Aruannete tutvustus

Andmebaasidega töötamisel kasutatakse andmete vaatamiseks, vormindamiseks ja kokkuvõtmiseks tavaliselt aruandeid. Näiteks võite luua kõigi oma kontaktide telefoninumbrite kuvamiseks loendi tüüpi aruande või ettevõtte eri regioonide ja ajaperioodide käibe sumeerimiseks kokkuvõttearuande.

Teema sisaldab ülevaadet rakenduse Microsoft Access 2010 aruannetest ja tutvustab uusi ning muudetud aruandefunktsioone. Teemas selgitatakse ka aruande loomist, andmete sortimist, rühmitamist ja summeerimist ning aruande eelvaate kuvamist ja printimist.

Veendute, et mõtestatud aruannete loomine on palju hõlpsam, kui andmebaasi tabelite struktuur ja seosed on hästi kujundatud. Andmebaasi plaanimise ja kujundamisega tutvumiseks vt teemat Andmebaasikujunduse alused.

Artikli teemad

Ülevaade

Klientaruanded vs. veebiaruanded

Aruande osad

Mis on uut?

Uue aruande loomine

1. juhis: kirjeallika valimine

2. juhis: aruanderiista valimine

Veebiga ühilduvad aruanded

Klientaruanded

3. juhis: aruande loomine

Rühmitamise, sortimise või kokkuvõtte lisamine

Tingimusvormingu abil väärtuste esiletõstmine

Professionaalse tulemuse saavutamine kujunduse abil

Piltide lisamine

Pildi lisamine

Taustapildi lisamine

Aruande eelvaate kuvamine ja printimine

Aruande eelvaate kuvamine

Aruande printimine

Ülevaade

Aruanne on andmete kuvamiseks ja kokkuvõtmiseks kasutatav andmebaasiobjekt. Aruanded võimaldavad jaotada või arhiivida andmete hetktõmmiseid, kasutades selleks printimist, PDF- või XPS-vormingusse teisendamist või muusse failivormingusse eksportimist.

Töötajate aruande prindieelvaade

Aruanded võivad esitada üksikkirjete üksikasju või mitme kirje kokkuvõtet või mõlemat. Accessi aruandeid saate kasutada ka aadressisiltide loomisel või muudel eesmärkidel.

Võimalik on luua sidumata aruandeid, mis ei sisalda andmeid, kuid praeguse teema piires eeldatakse aruanne on seotud andmeallikaga (nt tabeli või päringuga).

Klientaruanded vs. veebiaruanded

Access 2010 sisaldab uut funktsiooni, mille abil saate luua uue veebiandmebaasi, avaldades Accessi andmebaasi Accessi teenuseid käitavas SharePointi serveris. Veebiandmebaasi loomise korral kasutatakse Accessi aruannete esitamisel brauseris SQL-serveri aruandeteenuseid. Teisendamisest tulenevad mõned piirangud brauseris esitatavatele aruannetes kasutatavatele funktsioonidele. Kui te aga ei hooli aruannete esitamiset brauseris, saate kasutada Accessi aruandekujunduse kõiki funktsioone.

Aruande osad

Accessis on aruande kujundus jagatud osadeks. Klientandmebaasis saate aruande osade vaatamiseks kuvada selle kujundusvaates. Küljendivaates pole osad nii ilmsed, kuid nad on seal olemas ja neid saab valida menüü Vorming jaotise Valimine ripploendist. Kasulike aruannete loomiseks peate mõistma iga osa otstarvet. Näiteks osa, kuhu paigutate arvutatud juhtelemendi, määrab, kuidas Access tulemusi arvutab. Järgnevas loendis on kirjeldatud osade tüübid ja nende otstarve.

  • Aruande päis   See osa prinditakse ainult korra, aruande alguses. Päises saate kuvada teabe, mis tavaliselt kuvatakse kaanelehel (nt logo, pealkiri, kuupäev). Kui paigutate aruande päisesse arvutatud juhtelemendi, mis kasutab kokkuvõttefunktsiooni Sum (Summa), arvutatakse summa kogu aruandele. Aruande päis prinditakse enne lehe päist.

  • Lehe päis   See osa prinditakse iga lehe ülaossa. Lehe päist saate kasutada aruande pealkirja paigutamiseks igale lehele.

  • Rühma päis   See osa prinditakse iga uue kirjerühma alguses. Rühma päist saate kasutada rühma nime printimiseks. Näiteks toodete järgi rühmitatud aruandes saate printida rühmapäisena toote nime. Kui paigutate rühmapäisesse summa kokkuvõttefunktsiooni kasutava arvutatud juhtelemendi, moodustatakse summa selle rühma kohta. Aruanne võib sisaldada mitu rühmapäise osa, sõltuvalt kasutatavatest rühmatasemete arvust. Lisateavet rühma päise ja jaluse loomise kohta leiate teemast Rühmitamise, sortimise või kokkuvõtete lisamine.

  • Üksikasjad   See osa prinditakse üks kord kirjeallika iga rea jaoks. Sellesse ossa paigutatakse juhtelemendid, mis moodustavad aruande põhiosa.

  • Rühma jalus   See osa prinditakse iga uue kirjerühma lõpus. Rühma jalust saate kasutada rühma kokkuvõtva teabe printimiseks. Aruanne võib sisaldada mitu rühmajaluse osa, sõltuvalt kasutatavatest rühmatasemete arvust.

  • Lehe jalus   See osa prinditakse iga lehe lõpus. Lehe jalust saate kasutada lehenumbrite või vastava lehe teabe kuvamiseks.

  • Aruande jalus   See osa prinditakse vaid aruande lõpus. Aruande jalust saate kasutada aruande kokkuvõtete või muu kogu aruannet kokkuvõtva teabe kuvamiseks.

Märkus. :  Kujundusvaates kuvatakse aruande jalus allpool lehe jalust. Kõigis muudes vaadetes aga (nt küljendivaates või aruande eelvaate kuvamisel või printimisel) asub aruande jalus lehe jaluse kohal, kohe pärast viimast rühma jalust või üksikasjarida viimasel lehel.

Lehe algusesse

Mis on uut?

Aruande loomine rakenduses Access 2010 on väga sarnane aruande loomisele rakenduses Access 2007. Siiski on rakenduses Access 2010 mõni aruannetega seotud uus funktsioon:

  • Ühiskasutatav pildigalerii   Rakenduses Access 2010 saate nüüd lisada andmebaasi pildi ja kasutada seda mitmes objektis. Üksikpildi uuendamisel uuendatakse see kõigis andmebaasis kasutatavates kohtades.

  • Office'i kujundused   Rakenduses Access 2010 saate kasutada nüüd standardseid Microsoft Office'i kujundusi ja luua luua professionaalselt kujundatud fondi- ja värvikogumeid kõigile Accessi vormidele ja aruannetele üheaegselt.

  • Võimsam tingimusvorming   Rakendus Access 2010 sisaldab veelgi võimsamaid tööriistu aruande andmete esiletõstmiseks. Igale juhtelemendile või juhtelementide rühmale saate lisada kuni 50 tingimusvormingu reeglit ja klientaruannete puhul saate andmete kontrollimiseks kirjete lõikes lisada andmeribasid.

  • Paindlikumad küljendused   Rakenduses Access 2010 on aruannete kujundamisel vaikemeetodiks juhtelemetide lisamine küljendusse. Ruudustikud hõlbustavad juhtelementide joondamist ja suuruse määramist ja on vajalikud kõigi brauseris esitatavate aruannete puhul. Kuigi küljendused rakenduses Access 2010 pole uued, one nende kasutamisel juhtelementide teisaldamiseks, joondamiseks ja suuruse muutmiseks mõningaid muudatusi. Lisateavet leiate videost Vormid ja aruandeküljendused.

Lehe algusesse

Uue aruande loomine

1. juhis: kirjeallika valimine

Aruande kirjeallikas võib olla tabel, nimega päring või manustatud päring. Kirjeallikas peab sisaldama kõiki aruandes kuvatavaid andmeridu ja -veerge.

Lisateavet tabelite või päringute loomise kohta leiate teemadest Sissejuhatus tabelitesse or Sissejuhatus päringutesse.

Lisateavet kirjeallikate valimise ja loomise kohta leiate teemast Aruande kirjeallika määramine.

2. juhis: aruanderiista valimine

Aruanderiistad asuvad menüü lindi menüü Loo jaotises Aruanded. Järgmises tabelis selgitatakse lühidalt iga tööriista funktsiooni:

Veebiga ühilduvad aruanded

Nende tööriistade abil loodud aruanded ühilduvad funktsiooniga Accessi avaldamise teenused ja neid saab esitada brauseris. Pange tähele, et veebiga ühilduvad objektid on tähistatud objekti ikoonil oleva gloobusega.

Nupu pilt

Tööriist

Kirjeldus

Nupu pilt

Aruanne

Loob lihtsa tabelaruande, mis sisaldab kõiki navigeerimispaanil valitud kirjeallika välju.

Nupu pilt

Tühi aruanne

Avab küljendusvaates tühja aruande ja kuvab tööpaani Väljaloend. Access loob väljade lohistamisel väljaloendist aruandesse kirjeallika päringu.

Lisateavet funktsiooni Accessi avaldamise teenused kohta leiate teemast Veebis ühiskasutatava Accessi andmebaasi koostamine.

Klientaruanded

Nende tööriistade abil loodud aruanded ei ühildu funktsiooniga Accessi avaldamise teenused. Klientaruannete lisamine veebiandmebaasi ei takista andmebaasi avaldamist, kuid klientareuandeid ei saa kuvada brauseris. Klientaruandeid saab aga kasutada andmebaasi avamisel Accessis.

Nupu pilt

Tööriist

Kirjeldus

Nupu pilt

Aruanne

Loob lihtsa tabelaruande, mis sisaldab kõiki navigeerimispaanil valitud kirjeallika välju.

Nupu pilt

Aruande kujundamine

Avab kujundusvaates tühja aruande, millele saate lisada soovitud välju ja juhtelemente.

Nupu pilt

Tühi aruanne

Avab küljendusvaates tühja aruande ja kuvab tööpaani Väljaloend. Väljade lohistamisel väljaloendist aruandesse loob Access manustatud päringu ja salvestab selle aruande atribuudis Kirjeallikas.

Nupu pilt

Aruandeviisard

Kuvab mitmeetapilise viisardi, mille abil saate määrata välju, rühmitamise/sortimise tasemeid ja küljendussuvandeid. Viisard loob aruande tehtud valikute alusel.

Nupu pilt

Sildid

Kuvab viisardi, mis võimaldab valida standardseid või kohandatud sildisuurusi ja kuvatavaid välju ning nende sortimisviisi. Viisard loob tehtud valikute alusel sildiaruande.


3. juhis: aruande loomine

  1. Klõpsake soovitud tööriista. Järgige kuvatava viisardi juhiseid ja klõpsake viimasel lehel nuppu Valmis.

    Access kuvab aruande küljendivaates.

  2. Vormindage aruanne soovitud kujul:

    • Väljade ja siltide suuruse muutmiseks valige need ja lohistage neid servast kuni soovitud suuruse saavutamiseni.

    • Välja teisaldamiseks valige see (olemasolu korral koos sildiga) ja lohistage uude asukohta.

    • Paremklõpsake välja ja kasutage kiirmenüü käske lahtrite ühendamiseks või tükeldamiseks, väljade kustutamiseks või valimiseks ning muude vormindamistoimingute tegemiseks.

      Aruande pilkupüüdvuse ja loetavuse edasiseks parandamiseks saate kasutada järgnevalt kirjeldatud funktsioone.

Lehe algusesse

Rühmitamise, sortimise või kokkuvõtte lisamine

Kiireim moodus rühmitamise, sortimise või kokkuvõtte lisamiseks aruandele on paremklõpsata välja, mida soovite rühmitada, sortida või millele soovite rakendada kokkuvõtet ja seejärel klõpsata kiirmenüüs soovitud käsku.

Küljendi- või kujundusvaates avatud aruande puhul saate rühmitamise, sortimise või kokkuvõtte lisamiseks saate kasutada ka paani Rühmitamine, sortimine ja kogusumma:

  1. Kui paan Rühmitamine, sortimine ja kogusumma pole veel avatud, klõpsake Menüü Kujundus jaotises Rühmitamine ja kokkuvõtted nuppu Rühmita ja sordi.

  2. Klõpsake nuppu Lisa rühm või Lisa sortimine ja valige rühmitatav või sorditav väli.

  3. Muude suvandite määramiseks ja kokkuvõtete lisamiseks klõpsake rühmitataval või sorditaval real nuppu Veel.

Lehe algusesse

Tingimusvormingu abil väärtuste esiletõstmine

Rakendus Access 2010 sisaldab veelgi võimsamaid tööriistu aruande andmete esiletõstmiseks. Igale juhtelemendile või juhtelementide rühmale saate lisada kuni 50 tingimusvormingu reeglit ja klientaruannete puhul saate andmete kontrollimiseks kirjete lõikes lisada andmeribasid.

Tingimusvormingu lisamiseks saate teha järgmist.

  1. Avage aruanne küljendivaates, paremklõpsates seda navigeerimispaanil ja seejärel klõpsates käsku Küljendivaade.

  2. Valige kõik juhtelemendid, millele soovite tingimusvormingut rakendada. Mitme juhtelemendi valimiseks hoidke all tõstuklahvi (SHIFT) või juhtlahvi (CTRL)ja klõpsake soovitud juhtelemente.

  3. Klõpsake menüü Vorming jaotises Juhtelemendi vorming nuppu Tingimusvorming.

    Access avab dialoogiboksi Tingimusvormingu reeglite haldamine.

  4. Klõpsake dialoogiboksis Tingimusvormingu reeglite haldamine nuppu Uus reegel.

  5. Valige dialoogiboksi Uus vormindusreegel jaotise Reeglitüübi valimine soovitud suvand:

    • Iga üksikkirje puhul väärtustatava reegli loomiseks valige suvand Kontrolli praeguse kirje väärtusi või kasuta avaldist.

    • Andmeribade abil kirjeid üksteisega võrdleva reegli loomiseks klõpsake suvandit Võrdle muude kirjetega.

Märkus. :  Suvand Võrdle muude kirjetega pole veebiandmebaasi puhul saadaval.


  1. Määrake jaotises Reeglikirjelduse redigeerimine vormingu rakendamise tingimust määratlev reegel ja reegli kriteeriumi täitumisel rakendatav vorming.

  2. Dialoogiboksi Tingimusvormingu reeglite haldamine naasmiseks vajutage nuppu OK.

  3. Juhtelemendile või nende kogumile järgmise reegli loomiseks korrake toimingut alates 4. juhisest. Vastasel juhul klõpsake dialoogiboksi sulgemiseks nuppu OK.

Lehe algusesse

Professionaalse tulemuse saavutamine kujunduse abil

Tarkvarakomplekti Office 2010 kujundusi saate kasutada nüüd ka Accessi andmebaasis, mis hõlbustab ühtse kujunduse loomist kõigis Office'i dokumentides.

NB! :  Office'i kujunduse, fondi või värvide valimisel rakendatakse need andmebaasi kõigile vormidele ja aruannetele (mitte ainult parajasti töösolevale).

  1. Avage aruanne küljendivaates, paremklõpsates seda navigeerimispaanil ja klõpsates siis käsku Küljendivaade.

  2. Valige menüü Kujundus jaotises Kujundused soovitud kujundus, värv või font:

    Ribbon image

    • Galerii Kujundus abil saate määrata valmis skeemi kohased värvid ja fondid üheaegselt.

    • Värvide ja fontide eraldi määramiseks kasutage galeriisid Värvid ja Fondid.


Lehe algusesse

Piltide lisamine

Accessis olid pildid tavaliselt seotud aruannete või vormide üksikpildi juhtelementidega. Mitme vormi ja aruande puhul kasutatava sama pildi muutmiseks tuli iga pildi juhtelementi käsitsi redigeerida. Rakenduses Access 2010 saate nüüd lisada andmebaasi pildi üks kord ja kasutada seda mitmes objektis. Ükskipildi uuendamisel uuendatakse see kõigis andmebaasis kasutatavates kohtades. See on väga vajalik kogu andmebaasi ulatuses kasutatavate piltide puhul (nt ettevõtte logo või taustapildid).

Pildi lisamine

  1. Paremklõpsake navigeerimispaanil aruannet, millele soovite pilti lisada ja seejärel klõpsake käsku Küljendivaade.

  2. Klõpsake aruannet, millele soovite pilti lisada.

  3. Klõpsake menüü Kujundus jaotises Juhtelemendid nuppu Lisa pilt.

  4. Tehke ühte järgmistest.

    • Olemasoleva pildi kasutamine   Kui soovitud pilt on juba galeriis, siis aruandele lisamiseks klõpsake seda.

    • Uue pildi üleslaadimine   Klõpsake galerii allservas nuppu Sirvi. Navigeerige dialoogiboksis Pildi lisamine soovitud pildini ja klõpsake nuppu Ava.

      Acces lisab valitud pildi aruandele.

Taustapildi lisamine

Märkus. :  Veebiga ühilduvatele andmebaasidele ei saa taustapilte lisada.

  1. Paremklõpsake navigeerimispaanil aruannet, millele soovite taustapilti lisada ja seejärel klõpsake käsku Küljendivaade.

  2. Klõpsake menüü Vorming jaotises Taust nuppu Taustapilt.

  3. Tehke ühte järgmistest.

    • Olemasoleva pildi kasutamine   Kui soovitud pilt on juba galeriis, siis aruandele lisamiseks klõpsake seda.

    • Uue pildi üleslaadimine   Klõpsake galerii allservas nuppu Sirvi. Navigeerige dialoogiboksis Pildi lisamine soovitud pildini ja klõpsake nuppu Ava.

      Access lisab valitud pildi aruandele.

Lehe algusesse

Aruande eelvaate kuvamine ja printimine

Aruande eelvaate kuvamine

  1. Avage aruanne, mille eelvaadet soovite kuvada või lihtsalt valige see navigeerimispaanil.

  2. Klõpsake menüüs Fail nuppu Prindi ja seejärel nuppu Prindi eelvaade.

    Access kuvab aruande prindi eelvaate. Menüü Prindi eelvaade nuppude abil saate teha järgmist:

    • printida aruannet;

    • muuta lehe suurust või paigutust;

    • suumida lehte või kuvada mitu lehte korraga;

    • värskendada aruande andmeid;

    • eksportida aruande muusse failivormingusse.

  3. Andmebaasi töövaatesse naasmiseks klõpsake menüü Prindi eelvaade jaotises Sule eelvaade nuppu Sule prindi eelvaade.

Aruande printimine

Lisaks prindi eelvaate kaudu printimisele saate aruannet printida ka eelvaadet kuvamata:

  1. Avage aruanne, mille eelvaadet soovite kuvada või lihtsalt valige see navigeerimispaanil.

  2. Klõpsake menüüs Fail nuppu Prindi.

    • Aruande saatmiseks otse vaikeprinterile ilma printerit seadistamata vajutage nuppu Kiirprintimine.

    • Printeri valimist, koopiate arvu jms määramist võimaldava dialoogiboksi avamiseks klõpsake nuppu Prindi.

Lehe algusesse

Täiendage oma oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×