Aruannete ja diagrammide kasutamine Ärikontaktide halduris

NB! :  See artikkel on masintõlgitud, vaadake lahtiütlust. Selle artikli ingliskeelse versiooni leiate aadressilt (viiteks).

Aruanne on suurepärane vahend kontaktettevõtetest, ärikontaktidest, müügivihjetest, võimalustest, äriprojektidest ja turundustegevustest ülevaate saamiseks. Saate Outlooki ärikontaktide halduris avada hulganisti vaikearuandeid ja lisaks muuta, salvestada, värskendada ja uuesti kasutada peaaegu piiramatul hulgal lisaaruandeid.

Selles artiklis kirjeldatakse Outlooki ärikontaktide halduri aruandefunktsioone ja viise, kuidas aruandeid kasutada, kohandada ja nende abil teisi äritegevusi algatada.

Selle artikli teemad

Aruande avamine ja muutmine

Avatud aruande salvestamine, värskendamine või printimine

Diagrammi loomine aruandest

Aruande eksportimine Excelisse või muusse rakendusse analüüsimiseks

Turundustegevuse käivitamine aruande abil

Aruande avamine vidina kaudu

Standardaruannete loendi vaatamine

Aruande avamine ja muutmine

Outlooki ärikontaktide haldur pakub palju valmisaruandeid. Kui te ei näe kõike, mida läheb vaja, saate avada sarnase aruande ja seejärel seda vajaduse järgi muuta. Saate ka oma kohandatud aruanded hilisemaks kasutuseks salvestada.

Aruande avamine

  1. Klõpsake lindil menüüd Aruanded. Saadaolevad aruanded on rühmitatud nendega seotud tööruumide järgi: Kontaktihaldus, Müük, Turundus või Äriprojektid. Jaotises Avatud on aruanded, mida olete muutnud ja salvestanud.

    Lindi menüü Aruanded

  2. Valmisaruande avamiseks klõpsake soovitud aruandetüübi nuppu ja seejärel loendis aruande nime.

  3. Kui soovite avada muudetud aruannet, mille olete salvestanud, valige Salvestatud aruanded, klõpsake dialoogiboksis Salvestatud aruannete avamine aruande nime ja seejärel valige Ava.

Näpunäide. :  Kui te pole kindel, millises rühmas või kategoorias soovitud aruanne on, saate vaadata standardaruannete loendit.

Aruande muutmise kohta abi saamiseks lugege teemat Aruande muutmine selle kasulikumaks muutmiseks.

Lehe algusse

Aruande muutmine

Teil on Outlooki ärikontaktide halduris palju võimalusi oma aruannete ilmet muuta.

Selle jaotise teemad

Aruande küljenduse muutmine

Aruande muutmine selle kasulikumaks muutmiseks

Aruande küljenduse muutmine

Aruande küljenduse või ilme muutmiseks on mitu võimalust. Saate kasutada neid meetodeid üksikult või kombinatsioonis; muudatuste järjekord pole oluline.

  • Paani „Aruande kohandamine” kasutus.    Klõpsake lindi jaotises Paigutus ühte järgmistest suvanditest, et avada Paan „Aruande kohandamine”.

    • Vali veerg. Kui soovite veergude kuvamist muuta, saate klõpsata seda nuppu ja seejärel märki + (pluss) loendi laiendamiseks ning siis kuvatakse kõik sisalduvad üksused. Olenevalt muudetavast aruandest on saadaolevad suvandid erinevad. Valige märkeruudud iga veeru kohta, mida soovite kuvada, ja tühjendage nende kohta, mida selles aruandes kuvada ei soovi.

    • Päis ja jalus. Kui soovite lisada aruandele päist, jalust või märkmeid, klõpsake seda nuppu ning valige seejärel märkeruudud ja sisestage teave nende veergude kohta, mida soovite kuvada. Tühjendage märkeruudud nende veergude juures, mida ei soovi aruandes kuvada.

    • Fondid. Kui soovite muuta fontide ja numbrite kuvamisviisi, valige Fondid. Klõpsake suvandeid, mida soovite muuta ja muutke neid vajaduse kohaselt. Saate muuta fonti aruande sisus, ridade ja veergude siltidel ning üld- ja vahekokkuvõtete arvulistel väljadel.

  • Sortimise ja filtreerimise juhtelementide kasutamine.    Tehke lindil jaotises Sortimine ja filtreerimine ühte järgmistest.

    • Filtreeri. Saate aruannet filtreerides piirata aruandes kuvatud tulemeid. Aruande filtreerimise kohta leiate teavet teemast Kirjete filtreerimine Ärikontaktide halduris.

    • Tõusev järjestus või Laskuv järjestus. Kirjete sortimisjärjestuse muutmiseks aruandes valige üks neist suvanditest. Vaikimisi sorditakse loendid tähestikuliselt aruande põhivälja järgi. Näiteks sorditakse aruandes nimega „Ärikontaktid kontaktettevõtte alusel” loend kõigepealt kontaktettevõtte nime järgi. Veerus Kontaktettevõtte nimi kuvatakse kõik kontaktettevõttega lingitud ärikontaktid tähestiku järjekorras.

      Näpunäide. :  Nimed kuvatakse teabena väljal Täisnimi. Kui lisate täisnimesse tiitlid, kaastakse need sortimisse. Näiteks täisnimi Hr Risto Lepmets sorditakse loendis H-tähe alla.

  • Veergude järjestuse muutmine.    Veergude järjestuse muutmiseks klõpsake lihtsalt veerunime ja lohistage see soovitud kohta.

  • Teisese andmevälja sortimine.    Teksti või numbrite järjestuse ümberpööramiseks teiseses väljas klõpsake aruandes välja nime. Näiteks saate ärikontaktide aruandes nimega Ärikontaktid kontaktettevõtte alusel iga kontaktettevõtte nime all loetletud ärikontaktide nimede ümber sortimiseks klõpsata veergu Ärikontakti nimi. Algjärjestuse taastamiseks klõpsake uuesti veergu. Samamoodi, kui klõpsate veeru Aadress – sihtnumber nime, sorteeritakse ärikontaktide loend iga kontaktettevõtte nime all ümber vastupidises arvulises järjestuses.

  • Rühmade ahendamine ja laiendamine teiseses andmeväljas.    Klõpsake märki (miinus) aruande mis tahes reas, et ahendada kõik allüksused ja kuvada ainult aruandekirje esimene rida. Näiteks aruandes nimega Ärikontaktid kontaktettevõtte alusel saate klõpsata kontaktettevõtte nime kõrval olevat märki – (miinus), et peita lingitud ärikontaktide loend. Kui loend on ahendatud, muutub märk (miinus) märgiks + (pluss). Sellest funktsioonist võib olla kasu aruande pikkuse ja keerukuse vähendamisel. Rühma laiendamiseks klõpsake märki + (pluss).

Lehe algusse

Aruande muutmine selle kasulikumaks muutmiseks

Aruandeid muutes saate neid mitmel viisil endale või töökaaslastele kasulikumaks muuta.

  • Tulemite filtreerimine.    Pärast aruande avamist saate kasutada filtreid Lihtne ja Täpsem, et välistada aruandest konkreetseid kirjeid. Aruande tulemite filtrimisest võib olla kasu paljude ülesannete täitmisel. Näiteks võimaldab Müügivihjete aruanne, mida filtreeritakse asukoha alusel, hästi läbi viia meilitsi turunduskampaaniat sündmusele, mida teatud piirkonnas plaanite. Lisateavet filtreerimise kohta leiate teemast Ärikontaktide halduri kirjete filtreerimine.

  • Ilme muutmine.    Aruannete ilme muutmise kohta vt Aruande paigutuse muutmine.

  • Andmete kohandamine.    Isegi enne aruande avamist saate teha selles olulisi muudatusi kohandustega nagu kasutaja määratletud väljad või saate muuta eri loendites vaikekirjeid. Saate lisada Müügivihje vormi kasutaja määratletud välju, et näiteks säilitada vajalikku valdkonnakohast teavet ja luua selle alusel aruandeid. Muutke loendis saadaolevaid suvandeid ja need suvandid saavad järgmises aruandes andmeveergudeks.

Lisateabe jaoks loendites väärtuste redigeerimise kohta vt Kirjetüüpide ja loendite loomine ja kohandamine.

Märkus. :  Kui aruandesse lisatud kasutaja määratletud väli on Business Contact Manageri andmebaasist kustutatud, ei kuva salvestatud aruanne kustutatud väljal olevat teavet. Aruande eksportimine koos teabega Excelisse enne välja kustutamist ei mõjuta seda aruannet.

Lehe algusse

Andmevigade parandus aruandes

Aruannet üle vaadates võite märgata vigu, mida soovite parandada. Näiteks võite avastada, et ärikontakt on seostatud vale kontaktettevõttega. Sellist viga ei saa parandada aruandes, vaid seda tuleb teha vastavates konkreetsetes kirjetes.

Sellise vea parandamiseks avage ärikontakti kirje ja sisestage selle Üldlehel väljale Lingitud kontaktettevõte õige kontaktettevõtte nimi. Kui naasete seejärel aruande juurde ja valite Toimingud > Värskenda, on aruanne õige.

Lehe algusse

Avatud aruande salvestamine, värskendamine või printimine

Pärast aruande ülevaatamist soovite võib-olla salvestada kõik tehtud muudatused, värskendada andmed või printida aruande. Alustage nende toimingutega avatud aruandes.

Muudetud aruande salvestamine

Muutmata aruannet pole vaja salvestada, kuna see on kättesaadav lindimenüüs Aruanded. Salvestatud aruanded talletatakse Outlooki ärikontaktide halduri andmebaasi.

  1. Klõpsake lindil menüüd Aruanded ja siis seda aruandetüüpi, mida soovite avada, ning seejärel aruande nime selle avamiseks.

  2. Kohandage aruannet, nagu on kirjeldatud teemas Aruande avamine ja muutmine.

  3. Valige lindil Toimingud > Salvesta nimega.

  4. Tippige avanenud dialoogiboksis Salvesta nimega aruandele nimi ja seejärel klõpsake nuppu OK.

Kohandatud aruande avamiseks valige Salvestatud aruanded.

Näpunäide. :  Aruanne on salvestatud samasse kategooriasse nagu see aruanne, mida muutsite salvestatud aruande loomiseks.

Andmete värskendamine aruandes

Aruande andmed värskendatakse salvestatud aruande igal avamisel. Vajaduse korral saate seda ka ise värskendada.

  1. Klõpsake lindil menüüd Aruanded ja siis seda aruandetüüpi, mida soovite avada, ning seejärel aruande nime selle avamiseks.

  2. Valige lindil Toimingud > Värskenda.

Aruande printimine

  1. Klõpsake lindil menüüd Aruanded ja siis seda aruandetüüpi, mida soovite avada, ning seejärel aruande nime selle avamiseks.

  2. Valige lindil Toimingud > Prindi.

Lehe algusse

Diagrammi loomine aruandest

Saate Outlooki Ärikontaktide halduris luua diagrammi enamikust aruannetest, sh ka aruandest loodud kohandatud aruannetest. Aruannete puhul, mida on võimalik diagrammi kujul esitada, kuvatakse lindil nupp Diagramm ( chart button ). Andmeteta aruandeid ei saa diagrammina esitada.

  1. Avage aruanne, mida soovite diagrammina kuvada.

  2. Valige lindil Kuva > Diagramm. Kui diagramm on teie ekraanil kuvamiseks liiga lai, kuvatakse diagrammi all horisontaalne kerimisriba.

    Näpunäide. :  Keerukamate diagrammide loomiseks saate eksportida aruande andmed Excelisse ja selle rakenduse abil diagrammi luua. Lisateabe saamiseks andmete Excelisse eksportimise kohta lugege teemat Aruande eksportimine Excelisse või muusse rakendusse analüüsimiseks.

chart example

  1. Diagramme saate kohandada lindi jaotises Diagramm olevate juhtelementide abil.

  2. Sildid.    Valige Sildid, et lisada või eemaldada Teljetiiteid ja Legendi.

  3. Väärtused.    Klõpsake nuppu Väärtused aruandes kuvatud väärtuste valimiseks. Näiteks diagrammis Võimalused allika alusel saate kuvada Võimaluste arvu    või Müügitulu andmeid.

  4. Oodatav tulu    ja Kogutulu   . Valige need märkeruudud, kui soovite diagrammis kuvada tegelikku tulu, oodatavat tulu või mõlemat.

    Märkus. :  Need märkeruudud pole igas diagrammis saadaval.

Lehe algusse

Aruande eksportimine Excelisse või muusse rakendusse analüüsimiseks

Saate Outlooki ärikontaktide halduri aruande eksportida hõlpsasti Microsoft Excelisse või muusse rakendusse põhjalikumaks analüüsiks. Aruande andmeid saate Excelist erinevasse rakendusse eksportida, kui olete andmed kõigepealt Excelisse eksportinud. Seejärel saate Excelis salvestada andmed failivormingusse, mida on võimalik teises rakenduses avada. Näiteks komaeraldusega väärtuste (.csv) failivormingus salvestatud Exceli faili saab avada paljudes rakendustes.

Tehke ühte järgmistest.

Aruande salvestamine arvutisse Exceli failina    

  1. Avage aruanne, mida soovite Excelisse eksportida.

  2. Valige lindil Toimingud > Ekspordi Excelisse. Aruanne avaneb Excelis.

  3. Klõpsake Excelis nuppu Salvesta, et avada dialoogiboks Salvesta nimega. Aruande salvestamisel saate valida rohkem kui 20 failivormingu hulgast.

Aruande meilimine manuses Exceli failina    

  1. Avage aruanne, mida soovite meilisõnumi manusena saata.

  2. Valige lindil Toimingud > Meiliga saatmine. Avaneb Outlooki meilisõnumi vorm, kuhu on manustatud aruanne Exceli failina (xlsx-vormingus).

  3. Täitke väljad Adressaat ja Teema, tippige sõnum (valikuline) ja seejärel klõpsake nuppu Saada.

Lehe algusse

Turundustegevuse käivitamine aruande abil

Saate Outlooki ärikontaktide halduris kasutada aruannet, mis sisaldab kontaktettevõtete või ärikontaktide aadresse, telefoninumbreid, kontode meiliaadresse, ärikontakte, või müügivihjeid turundustegevuse alustamiseks.

  1. Avage aruanne, mida soovite turundustegevuse alusena kasutada.

  2. Klõpsake loendi kõigi kirjete esiletõstmiseks klahvikombinatsiooni Ctrl + A.

  3. Klõpsake lindi jaotises Suhtlus nuppu Uus kõneloend, Meilisõnumite hulgipostitus või Otsepostituse print ja seejärel Kõik adressaadid või Valitud adressaadid.

  4. Avanenud turundustegevuse vormis saate luua adressaadiloendi tegevuse ja selle sisu saatmiseks.

    Kõneloendi loomise kohta vt Kõneloendite loomine ja kasutamine ärikontaktide halduris. Lisateavet turundustegevuste kohta leiate teemast Toodete ja teenuste turustamine Ärikontaktide halduri abil.

Lehe algusse

Aruande avamine vidina kaudu

Aruande avamiseks vidina kaudu klõpsake vidina aruandeikooni. Vidinate kaudu avatud aruanded toimivad samamoodi nagu lindilt avatud aruanded.

Lisateabe jaoks vidinate kohta vt Vidinate kasutamine Ärikontaktide halduris.

Lehe algusse

Standardaruannete loend

Outlooki ärikontaktide halduris saadaolevad standardaruanded on korraldatud kirjetüübi alusel.

Näpunäide. :  Enamikku aruandeid on võimalik diagrammiks teisendada, nagu on kirjeldatud teemas Diagrammi loomine aruandest.

Kontaktettevõtete aruanded    

  • Kontaktettevõtted määratud üksuse alusel

  • Kontaktettevõtted linna alusel

  • Kontaktettevõtted osariigi/maakonna alusel

  • Kontaktettevõtted sihtnumbri/postiindeksi alusel

  • Kontaktettevõtted piirkonna alusel

  • Kontaktettevõtted kategooria alusel

  • Kontaktettevõtted hinnangu alusel

  • Kontaktettevõtted makse oleku alusel

  • Kontaktettevõtted allika alusel

  • Kontaktettevõtted tegevuste kokkuvõtte alusel

  • Tegevus kontaktettevõtte alusel

  • Unarussejäetud kontaktettevõtted

  • Kontaktettevõtete kiirloend

Ärikontaktide aruanded    

  • Ärikontaktid kontaktettevõtte alusel

  • Ärikontaktid määratud üksuse alusel

  • Ärikontaktid linna alusel

  • Ärikontaktid osariigi/maakonna alusel

  • Ärikontaktid sihtnumbri/postiindeksi alusel

  • Ärikontaktid kategooria alusel

  • Ärikontaktid hinnangu alusel

  • Ärikontaktid makse oleku alusel

  • Ärikontaktid allika alusel

  • Ärikontaktid aastapäeva alusel

  • Ärikontaktid sünnipäeva alusel

  • Ärikontaktid tegevuste kokkuvõtte alusel

  • Tegevused ärikontakti alusel

  • Unarussejäetud ärikontaktid

  • Ärikontaktide kiirloend

Müügivihjete aruanded

  • Müügivihjed määratud üksuse alusel

  • Müügivihjed määratud üksuse ja hinnangu alusel

  • Müügivihjed hinde alusel

Võimaluste aruanded

  • Võimalused toote- või teenuseüksuse alusel

  • Võimalused määratud üksuse alusel

  • Võimalused allika alusel

  • Võimalused kontaktettevõtte alusel

  • Võimalused ärikontakti alusel

  • Ületatud tähtajaga võimalused

  • Müügilehter

  • Müügivõimalused

  • Tegevused võimaluse alusel

Muud müügiaruanded

  • Tähtsamad kliendid tulu alusel: kontaktettevõtted

  • Tähtsamad kliendid tulu alusel: ärikontaktid

  • Parimad tooted: populaarseimad tooted

  • Parimad tooted: tulusaimad tooted

  • Parimad tooted: suurima kasumimarginaaliga tooted

  • Põhilised soovitajad: vihjete arvu alusel

  • Põhilised soovitajad: müügi kogusumma alusel

  • Soikus kliendid: viimased 30 päeva

  • Soikus kliendid: viimased 90 päeva

  • Soikus kliendid: viimased 180 päeva

  • Soikus kliendid: viimased 365 päeva

Turundusaruanded

  • Võimalused turundustegevuse alusel

  • Ärikontaktid turundustegevuse alusel

  • Kontaktettevõtted turundustegevuse alusel

  • Turundustegevused kampaania alusel

  • Turundustegevused tüübi alusel

  • Telefonilogid kõneloendi alusel

Äriprojektide aruanded

  • Äriprojektid – kõik

  • Äriprojektid – saabuva tähtajaga

  • Äriprojektid – tähtaja ületanud

  • Äriprojektid oleku alusel

  • Äriprojektid tähtaja alusel

  • Äriprojektid määratud üksuse alusel

  • Äriprojektid tüübi alusel

  • Äriprojektid prioriteedi alusel

  • Äriprojektid kontaktettevõtte alusel

  • Äriprojektid ärikontakti alusel

  • Projektiülesanded – kõik

  • Projektiülesanded – saabuva tähtajaga

  • Projektiülesanded – tähtaja ületanud

  • Projektiülesanded projekti alusel

  • Projektiülesanded määratud üksuse alusel

Lehe algusse

Märkus. : Masintõlke lahtiütlus. Selle artikli tõlkis arvutisüsteem ilma inimese sekkumiseta. Microsoft pakub selliseid masintõlkeid, et inglise keelt mittekõnelevad kasutajad saaksid vaadata sisu Microsofti toodete, teenuste ja tehnoloogiate kohta. Kuna artikkel on masintõlgitud, võib see sisaldada sõnavara-, süntaksi- või grammatikavigu.

Täiendage oma oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×