Dokumentide või üksuste ootelepanek aegumise peatamiseks

Ootelepanek ja e-juurdlus on saadaval kõigil saitidel ja võimaldab ettevõtetel leida ja peatada üksuste (nt dokumentide, piltide, lehtede) aegumispoliitikaid. Kasutate seda funktsiooni tavaliselt üksuste puhul, mis alluvad teatud sündmustele (nt kohtuvaidlused, auditid või juurdlused). Ettevõtted saavad kasutada ootelepanekut, et takistada üksusi, mis on olulised kestvate protsesside või juurdluste jaoks, aegumast või hävimast enne seotud sündmuse lahendamist. Veelgi enam – üksuse ootelepanemisel saate selle lukustada nii, et seda ei saa redigeerida ega kustutada.

Üksuste ootele panemiseks, ooteloendite redigeerimiseks või üksuste ootelt eemaldamiseks peate olema saidikogumi administraator.

Selle artikli teemad

Ootelepanek

Ootelepaneku loomine

Üksuste lisamine ooteloendisse

Üksuste otsimine ooteloendisse lisamiseks

Ooteloendi kõigi üksuste vaatamine

Üksuse kõigi ooteloendite vaatamine

Üksuse eemaldamine ooteloendist

Kõigi üksuste ootelt vabastamine

Ootelepanek

Ootelepanekufunktsiooni kasutamiseks peavad ootelepanek ja e-juurdlus olema aktiveeritud kõigi üksusi majutavate saitide puhul. Igal kirjekeskuse saidil on vaikimisi ooteloend, mille abil kirjehaldurid saavad luua ja hallata ootelepanekuid sündmuste jaoks nagu kohtuvaidlused, auditid või juurdlused. Te ei pea kasutama kirjekeskuse saidil aga ainult ootelepaneku ja e-juurdluse funktsiooni. Saate lisada ooteloendi igale saidile, minnes saidi sätete lehele ja aktiveerides ootelepaneku ja e-juurdluse funktsiooni.

Kindla sündmuse jaoks uue ootelepaneku loomiseks lisage ooteloendisse uus kirje. Ooteloendist leiate tööriistu oluliste üksuste otsimiseks ja ootelepanekuks, ootele pandud üksuste vaatamiseks ja ooteloendi vabastamiseks, kui te seda enam ei vaja.

Kui üksus pannakse ootele, värskendatakse ka selle olekut ooteloleku tähistamiseks ja rakendus keelab selle üksuse aegumise ja kustutamise. Kui üksused on ootele pandud, vaatab need harilikult läbi asutuse juriidiline osakond, et määrata, kas nad on vajalikud ootelepaneku põhjustanud sündmuse jaoks. Kui mõni üksus määratakse ebaoluliseks, saab selle ootelt vabastada.

Ettevõttes võib olla mitu üheaegset ootelepanekut. Ühe üksuse saab ka lisada mitmesse erinevasse ooteloendisse. Kui üksus pannakse mitmesse ooteloendisse, peatub sellele esialgse teabehalduspoliitika rakendumine, kuni kirje vabastatakse kõigist ooteloenditest.

NB! :  Ooteloendi vaatamise õigustega kasutajad saavad üksusi ootele panna ja neid ooteloendist eemaldada. Ooteloendi redigeerimise õigustega kasutajad saavad ooteloendeid otse muuta.

Lehe algusse

Ootelepaneku loomine

Ootelepaneku saab luua ja sinna saab üksusi lisada kõigil saitidel, kus on lubatud ootelepaneku ja e-juurdluse funktsioon.

  1. Klõpsake kirjekeskuse saidil nuppu Saiditoimingud Saiditoimingud ja siis nuppu Saidi sätted.

  2. Klõpsake saidisätete lehel jaotises Ootelepanek ja e-juurdlus nuppu Ootelepanekud. Lisateavet ootelepaneku ja e-juurdluse kohta leiate jaotise Vt ka linkidelt.

  3. Klõpsake ootelepanekute lehel lindi menüüs Loendi tööriistad nuppu Üksused.

  4. Klõpsake lindil nuppu Uus üksus.


    Uus üksus


  1. Tippige väljale Tiitel loodava ootelepaneku nimi. Nimi peaks andma teavet ootelepaneku põhjustanud sündmuse kohta (nt kohtuvaidlus, audit või juurdlus).

  2. Tippige väljale Kirjeldus ootelepaneku kohta soovitav lisateave. Näiteks lisateave ootelepaneku põhjustanud sündmuse kohta.

  3. Tippige väljale Haldur ootelepaneku haldamisega tegeleva kirjehalduri või rühma nimi.

  4. Klõpsake nuppu OK.

Lehe algusse

Üksuste lisamine ooteloendisse

Kui teate, et teatud üksus on ootelepaneku jaoks oluline, saate selle üksuse panna ootele otse loendist või teegist, kuhu see on salvestatud.

  1. Avage loend või teek, mis sisaldab üksust, mille soovite panna ootele.

  2. Osutage üksusele, mille soovite ootele panna, klõpsake kuvatavat noolt ja seejärel käsku Vastavuse andmed.

  3. Klõpsake lehel Vastavuse andmed nuppu Lisa/eemalda ootelolek.

  4. Klõpsake jaotises Ootelepanek või ootelt võtmine käsku Pane ootele ja valige ooteloend, millesse kirje lisada.


    Ootelepanek ja selle tühistamine

  5. Tippige väljale Kommentaarid teave selle kohta, miks üksuse ootele panite.

    Märkus. : Need kommentaarid on auditeeritavad.

  6. Klõpsake nuppu Salvesta.

Lehe algusse

Üksuste otsimine ooteloendisse lisamiseks

Saate otsingu abil mitut üksust korraga otsida ja ootele panna. Saate üksusi mitmelt saidilt otsida, kuid selleks peab igal saidil olema lubatud ootelepaneku ja e-juurdluse funktsioon. Üksuste mitmelt saidilt otsimiseks peaksite saidikogumi ülataseme saidil aktiveerima ootelepaneku ja e-juurdluse funktsiooni.

  1. Klõpsake saidil, mis sisaldab otsitavaid üksusi, menüüd Saiditoimingud Saiditoimingud ja seejärel valige Saidisätted.

  2. Klõpsake saidisätete lehel jaotises Ootelepanek ja e-juurdlus nuppu Otsi sisu ja pane see ootele.

    Märksõnade ja märksõnasüntaksi kohta leiate lisateavet jaotise Vt ka linkide kaudu.

    .

  3. Klõpsake lehe Otsimine ja ootelepanek jaotises Otsingukriteeriumid nuppu Vali sait .

Saidi valimine kirjete otsimiseks

  1. Valige dialoogiboksis Saidi valimine sait, kust soovite ootele pandavaid üksusi otsida, ja klõpsake nuppu OK.

  2. Tippige väljale Otsing märksõnad, mida soovite vastavate üksuste leidmiseks kasutada, ja klõpsake nuppu Tulemuste eelvaade.

    Märksõnade ja märksõnasüntaksi kohta leiate lisateavet jaotise Vt ka linkide kaudu.

    Ootele pandavate üksuste otsimine

  3. Kui kuvatakse tulemiloend, valige jaotisest Ootelepanek vastavuse järgi ootelepanek, mille soovite loendi üksustele rakendada.

  4. Klõpsake nuppu OK.

Lehe algusse

Ooteloendi kõigi üksuste vaatamine

Igal loodaval ooteloendil on ootelepanekuaruanne, mille abil saate kiiresti vaadata sellesse ooteloendisse lisatud üksusi. Ootelepanekuaruanded on ajastatud vaikimisi käivituma kell 23:00, mis on varaseim aeg, mil saate kõiki ooteloendiga seotud üksusi vaadata. Teie administraator saab konfigureerida nende aruannete loomise aega või neid igal ajal käsitsi käivitada. Aruande ajakavade konfigureerimise kohta leiate lisateavet jaotise Vt ka linkide kaudu.

Märkus. :  Saate vaadata ootelepanekuaruandeid mis tahes saidilt, millel on ootelepaneku ja e-juurdluse funktsioon lubatud.

  1. Klõpsake saidil, mis sisaldab ootelepandavaid üksusi, menüüd Saiditoimingud Saiditoimingud ja seejärel valige Saidisätted.

  2. Klõpsake saidisätete lehel jaotises Ootelepanek ja e-juurdlus nuppu Ootelepanekuaruanded, et avada loend Ootelepanekuaruanded.

    Kui saidi sätete lehel pole jaotist Ootelepanek ja e-juurdlus, siis pole ootelepaneku ja e-juurdluse funktsioon saidil lubatud.

  3. Klõpsake loendis Ootelepanekuaruanded selle aruande nime, mida soovite vaadata.

  4. Aruanne avatakse arvutustabelina.

  5. Valitud ooteloendi üksuste kuvamiseks klõpsake vahekaarti Ootele pandud üksused.


    Ootelepanekuaruanne

Lehe algusse

Üksuse kõigi ooteloendite vaatamine

Kui üksus on lisatud mitmesse ooteloendisse, saate vaadata nende ootelepanekute loendit, klõpsates nuppu Vastavuse andmed.

  1. Avage loend või teek, mis sisaldab üksust, mille ootelepaneku teabe soovite kuvada.

  2. Osutage üksusele, klõpsake kuvatavat noolt ja seejärel valige Vastavuse andmed.

  3. Klõpsake dialoogiboksis Vastavuse andmed nuppu Lisa/eemalda ootelolek.

  4. Üksusega seotud ooteloendite kuvamiseks klõpsake ooteloleku lehel nuppu Võta ootelt ära.

    Kirjega seotud ooteloendid

Lehe algusse

Üksuse eemaldamine ooteloendist

Ühe üksuse ootelt vabastamiseks klõpsake nuppu Vastavuse andmed.

  1. Avage loend või teek, mis sisaldab üksust, mille soovite ootelt vabastada.

  2. Osutage üksusele, klõpsake kuvatavat noolt ja seejärel valige Vastavuse andmed.

  3. Klõpsake jaotises Ootelolek nuppu Ootelepanek või ootelt võtmine.

  4. Valige üksuse ooteloleku lehel nupp Võta ootelt ära ja seejärel valige ooteloend, kust soovite üksuse eemaldada.

    Kirje eemaldamine ootelt

  5. Klõpsake nuppu Salvesta.

Märkus. :  Üksus võib olla seotud mitme ooteloendiga, seega on oluline valida kindlasti õige ooteloend, kust dokument eemaldada.

Lehe algusse

Kõigi üksuste ootelt vabastamine

Kui sündmus, mille tarbeks kirjed ootele pandi, lahendatakse ja ootelpanekuid pole enam vaja, saab kõik ootele pandud üksused vabastada. Üksuste ootelt vabastamisel jätkatakse vabastatud kirjetele tavapäraste teabehalduspoliitikate rakendamist.

Ootelepanekuaruanded on ajastatud vaikimisi käivituma kell 23:00, mis on varaseim aeg, mil saate kontrollida, kas üksused on ootelt vabastatud. Teie administraator saab aga konfigureerida nende aruannete loomise aega või neid igal ajal käsitsi käivitada.

  1. Klõpsake saidil, mis sisaldab ootelepandavaid üksusi, menüüd Saiditoimingud Saiditoimingud ja seejärel valige Saidisätted.

  2. Klõpsake saidisätete lehel jaotises Ootelepanek ja e-juurdlus nuppu Ootelepanekud, et avada loend Ootelepanekud.

    Kui saidi sätete lehel pole jaotist Ootelepanek ja e-juurdlus, siis pole ootelepaneku ja e-juurdluse funktsioon saidil lubatud.

  3. Osutage ooteloendile, mis sisaldab vabastatavaid üksusi, klõpsake kuvatavat noolt ja seejärel käsku Vastavuse andmed.

  4. Klõpsake lehe Vastavuse andmed jaotises Ootelolek nuppu Lisa/eemalda ootelolek.

  5. Klõpsake dialoogiboksis Ootelepanekud jaotises Ootelolek nuppu Vabasta ootelt.

  6. Tippige lehel Ootelt vabastamine kommentaarid selle kohta, miks kirjed ootelt vabastasite.

    Märkus. : Need kommentaarid on auditeeritud.

    Ootelt vabastamine

    1. Klõpsake käsku Vabasta ootelt.

      Üksuste ootelt vabastamisel jätkatakse kõikidele vabastatud üksustele tavapäraste teabehalduspoliitikate rakendamist. Üksusi ei välistata enam aegumisest ja kustutamisest. Kui teatud üksused on mitmes ootelepanekus, ei jätkata neile tavapärast poliitikate rakendamist enne, kui kõik ootelepanekud, millesse nad kuuluvad, on lahendatud ja vabastatud.

Lehe algusse

Täiendage oma oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×