Arhiivimine rakenduses Outlook 2016 for Windows

Arhiivimine rakenduses Outlook 2016 for Windows

NB! :  See artikkel on masintõlgitud, vaadake lahtiütlust. Selle artikli ingliskeelse versiooni leiate aadressilt (viiteks).

Outlook 2016 sisaldab lindil olevas menüüs Avaleht kiirarhiivimisfunktsiooni, mille abil saadetakse sõnumid kausta Arhiiv. Teenusekomplekti Office 365 ettevõtteversioon klientidel on lisaks juurdepääs võrguarhiivile.

Märkus. Arhiivimisfunktsiooni toetamiseks rakendustes Outlook 2016, iOS-i ja Androidi jaoks ette nähtud Outlooki rakenduses ja Outlooki veebirakenduses luuakse kaust Arhiiv automaatselt. See kaust peab kinni teie postkasti mis tahes (sh meilisõnumite kustutamisega seotud) säilituspoliitikatest.

Sõnumite arhiivimine ühe toiminguga

Menüü Avaleht jaotise Kustutamine nupu Arhiivi abil saab teisaldada ühe või mitu sõnumit kausta Arhiiv ilma neid kustutamata. Käsu Arhiivi kasutamisel on mitmeid eeliseid.

  • Arhiivitud üksused jäävad lihtsalt otsitavateks nii otsinguväljalt kui ka arhiivikaustas navigeerimise teel.

  • Üksused on telefonis või teistes seadmetes arhiivikausta kaudu endiselt saadaval.

Sõnumite arhiivikausta teisaldamine ei vähenda teie postkasti mahtu. Sõnumid salvestatakse endiselt teie postkasti, need on lihtsalt teises kaustas.

  1. Valige oma kaustas sõnumid, mida soovite arhiivida.

  2. Klõpsake lindil menüüs Avaleht jaotises Kustuta nuppu Arhiivi.

    Ühe hiireklõpsuga arhiivimine

    Märkus. : Kaust Arhiiv on juba olemas, isegi kui te pole funktsiooni varem kasutanud. Leiate selle Outlooki kaustaloendist. 

  3. Sõnum(id) teisaldatakse kausta Arhiiv. Kui arhiivite mõne sõnumi eksikombel, avage kaust Arhiiv ja teisaldage sõnum sisendkausta tagasi.

Kuidas seostub see võrguarhiiviga?

Võrguarhiiv on funktsioon Office 365 suurettevõtetest klientidele, kellel on ebatavaliselt mahukas postkast. Need kliendid saavad vanade meilisõnumite kustutamise vältimiseks kasutada võrguarhiivi. Kasutaja võrguarhiiv toimib mõnes mõttes nagu teine Outlooki konto, millel on oma kaustastruktuur. Selle tulemusena ei kaasata seda sisendkaustast tehtavatesse otsingutesse.

Kui võrguarhiiv on lubatud, saavad administraatorid ja kasutajad arhiivimispoliitikate abil häälestada oma postkasti vanu meilisõnumeid automaatselt võrguarhiivi teisaldama.

Soovitused arhiivi ja võrguarhiivi kasutamiseks

Soovitame kasutada uut arhiivimisfunktsiooni, et teie sisendkaust püsiks puhas sõnumitest, millele olete juba vastanud või reageerinud. Samuti saate sõnumeid kustutada või kindlasse kausta teisaldada, kui see teile paremini sobib.

Rakenduse Office 365 Enterprise kasutajatele, kellel on mahukas postkast, soovitame lasta administraatoril määrata arhiivimispoliitika, mis teisaldab üksused võrguarhiivi ühe aasta möödumisel (või varem, juhul kui kasutajad ületavad oma postkasti mahupiirangu kiiremini). Siis ei pea kasutajad vanu meilisõnumeid uutele ruumi tegemiseks kustutama. Määratud ajast vanemaid meilisõnumeid saab teisaldada nii sisendkaustast kui ka kohalikust arhiivikaustast.

Korduma kippuvad küsimused arhiivimise kohta

Võrguarhiivi ei saa arhiivimisnupu sihtkohana kasutada kahel põhjusel.

  1. Kui sisendkaustast otsitakse, siis võrguarhiivi vaikimisi otsingusse ei kaasata. Hõlpsaks toomiseks peaks arhiivitud meilisõnumid olema otsitavad.

  2. Võrguarhiiv pole saadaval Outlooki kõigis versioonides, kaasa arvatud Outlook Mobile’is. Meilisõnumite võrguarhiivi teisaldamine muudaks arhiivitud meilisõnumitele telefonist juurdepääsemise keeruliseks.

Arhiivimine on lihtsasti mõistetav funktsioon, mis on juba saadaval rakendustes Outlook Mobile, Outlook Web App ja Outlook.com ning teistelgi meiliteenuste pakkujatel, nt Gmailil. Kuna see on juba loodud nimi ja võrguarhiiv on olemasolev funktsioon, otsustasime mõlemad samaks jätta.

Meie arvates on need funktsioonid omavahel seotud ja neid saab kasutada koos, nagu soovitasime ülalpool.

Automaatarhivaar on vanem Outlooki funktsioon, mis lubab vanade meilisõnumite automaatset teisaldamist PST-faili. See tähendab, et meilisõnumid eemaldatakse serverist ja neid on raskem otsida. Kui seda PST-faili sisaldav kõvaketas peaks kasutuskõlbmatuks muutuma, võite sellest arhiivist ilma jääda. Võrguarhiiv on äritasemel asendus automaatarhivaarile. Uut arhiivimisfunktsiooni saab kasutada koos automaatarhivaariga.

Automaatarhivaari endiselt saab kasutada, kui teil pole võrguarhiivi ja IT-osakonna poole ei funktsiooni keelamiseks. Automaatarhivaari sisse Outlook 2016leiate lisateavet teemast arhiivi vanemate üksuste käsitsi rakenduses Outlook for Windows.

Arhiivimine on laialdaselt kättesaadav rakendustes Outlook for Windows, Outlook Mobile, Outlooki veebirakendus ja Outlook.com. Arhiivimisfunktsiooni ei saa rühmapoliitika abil keelata.

Kas vajate rohkem abi?

Märkus. : Masintõlke lahtiütlus. Selle artikli tõlkis arvutisüsteem ilma inimese sekkumiseta. Microsoft pakub selliseid masintõlkeid, et inglise keelt mittekõnelevad kasutajad saaksid vaadata sisu Microsofti toodete, teenuste ja tehnoloogiate kohta. Kuna artikkel on masintõlgitud, võib see sisaldada sõnavara-, süntaksi- või grammatikavigu.

Täiendage oma oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×