Exceli aadressiloendi aadressisiltide loomine ja printimine

NB! :  See artikkel on masintõlgitud, vaadake lahtiütlust. Selle artikli ingliskeelse versiooni leiate aadressilt (viiteks).

Microsoft Exceli töölehel asuva aadressiloendi alusel hulgipostituse loomiseks saate kasutada Microsoft Wordi kirjakooste funktsiooni. Kirjakooste käigus luuakse aadressisiltide leht, mida saate printida ja mille iga silt sisaldab ühte loendis olevat aadressi.

Aadressisiltide loomiseks ja printimiseks tuleb esmalt valmistada ette Exceli töölehe andmed ja seejärel aadressisildid Wordi abil konfigureerida, korraldada, üle vaadata ja printida. Kui soovite hulgipostituse saatmiseks aadressiloendi liikmetele kasutada aadressisilte, saate aadressisiltide lehe loomisel kasutada kirjakoostet. Igal sildil on üks teie loendis olev aadress.

Kirjakooste hõlmab järgmisi üldtoiminguid.

  1. Exceli töölehel andmete kirjakoosteks ettevalmistamine.    Excelis olev aadressiloend peab enne kirjakooste alustamist olema kirjakoostes kasutatava tabeli kujul.

  2. Siltide Wordis kirjakoosteks ettevalmistamine.    Kõik kirjakoostesse kaasatavad sildid valmistatakse ette korraga. Kirjakoosteks kasutatavat dokumenti nimetatakse põhidokumendiks. Sildi põhidokumendis saate seadistada ka kõigil siltidel korduva mis tahes sisu (nt ettevõtte logo või saatja aadressi).

  3. Siltide seostamine tööleheandmetega.    Aadressiloend on Microsoft Wordi kirjakoostes kasutatav andmeallikas. Käesoleval juhul on selleks Exceli tööleht, mis sisaldab siltidele prinditavaid aadresse.

  4. Siltidele kaasatavate adressaatide loendi piiritlemine.    Word loob sildi iga postitusloendis leiduva aadressi jaoks. Kui soovite luua silte vaid postitusloendi kindlate aadresside jaoks, saate valida kaasatavad aadressid ehk kirjed.

  5. Kohatäidete (kirjakoosteväljade) lisamine siltidele.    Kirjakooste sooritamisel täidetakse kirjakoosteväljad aadressiloendist toodava teabega.

  6. Siltide eelvaade, kooste lõpuleviimine ja siltide printimine.    Enne sildikomplekti printimist saate vaadata iga sildi eelvaadet.

  7. Siltide salvestamine edaspidiseks kasutamiseks.   

Selle artikli teemad

1. juhis: Exceli töölehel andmete ettevalmistamine kirjakoosteks

2. juhis: siltide Wordis kirjakoosteks ettevalmistamine

Kirjakooste katkestamine ja jätkamine

3. juhis: siltide seostamine tööleheandmetega

4. juhis: siltidele kaasatavate adressaatide loendi piiritlemine

5. juhis: kohatäidete (kirjakoosteväljade) lisamine siltidele

Mis toimub kirjakooste käivitamisel?

Kirjakoosteväljade vastendamine andmefailiga

Sisu tippimine ja kohatäidete ehk väljade lisamine

Kohandatud välju sisaldava kontaktivaate seadistamine

Kirjakooste käivitamine Outlookis

Koosteandmete vormindamine

6. juhis: siltide eelvaade ja printimine

Koostatud kirja eelvaade

Kirjakooste lõpuleviimine

7. juhis: siltide salvestamine edaspidiseks kasutamiseks

1. juhis: Exceli töölehel andmete kirjakoosteks ettevalmistamine

Excelis olev aadressiloend peab olema kirjakoostes kasutatava tabeli kujul.

  1. Korraldage aadressiloend töölehel järgmiselt.

    1. Kasutage veeruandmete tüübi selgeks tähistamiseks veerupäiseid.

      Näpunäide. : Kasutage nt veerupäiseid Eesnimi, Perekonnanimi, Aadress ja Linn, mitte Veerg 1, Veerg 2, Veerg 3 ja Veerg 4.

    2. Kasutage iga kirjakoostesse kaasatava aadressielemendi jaoks omaette veergu.

      Näpunäide. : Kui talletate ees- ja perekonnanimed omaette veergudes, saate kirjakooste abil luua ka vormkirju adressaatide eesnimede järgi. Samuti saate luua omaette veeru tiitli jaoks (nt Hr või Pr).

    3. Kaasake ainult andmeid sisaldavad veerud. Ärge kaasake aadressiloendisse tühje ridu ega veerge, sest kirjakooste loomisel Wordis võib tühjadele ridadele ja veergudele järgnev aadressiosa jääda poolikuks.

  2. Aadressiloendi leidmise ja valimise hõlbustamiseks määratlege aadressiloendi nimi järgmiselt:

    1. Valige töölehel kogu aadressiloend, hõlmates ka veerupäiseid sisaldavad lahtrid.

    2. Klõpsake menüü Valemid jaotise Määratletud nimed nuppu Nime määratlus.

      Klõpsake menüü Valemid jaotises määratletud nimed

    3. Tippige väljale Nimi aadressiloendi nimi, nt Pühadekaardid ja klõpsake nuppu OK.

      Näpunäide. : Nime esimene sümbol peab olema täht ja sõnavahena ei saa kasutada tühikut. Kasutage tühiku asemel allkriipsu (_).

  3. Salvestage ja sulgege töövihik.

Lehe algusse

2. juhis: Siltide Wordis kirjakoosteks ettevalmistamine

Siltide paigutus tuleb kirjakooste kõigi siltide jaoks konfigureerida vaid üks kord. Kirjakoostes viidatakse paigutuse jaoks konfigureeritavale dokumendile kui siltide (või sildi) põhidokumendile. Selles põhidokumendis saate konfigureerida ka kõigil siltidel korduva mis tahes sisu (nt ettevõtte logo või saatja aadress).

On võimalik, et kasutate mõne tuntud silditootja sildilehti (nt Avery, AOne või Formtec). Iga sildileht on kindla suurusega ja sisaldab kindla arvu määratud mõõtudega silte.

Sildi põhidokumendi konfigureerimiseks tuleb viia selle mõõdud vastavusse kasutada kavatsevate töölehesiltide mõõtudega.

  1. Käivitage Word ja avage tühi dokument.
    Ilma tühja dokumendita pole järgmise etapi käsud saadaval.

  2. Klõpsake menüü Postitused jaotises Kirjakooste alustamine nuppu Alusta kirjakoostet.

    Kuvatõmmis menüü postitused Wordis, käsk Alusta kirjakoostet ja loendis Saadaolevad suvandid, mida soovite käivitada.

  3. Klõpsake käsku Sildid.

  4. Dialoogiboksis Sildisuvandid tuleb teha mitu valikut.

    Dialoogiboks Sildisuvandid

    1. Siltide printimiseks kasutatava printeri tüüp.

    2. Sildilehtede tootja.

    3. Number, mis vastab teie sildilehtede pakendil olevale tootenumbrile.

  5. Klõpsake jaotises Printeriteave siltide printimiseks kasutatava printeri tüüpi.

  6. Klõpsake loendis Silditarnijad selle ettevõtte nime, kelle toodetud sildilehti te kasutate.

  7. Klõpsake loendis Tootenumber sildilehtede pakendil leiduvat tootenumbrit.

    Kui teie sildilehtede tootenumber ei vasta ühelegi valikule dialoogiboksis Sildisuvandid, saate ikkagi silte printida. Peate vaid veidi kohandama.

    1. Mõõtke lehel olevad sildid ära ja märkige üles nii siltide mõõdud kui ka ühele lehele mahtuvate siltide arv.

      Märkus. : Olge siltide mõõtmisel hoolikas. Sildi tegelik suurus võib olla tootja näidatud suurusest väiksem. Näiteks silt, mille suuruseks on antud 1x2 tolli, võib tegelikult olla 15/16 tolli kõrge ja 1 15/16 tolli lai.

    2. Valige loendis Tootenumber silditüüp, mis on teie siltidega sarnase suurusega.

      Kui loendis Tootenumber pole soovitud silditüüpi, võite proovida kasutada mõnda muud loendis toodud silti või luua uue sildisuuruse.

    3. Klõpsake nuppu Üksikasjad ning võrrelge sildi mõõtmeid ja siltide arvu lehel (laser- ja tindiprinteriga prinditavate siltide korral) või veergude arvu sildivormil (maatriksprinteriga prinditavate siltide korral).

    4. Tehke ühte järgmistest.

      • Kui sildi mõõtmed ja paigutus vastavad teie siltidele, kasutage valitud silti.

      • Kui mõõtmed ja paigutus teie siltidele ei vasta, klõpsake nuppu Loobu ja siirduge 5. juhise juurde.

    5. Klõpsake dialoogiboksis Sildisuvandid printeri tüüpi (Pidevsöötega printerid või Leheprinterid) ja seejärel klõpsake nuppu Uus silt.

    6. Tippige nimi väljale Sildi nimi, valige oma sildi kõrgus, laius, veerised jt suvandid ja klõpsake nuppu OK.

Uus silt kuvatakse kategoorias Muu/kohandatud. Järgmine kord oma kohandatud silte kasutades valige loendist Silditarnijad kindlasti väärtus Muu/kohandatud.

  1. Pärast soovitud sildisuvandite valimist klõpsake nuppu OK.

    Word loob dokumendi, mis kasutab siltide paigutamiseks tabelit. Kui te ei näe paigutuses silte eraldavaid jooni, klõpsake menüü Tabeliriistad alammenüü Paigutus jaotise Tabel nuppu Kuva ruudujooned.

Lehe algusse

Kirjakooste katkestamine ja jätkamine

Kui peate kirjakooste vahepeal pooleli jätma, saate sildi põhidokumendi, millega töötate, salvestada ja kirjakoostet hiljem jätkata. Word säilitab salvestatavas dokumendis andmeallika ja väljateabe. Kui kasutasite kirjakooste katkestamisel tööpaani Kirjakooste, naaseb Word kirjakooste jätkamisel endisele kohale tööpaanil.

  1. Kui olete valmis kirjakoostet jätkama, avage salvestatud sildi põhidokument.

    Word kuvab teatise, paludes kinnitada, et soovite avada dokumendi ja käivitada SQL-käsu (SQL-käsk ühendab Wordi ja Exceli lähtefaili).

  2. Exceli lähtefailiga ühenduse loomiseks ja aadressiloendi toomiseks klõpsake nuppu Jah.

    Kuvatakse sildi põhidokumendi tekst koos kõigi lisatud väljadega.

  3. Klõpsake menüüd Postitused ja jätkake oma tööd.

Lehe algusse

3. juhis: Siltide seostamine tööleheandmetega.

Aadressiteabe lisamiseks siltidele tuleb ühendada sildid aadressiloendit sisaldava töölehega.

  1. Kui te pole varem töölehega ühendust loonud, tehke järgmist:

    1. Klõpsake menüü Fail käsku Suvandid.

    2. Klõpsake kategooriat Täpsemalt.

    3. Liikuge kerides jaotisse Üldist ja märkige ruut Kinnita failivorminguteisendus avamisel.

    4. Klõpsake nuppu OK.

  2. Klõpsake pärast kirjakoostedokumendi avamist menüü Postitused jaotises Kirjakooste alustamine nuppu Vali adressaadid ja seejärel käsku Kasuta olemasolevat loendit.

    Suvand Uue loendi tippimine

  3. Otsige dialoogiboksist Vali andmeallikas üles soovitud Exceli tööleht ja topeltklõpsake seda.

  4. Märkige dialoogiboksis Andmeallika kinnitamine ruut Kuva kõik. Seejärel klõpsake väljal Ava andmeallikas väärtust MS Exceli töölehed DDE kaudu (*.xls) ja klõpsake siis nuppu OK.

    Märkus. : Kui väärtust MS Exceli töölehed DDE kaudu (*.xls) ei kuvata, siis veenduge, et ruut Kuva kõik oleks märgitud.

  5. Valige dialoogiboksi Microsoft Office Excel jaotises Nimega või lahtrivahemik lahtrivahemik või tööleht, mis sisaldab teavet, mida soovite ühendada, ja klõpsake siis nuppu OK.

Sildid on nüüd ühendatud tööleheandmetega, kuid sildileht on veel tühi. Vajadusel saate määratleda adressaadiloendi vastavalt 4. juhisele või asustada sildid aadressiteabe kohatäitjate abil vastavalt 5. juhisele.

Lehe algusse

4. juhis: Siltidele kaasatavate adressaatide loendi piiritlemine

Word loob sildi iga postitusloendis leiduva aadressi jaoks. Kui soovite luua silte vaid postitusloendi kindlate aadresside jaoks, saate valida kaasatavad aadressid (kirjed).

Adressaatide loendi piiritlemiseks või andmefailikirjete alamhulga kasutamiseks tehke järgmist.

  1. Klõpsake menüü Postitused jaotises Kirjakooste alustamine nuppu Redigeeri adressaadiloendit.

    Kuvatõmmis menüü postitused Wordis, kus on esile tõstetud nupp Redigeeri adressaadiloendit.

  2. Tehke dialoogiboksis Kirjakooste adressaadid ühte järgmistest.

    • Üksikute kirjete valimine.    See meetod on kasulik eelkõige lühikese loendi korral. Märkige ruudud nende adressaatide kõrval, keda soovite kaasata, ja tühjendage ruudud nende adressaatide kõrval, keda soovite välja jätta.

      Näpunäide. : Kui teate, et soovite kirjakoostes kasutada ainult mõnda kirjet, võite tühjendada päisereal oleva märkeruudu ja seejärel märkida ainult soovitud kirjed. Kui aga soovite kaasata suurema osa loendist, märkige päisereal olev ruut ja seejärel tühjendage nende kirjete kõrval olevad märkeruudud, mida te ei soovi kaasata.

    • Kirjete sortimine.    Klõpsake sorditava üksuse veerupäist. Word sordib loendi tõusvas tähestikulises järjestuses (A-st kuni Z-ni). Loendi sortimiseks laskuvas tähestikulises järjestuses (Z-st kuni A-ni) klõpsake veerupäist veel kord.

      Keerukama sortimise kasutamiseks klõpsake jaotises Adressaadiloendi piiritlemine käsku Sordi ja valige oma sortimiseelistused dialoogiboksi Filtreerimine ja sortimine vahekaardil Kirjete sortimine. Näiteks saate määrata, et adressaadid peavad olema järjestatud ühe sihtnumbri ulatuses perekonnanime järgi ja et sihtkoodid oleksid numbrilises järjestuses.

    • Kirjete filtreerimine.    Sellest on kasu juhul, kui loend sisaldab kirjeid, mida te ei soovi kuvada või kirjakoostesse kaasata. Pärast loendi filtreerimist saate kirjed märkeruute märkides või tühjendades kas kaasata või välja jätta.

      Kirjete filtreerimiseks tehke järgmist.

      1. Klõpsake jaotises Aadressiloendi piiritlemine nuppu Filtreeri.

      2. Valige dialoogiboksi Filtreerimine ja sortimine vahekaardil Päringusuvandid kriteeriumid, mida soovite filtreerimisel kasutada.

        Näiteks siltide loomisel Austraalia aadresside jaoks klõpsake loendis Väli väärtust Riik või regioon, loendis Võrdlus väärtust Võrdne ja loendis Võrreldav väärtust Austraalia.

      3. Filtri täpsemaks piiritlemiseks klõpsake täiendavate kriteeriumide valimiseks väärtust Ja või Või.

        Näiteks siltide loomiseks ainult Münchenis asuvate ettevõtete jaoks peaksite filtreerima kirjeid, mille puhul väli Linn sisaldab väärtust München ning väli Ettevõtte nimi pole jäetud tühjaks. Kui kasutate selles filtris tingimuse Ja asemel tingimust Või, kaasatakse teie kirjakoostesse lisaks kõigile Müncheni aadressidele ka kõik ettevõtte nime sisaldavad aadressid (linnast sõltumata).

Märkus. : Kui teie arvutisse on installitud aadressivalideerimise tarkvara, siis võite adressaatide aadresside valideerimiseks klõpsata dialoogiboksis Kirjakooste adressaadid nuppu Kontrolli aadresse.

Lehe algusse

5. juhis: Kohatäidete (kirjakoosteväljade) lisamine siltidele

Pärast siltide ja aadressiloendi seose loomist saate lisada aadressi asukohta siltidel tähistavad kohatäited. Saate tippida ka kõigil siltidel korduva teksti (nt ettevõtte logo või saatja aadressi).

Aadresside kohatäiteid nimetatakse kirjakoosteväljadeks. Kirjakooste sooritamisel täidetakse kirjakoosteväljad aadressiloendist toodava teabega. Wordis kasutatavad väljad vastavad teie Exceli töölehe veerupäistele.

Veergude (kategooriad) ja ridadega (kirjed) andmefail

1. Andmefaili veerud tähistavad teabekategooriaid. Siltidele lisatavad kirjakoosteväljad on nende kategooriate kohatäited.

2. Andmefaili read tähistavad teabekirjeid. Kirjakooste puhul loob Word iga kirje jaoks sildi.

Kirjakoostevälja lisamine konfigureeritavale algsele sildile (sildi põhidokumendile) tähendab seda, et soovite näidatud asukohta lisada kindla teabekategooria (nt nime või aadressi).

Wordi dokumendile lisatud väljad

Märkus. : Kirjakoostevälja lisamisel sildi põhidokumenti ümbritsetakse väljanimi alati noolsulgudega (« »). Lõpetatud siltidel noolsulge ei kuvata; need on mõeldud vaid selleks, et aidata teil sildi põhidokumendis koostevälju tavatekstist eristada. 

Lehe algusse

Mis toimub kirjakooste käivitamisel?

Kirjakooste käivitamisel asendatakse esimese sildi väljad andmefaili esimese rea teabega. Teise sildi väljad asendatakse andmefaili teise rea teabega jne.

Teavet andmete failist sildi ühendamine

Väljadega töötamine: näited   

Siltide kujundamisel saate linkida sildi väljaga andmefaili mis tahes veerupäise.

Oletagem näiteks, et postitusloend sisaldab infolehe tellijate andmeid ja andmefailis on tellimuste aegumise jälgimiseks veerg Aegumiskuupäev. Kui lisate välja Aegumiskuupäev põhidokumenti enne ühendamise käivitamist, näeb iga tellija aadressisildil oma tellimuse aegumiskuupäeva.

Välju saate omavahel kombineerida ja need kirjavahemärkidega eraldada. Näiteks saate aadressi loomiseks konfigureerida sildi põhidokumendi väljad järgmiselt:

«Eesnimi» «Perekonnanimi»

«Tänav, maja»

«Sihtnumber» «Linn», «Maakond»

Sagedamini kasutatavate kombinatsioonide jaoks (nt aadressiplokid ja tervitusväljendid) sisaldab Word mitut välja rühmitavaid liitvälju. Näiteks koosneb väli Aadressiplokk mitmest väljast, sisaldades eesnime, perekonnanime, maja, tänavat, linna ja sihtnumbrit.

Välja Aadressiplokk elemendid

Kõigi liitväljade sisu saate kohandada. Näiteks võite valida nimeväljal ametliku nimevormingu (Hr. Rain Luus), tervituses aga pöördumise "Lugupeetud" asemel pöördumise "Tere".

Lehe algusse

Kirjakoosteväljade vastendamine andmefailiga

Kui soovite, et Word leiaks kindlasti kõigile aadressielementidele teie andmefailist vastava veeru, on soovitatav Wordi kirjakoosteväljad Exceli arvutustabeli veergudega vastendada.

Väljade vastendamiseks klõpsake menüü Postitused jaotises Täida ja lisa väljad nuppu Vastenda väljad.

Rühm Kirjutamine ja väljade lisamine

Kuvatakse dialoogiboks Väljade vastavus.

Dialoogiboks Väljade vastavus

Aadressi elemendid kuvatakse vasakul asuvas loendis. Andmefailist pärinevad veerupäised kuvatakse paremal asuvas loendis.

Word otsib igale elemendile vastavaid veerge. Näites vastendas Word andmefaili veeru Tiitel automaatselt veeruga Pöördumistiitel, kuid ei saanud vastendada muid elemente, näiteks välja Teine eesnimi.

Parempoolses loendis saate valida vasakpoolses loendis olevale elemendile vastava andmefailiveeru. Sellest pole midagi, et elemendid Ainuidentifikaator ja Teine eesnimi on vastendamata, kuna teie kirjakoostesilt ei pea kasutama kõiki välju. Kui lisate mõne välja, mis ei sisalda teie andmefailist pärinevaid andmeid, kuvatakse see koostedokumendis tühja kohatäitena (tavaliselt tühja rea või tühja plokina).

Lehe algusse

Sisu tippimine ja kohatäidete ehk väljade lisamine

  1. Tippige algsele, koostatavale sildile (sildi põhidokumendis) sisu, mille soovite kaasata igale sildile.

    Pildi (nt logo) lisamiseks klõpsake menüü Lisa jaotises Illustratsioonid nuppu Pilt.

  2. Klõpsake kohta, kuhu soovite välja lisada.

  3. Kasutage menüü Postitused jaotist Kirjutamine ja väljade lisamine.

    Rühm Kirjutamine ja väljade lisamine

  4. Lisage mõni järgmistest.

    • Aadressiplokk nime, aadressi ja muu teabega

    • Klõpsake nuppu Aadressiplokk.

    • Valige dialoogiboksis Aadressiploki lisamine kaasatavad aadressielemendid ja rakendatavad vormingud ning seejärel klõpsake nuppu OK.

    • Kui kuvatakse dialoogiboks Väljade vastavus, pole Word osa aadressiploki lõpetamiseks vajalikust teabest leidnud. Klõpsake nupu (vaste puudub) kõrval olevat noolt ja seejärel valige oma andmeallikast väli, mis vastab kirjakoosteks vajalikule väljale.

    • Üksikud väljad

      Võite lisada ka üksikutelt väljadelt pärinevat teavet (nt eesnimi, telefoninumber või rahastajate toetuse kogusumma). Andmefaili välja kiireks lisamiseks siltide põhidokumenti klõpsake nupu Lisa koosteväli noolt ja seejärel väljanime.

      Muude valikuliste väljade lisamiseks tehke järgmist.

      • Klõpsake menüü Postitused jaotises Kirjutamine ja väljade lisamine nuppu Lisa koosteväli.

      • Tehke dialoogiboksis Koostevälja lisamine ühte järgmistest.

        • Andmeallika väljadele automaatselt vastavate aadressiväljade valimiseks isegi juhul, kui nende väljade nimed erinevad väljanimedest Wordis, klõpsake nuppu Aadressiväljad.

        • Selliste väljade valimiseks, mis võtavad andmed alati otse mõnest teie andmefaili veerust, klõpsake raadionuppu Andmebaasiväli.

      • Klõpsake loendis Väljad soovitud välja.

      • Klõpsake nuppu Lisa ja seejärel nuppu Sule.

      • Kui kuvatakse dialoogiboks Väljade vastavus, pole Word osa välja lisamiseks vajalikust teabest leidnud. Klõpsake nupu (vaste puudub) kõrval olevat noolt ja seejärel valige oma andmeallikast väli, mis vastab kirjakoosteks vajalikule väljale.

        Märkus. : Kui lisate välja loendist Andmebaasiväli ja aktiveerite hiljem andmeallika, kus pole samanimelist veergu, ei saa Word selle välja teavet koostedokumenti lisada.

    • Microsoft Office Outlooki kontaktide kohandatud väljad

      Kohandatud kontaktiväljade lisamiseks põhidokumenti peate kirjakoostet alustama Outlookis. Seadistage esmalt kontaktivaade nii, et kuvataks väljad, mida soovite kirjakoostesse kaasata. Seejärel käivitage kirjakooste. Pärast soovitud sätete valimist käivitub Word automaatselt ja te saate kirjakooste lõpule viia.

Lehe algusse

Kohandatud välju sisaldava kontaktivaate seadistamine

  1. Klõpsake Outlooki kontaktikaustas menüü Vaade nuppu Vaheta vaadet ja siis nuppu Loend.

  2. Paremklõpsake mõne veeru päist ja seejärel klõpsake kiirmenüü käsku Väljade valija.

  3. Valige dialoogiboksi Väljade valija ülaosas asuvast ripploendist väärtus Kasutaja määratletud väljad kaustas.

  4. Lohistage lisatav väli dialoogiboksist veerupäiste hulka. Väike punane nool hõlbustab välja paigutamist soovitud kohta.
    Kohandatud välja lohistamine väljade valijast kontaktikausta vaatesse

    Uue välja lisamiseks dialoogiboksis Väljade valija klõpsake dialoogiboksi allosas olevat nuppu Uus.

  5. Pärast kõigi kohandatud väljade vaatesse lisamist sulgege dialoogiboks Väljade valija.

  6. Sellise välja eemaldamiseks, mida te ei soovi kirjakoostesse kaasata, klõpsake välja nime loendivaate veerupäises ja eemaldage see lohistades veerupäisest.

Lehe algusse

Kirjakooste käivitamine Outlookist

  1. Valige Outlooki kontaktiloendist kontaktid. Vahemiku valimiseks hoidke all tõstuklahvi (Shift) ning klõpsake vahemiku esimest ja viimast kontakti; üksikute kontaktide valimiseks hoidke all juhtklahvi (Ctrl) ja klõpsake soovitud kontaktide nimesid. Kui soovite kaasata kõik vaates kuvatud kontaktid, ärge klõpsake ühtegi kontakti.

  2. Klõpsake menüüs Avaleht nuppu Kirjakooste.

  3. Kui valisite kirjakoostesse kaasamiseks ainult üksikud kontaktikirjed, klõpsake raadionuppu Ainult valitud kontaktid. Kui soovite kaasata kõik vaates nähaolevad kontaktid, klõpsake raadionuppu Kõik kontaktid praeguses vaates.

  4. Kui konfigureerisite loendivaate nii, et seal kuvataks vaid need väljad, mida soovite kirjakoostes kasutada, klõpsake raadionuppu Kontaktiväljad praeguses vaates. Muul juhul klõpsake selleks, et kõik kontaktiväljad oleksid kirjakoosteks saadaval, raadionuppu Kõik kontaktiväljad.

  5. Kui soovite luua kirjakooste jaoks uue põhidokumendi, klõpsake raadionuppu Uus dokument. Muul juhul klõpsake raadionuppu Olemasolev dokument ja seejärel põhidokumendina kasutatava dokumendi otsimiseks nuppu Sirvi.

  6. Kui soovite salvestada valitud kontaktid ja väljad korduvkasutatavatena, märkige ruut Püsifail ja klõpsake siis faili salvestamiseks nuppu Sirvi. Andmed salvestatakse Wordi dokumenti komaeraldusega andmetena.

  7. Klõpsake jaotises Dokumendi tüüp nuppu Aadressisildid.

  8. Klõpsake nuppu OK. Dokumendi avanemisel Wordis klõpsake menüü Postitused jaotises Kirjutamine ja väljade lisamine nupu Lisa koosteväli noolt ja seejärel välju, mille soovite sildi põhidokumenti lisada.

  • Pärast esimese sildi koostamist soovitud kujul klõpsake jaotises Kirjutamine ja väljade lisamine nuppu Värskenda sildid.

    Word tiražeerib esimese sildi paigutuse kõigil muudel siltidel.

  • Te ei saa tippida koosteväljamärke («« »») käsitsi ega kasutada Wordi menüü Lisa nuppu Sümbol. Selleks tuleb kasutada kirjakoostet.

  • Kui koosteväljad kuvatakse looksulgudes (nt {MERGEFIELD Linn }, kuvab Word väljatulemite asemel väljakoodid. See ei mõjuta kirjakoostet, ent kui soovite siiski tulemeid kuvada, paremklõpsake väljakoodi ja seejärel klõpsake kiirmenüü käsku Lülita väljakoodid sisse/välja.

Lehe algusse

Koosteandmete vormindamine

Andmebaasi- ja arvutustabelirakendused (nt Access ja Excel) talletavad teavet, mille tipite lahtritesse toorandmetena. Accessis või Excelis rakendatavat vormingut (nt fondid ja värvid) ei talletata koos toorandmetega. Teabe mestimisel andmefailist Wordi dokumenti ühendatakse toorandmed rakendatud vorminguta.

Dokumendi andmete vormindamiseks valige kirjakoosteväli ja vormindage seda nii, nagu vormindaksite mis tahes teksti. Veenduge, et valikusse oleksid kaasatud välja ümbritsevad rõhunoolsulud (« »).

Lehe algusse

6. juhis: Siltide eelvaade ja printimine

Pärast väljade lisamist algsele, sildi põhidokumendis konfigureeritud sildile saate kuvada kirjakooste eelvaate. Kui olete eelvaatega rahul, saate kirjakooste lõpetada ja sildid printida. Seejärel saate salvestada sildi põhidokumendi edaspidiseks kasutamiseks.

Koostatud kirja eelvaade

Enne kirjakooste tegelikku lõpuleviimist saate silte eelvaates kuvada ja muuta.

Eelvaate kuvamiseks tehke menüü Postitused jaotises Tulemite eelvaade mõnda järgmistest.

Kuvatõmmis menüü Postitused jaotises tulemite eelvaade näitab Wordis.

  • Klõpsake nuppu Tulemuste eelvaade.

  • Lehitsege kõik sildid läbi menüü Postitused jaotise Tulemite eelvaade nuppude Järgmine kirje ja Eelmine kirje abil.

  • Kindla sildidokumendi eelvaate kuvamiseks klõpsake nuppu Otsi adressaat.

Märkus. : Menüü Postitused jaotise Kirjakooste alustamine nupu Redigeeri adressaadiloendit klõpsamisel avaneb dialoogiboks Kirjakooste adressaadid, kus saate loendit filtreerida või adressaate kirjakoostest eemaldada, kui märkate kirjeid, mida te ei soovi kaasata.

Märkus. : Word kasutab siltide lehele paigutamiseks tabelit. Siltide sirvimisel kuvatakse tabeli esimeses lahtris aktiivne kirje ja järgmistes lahtrites järgmised kirjed.

Lehe algusse

Kirjakooste lõpuleviimine

Siltide printimiseks saate teha järgmist.

  1. Klõpsake menüü Postitused jaotise Valmis nuppu Vii lõpule ja ühenda ning seejärel käsku Prindi dokumendid.

Kuvatõmmis menüü postitused Wordis, kus käsk VII lõpule ja Ühenda ja selle suvandid.

  1. Valige, kas prindite kõik sildid, ainult praegu nähtava sildi või kindla siltide alamkogumi.

Üksikute siltide muutmiseks saate teha järgmist.

  1. Klõpsake menüü Postitused jaotises Valmis nuppu Vii lõpule ja ühenda ning seejärel käsku Redigeeri üksikdokumente.

    Kuvatõmmis menüü postitused Wordis, kus käsk VII lõpule ja Ühenda ja selle suvandid.

  2. Valige, kas redigeerite kõiki silte, ainult praegu nähtavat silti või kindlat siltide alamkogumit. Word salvestab kõik redigeeritavad sildid eraldi faili.

Lehe algusse

7. juhis: Siltide salvestamine edaspidiseks kasutamiseks

Pidage meeles, et salvestatavad koostesse kaasatud sildid on eraldi algselt konfigureeritud sildist (sildi põhidokumendist). Kui plaanite kasutada sildi põhidokumenti ka mõneks muuks kirjakoosteks, on soovitatav see ka eraldi salvestada.

Sildi põhidokumendi salvestamisel salvestatakse ka selle ühendus andmefailiga. Sildi põhidokumendi järgmisel avamisel küsib Word, kas soovite andmefailist pärineva teabe uuesti sildi põhidokumendiga ühendada.

  • Klõpsake nuppu Jah, et avada dokument teabega esimesest ühendatud kirjest.

  • Klõpsake nuppu Ei, et Word katkestaks sildi põhidokumendi ja andmefaili vahelise ühenduse, vormindaks sildi põhidokumendi ümber tavaliseks Wordi dokumendiks ja asendaks väljad esimesest kirjest pärineva kordumatu teabega.

Lehe algusse

Märkus. : Masintõlke lahtiütlus. Selle artikli tõlkis arvutisüsteem ilma inimese sekkumiseta. Microsoft pakub selliseid masintõlkeid, et inglise keelt mittekõnelevad kasutajad saaksid vaadata sisu Microsofti toodete, teenuste ja tehnoloogiate kohta. Kuna artikkel on masintõlgitud, võib see sisaldada sõnavara-, süntaksi- või grammatikavigu.

Täiendage oma oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×