E-juurdluse keskuses otsimine ning märksõnade kasutamine

NB! :  See artikkel on masintõlgitud, vaadake lahtiütlust. Selle artikli ingliskeelse versiooni leiate aadressilt (viiteks).

Märksõnad aitavad teil täpsemalt piiritleda konkreetset sisu, mida te e-juurdluse juhtumi ekspordi jaoks tekitate. Suunatud otsingute loomisega suurendate tõenäosust, et sisu on juhtumi jaoks asjakohane. Sel viisil on teil vaja hallata vähem sisu.

Kui teie ettevõte saab taotluse kohtuprotsessi, auditit või juurdlust toetavate võimalike tõendusmaterjalide kogumiseks, saate luua e-juurdluse juhtumi.

Filtrid ja päringud

Pärast juhtumi loomist saate sellele lisada juurdluskomplektid. Juurdluskomplektid sisaldavad sisuallikaid (nt SharePointi alamsaite ja Exchange'i postkaste), mis võivad olla juhtumi jaoks asjakohased. Filtrid aitavad teil allikat täpsemalt piiritleda näiteks märksõnade, algus- ja lõppkuupäevade vahemike, domeenide või autori või saatja alusel.

Pärast potentsiaalsete allikate tuvastamist saate päringute abil veelgi täpsemalt piiritleda sisu, mida soovite eksportida läbivaatamiseks või juristile ja/või taotlejale esitamiseks. Filtri koostamisel saate kasutada märksõnu, kuupäevavahemikke, autori/adressaadi teavet, domeene ja läheduseotsinguid.

Märkus. : Sisu leidmise võimaldamiseks peab otsingufunktsioon sisu analüüsima. Vaikimisi analüüsitavate failitüüpide kohta leiate lisateavet artiklist SharePoint Server 2013 vaikimisi analüüsitavad failinimelaiendid ja sõelutavad failitüübid.

Tehtemärgid ja lähedus märksõnades

Mitme märksõna vaheliste seoste loomiseks saate kasutada eritehtemärke, näiteks loogika- ja lähedusoperaatoreid. Tehtemärgid ehk operaatorid tuleb kirjutada suurtähtedega. Kui soovite kasutada mitut operaatorit, saate neid sulgude abil rühmitada, et määrata kindlaks operaatorite rakendamise järjestus.

Oletagem näiteks, et otsite sisu termini „kommenteeritud“ järgi, kuid te ei soovi leida neid tulemeid, mille korral see termin sisaldub teie asutuses sageli kasutatava aruande „Kommenteeritud kokkuvõte“ pealkirjas. Kui kasutate fraasi „kommenteeritud NOT kokkuvõte“, saate tagastatud tulemite arvu viia 300 pealt 188 peale, kuna jätate välja kõik need dokumendid, mis sisaldavad sõna „Kokkuvõte“.

Märkus. :  Kui kaks sõna on määratud ilma operaatorita, käsitletakse seda vaikimisi kui operaatori AND kasutamist. Fraas „vana maja“ näiteks on sama, mis „vana AND maja“.

Kasutatav metamärk

Otstarve

Näide

AND

Sellise sisu otsimine, mis sisaldab kõiki sõnu või fraase, mille vahel see operaator on.

risk AND value AND VAR leiab sisu, mis sisaldab kõiki kolme sõna.

OR

Sellise sisu otsimine, mis sisaldab ühte neist sõnadest või fraasidest, mille vahel see operaator on.

risk OR VAR leiab sisu, mis sisaldab ükskõik kumba neist sõnadest.

NOT

Sellise sisu välistamine, mis sisaldab selle operaatoriga märgitud terminit.

Executive NOT Summary leiab kogu sisu, mis sisaldab terminit „Kommenteeritud“, v.a juhul, kui see sisu sisaldab ka terminit „Kokkuvõte“.

( )

Sõnade või fraaside rühmitamine, et näidata operaatorite rakendamise järjekorda.

(Risk AND management) OR (VAR OR Value-at-risk)

NEAR(n)

Selliste sõnade otsimine, mis asuvad üksteisele lähedal; n tähistab seda, mitme sõna võrra võivad sõnad üksteisest eemal olla. Kui n-arvu pole määratud, on suurim lubatud kaugus vaikimisi 8 sõna.

Mid NEAR(5) leiab stringid „Keskmine ja tagumine kontor“, „Keskmine kontor“ ning „Keskmine, tagumine ja eesmine kontor“.

Metamärkide kasutamine

Metamärgid aitavad teil märksõnu laiendada, et kaasata ka selliseid termineid, mis sisaldavad kas osa märksõnast, või termineid, millel on alternatiivseid kirjaviise.

Kasutatav metamärk

Otstarve

Näide

* sõna lõpus

Juursõna ja muid tähti sisaldavate terminite otsimine.

termin „risk“* leiab terminid „risk“, „riskid“, „riskeeritud“, „riskimine“ ja „riskantne“

Märksõnade filtrites ja päringutes kasutamise põhireeglid

  • Sisufilter või -päring võib sisaldada sõnu, tsitaate ja termineid, mis kasutavad märksõnu ja atribuute. Eraldage terminid tühikutega.

  • Levinud sõnu, nt see, ja ja ka ning ühekohalisi arve ignoreeritakse.

  • Kui panete fraasi jutumärkidesse, tagastab otsing täpselt teie sisestatud fraasi sisaldavad tulemid. Kui jutumärkides fraasi ja tegeliku sisu vahel on kas või väike erinevus, siis sisu ei leita.

  • Operaatorid (nt loogikaoperaatorid), näiteks OR ja AND , tuleks alati kirjutada suurtähtedega.

  • Kui mõnda SharePointi või Exchange'i sisu atribuuti pole rippmenüüs Määra atribuut, saate seda märksõnade järgi otsida. Täpse vaste leidmiseks ümbritsege atribuudi väärtus jutumärkidega või jätke tipitud tähtedega algavate osaliste vastete leidmiseks jutumärgid lisamata. Kui kasutate otsimiseks näiteks märksõna failinimi:„eelarve“ (jutumärkidega), annab otsing tulemuseks faili nimega „eelarve.xlsx“. Otsingu märksõna failinimi:eelarve (ilma jutumärkideta) annab tulemuseks ka failid „Eelarve_praegune.xlsx“ ja „Eelarve_järgmine.xlsx“.

  • Märkus. : Päring peab sisaldama otsitavat terminit. Ainult välistatavaid termineid sisaldavad päringud tagastavad tõrketeate.

Reeglite rakendamise näited

Märksõnad

Näidistulemid

Executive Briefing

Kogu sisu, mis sisaldab dokumendi, lehe, sõnumi või metaandmete mis tahes osas nii terminit „Ametlik“ kui ka „Infotund“.

"Executive Briefing"

Kogu sisu, mis sisaldab dokumendi, lehe või sõnumi mis tahes osas täpset fraasi „Ametlik infotund“.

"Executive Briefing" AND "Executive Summary"

Kogu sisu, mis sisaldab dokumendi, lehe, sõnumi või metaandmete mis tahes osas täpseid fraase „Ametlik infotund“ ja „Kommenteeritud kokkuvõte“.

filename:budget

Kõik failid, mille failinimi sisaldab sõna eelarve, nt 2014 eelarve prognoosid.docx, 2015 eelarve prioriteedid.pptx, 2014 eelarve plaanimine.xlsx, 2014 eelarve arutelu.xlsx jne.

filename:2014 budget filetype:xlsx

Exceli töölehed, mis sisaldavad fraasi „2014 eelarve“, nt „2014 eelarve plaanimine.xlsx“ ja „2014 eelarve arutelu.xlsx“.

Päringu ulatus

Päringu saab rakendada nii kogu kaasuse ehk juhtumi sisule, kindlatele e-juurdluse komplektidele või kindlale sisuallikale (nt veebisisu, failiketas või postkast) konkreetse e-juurdluse komplekti raames. Ulatuse piiritlemine aitab teil õiget sisu üles leida (eriti siis, kui juhtum on mahukas ning teistest allikatest või e-juurdluse komplektidest tagastatud otsingutulemid pole asjakohased).

NB! :  Suvandi Vali allikad valimise korral ei kaasata filtreid, mis võivad olla juurdluskomplekti raames lisatud.

Päringuulatuse seadmiseks klõpsake nuppu Muuda päringu ulatust ja valige siis Kaasuse kogu sisu, Vali e-juurdluse komplektid või Valitud allikad.

Suvandi Kaasuse kogu sisu valimisel kaasatakse allikateloendi kogu sisu (kõigi rakendatud e-juurdluse komplekti filtritega). Päringu ulatuse määramisel võite lisaks kaasata täiendavaid sisuasukohti ja postkaste.

Päringute vaatamine ja tõrkeotsing

Pärast päringu käitamist saate SharePointi tulemeid vaadata vastavalt nende asjakohasusele päringu suhtes või kuupäeva järgi (vanematest uuemateni või vastupidi). Dokumendi eelvaate kuvamiseks viige kursor selle tiitlile.

Eksporditavate üksuste valiku täpsemaks piiritlemiseks saate tulemeid täpsustada faililaiendi ja mõne atribuudi (nt Autor või Tiitel) järgi. SharePointile rakendatud täpsustus ei mõjuta Exchange'i tulemeid ja vastupidi.

Lehel Täpsemad päringusuvandid saate vaadata päringusüntaksit ja vähendada liigseid Exchange'i andmeid.

Klõpsake päringu dialoogiboksis linki Täpsemad päringusuvandid. Selles aknas saate vaadata Exchange'i ja SharePointi päringu aluseks olevat süntaksit, päringusse kaasatud sisuallikaid, päringu filtreid ja täpsustusi. Samuti saate liigsed Exchange'i andmed elimineerida.

Lisateave e-juurdluse kohta

E-juurdluse juhtumite kohta lisateabe saamiseks lugege järgmisi artikleid:

Stsenaarium: e-juurdlus serverirakendustes SharePoint Server 2013 ja Exchange Server 2013

E-juurdluse juhtumite plaanimine ja haldamine

E-juurdluse juhtumile sisu lisamine ja allikate ootelepanek

Rakenduses SharePoint Server 2013 vaikimisi analüüsitavad failinimelaiendid ja sõelutavad failitüübid

SharePoint Server 2013 analüüsitavate ja hallatavate atribuutide ülevaade

E-juurdluse päringute loomine ja käitamine

E-juurdluse sisu eksportimine ja aruannete loomine

Märkus. : Masintõlke lahtiütlus. Selle artikli tõlkis arvutisüsteem ilma inimese sekkumiseta. Microsoft pakub selliseid masintõlkeid, et inglise keelt mittekõnelevad kasutajad saaksid vaadata sisu Microsofti toodete, teenuste ja tehnoloogiate kohta. Kuna artikkel on masintõlgitud, võib see sisaldada sõnavara-, süntaksi- või grammatikavigu.

Täiendage oma oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×