – andmete lisamisel olemasolevasse tabelisse ei saa veerge vahele jätta.

    Tabelivorming

    Veenduge, et lahtritel on tabelivorming. Kui tööleht või nimega vahemik sisaldab ühendatud lahtreid, paigutatakse lahtri sisu vasakpoolseima lahtri väljale ja muud väljad jäetakse tühjaks.

    Tühjad veerud, read ja lahtrid

    Kustutage töölehe või vahemiku kõik tarbetud tühjad read ja veerud. Kui tööleht või vahemik sisaldab tühje lahtreid, püüdke lisada puuduvad andmed. Kui kavatsete olemasolevasse tabelisse andmeid hiljem lisandada, veenduge, et vastavad tabeliväljad aktsepteerivad tühiväärtusi (puuduvaid või tundmatuid väärtusi). Väli aktsepteerib tühiväärtusi, kui välja atribuudi Nõutav väärtuseks on määratud Ei ja atribuudi Valideerimisreegel säte ei väldi tühiväärtusi.

    Veaväärtused

    Kui üks või mitu töölehe või vahemiku lahtrit sisaldab veaväärtust (nt #NUM ja #DIV), parandage need enne imporditoimingu alustamist. Kui lähtetööleht või -vahemik sisaldab veaväärtusi, täidab Access tabeli vastavad väljad tühiväärtustega. Lisateavet selliste vigade parandamise kohta leiate selle artikli teemast Tõrkeotsing puuduvate või valede väärtuste korral.

    Andmetüüp

    Importimisel tõrgete vältimiseks veenduge, et kõik lähteveerud sisaldaksid kõigil ridadel sama tüüpi andmeid. Access kontrollib esimest kaheksat lähterida, et määrata kindlaks tabeli väljade andmetüüp. Soovitame tungivalt veenduda, et esimesel kaheksal real poleks üheski veerus erinevaid andmetüüpe. Vastasel juhul ei pruugi Access määrata veerule õiget andmetüüpi.

    Hea tava on enne imporditoimingu alustamist vormindada Excelis kõik lähteveerud ja määrata igale veerule kindel andmevorming. Vormindamine on tungivalt soovitatav veergude puhul, mis võivad sisaldada eri tüüpi väärtusi. Näiteks võib töölehe veerg Lennu number sisaldada arv- ja tekstiväärtusi (nt 871, AA90 ja 171). Puuduvate või valede väärtuste vältimiseks tehke järgmist.

    1. Paremklõpsake veerupäist ja seejärel klõpsake käsku Vorminda lahtreid.

    2. Valige vahekaardi Arv jaotises Kategooria soovitud vorming. Veeru Lennu number jaoks valiksite arvatavasti vormingu Tekst.

    3. Klõpsake nuppu OK.

    Kui lähteveerud on vormindatud, kuid sisaldavad kaheksandast reast edasi siiski segaväärtusi, võib imporditoiming ikkagi väärtusi vahele jätta või neid valesti teisendada. Tõrkeotsingu teavet leiate teemast Tõrkeotsing puuduvate või valede väärtuste korral.

    Esimene rida

    Kui töölehe või nimega vahemiku esimene rida sisaldab veergude nimesid, saate määrata, et Access käsitleks importimisel esimese rea andmeid väljanimedena. Kui lähtetööleht või -vahemik ei sisalda nimesid, tasub need lisada enne imporditoimingu alustamist.

    Märkus. : Kui kavatsete olemasolevasse tabelisse andmeid lisandada, veenduge, et kõigi veergude nimed langeksid täpselt kokku vastavate väljade nimedega. Kui veeru nimi erineb tabeli vastava välja nimest, siis imporditoiming nurjub. Väljanimede kuvamiseks avage Accessi tabel kujundusvaates.

  3. Kui lähtetöövihik on avatud, sulgege see. Lähtefaili avatuks jätmine võib põhjustada importimisel andmeteisendustõrkeid.

Sihtandmebaasi ettevalmistamine

  1. Avage Accessi andmebaas, kuhu imporditud andmed salvestatakse. Veenduge, et andmebaas pole kirjutuskaitstud ja teil on andmebaasi muudatuste tegemise õigus

    või

    kui te ei soovi salvestada andmeid ühtegi olemasolevasse andmebaasi, looge tühi andmebaas. Selleks tehke järgmist.

    Klõpsake menüüd Fail, seejärel klõpsake nuppu Uus ja seejärel nuppu Tühi andmebaas. NB! Kui kasutate rakendust Access 2007, klõpsake Microsoft Office’i nuppu ja seejärel valikut Uus.

  2. Enne imporditoimingu käivitamist otsustage, kas soovite salvestada andmed uude või olemasolevasse tabelisse.

    Uue tabeli loomine    – kui otsustate salvestada andmed uude tabelisse, loob Access tabeli ja lisab sellesse imporditud andmed. Kui määratud nimega tabel on juba olemas, kirjutab Access tabeli sisu imporditud andmetega üle.

    Olemasolevasse tabelisse lisandamine    – kui otsustate lisada andmed olemasolevasse tabeIisse, siis lisandatakse Exceli töölehe read määratud tabelile.

    Pidage meeles, et enamik lisandamistoimingu nurjumisi tekivad põhjusel, et lähteandmed ei vasta sihttabeli liigendusele ega väljasätetele. Selle vältimiseks avage sihttabel kujundusvaates ja kontrollige järgmist.

    • Esimene rida    – kui lähtetöölehe või nimega vahemiku esimene rida ei sisalda veerupäiseid, veenduge, et iga veeru asukoht ja andmetüüp lähtetöölehel vastaks tabeli vastavatele väljadele. Kui esimene rida sisaldab veerupäiseid, ei pea veergude ja väljade järjestus vastenduma, kuid iga veeru nimi ja andmetüüp peavad täpselt vastenduma vastavate väljade omadega.

    • Puuduvad või liigsed väljad    – kui sihttabelis puudub mõni lähtetöölehe väli, lisage need enne imporditoimingu alustamist. Kui aga tabel sisaldab lähtekohas puuduvaid välju, pole vaja neid tabelist kustutada, kui need aktsepteerivad tühiväärtusi.

      Näpunäide. : Väli aktsepteerib tühiväärtust, kui atribuudi Nõutav väärtuseks on määratud Ei ja atribuudi Valideerimisreegel säte ei keela tühiväärtusi.

    • Primaarvõti    – kui tabel sisaldab primaarvõtme välja, peab lähtetööleht või -vahemik sisaldama veergu, mille väärtused ühilduvad primaarvõtme väljaga ja imporditud võtmeväärtused peavad olema kordumatud. Kui imporditud kirje sisaldab sihttabelis juba olemasolevat primaarvõtme väärtust, kuvab imporditoiming tõrketeate.

    • Indekseeritud väljad    – kui tabeli välja atribuudi Indekseeritud väärtuseks on määratud Jah (duplikaadid keelatud), siis lähtetöölehe või -vahemiku vastav veerg peab sisaldama kordumatuid väärtusi.

      Imporditoimingu käivitamiseks järgige järgmisi juhiseid.

Imporditoimingu käivitamine

  1. Klõpsake menüü Välisandmed jaotises Impordi ja lingi nuppu Excel.

    Märkus. : Menüü Välisandmed on saadaval ainult siis, kui andmebaas on avatud.

  2. Määrake dialoogiboksi Too välisandmed – Exceli arvutustabel väljal Faili nimi imporditavaid andmeid sisaldav Exceli faili nimi

    või

    klõpsake nuppu Sirvi ja määrake dialoogiboksis Faili avamine imporditava faili asukoht.

  3. Määrake, kuidas soovite imporditud andmed salvestada.

    Andmete salvestamiseks uude tabelisse klõpsake raadionuppu Impordi lähteandmed praeguse andmebaasi uude tabelisse. Teil palutakse sellele tabelile hiljem nimi panna.

    Andmete lisandamiseks olemasolevale tabelile klõpsake raadionuppu Lisa kirjete koopia tabelile ja valige ripploendist tabel. Kui andmebaasis pole ühtegi tabelit, pole see suvand saadaval.

    Lingitud tabeli loomise teel andmeallika linkimise kohta leiate teavet selle artikli teemast Exceli andmetega linkimine.

  4. Klõpsake nuppu OK.

    Käivitub arvutustabeli importimise viisard, mis juhatab teid läbi importimistoimingu etappide. Jätkake järgmiste juhistega.

Arvutustabeli impordiviisardi kasutamine

  1. Valige viisardi esimesel lehel imporditavaid andmeid sisaldav tööleht ja klõpsake nuppu Edasi.

  2. Klõpsake viisardi teisel lehel raadionuppu Kuva töölehed või raadionuppu Kuva nimega vahemikud, valige imporditav tööleht või nimega vahemik ja klõpsake nuppu Edasi.

  3. Kui lähtetöölehe või nimega vahemiku esimene rida sisaldab väljanimesid, märkige ruut Esimene rida sisaldab veerupäiseid ja klõpsake nuppu Edasi.

    Andmete importimisel uude tabelisse kasutab Access neid veerupäiseid tabeliväljade nimetamiseks. Neid nimesid saate muuta kas imporditoimingu ajal või pärast seda. Andmete lisandamisel olemasolevale tabelile veenduge, et lähtetöölehe veerupäised vastenduksid täpselt sihttabeli väljanimedega.

    Andmete lisandamisel olemasolevale tabelile jätkake otse 6. juhisega. Andmete lisamisel uude tabelisse jätkake järgmiste juhistega.

  4. Viisard palub üle vaadata välja atribuudid. Välja atribuutide kuvamiseks klõpsake lehe alumises pooles vastavat veergu. Soovi korral võite toimida ka järgmiselt.

    • Vaadake üle sihtvälja nimi ja andmetüüp ning soovi korral muutke neid.

      Access kontrollib iga veeru esimest kaheksat rida ja pakub iga välja jaoks andmetüübi. Kui töölehe veerg sisaldab veeru kaheksal esimesel real eri tüüpi väärtusi (nt teksti ja numbreid), siis pakub viisard veeru kõigi väärtustega ühilduva andmetüübi – kõige sagedamini tekstandmete tüübi. Kuigi saate valida teistsuguse andmetüübi, pidage meeles, et valitud andmetüübiga ühildumatuid andmeid importimisel kas ignoreeritakse või need teisendatakse valesti. Lisateavet puuduvate või valede väärtuste parandamise kohta leiate selle artikli teemast Tõrkeotsing puuduvate või valede väärtuste korral.

    • Välja indeksi loomiseks määrake atribuudi Indekseeritud väärtuseks Jah.

    • Lähteveeru tervikuna vahelejätmiseks märkige ruut Ära impordi välja (jäta vahele).

      Pärast suvandite valimise lõpetamist klõpsake nuppu Edasi.

  5. Järgmisel lehel saate määrata tabeli primaarvõtme. Raadionupu Luba Accessil lisada primaarvõti klõpsamisel lisab Access sihttabelisse esimeseks väljaks automaatnumbri välja ja asustab selle automaatselt kordumatute ID-väärtustega, alates väärtusest 1. Klõpsake nuppu Edasi.

  6. Viisardi viimasel lehel saate määrata sihttabeli nime. Tippige väljale Impordi tabelisse soovitud nimi. Kui tabel on juba olemas, küsib Access kinnitust, kas soovite tabeli olemasoleva sisu üle kirjutada. Jätkamiseks klõpsake nuppu Jah, sihttabelile muu nime määramiseks klõpsake nuppu Ei. Seejärel klõpsake andmete importimiseks nuppu Lõpeta.

    Kui Accessil õnnestub importida osa andmeid või kõik andmed, kuvab viisard imporditoimingu olekut näitava lehe. Toimingu üksikasjad saate salvestada määranguna edaspidiseks kasutamiseks. Toimingu täielikul nurjumisel kuvab Access teate Faili importimisel ilmnes tõrge.

  7. Toimingu üksikasjade salvestamiseks edaspidiseks kasutamiseks klõpsake nuppu Jah. Üksikasjade salvestamine hõlbustab toimingut kordamist tulevikus, läbimata iga kord viisardi kõiki etappe.

Teavet toimingu üksikasjade määranguna salvestamise kohta lugege teemast Impordi- ja eksporditoimingu üksikasjade salvestamine määranguna.

Teavet salvestatud impordi- või lingimäärangu käivitamise kohta lugege teemast Salvestatud impordi- või ekspordimäärangu käivitamine.

Teavet impordi- või lingiülesannete kindlatel aegadel käivitamise kohta lugege teemast Impordi- või ekspordimäärangu ajastamine.

Tõrkeotsing puuduvate või valede väärtuste korral

Kui kuvatakse teade Faili importimisel ilmnes tõrge, siis on imporditoiming täielikult nurjunud. Vastasel juhul kuvab imporditoiming dialoogiboksi, milles palutakse salvestada toimingu üksikasjad. Siis on andmete import kas osaliselt või täielikult õnnestunud. Olekuteates mainitakse imporditoimingu käigus tekkinud võimalike tõrgete logitabeli nimi.

NB! : Isegi juhul, kui olekuteade kinnitab toimingu täielikku õnnestumist, tuleb tabeli sisu ja liigendus enne tabeli kasutamist üle vaadata ja veenduda, et seal on kõik korras.

  • Avage sihttabel andmelehevaates ja kontrollige, kas kõik andmed on tabelisse lisatud.

  • Avage tabel kujundusvaates ja vaadake üle väljade andmetüübid ja muud atribuudid.

Järgmises tabelis kirjeldatakse juhiseid, mille abil saate parandada puuduvaid või valesid väärtusi.

Näpunäide. : Kui leiate tulemi tõrkeotsingu käigus vaid mõne puuduva väärtuse, saate need tabelisse käsitsi lisada. Vastasel juhul, kui terved veerud või suur hulk andmeid on valesti imporditud, tuleks probleem kõrvaldada lähtefailis. Pärast kõigi teadaolevate probleemide kõrvaldamist korrake imporditoimingut.

Probleem

Lahendus

Graafilised elemendid

Graafilisi elemente (nt logosid, diagramme ja pilte) ei saa importida. Lisage need andmebaasi pärast imporditoimingu tegemist käsitsi.

Arvutatud väärtused

Arvutusliku veeru või lahtri tulem imporditakse, kuid mitte arvutuse aluseks olev avaldis. Imporditoimingu ajal saate määrata avaldise tulemiga ühilduva andmetüübi (nt Arv).

TÕENE või VÄÄR ja väärtused -1 või 0

Kui lähtetööleht või -vahemik sisaldab ainult väärtustega TÕENE ja VÄÄR veergu, siis loob Access veeru jaoks välja andmetüübiga Jah/ei ja kannab sellesse väärtused -1 ja 0. Kui aga lähtetööleht või -vahemik sisaldab ainult väärtusi -1 ja 0, loob Access vaikimisi selle veeru jaoks arvuvälja. Probleemi vältimiseks saate imporditoimingu ajal muuta selle välja tüübiks Jah/ei.

Mitmeväärtuselised väljad

Andmete importimisel uude tabelisse või andmete lisandamisel olemasolevale tabelile ei toeta Access väljal mitut väärtust, isegi kui lähteveerg sisaldab semikoolonitega (;) eraldatud väärtuste loendit. Väärtuste loendit käsitletakse üksiku väärtusena ja see paigutatakse tekstiväljale.

Kärbitud andmed

Kui Accessi tabeli veerus näivad andmed kärbitutena, püüdke suurendada andmelehe vaate veerulaiust. Kui see ei lahenda probleemi, on Exceli arvuveeru andmete pikkus Accessi sihttabeli välja jaoks liiga suur. Näiteks võib Accessi andmebaasi sihtvälja atribuudi Välja suurus väärtuseks olla määratud Bait, kuid lähtefail sisaldab väärtust, mis ületab piirangu 255. Muutke lähtefaili väärtusi ja proovige uuesti importida.

Kuvavorming

Kujundusvaates võib olla vaja määrata kindlate väljade atribuut Vorming, et tagada väärtuste õige kuvamine andmelehevaates. Näide.

  • Pärast imporditoimingu lõpetamist kuvatakse andmelehevaates väljal Jah/ei väärtused -1 ja 0. Selle asemel märkeruutude kuvamiseks muutke pärast imporditoimingu lõppemist väljade atribuudi Vorming väärtuseks Jah/ei.

  • Pikad ja keskmised kuupäevad võidakse kuvada Accessis lühikeste kuupäevadena. Selle lahendamiseks avage Accessi sihttabel kujundusvaates ja määrake kuupäevavälja atribuudi Vorming väärtuseks Pikk kuupäev või Keskmine kuupäev.

Märkus. : Kui lähtetööleht sisaldab RTF-vormingut (nt paks, kursiiv või allakriipsutatud vorming), siis tekst imporditakse, kuid vorming läheb kaotsi.

Duplikaatväärtused (võtme rikkumise tõrge)

Imporditavad kirjed võivad sisaldada duplikaatväärtusi, mida ei saa salvestada sihttabeli primaarvõtme väljal või väljal, mille atribuudi Indekseeritud väärtuseks on määratud Jah (duplikaadid keelatud). Kõrvaldage lähtefailist duplikaatväärtused ja proovige uuesti importida.

Kuupäevaväärtused erinevad nelja aasta võrra

Exceli tabelist imporditud kuupäevaväljad võivad erineda nelja aasta võrra. Rakenduses Excel for Windows kasutatakse kuupäevasüsteemi 1900 (kus arvujärjestuse vahemik on 1 kuni 65 380). See vastab kuupäevavahemikule 1. jaanuar 1900. a. kuni 31. detsember 2078. a. Rakenduses Excel for the Macintosh kasutatakse aga kuupäevasüsteemi 1904 (kus arvujärjestuse vahemik on 0 kuni 63 918). See vastab kuupäevavahemikule 1. jaanuar 1904. a. kuni 31. detsember 2078. a.

Enne andmete importimist muutke Exceli töövihiku kuupäevasüsteem või käivitage pärast andmete lisandamist värskenduspäring, mis kasutab kuupäevade parandamiseks avaldist [andmevälja nimi] + 1462.

Tühiväärtused

Imporditoimingu lõppemisel võidakse kuvada tõrketeade toimingu käigus kustutatud või kaotsiläinud andmete kohta või tabeli avamisel andmelehevaates võivad osa välju olla tühjad. Kui Exceli lähteveerud pole vormindatud või kui kaheksa esimest lähterida sisaldavad eri tüüpi andmeid, avage lähtetööleht ja tehke järgmist.

  • Vormindage lähteveerud.

  • Teisaldage read nii, et kaheksa esimest rida ei sisaldaks eri tüüpi andmeid.

  • Valige imporditoimingu ajal iga välja jaoks õige andmetüüp. Kui andmetüüp on vale, võidakse imporditoimingu lõppemisel kuvada kogu veerus tühiväärtused või valed väärtused.

Eelnevad toimingud aitavad minimeerida tühiväärtuste kuvamist. Järgmises tabelis on loetletud juhtumid, mille puhul võidakse siiski kuvada tühiväärtused.

Puuduvate väärtuste andmetüüp

Impordi sihtkoht

Sihtvälja tüüp

Lahendus

Tekst

Uus tabel

Kuupäev

Asendage kõik tekstiväärtused kuupäevaväärtusega ja püüdke uuesti importida.

Tekst

Olemasolev tabel

Arv või Kuupäev

Asendage kõik tekstiväärtused sihtväljaga vastenduva andmetüübiga ja proovige uuesti importida.

Kuupäevaväärtused on asendatud arvväärtustega

Tegelike kuupäevaväärtuste asemel kuvatakse näivalt juhuslikud viiekohalised arvud järgmistes olukordades.

  • Töölehe lähteveerg sisaldab kaheksal esimesel real vaid arvväärtusi, kuid neile järgnevatel ridadel sisaldub kuupäevi.

  • Lähteveerg sisaldab esimesel kaheksal real mõnda kuupäevaväärtust ja te proovisite importida seda veergu numbriväljale. Need kuupäevaväärtused teisendatakse valesti.

    Selle vältimiseks asendage lähteveeru kuupäevaväärtused arvväärtustega ja püüdke uuesti importida.

    Mõnikord, kui veerg sisaldab põhiliselt kuupäevaväärtusi ja lisaks mitut tekstiväärtust, võidakse kõik kuupäevaväärtused kuvada näivalt juhusliku viiekohalise arvuna. Selle vältimiseks asendage tekstiväärtused kuupäevaväärtustega ja proovige uuesti importida.

Arvväärtused on asendatud kuupäevaväärtustega.

Tegelike arvväärtuste asemel kuvatakse näivalt juhuslikud arvväärtused järgmistes olukordades.

  • Lähteveerg sisaldab kaheksal esimesel real vaid kuupäevaväärtusi, kuid neile järgnevatel ridadel sisaldub arve. Need arvväärtused teisendatakse valesti.

  • Lähteveerg sisaldab esimesel kaheksal real mõnda arvväärtust ja te proovisite importida seda veergu kuupäevaväljale. Need arvväärtused teisendatakse valesti.

Selle vältimiseks asendage lähteveeru arvväärtused kuupäevaväärtustega ja püüdke uuesti importida.

Lisaks saate andmelehevaates vaadata tõrkelogi tabelit (sellele viidatakse viisardi viimasel lehel). Tabelis on kolm välja – Tõrge, Väli ja Rida. Igal real on teave kindla tõrke kohta ja välja Tõrge sisu peaks hõlbustama tõrkeotsingut.

Tõrkestringid ja tõrkeotsinguvihjed

Tõrge

Kirjeldus

Välja kärpimine

Välja väärtus on selle välja atribuudisätte Väljasuurus jaoks liiga suur.

Tüübiteisenduse tõrge

Töölehel oleva väärtuse andmetüüp ei sobi välja andmetüübiga. Sihtväljal võib väärtus puududa või olla vale. Selle probleemi tõrkeotsingu kohta leiate lisateavet eelmisest tabelist.

Võtme rikkumine

See kirje primaarvõti on duplikaatväärtus – tabelis on see juba olemas.

Valideerimisreegli tõrge

Väärtus ei vasta selle välja või tabeli atribuudi Valideerimisreegel reeglitekogumile.

Tühiväärtus kohustuslikul väljal

Sellel väljal pole tühiväärtus lubatud, kuna selle välja atribuudi Nõutav väärtuseks on seatud Jah.

Tühiväärtus väljal Automaatnumber

Imporditavad andmed sisaldavad väärtust Null, mida püüdsite lisandada väljale Automaatnumber.

Sõelumatu kirje

Tekstiväärtus sisaldab teksti eraldajamärki (tavaliselt jutumärke). Kui väärtus sisaldab eraldajamärki, peab see märk tekstifailis kaks korda korduma, näiteks:

4 1/2"" diameeter

Lehe algusse

Exceli andmetega linkimine

Accessi andmebaasi linkimisel muu programmi andmetega saate kasutada Accessi päringu- ja aruandlustööriistu ilma Exceli andmeid andmebaasi kopeerimata.

Exceli töölehe või nimega vahemikuga linkimisel loob Access uue, lähteandmete lahtritega lingitud tabeli. Kõik lähteandmete lahtrites tehtavad muudatused kajastuvad lingitud tabelis. Vastava Accessi tabeli sisu ei saa aga redigeerida. Kui soovite andmeid lisada, redigeerida või kustutada, tuleb teha muudatused lähteandmete failis.

Accessist Exceli töölehega linkimise tavastsenaariumid

Tavaliselt kasutatakse Exceli töölehega linkimist importimise asemel järgmistel põhjustel.

  • Soovite andmeid jätkuvalt säilitada Excelis, kuid kasutada ka Accessi võimsaid päringu- ja aruandlusfunktsioone.

  • Teie osakond või meeskond kasutab Accessi, kuid teie välisandmeallikate andmed on Exceli töölehtedel. Te ei soovi hallata välisandmete koopiaid, vaid soovite kasutada neid Accessis.

Esmakordne Exceli töölehe andmete importimine

  • Excelist ei saa Accessi andmebaasiga linki luua.

  • Exceli faili linkimisel loob Access uue tabeli, mida nimetatakse sageli lingitud tabeliks. Tabel esitab lähtetöölehe või nimega vahemiku andmeid, kuid neid ei salvestata andmebaasis.

  • Exceli andmeid ei saa andmebaasi olemasoleva tabeliga linkida. See tähendab, et andmeid ei saa linkimise abil olemasolevale tabelile lisandada.

  • Andmebaas võib sisaldada mitut lingitud tabelit.

  • Kõik lähteandmetes tehtavad muudatused kajastuvad lingitud tabelis automaatselt. Accessi lingitud tabeli sisu ja liigendus on aga kirjutuskaitstud.

  • Exceli töövihiku avamisel Accessis (valige dialoogiboksi Faili avamine loendis Failitüübid väärtus Microsoft Excel ja valige soovitud fail) loob Access tühja andmebaasi ja käivitab arvutustabeli linkimise viisardi.

Exceli andmete ettevalmistamine

  1. Leidke lingitavaid andmeid sisaldav Exceli fail ja tööleht või vahemik. Kui te ei soovi linkida kogu töölehte, kaaluge võimalust määratleda nimega vahemik, mis sisaldab vaid lingitavaid andmeid.

    Excelis nimega vahemiku loomine (valikuline – kasulik juhul, kui soovite linkida ainult osade töölehe andmetega)   

    1. Aktiveerige Excel ja avage tööleht, kus soovite nimega vahemikku määratleda.

    2. Valige lingitavaid andmeid sisaldav lahtrivahemik.

    3. Paremklõpsake valitud vahemikus ja klõpsake käsku Vahemiku nimi või Määratle nimi.

    4. Määrake dialoogiboksi Uus nimi väljal Nimi vahemiku nimi ja klõpsake nuppu OK.

      Arvestage, et linkimistoiminguga saate korraga linkida vaid ühe töölehe. Töövihiku mitme asukoha linkimiseks korrake linkimistoimingut iga lingitava töölehe või vahemiku puhul.

  2. Vaadake lähteandmed üle ja järgige järgmise tabeli juhiseid.

    Element

    Kirjeldus

    Tabelivorming

    Veenduge, et lahtritel on tabelivorming. Kui vahemik sisaldab ühendatud lahtreid, paigutatakse lahtri sisu vasakpoolseima lahtri väljale ja muud väljad jäetakse tühjaks.

    Veergude ja ridade vahelejätmine

    Linkimisel ei saa ridu ega veerge vahele jätta. Pärast andmete importimist Accessi saate lingitud tabelit andmelehevaates avades välju peita ja kirjeid filtreerida.

    Veergude arv

    Lähteveerge ei tohi olla rohkem kui 255, sest Access ei toeta üle 255 tabelivälja.

    Tühjad veerud, read ja lahtrid

    Kustutage Exceli töölehe või vahemiku kõik tarbetud tühjad read ja veerud. Tühjade lahtrite olemasolul püüdke lisada puuduvad andmed.

    Veaväärtused

    Kui töölehe või vahemiku üks või mitu lahtrit sisaldavad veaväärtusi, kõrvaldage need enne toimingu alustamist. Kui lähtetööleht või -vahemik sisaldab veaväärtusi, täidab Access tabeli vastavad väljad tühiväärtustega.

    Andmetüüp

    Lingitud tabeli väljade andmetüüpi ega suurust ei saa muuta. Kontrollige enne linkimistoimingu alustamist, et igas veerus oleks vaid kindlat tüüpi andmed.

    Kui veerg sisaldab eri tüüpi andmeid, on tungivalt soovitatav veerg vormindada. Näiteks võib töölehe veerg Lennu number sisaldada arv- ja tekstiväärtusi (nt 871, AA90 ja 171). Puuduvate või valede väärtuste vältimiseks tehke järgmist.

    1. Paremklõpsake veergu ja seejärel klõpsake käsku Vorminda lahtreid.

    2. Valige vahekaardi Arv jaotises Kategooria soovitud vorming.

    3. Klõpsake nuppu OK.

    Esimene rida

    Kui töölehe või nimega vahemiku esimene rida sisaldab veergude nimesid, saate määrata, et Access käsitleks linkimisel esimese rea andmeid väljanimedena. Kui töölehel pole veerunimesid või kui mõne veeru nimi ei vasta Accessi väljanimede reeglitele, siis määrab Access igale vastavale väljale kehtiva nime.

  3. Kui lähtefail on avatud, sulgege see.

Sihtandmebaasi ettevalmistamine

  1. Avage andmebaas, milles soovite linki luua. Veenduge, et andmebaas pole kirjutuskaitstud ja teil on andmebaasi muudatuste tegemiseks vajalikud õigused.

  2. Kui te ei soovi salvestada linki ühtegi olemasolevasse andmebaasi, looge tühi andmebaas. Selleks tehke järgmist. Klõpsake menüüd Fail, seejärel klõpsake nuppu Uus ja seejärel nuppu Tühi andmebaas. NB! Kui kasutate rakendust Access 2007, klõpsake Microsoft Office’i nuppu ja seejärel valikut Uus.

Nüüd olete linkimistoiminguks valmis.

Lingi loomine

  1. Klõpsake menüü Välisandmed jaotises Impordi ja lingi nuppu Excel.

    Märkus. : Menüü Välisandmed on saadaval ainult siis, kui andmebaas on avatud.

  2. Määrake dialoogiboksi Välisandmete toomine – Exceli arvutustabel väljal Faili nimi Exceli lähtefaili nimi.

  3. Klõpsake raadionuppu Lingi andmeallikas lingitud tabeli loomise teel ning seejärel klõpsake nuppu OK.

    Käivitatakse arvutustabeli linkimise viisard, mis juhatab teid läbi linkimisprotsessi.

  4. Valige viisardi esimesel lehel tööleht või nimega vahemik ja klõpsake nuppu Edasi.

  5. Kui lähtetöölehe või nimega vahemiku esimene rida sisaldab väljanimesid, märkige ruut Esimene rida sisaldab veerupäiseid ja klõpsake nuppu Edasi. Access kasutab veerupäiseid tabeliväljade nimedena. Kui veerunimi sisaldab kindlaid erimärke, ei saa seda Accessi väljanimena kasutada. Sel juhul kuvatakse tõrketeade selle kohta, et Access loob välja jaoks ise kehtiva nime. Jätkamiseks klõpsake nuppu OK.

  6. Määrake viisardi viimasel lehel lingitud tabeli nimi ja klõpsake nuppu Valmis. Kui määratud nimega tabel on juba olemas, küsitakse teilt, kas soovite olemasoleva tabeli või päringu üle kirjutada. Tabeli või päringu ülekirjutamiseks klõpsake nuppu Jah, muu nime määramiseks klõpsake nuppu Ei.

    Access proovib luua lingitud tabeli. Toimingu õnnestumisel kuvab Access teate Tabeli linkimine on lõpule viidud. Avage lingitud tabel ja veenduge, et kõigil väljadel kuvatakse õiged andmed.

    Kui kuvatakse veaväärtused või valed andmed, tuleb teha lähteandmete tõrkeotsing. Lisateavet veaväärtuste või valede väärtuste tõrkeotsingu kohta leiate järgmisest teemast.

Lehe algusse

Tõrkeotsing lingitud tabeli väärtuste #Num! ja muude veaväärtuste korral

Isegi kui kuvatakse teade Tabeli linkimine on lõpule viidud, peaksite avama tabeli andmelehevaates ja veenduma, et ridadel ja veergudes kuvatakse õiged andmed.

Kui näete tabelis vigu või valesid andmeid, parandage need vastavalt järgmise tabeli kirjeldustele ja püüdke linkida uuesti. Pidage meeles, et väärtusi ei saa lisada otse lingitud tabelisse, sest tabelid on kirjutuskaitstud.

Probleem

Lahendus

Graafilised elemendid

Exceli töölehe graafilisi elemente (nt logosid, diagramme ja pilte) ei saa Accessiga linkida.

Kuvavorming

Kujundusvaates võib olla vaja määrata kindlate väljade atribuut Vorming, et tagada väärtuste õige kuvamine andmelehevaates.

Arvutatud väärtused

Arvutusliku veeru või lahtri väärtus kuvatakse vastaval väljal, kuid valemit (või avaldist) ei saa Accessis vaadata.

Kärbitud tekstiväärtused

Laiendage andmelehevaate veerulaiust. Kui kogu väärtus pole ikkagi nähtav, võib põhjuseks olla see, et väärtuse pikkus ületab 255 märki. Access saab linkida vaid esimesed 255 märki, seega tuleks andmed linkimise asemel pigem importida.

Arvuvälja ületäitumise tõrketeade

Lingitud tabel võib näida õigena, kuid hiljem päringu käivitamisel võidakse kuvada tõrketeade Arvuvälja ületäitumine. Põhjuseks võib olla lingitud tabeli välja andmetüübi ja sellel väljal salvestatud andmete tüübi vastuolu.

TÕENE või VÄÄR ja väärtused -1 või 0

Kui lähtetööleht või -vahemik sisaldab ainult väärtustega TÕENE ja VÄÄR veergu, siis loob Access veeru jaoks lingitud tabelis välja andmetüübiga Jah/ei. Kui aga lähtetööleht või -vahemik sisaldab veergu ainult väärtustega -1 või 0, loob Access vaikimisi veeru jaoks arvuvälja ja tabeli vastava välja andmetüüpi pole võimalik muuta. Kui soovite lingitud tabelis välja Jah/ei, tagage, et lähteveerg sisaldaks väärtusi TÕENE ja VÄÄR.

Mitmeväärtuselised väljad

Access ei toeta mitmeväärtuselisi välju isegi juhul, kui lähteveeru väli sisaldab mitut semikoolonitega (;) eraldatud väärtust. Väärtuste loendit käsitletakse üksiku väärtusena ja see paigutatakse tekstiväljale.

#Num!

Access kuvab väljal tegelike andmete asemel veaväärtuse #Num! järgmistes olukordades.

  • Kui lähteveerg sisaldab valdavalt tekstiväärtustega veerus mõnda arv- või kuupäevaväärtust, siis arv- ja kuupäevaväärtusi ei impordita.

  • Kui lähteveerg sisaldab valdavalt arvväärtustega veerus mõnda tekstiväärtust, siis tekstiväärtusi ei impordita.

  • Kui lähteveerg sisaldab valdavalt kuupäevaväärtustega veerus mõnda tekstiväärtust, siis tekstiväärtusi ei impordita.

Tühiväärtuste esinemisvõimaluse minimeerimiseks tabelis tehke järgmist.

  1. Veenduge, et lähteveerg ei sisaldaks eri andmetüübiga väärtusi.

  2. Vormindage Exceli töölehe veerud.

  3. Valige linkimistoimingu ajal iga välja jaoks õige andmetüüp. Kui andmetüüp on vale, võib tulemiveerg sisaldada kõigil andmeridadel vaid väärtust #Num!.

Arvväärtused kuupäevaväärtuste asemel

Kui väljal kuvatakse näiliselt juhuslik viiekohaline väärtus, kontrollige, kas lähteveerg sisaldab peale valdavalt arvväärtuste ka mõnda kuupäevaväärtust. Arvuveergudes esinevad kuupäevad teisendatakse valesti arvudeks. Asendage kuupäevaväärtused arvväärtustega ja proovige uuesti linkida.

Kuupäevaväärtused arvväärtuste asemel

Kui väljal kuvatakse näiliselt juhuslik kuupäev, kontrollige, kas lähteveerg sisaldab peale valdavalt kuupäevade ka mõnda arvväärtust. Kuupäevaveergudes olevad arvväärtused teisendatakse valesti kuupäevadeks. Asendage arvväärtused kuupäevaväärtustega ja proovige uuesti linkida.


Lehe algusse

Täiendage oma oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×