Dokumendikeskuse saidi kasutamine

Dokumendikeskuse saidi kasutamine

NB! :  See artikkel on masintõlgitud, vaadake lahtiütlust. Selle artikli ingliskeelse versiooni leiate aadressilt (viiteks).

SharePoint pakub sisu haldamiseks mitmeid funktsioone ning teeb seda hästi. Kui teil on sadu või tuhandeid hallatavaid dokumente, videoid jms, kaaluge võimalust kasutada dokumendikeskuse saidimalli (sisaldub vaikimisi SharePointis). See mall on optimeeritud ulatusliku dokumendihalduse tarbeks ning aitab säästa aega ja suurendada tõhusust. SharePointis on olemas ka dokumendikeskuse saidimall. Põhifunktsioonid (nt dokumendiversioonid, dokumendi ID-d, dokumendikomplektid, metaandmed, navigeerimine ja sisutüübid) on teie jaoks malli juba sisse ehitatud.

Dokumendikeskuse sait toimib mõlema järgmise variandi puhul.

  • Sisuloomekeskkond.    Dokumendikeskuse sisuloomekeskkonnas loovad ja redigeerivad kasutajad tuhandeid dokumente ja meediumivarasid, mida talletatakse keskses hoidlas.

  • Sisuarhiiv.    Sisuarhiivis (nt teabebaasis) talletavad ja vaatavad kasutajad dokumente.

Sellest artiklist leiate teavet dokumendikeskuse saidimalli funktsioonide ja dokumendikeskuse saidi loomise kohta.

Dokumendikeskuse loomiseks vaadake teemat kasutamine Mallid eri tüüpi SharePointi saitide loomine

Mida sisaldab dokumendikeskuse sait?

Dokumendikeskuse saidimall sisaldab funktsioone, mis hõlbustavad ja tõhustavad suure hulga dokumentide loomist ja haldamist. Enamikul juhtudest saab saidi omanik iga funktsiooni eraldi lisada, kuid dokumendikeskuse saidimall lubab soovitatavad dokumendihalduse funktsioonid automaatselt. Järgnevas kirjeldatakse lühidalt neid funktsioone.

Dokumendikeskuse saiti saab kasutada sisuloomekeskkonnana või sisuarhiivina. Sisuloomekeskkonnas möllivad kasutajad faile sageli sisse ja välja ning loovad nende failide jaoks kaustastruktuure. Versioonide loomine on lubatud ja igal dokumendil võib olla 10 või enam versiooni. Lisaks saab töövoogude abil kontrollida dokumendi elutsüklit.

Vastupidiselt sisuloomekeskkonnale toimub sisuarhiivis väga vähe loometööd. Kasutajad üksnes vaatavad ja laadivad dokumente üles. Dokumendikeskuse saidimall toetab teatud liiki sisuarhiivi (täpsemini teabebaasi arhiivi) loomist. Tavaliselt sisaldavad teabebaasid dokumentide üksikuid versioone ja saidi maht võib kasvada 10 miljoni failini. Tüüpolukord oleks näiteks see, kui suure organisatsiooni tehnilise toe keskuse 10 000 kasutajat kasutab sisu peamiselt selle lugemiseks. Neist võib-olla üksnes 3000–4000 kasutajat laadib saidile uut sisu üles.

Järgnevas kirjeldatakse mõnda SharePointi funktsiooni, mida saate kaasata dokumendikeskuse saidile. See loend sisaldab võimalikest funktsioonidest ainult mõningaid. Lisaks neile võimalustele kohandab enamik ettevõtteid dokumendikeskuse ilmet ja navigeerimist ning kaasab ettevõttele ainuomase funktsionaalsuse eesmärgil kohandatud veebiosi.

Hallatavad metaandmed on süsteem, mis määrab SharePointis dokumentidele teatud terminid. Seejärel saate nende terminite alusel dokumente klassifitseerida. Metaandmete abil saate ka luua kasutajatele võimsa navigeerimisriista, mis aitab neil otsitava kiirelt leida.

Oletame näiteks, et teie ettevõttel on teabebaasi hoidla, milles sisalduvad artiklid aitavad inimestel teha toodetega seotud probleemide korral tõrkeotsingut. Saate luua metaandmete termineid, mis võimaldavad kasutajatel teavet filtreerida toote, probleemitüübi või mõne muu tunnuse järgi.

Dokumendikeskuse saidil on igal sisuüksusel kordumatu ID, mis ei ole seotud dokumendi asukohaga (nt URL-i lingiga). See tähendab, et dokumendi teisaldamisel või ümbernimetamisel jääb ID samaks. Seega saate ID abil luua dokumendi püsilingi ning säästa aega katkenud linkide otsimise arvelt.

Dokumendikeskuse saidil on dokumendiversioonid automaatselt lubatud. See tähendab, et teil on automaatselt olemas dokumendi kõikide versioonide ajalugu. Dokumendi läbivaatusprotsessis näiteks tähendab see seda, et kõik läbivaatustsükli jooksul tehtud värskendused on salvestatud. Saate jälitada värskendusi, võtta ühendust vastajatega jne. Lisaks, kui artikli praeguse versiooniga tekib probleeme, saate kiirelt ennistada viimase sobiva versiooni.

Sisutüüp on kindlat liiki sisu koos selle puhul kehtivate sätete hulgaga. Dokumendi loomisel kindlaksmääratud sisutüübi alusel kehtivad dokumendile automaatselt kõik selle sisutüübi jaoks sobivad sätted. Dokumendikeskuses võib näiteks olla valik sisutüüpe, milles on eri tüüpi dokumendid, videomallid jne.

Sisukorraldaja ei sisaldu dokumendikeskuse saidil automaatselt, kuid paljud kasutajad lisavad selle. Sisukorraldaja on SharePointi funktsioon, mille abil saate hallata üksuste üldist korraldust ja struktuuri. Kasutades metaandmeid või sisutüüpe, marsruudib sisukorraldaja dokumendid ja muud üksused automaatselt kindlatesse kohtadesse. Näiteks saate määrata, et sisukorraldaja marsruudiks kõik uued edastused automaatselt spetsiaalsesse teeki, kuhu kogutakse teatud tootega seonduvad artiklid.

Märkus. : Masintõlke lahtiütlus. Selle artikli tõlkis arvutisüsteem ilma inimese sekkumiseta. Microsoft pakub selliseid masintõlkeid, et inglise keelt mittekõnelevad kasutajad saaksid vaadata sisu Microsofti toodete, teenuste ja tehnoloogiate kohta. Kuna artikkel on masintõlgitud, võib see sisaldada sõnavara-, süntaksi- või grammatikavigu.

Täiendage oma oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×