Exceli andmeallika ettevalmistamine Wordi kirjakoosteks

Andmeallika häälestamine ja ettevalmistamine on Wordi kirjakooste üks olulisemaid osi. Saate kasutada olemasolevat Exceli andmeallikat või luua uue andmeallika, importides selleks tabeleraldusega TXT-faili või komaeraldusega CSV-faili. Kui olete andmeallika häälestanud ja ette valmistatud, saate kirjakooste teha üksikasjaliku kirjakoosteviisardi ja dünaamilise andmevahetuse (Dynamic Data Exchange (DDE)) abil või käsitsi.

Kui te ei kasuta kirjakoosteks olemasolevat Exceli andmeallikat, saate kasutada ka mõnes TXT- või CSV-failis olevat kontaktiloendit või aadressiraamatut. TXT- või CSV-failis olevate andmete Excelisse importimiseks vajalike toimingute tegemisel juhendab teid tekstiimpordiviisard.

  1. Avage Excel.

  2. Vahekaardil Andmed valige Välisandmete toomine > Tekstist.

    Menüüs Andmed on esile tõstetud nupp Tekstist.

  3. Valige soovitud TXT- või CSV-fail ja seejärel valige Impordi.

  4. Valige Tekstiimpordiviisardi, paanil Algne andmetüüp valik Eraldajatega.

    Exceli Välisandmete toomine tekstist, tekstiimpordiviisardi etapp 1 / 3

  5. Kui failis, mida impordite, on päised, märkige Eelvaate paani kohal asuv märkeruut Minu andmetel on päised ja seejärel valige Edasi.

  6. Paanil Eraldajatega märgistage see märkeruut, mis vastab teie valitud eraldaja tüübile (nt tabeldusmärk või koma) ja seejärel valige Järgmine.

    Tekstiimpordiviisardis on eraldajate suvandid esile tõstetud.

    Näpunäide. : Paanil Andmete eelvaade kuvatakse tulemused tabelivormingus.

  7. Valige jaotises Andmete eelvaade, veerg, mis sisaldab sihtnumbreid või postiindekseid, ja klõpsake jaotises Veeru andmevorming valikul Tekst.

    Tekstiimpordiviisardis on veeru andmevormingu suvand Tekst esile tõstetud.

    Märkmed : 

    • Saadaolevateks arvuvorminguteks on Üldine, Tekst ja Kuupäev. Iga kord, kui mõnele veerule andmevormingut rakendate, kuvatakse selle veeru nimi tabelipäises.

    • Arvandmeid (nt protsenti või valuutaväärtust) sisaldavat veergu saab vormindada üksnes pärast faili importimist. Lisateavet leiate alamjaotisest „Arvandmete vormindamine Excelis“.

  8. Vajadusel tehke uuesti 7. toiming ning valige veerg, mida soovite muuta, ja andmevorming, mida soovite rakendada.

  9. Klõpsake nuppu Valmis.

  10. Kinnitage dialoogiboksis Andmete importimine parameetri Olemasolev tööleht vaikesäte ja viidatava lahtri aadress ning seejärel valige OK.

    Andmete importimise dialoogiboksis valige andmete paigutamine olemasolevale töölehele, vaikesäte või andmete paigutamine uuele töölehele

    Ettevaatust! : Väljal Andmete importimine kuvatakse hetkel valitud välja aadress. Andmete importi alustatakse sellelt väljalt.

  11. Kui olete lõpetanud, salvestage andmeallikas uue failinimega.

Arvandmete vormindamine Excelis

Excelis saate vormindada kõiki arvandmeid (sh protsente ja valuutaväärtusi), mida kavatsete Wordi kirjakoostes kasutada. Kui soovite, et protsendina või valuutaväärtusena vormindatud andmed säilitaksid oma vormingu ka kirjakooste käigus, järgige jaotises „2. toiming: kirjakoostel dünaamilise andmevahetuse (Dynamic Data Exchange (DDE)) kasutamine“ toodud juhiseid.

Veenduge, et Excel postitusloendi kirjakooste jaoks kasutatavas andmeallikas Word on arvandmete veerud korrektselt vormindatud. Vormindage arvudega veerg nii, et selle andmed vastaksid kindlale vormingu kategooriale (nt valuuta).

  1. Avage oma Exceli andmeallikas.

  2. Valige veerg, mida soovite vormindada.

  3. Klõpsake menüü Avaleht jaotises Arv kastis Numbrivorming (Üldine) allanoolt ja tehke loendist soovitud valik.

    Klõpsake Exceli menüü Avaleht jaotises Arv kastis Üldine allanoolt ja valige kasutatav numbrivorming.

  4. Vajadusel korrake 2. ja 3. toimingut.

  5. Kui olete lõpetanud, valige nupp Salvesta.

Kui kasutate vormindatud arve (nt protsente ja valuutaväärtusi) sisaldavat Exceli andmeallikat, võib mõnede arvandmete vorming kirjakooste käigus muutuda. Dünaamilise andmevahetuse abil saate Excelis teha soovitud kirjakooste, säilitades seejuures arvandmete vormingu.

Exceli andmevormingu võrdlus Wordi koosteväljaga dünaamilise andmevahetuse kasutamise või mittekasutamise korral

Märkus. : Kui te dünaamilist andmevahetust kasutada ei soovi, järgige artiklis Meilisõnumite hulgipostituseks kasutage kirjakoostet toodud juhiseid.

  1. Avage Word, valige Fail > Suvandid > Täpsemalt.

  2. Märkige jaotises Üldine ruut Kinnita failivorminguteisendus avamisel.

    Suvand Kinnita failivorminguteisendus avamisel

  3. Valige OK.

  4. Menüüs Postitused valige Alusta kirjakoostet > Üksikasjalik kirjakoosteviisard.

    Valige Wordi menüüs „Postitused“ nupp „Alusta kirjakoostet“ ja seejärel „Üksikasjalik kirjakoosteviisard“

  5. Valige paanil Kirjakooste jaotises Adressaatide valimine raadionupp Kasutan olemasolevat loendit.

    Wordi kirjakooste tööpaan, mis avaneb jaotise „Kirjakooste alustamine“ nupu „Üksikasjalik kirjakoosteviisard“ valimisel

  6. Jaotises Kasuta olemasolevat loendit valige nupp Sirvi ja seejärel avage vormindatud arvutustabel.

  7. Märkige dialoogiboksis Andmeallika kinnitamine ruut Kuva kõik. Seejärel valige väärtus MS Exceli töölehed DDE kaudu (*.xls) > OK.

    Dialoogiboks Andmeallika kinnitamine

  8. Dialoogiboksis Microsoft Excel valige Kogu arvutustabel > OK.

    Microsoft Exceli dialoogiboks rakenduses Word

  9. Kui avatakse dialoogiboks Kirjakooste adressaadid, valige nupp OK.

    Dialoogiboks „Kirjakooste adressaadid“, milles on kuvatud postitusloendi andmeallikaks oleva Exceli arvutustabeli sisu

  10. Jätkake kirja-. meilisõnumi-, sildi- või ümbrikukooste toiminguid.

Näpunäide. : Saate vältida Wordi viiba kuvamist iga kord, kui avate mõne andmefaili. Kui olete postitusloendiga ühenduse loonud, valige Fail > Suvandid >Täpsemalt. Tühjendage jaotises Üldine ruut Kinnita failivorminguteisendus avamisel.

Täiendage oma oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×