Andmete teisaldamine Excelist Accessi

NB! :  See artikkel on masintõlgitud, vaadake lahtiütlust. Selle artikli ingliskeelse versiooni leiate aadressilt (viiteks).

Sellest artiklist saate teada, kuidas teisaldada oma andmed rakendusest Excel rakendusse Access, et teisendada oma andmed relatsioontabeliteks Microsoft Office Exceli ja Accessi koos kasutamise jaoks. Kokkuvõttes on Access parim vahend andmete hõivamiseks, talletamiseks, päringute tegemiseks ning andmete jagamiseks ning Excel on parim vahend andmete arvutamiseks, analüüsimiseks ja visualiseerimiseks.

Seda, milline neist kahest rakendusest teatava ülesande jaoks parim on ning kuidas Excelit ja Accessi praktiliste lahenduste jaoks koos kasutada, lugege artiklitestAccessi või Exceli kasutamine andmete haldamiseks ja Kümme peamist põhjust, miks kasutada koos Accessi ja Excelit.

Selle artikli teemad

Relatsioonandmebaaside ja andmete modelleerimise põhialused

Relatsioontabeli komponendid

Mis on normaliseerimine?

Tabelite erinevad normaalvormingud

Seosed ja võtmed

Andmete terviklus ja kehtivus

Kokkuvõte

Andmete rakendusest Excel rakendusse Access teisaldamise põhitoimingud

1. toiming: andmete importimine Excelist Accessi

Lihtne automaatne andmete lisamine

2. toiming: andmete normaliseerimine tabelianalüsaatori viisardi abil

3. toiming: Accessi andmetega ühenduse loomine Exceli kaudu

Andmete hankimine Accessi

Relatsioonandmebaaside ja andmete modelleerimise põhialused

Mitmeid andmefaile, sh Exceli faile, nimetatakse lamefailideks. Need failid on sageli suured ja sisaldavad liigseid andmeid, harva kasutatavaid veerge ning tühje väärtusi. Need failid võivad pärineda muust süsteemist või muult kasutajalt või need võisid selliseks kujuneda aja jooksul muutuvate nõuete tõttu veergude lisamise teel. Kuigi andmed on lamefailis selliselt korraldatud teatava eesmärgi täitmiseks, ei ole need failid paindlikud ning oma andmeid puudutavatele ootamatutele küsimustele võib olla keeruline vastuseid leida.

lamefail

Usaldusväärne lahendus lamefailide jaoks on relatsioonandmebaas. Access on relatsioonandmebaasirakendus ja toimib kõige paremini siis, kui tabelid on hästi koostatud seostega, mis vastavad relatsioonandmebaasi mudelile.

Lehe algusse

Relatsioontabeli komponendid

Hästi läbimõeldud ülesehitusega relatsioonandmebaasis on iga tabel kogum nimega veergudest ja mitmest reast, mis sisaldavad teavet ühe teema, näiteks töötajate kohta. Iga tabeli veerg on kordumatu nimega ja sisaldab teavet teema kohta, näiteks töötaja eesnime ja aadressi. Tabeli read sisaldavad teavet teema esinemiskordade kohta, näiteks ettevõtte töötajate praegust arvu. Veeru ja rea ristumiskohas on esitatud üks väärtus ja see on üks fakt, näiteks „Seattle”. Lisaks saab ridade ja veergude järjestust muuta ilma tabeli tähenduse muutumiseta.

seosetabel

1. Tabel esindab ühte teemat – isikut, kohta, asja, sündmust või kontseptsiooni

2. Iga rida on kordumatu ja sellel on primaarvõti, näiteks nimesildi number

3. Igal veerul on kordumatu lühike tähenduslik nimi

4. Kõik veerus olevad väärtused on tähenduselt ja vormingult samalaadsed

5. Iga tabeli väärtus (võrdväärne Exceli lahtriga) esindab ühte fakti

Lehe algusse

Mis on normaliseerimine?

Kahjuks ei toimu hästi läbimõeldud ülesehitusega relatsioontabeli loomine Accessis automaatselt. Selleks tuleb rakendada meetodit lamefaili andmete analüüsimiseks ning andmete ümberkorraldamiseks ühest tabelist kahte või enamasse seotud tabelisse. Seda meetodit nimetatakse normaliseerimiseks. Üksikasjaliku protsessi osana tükeldate ühe tabeli kaheks või enamaks samalaadseks tabeliks, eemaldades veerust korduvad väärtused ja ridadest üleliigsed andmed ning lisades primaarvõtme (iga tabeli kirjet identifitseeriv kordumatu väli) ja välisvõtme (relatsioontabeli primaarvõtme väljal olevaid väärtusi sisaldav väli) seoste loomiseks uute tabelite vahel.

seoseskeem

1. Relatsioontabel

2. Veergude nimed

3. Primaarvõti

4. Välisvõti

5. Relatsioonread ja -sümbolid

Lehe algusse

Tabelite erinevad normaalvormingud

Tabel võib olla ühes neljast normaalvormingust: null, esimene, teine ja kolmas. Iga vorming kirjeldab, mil määral andmed on tabelis korraldatud ja mil määral saab neid relatsioonandmebaasis kasutada. Normaalvorming null on korraldatuse väikseim aste ning kolmas normaalvorming on korraldatuse tõhusaim aste.

Normaalvorming null    Üks märk tabeli olekust kõige väiksema korrastatusega tasemel ehk normaalvormingus null on see, kui üks või mitu veergu sisaldavad n-ö mitte-aatomandmeid, mis tähendab, et üks lahter sisaldab mitut väärtust. Näiteks võib kliendi aadress koosneda tänavast (nt 2302 Harvard Ave), linnast, osariigist ja sihtnumbrist. Ideaaljuhul on kõik need aadressi osad eri veergudes. Teine näide: täisnimesid (nt „Li, Yale” või „Ellen Adams”) sisaldav veerg tuleks tükeldada ees- ja perekonnanimesid sisaldavateks eraldi veergudeks. Ees- ja perekonnanimede talletamine eraldi veergudes on hea tava, mis aitab teil oma andmed kiiresti leida ja neid sortida.

Teine märk normaalvormingust null on see, et tabel sisaldav andmeid erinevate teemade, näiteks müüjate, toodete, klientide ja tellimuste kohta. Võimaluse korral tuleks andmed alati teemade kohaselt eraldi tabelitesse jaotada.

Esimene normaalvorming    Tabel on esimeses normaalvormingus juhul, kui iga veerg sisaldab n-ö aatomandmeid, kuid ühes või mitmes veerus on üleliigseid andmeid, näiteks teave müüja või kliendi kohta iga tellimuse osa juures. Näiteks nime Adams, Ellen on töölehel korratud viis korda, sest tal on kaks erinevat tellimust (üks kolme tootega ja teine kahe tootega).

Teine normaalvorming    Tabel on teises normaalvormingus, kui üleliigsed andmed on eemaldatud, kuid ühe või mitme veeru aluseks pole primaarvõti või sisaldavad need arvutatud väärtusi (näiteks Hind * Allahindlus).

Kolmas normaalvorming    Tabel on kolmandas normaalvormingus, kui kõikide tabeli veergude aluseks on üksnes primaarvõti. Nagu on näidatud järgneval pildil, on andmed toote ja tarnija kohta eraldi tabelites ja need ühendatakse otsingu korral tarnijate tabeli tarnija ID väljaga.

Normaalvormingus null ning esimeses ja teises normaalvormingus olevate tabelitega võib tekkida probleeme, kui soovite andmeid muuta. Näiteks tihti korduvate väärtuste värskendamine on väga ajakulukas. Iga kord, kui väärtust värskendate, peate kontrollima, kas iga teine rida sisaldab sama väärtust. See raiskab teie aega ning on tõrgeterohke tegevus. Lisaks on korduvaid väärtusi sisaldavate veergude tõhus sortimine ja filtreerimine keerukas. Esimeses ja teises normaalvormingus olevad tabelid on normaalvormingus null olevast palju paremas seisus, kuid need võivad siiski andmete sisestamisel, värskendamisel või kustutamisel probleeme tekitada.

Andmete normaliseerimisel teisendate tabeli madalamas vormingust kõrgemaks vorminguks, kuni kõik tabelid on kolmandas normaalvormingus. Enamasti on kolmas normaalvorming ideaalne järgmistel põhjustel.

  • Muutmisprobleemid andmete sisestamisel, kustutamisel ja värskendamisel on kõrvaldatavad.

  • Andmete tervikluse saab tagada andmepiirangute ja ärireeglite abil.

  • Andmetest saate oma küsimustele vastuste saamiseks teha mitmel viisil päringuid.

Lehe algusse

Seosed ja võtmed

Korraliku ülesehitusega relatsioonandmebaas sisaldab mitut tabelit, mis kõik on kolmandas normaalvormingus, kuid mille vahel on ka seosed, mis aitavad andmeid koondada. Näiteks Töötajad kuuluvad Osakondadesse ja neile on määratud Projektid, Projektid sisaldavad Ülesandeid, Ülesannete haldajateks on Töötajad ning Osakonnad juhivad Projekte. Selle näite puhul oleks relatsioonandmebaasil neli tabelit: Töötajad, Projektid, Ülesanded ja Osakonnad, nende vahel järgmised peamised seosed: kuuluvad, on määratud, sisaldavad, on hallatud ja juhivad.

Seoseid on kolme järgmist tüüpi.

  • Üks ühele (1:1)    Näiteks on igal töötajal kordumatu nimesildi ID ja iga nimesildi ID viitab kordumatule töötajale.

  • Üks mitmele (1:M)    Näiteks on iga töötaja määratud ühte osakonda, kuid ühel osakonnal on mitu töötajat. Seda nimetatakse ka ema-tütre seoseks.

  • Mitu mitmele (M:M)    Näiteks võib töötajale olla määratud mitu projekti ja igal projektil saab olla mitu selle jaoks määratud töötajat. Pange tähele, et tihti kasutatakse spetsiaalset tabelit nimega liitmiktabel, et luua seos üks mitmele iga kolmandas normaalvormingus oleva tabeli vahel kokku kolme tabeli puhul, mis koos moodustavad seose mitu mitmele.

Kahe ja enama tabeli vahel loote te seose primaar- ja välisvõtmete alusel. Primaarvõti on tabeli veerg, mille väärtustega, näiteks nimesildi numbriga või osakonna koodiga, on kordumatult identifitseeritud iga tabeli rida. Välisvõti on tabeli veerg, mille väärtused on samad, mis muu tabeli primaarvõti. Välisvõtit võite kujutada ette kui mõne muu relatsioontabeli primaarvõtme koopiat. Kahe tabeli vaheline seos luuakse ühe tabeli välisvõtme väärtuste ning teise tabeli primaarvõtme väärtuste vastendamisega.

primaar- ja välisvõtme seosed

Lehe algusse

Andmete terviklus ja kehtivus

Pärast relatsioonandmebaasi loomist kõikide tabelitega kolmandas normaalvormingus ja õigesti määratud seostega tuleks teil tagada andmete tervikluse säilimine. Andmete terviklus tähendab seda, et teil on võimalik õigesti ja järjepidevalt navigeerida seoste vahel ning muuta tabeleid aja jooksul andmebaasis selle värskendamiseks. Andmete tervikluse tagamiseks relatsioonandmebaasides on kaks peamist reeglit.

Üksuse reegel    Igal tabeli real peab olema primaarvõti ja sellel primaarvõtmel peab olema väärtus. Selle reegliga tagatakse, et iga tabeli rida on kordumatult identifitseeritav ja seda ei saa tahtmatult kaotada. Lisaks on andmete sisestamisel, värskendamisel või kustutamisel võimalik kõikide primaarvõtmete kordumatus ja olemasolu säilitada.

Viitamistervikluse reegel    Seda reeglit kohaldatakse üks-mitmele-seoste sisestamisele ja kustutamisele. Kui tabelil on välisvõti, peab selle iga väärtus olema kas tühi (väärtus puudub) või peab see vastama selle relatsioontabeli väärtustele, milles välisvõti on primaarvõtmeks.

seoste redigeerimine

Samuti saate relatsioonandmebaasi andmete tervikluse täiendavaks tagamiseks kasutada mitmesuguseid andmete valideerimise reegleid, sh andetüüpi (nt täisarv), andmete pikkust (nt 15 märki või vähem), andmevormingut (nt valuuta), vaikeväärtust (nt 10) ning piiranguid (nt Varud_Amt > UusTellimus_Amt). Nende valideerimisreeglite abil saate tagada, et andmebaasis on kvaliteetsed andmed ning see vastab kehtestatud ärireeglitele.

Tasub silmas pidada, et andmete sisestamisel on Accessi andmebaasi ja Exceli töövihiku vahel oluline erinevus. Exceli töölehele sisestatakse andmed n-ö vabas vormis. Andmeid saate sisestada peaaegu igale poole ja muudatuse saate hõlpsasti tagasi võtta. Accessi andmebaas on aga märksa struktureeritum ja piiratum. Lisaks edastatakse tabelis tehtud muudatused andmebaasi. Muudatust ei saa Exceliga sarnasel viisil tagasi võtta, kuigi vigade parandamiseks saate andmeid kustutada või värskendada.

Lehe algusse

Kokkuvõte

Kui olete oma andmed hästi struktureeritud seostega relatsioontabelitesse normaliseerinud ja nende andmete tervikluse määranud, on palju hõlpsam

  • säästa ruumi ja parandada jõudlust, sest korduvad ja üleliigsed andmed on eemaldatud;

  • värskendada andmeid täpselt ja tagada andmete terviklus;

  • sortida, filtreerida ja luua arvutatud veerge ning liita andmeid ja teha neist kokkuvõtteid;

  • teha tavapärastele ja ootamatutele küsimustele vastuste leidmiseks mitmel viisil andmepäringuid.

Kindluse tagamiseks on relatsioonandmebaaside loomisel ka keerukamad aspektid, näiteks liitvõtmed (kahe või enama veeru väärtustest koosnevad võtmed), täiendavad normaalvormingud (neljas normaalvorming – mitme väärtusega sõltuvus) ning denormaliseerimine. Lihtsaimateks kuni keskmise keerukusega andmebaasivajadusteks saate aga andmebaasi loomist puudutava vajaliku teabe käesoleva artikli näidetest.

Lehe algusse

Andmete rakendusest Excel rakendusse Access teisaldamise põhitoimingud

Andmete teisaldamisel Excelis Accessi on vaja teha kolm põhitoimingut.

kolm põhitoimingut

Lehe algusse

1. toiming: andmete importimine Excelist Accessi

Andmete importimine on palju sujuvam, kui võtate aega oma andmete ettevalmistamiseks ja puhastamiseks. Andmete importimist võiks võrrelda uude koju kolimisega. Kui enne kolimist oma asjad puhastate ja korrastate, on uude koju sisse elamine palju lihtsam.

Andmete puhastamine enne nende importimist

Enne andmete importimist Accessi on hea mõte teha Excelis järgmist.

  • Teisendage mitte-aatomandmeid (st mitu väärtust ühes lahtris) sisaldavad lahtrid mitmeks veeruks. Näiteks veerus „Oskused” olev lahter, mis sisaldab mitut väärtust, näiteks „C# programmeerimine”, „VBA programmeerimine” ja „veebidisain”, tuleks jaotada mitmesse veergu, millest igaüks sisaldaks ühte oskust käsitlevat väärtust.

  • Kasutage käsku TRIM manustatud eel-, järel- ja topelttühikute eemaldamiseks.

  • Eemaldage mitteprinditavad märgid.

  • Leidke ja parandage õigekirja- ja kirjavahemärgivead.

  • Eemaldage ridade ja väljade duplikaadid.

  • Veenduge, et andmeveerud ei sisalda kombineeritud vorminguid, eelkõige tekstina vormindatud numbreid või numbritena vormindatud kuupäevi.

Lisateavet leiate järgmistest Exceli spikriteemadest.

Märkus. : Kui teie andmete puhastamine on keerukas või kui teil pole aega ega ressursse ise seda protsessi automaatseks muuta, võib otstarbekas olla kolmandast osapoolest teenuseosutaja kaasamine. Lisateabe saamiseks tehke oma veebibrauseri lemmikotsimootoris otsing sõnadega „andmete puhastamise tarkvara” või „andmete kvaliteet”.

Importimiseks parima andmetüübi valimine

Andmete importimisel Accessi tuleks teil teha õiged valikud, et teile kuvataks vähem (või mitte ühtegi) teisendustõrget, mille puhul oleks vajalik käsitsi sekkumine. Järgmises tabelis on esitatud kokkuvõte sellest, kuidas Exceli numbrivorminguid ja Accessi andmetüüpe andmete importimisel Excelist Accessi teisendatakse, ning mõned näpunäited parimate andmetüüpide kohta, mida arvutustabeli impordiviisardis valida.

Exceli numbrivorming

Accessi andmetüüp

Kommentaarid

Põhitõed

Tekst

Tekst, Memo

Accessi andmetüüp tekst salvestab tärkandmeid kuni 255 tärgi ulatuses. Accessi andmetüüp Memo salvestab tärkandmeid kuni 65 535 tärgi ulatuses.

Andmete kärpimise vältimiseks valige Memo.

Number, Protsent, Murd, Teaduslik

Number

Accessi andmetüüp Number varieerub olenevalt välja suurusest (bait, täisarv, pikk täisarv, üks, topelt, kümnendarv).

Teisendustõrgete vältimiseks valige Topelt.

Kuupäev

Kuupäev

Nii Access kui ka Excel kasutavad kuupäevade talletamiseks mõlemad samasugust kuupäeva järjenumbrit. Accessis on kuupäevavahemik suurem: alates -657 434 (1. jaanuar 100 pKr) kuni 2 958 465 (31. detsember 9999 pKr).

Kuna Access ei tuvasta 1904-kuupäevasüsteemi (mida kasutatakse rakenduses Excel for the Macintosh), tuleb teil segaduse vältimiseks kuupäevad kas Excelis või Accessis teisendada.

Lisateabe saamiseks vt kuupäevasüsteem, vorming või aasta kahekohalise tõlgendamine muutmine ja importimine või linkimine andmed Exceli töövihikus

.

Valige Kuupäev.

Aeg

Aeg

Nii Access kui ka Excel talletavad ajaväärtusi sama andmetüübi abil.

Valige Aeg, mis on tavaliselt vaikeväärtus.

Valuuta, Raamatupidamine

Valuuta

Accessis talletatakse andmetüübi Valuuta abil andmed 8-baidiste arvudena täpsusega kuni neli komakohta ning seda kasutatakse finantsandmete salvestamiseks ja väärtuste ümardamise vältimiseks.

Valige Valuuta, mis on tavaliselt vaikeväärtus.

Kahendmuutuja

Jah/Ei

Access kasutab väärtust 1 kõikide Jah-väärtuste jaoks ning väärtust 0 kõikide Ei-väärtuste jaoks, kuid Excel kasutab väärtust 1 kõikide TRUE-väärtuste jaoks ja väärtust 0 kõikide FALSE-väärtuste jaoks.

Valige Jah/Ei, millega konverteeritakse automaatselt aluseks olevad väärtused.

Hüperlink

Hüperlink

Hüperlink Excelis ja Accessis sisaldab URL-i ehk veebiaadressi, mille minemiseks saate seda klõpsata.

Valige Hüperlink, vastasel juhul võib Access vaikimisi kasutada andmetüüpi Tekst.

Kui andmed on Accessis, võite Exceli andmed kustutada. Ärge unustage enne kustutamist Exceli töövihiku originaalist varukoopia tegemist.

Lisateavet leiate teemast Accessi spikriteema importimine või linkimine Exceli tööraamatus asuvate andmete.

Lehe algusse

Lihtne automaatne andmete lisamine

Levinud probleem Exceli kasutajad on lisades sama veeru andmete suure ühele töölehele. Näiteks võib teil vara jälgimise lahenduse, mis algas Excelis, kuid nüüd on kasvanud kaasa palju töörühmad ja osakonnad failid. Andmed võib erinevate töölehtede ja töövihikute või teksti failid, mis on andmekanalid muudest süsteemidest. Ei ole kasutaja kasutajaliidese käsu või lihtne viis lisada sarnaseid andmeid Excelis.

Parim lahendus on kasutada Accessi, kus saate arvutustabeli impordiviisardi abil hõlpsalt andmed importida ja ühele tabelile lisada. Lisaks saate nii ühele tabelile lisada suure hulga andmeid. Imporditoimingud saate salvestada ning neid hiljem Microsoft Office Outlooki ajastatud ülesannetena kasutada ja isegi protsessi automatiseerimiseks makrosid rakendada.

Lehe algusse

2. juhis: andmete normaliseerimine tabelianalüsaatori viisardi abil

Esmapilgul võib andmete normaliseerimine tunduda heidutava ülesandena. Õnneks on tabelite normaliseerimine Accessis tänu tabelianalüsaatori viisardile palju lihtsam.

tabelianalüsaatori viisard

1. Lohistage valitud veerud uude tabelisse ja looge seoses automaatselt

2. Kasutage nuppkäske tabeli ümbernimetamiseks, primaarvõtme lisamiseks, olemasoleva veeru primaarvõtmeks muutmiseks ning viimase tegevuse tagasivõtmiseks

Selle viisardi abil saate teha järgmist.

  • Teisendada tabeli väiksemate tabelite kogumiks ning luua automaatselt tabelite vahel primaar- ja välisvõtme seosed.

  • Lisada primaarvõtme olemasolevale väljale, mis sisaldab kordumatuid väärtusi, või luua uue ID välja, mis kasutab andmetüüpi Automaatnumber.

  • Seoste viitamistervikluse kaskaadvärskendamise automaatne loomine. Kaskaadlaadistiku kustutab automaatselt ei lisata, et kogemata kustutamise andmed, kuid saate hõlpsasti lisada kaskaadlaadistiku kustutab hiljem.

  • Otsida uutest tabelitest üleliigseid või duplikaatandmeid (näiteks sama klient kahe erineva telefoninumbriga) ning värskendada neid andmeid soovi kohaselt.

  • Teha tagavarakoopia originaaltabelist ja nimetada see ümber, lisades selle nimele „_OLD”. Seejärel loote päringu, mis loob originaaltabeli originaalnimega uuesti, et kõik originaaltabelil põhinevad olemasolevad vormid ja aruanded toimiksid ka uue tabeli ülesehitusega.

Lehe algusse

3. toiming: Accessi andmetega ühenduse loomine Exceli kaudu

Kui andmed on Accessis normaliseeritud ja loodud on originaalandmed uuesti loov päring või tabel, on vaja vaid Accessi andmetega Excelist ühendus luua. Teie andmed on nüüd Accessis välise andmeallikana ja seega saab töövihikuga ühenduse luua andmeühenduse abil, mis kujutab endast teabekonteinerit, mida kasutatakse välise andmeallika asukoha määramiseks, sellesse sisse logimiseks ja andmeallikale juurde pääsemiseks. Ühenduse teave talletatakse töövihikus ja seda saab talletada ka ühendusfailis, näiteks Office’i andmeühenduse (ODC) failis (failinimelaiendiga .odc) või andmeallika nime failis (laiendiga .dsn). Pärast väliste andmetega ühenduse loomist saate oma Exceli töövihikut Accessist automaatselt värskendada (või uuendada) iga kord, kui andmed Accessis muutuvad.

Lisateabe saamiseks lugege artikleid Ülevaade andmete ühendamisest (importimisest) ja Andmevahetus (kopeerimine, importimine ja eksportimine) programmide Excel ja Access vahel.

Lehe algusse

Andmete hankimine Accessi

Sellest jaotisest saate teavet andmete normaliseerimise järgmiste etappide kohta. Müüja ja aadressi veergude väärtuste jaotamine kõige väiksemateks võimalikeks osadeks, seotud teemade eraldamine eraldiseisvatesse tabelitesse, nende tabelite kopeerimine ja kleepimine Excelist Accessi, uute Accessi tabelite vahel peamiste seoste loomine ning teabe hankimiseks Accessis lihtsa päringu loomine ja käivitamine.

Näidisandmed normaliseerimata vormingus

Järgmine tööleht sisaldab müüja ja aadressi veergudes mitte-aatomväärtusi. Mõlemad veerud tuleks tükeldada kaheks või enamaks veeruks. Samuti sisaldab see tööleht andmeid müüjate, toodete, klientide ja tellimuste kohta. Ka need andmed tuleks teema järgi eraldi tabelitesse tükeldada.

Müüja

Tellimuse ID

Tellimuse kuupäev

Toote ID

Kogus

Hind

Kliendi nimi

Aadress

Telefon

Li, Yale

2348

2.3.09

J-558

4

8,50 $

Contoso, Ltd.

2302 Harvardi Ave Pärnus asuva, WA 98227

425-555-0222

Li, Yale

2348

2.3.09

B-205

2

4,50 $

Contoso, Ltd.

2302 Harvardi Ave Pärnus asuva, WA 98227

425-555-0222

Li, Yale

2348

2.3.09

D-4420

5

7,25 $

Contoso, Ltd.

2302 Harvardi Ave Pärnus asuva, WA 98227

425-555-0222

Li, Yale

2349

4.3.09

C-789

3

7,00 $

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Li, Yale

2349

4.3.09

C-795

6

9,75 $

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Adams, Ellen

2350

4.3.09

A-2275

2

16,75 $

Adventure Works

1025 Kolumbia ringi Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Adams, Ellen

2350

4.3.09

F-198

6

5,25 $

Adventure Works

1025 Kolumbia ringi Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Adams, Ellen

2350

4.3.09

B-205

1

4,50 $

Adventure Works

1025 Kolumbia ringi Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Hance, Jim

2351

4.3.09

C-795

6

9,75 $

Contoso, Ltd.

2302 Harvardi Ave Pärnus asuva, WA 98227

425-555-0222

Hance, Jim

2352

5.3.09

A-2275

2

16,75 $

Adventure Works

1025 Kolumbia ringi Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Hance, Jim

2352

5.3.09

D-4420

3

7,25 $

Adventure Works

1025 Kolumbia ringi Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Koch, Reed

2353

7.3.09

A-2275

6

16,75 $

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Koch, Reed

2353

7.3.09

C-789

5

7,00 $

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Sousa, Luis

2354

7.3.09

A-2275

3

16,75 $

Contoso, Ltd.

2302 Harvardi Ave Pärnus asuva, WA 98227

425-555-0222

Adams, Ellen

2355

8.3.09

D-4420

4

7,25 $

Adventure Works

1025 Kolumbia ringi Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Adams, Ellen

2355

8.3.09

C-795

3

9,75 $

Adventure Works

1025 Kolumbia ringi Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Li, Yale

2356

10.3.09

C-789

6

7,00 $

Contoso, Ltd.

2302 Harvardi Ave Pärnus asuva, WA 98227

425-555-0222

Andmed kõige väiksemate võimalike osadena: aatomandmed

Selles näites esitatud andmetega töötamise korral saate Excelis lahtri n-ö aatomosade (nt tänav, linn, osariik ja sihtnumber) eraldamiseks eraldi veergudesse kasutada teksti veergudesse jaotamise käsku.

Järgmises tabelis on esitatud sama töölehe uued veerud pärast nende tükeldamist aatomväärtuste saamiseks. Pange tähele, et müüja veerus olevad andmed on jaotatud perekonnanime ja eesnime veergudeks ning aadressi veerus olevad andmed on jaotatud tänava, linna, osariigi ja sihtnumbri veergudeks. Need andmed on esimeses normaalvormingus.

Perekonnanimi

Eesnimi

 

Tänav

Linn

Maakond

Sihtkood

Li

Yale

2302 Harvard Ave

Bellevue

WA

98227

Adams

Ellen

1025 Columbia Circle

Kirkland

WA

98234

Hance

Jim

2302 Harvard Ave

Bellevue

WA

98227

Koch

Reed

7007 Cornell St Redmond

Redmond

WA

98199

Sousa

Luis

2302 Harvard Ave

Bellevue

WA

98227

Excelis andmete tükeldamine korrastatud teemadeks

Allpool esitatud mitmes näidisandmetega tabelis on esitatud samad Exceli töölehe andmed pärast nende tükeldamist müüja, toote, klientide ja tellimuste tabeliteks. Tabeli kujundus pole lõplik, kuid tegutsemissuund on õige.

Tabel Müüja sisaldab üksnes teavet müüjate kohta. Pange tähele, et igal kirjel on kordumatu ID (müüja ID). Müüja ID väärtust kasutatakse tellimuste tabelis tellimuste ühendamiseks müüjaga.

Müüjad

Müüja ID

Perekonnanimi

Eesnimi

101

Li

Yale

103

Adams

Ellen

105

Hance

Jim

107

Koch

Reed

109

Sousa

Luis

Toodete tabel sisaldab üksnes andmeid toodete kohta. Pange tähele, et igal kirjel on kordumatu ID (toote ID). Toote ID väärtust kasutatakse tooteteabe ühendamiseks tellimuse üksikasjade tabeliga.

Tooted

Toote ID

Hind

A-2275

16,75

B-205

4,50

C-789

7,00

C-795

9,75

D-4420

7,25

F-198

5,25

J-558

8,50

Klientide tabel sisaldab üksnes andmeid klientide kohta. Pange tähele, et igal kirjel on kordumatu ID (kliendi ID). Kliendi ID väärtust kasutatakse klienditeabe ühendamiseks tellimuste tabeliga.

Kliendid

Kliendi ID

Nimi

Tänav

Linn

Maakond

Sihtkood

Telefon

1001

Contoso, Ltd.

2302 Harvard Ave

Bellevue

WA

98227

425-555-0222

1003

Adventure Works

1025 Columbia Circle

Kirkland

WA

98234

425-555-0185

1005

Fourth Coffee

7007 Cornell St

Redmond

WA

98199

425-555-0201

Tellimuste tabel sisaldab teavet tellimuste, müüjate, klientide ja toodete kohta. Pange tähele, et igal kirjel on kordumatu ID (tellimuse ID). Mõningad andmed selles tabelis tuleb tükeldada täiendava tabeli loomiseks, mis sisaldaks tellimuse üksikasju, et tabel Tellimused sisaldaks üksnes nelja veergu: tellimuse kordumatu ID, tellimuse olek, müüja ID ning kliendi ID. Siin näidatud tabelit pole veel tellimuse üksikasjade tabeli loomiseks tükeldatud.

Tellimused

Tellimuse ID

Tellimuse kuupäev

Müüja ID

Kliendi ID

Toote ID

Kogus

2348

2.3.09

101

1001

J-558

4

2348

2.3.09

101

1001

B-205

2

2348

2.3.09

101

1001

D-4420

5

2349

4.3.09

101

1005

C-789

3

2349

4.3.09

101

1005

C-795

6

2350

4.3.09

103

1003

A-2275

2

2350

4.3.09

103

1003

F-198

6

2350

4.3.09

103

1003

B-205

1

2351

4.3.09

105

1001

C-795

6

2352

5.3.09

105

1003

A-2275

2

2352

5.3.09

105

1003

D-4420

3

2353

7.3.09

107

1005

A-2275

6

2353

7.3.09

107

1005

C-789

5

2354

7.3.09

109

1001

A-2275

3

2355

8.3.09

103

1003

D-4420

4

2355

8.3.09

103

1003

C-795

3

2356

10.3.09

101

1001

C-789

5

Tellimuse üksikasjad, näiteks toote ID ja kogus, on tabelist Tellimused eemaldatud ning talletatud tabelis nimega Tellimuse üksikasjad. Pidage silmas, et tellimusi on üheksa, seega on tabelis üheksa kirjet. Pange tähele, et tabelil Tellimused on kordumatu ID (Tellimuse ID), millele viidatakse tellimuste üksikasjade tabelist.

Tabeli Tellimused lõplik ülesehitus peaks välja nägema järgmine.

Tellimused

Tellimuse ID

Tellimuse kuupäev

Müüja ID

Kliendi ID

2348

2.3.09

101

1001

2349

4.3.09

101

1005

2350

4.3.09

103

1003

2351

4.3.09

105

1001

2352

5.3.09

105

1003

2353

7.3.09

107

1005

2354

7.3.09

109

1001

2355

8.3.09

103

1003

2356

10.3.09

101

1001

Tellimuse üksikasjade tabelis ei ole veerge, milles peaksid olema kordumatud väärtused (s.o, puudub primaarvõti), seega ei kujuta ühes või kõikides veergudes olevad üleliigsed andmed endast probleemi. Siiski ei tohiks selle tabeli kaks kirjet olla täiesti identsed (see reegel kehtib andmebaasi kõikide tabelite puhul). Selles tabelis peaks olema 17 kirjet, üks iga individuaalse tellimuse toote kohta. Näiteks moodustavad tellimuse 2349 kolm toodet C-789 ühe osa kahest kogu tellimuse osast.

Seega peaks tellimuse üksikasjade tabel välja nägema järgmine.

Tellimuse üksikasjad

Tellimuse ID

Toote ID

Kogus

2348

J-558

4

2348

B-205

2

2348

D-4420

5

2349

C-789

3

2349

C-795

6

2350

A-2275

2

2350

F-198

6

2350

B-205

1

2351

C-795

6

2352

A-2275

2

2352

D-4420

3

2353

A-2275

6

2353

C-789

5

2354

A-2275

3

2355

D-4420

4

2355

C-795

3

2356

C-789

5

Andmete kopeerimine ja kleepimine Excelist Accessi

Nüüd, kui teave müüjate, klientide, toodete, tellimuste ja tellimuste üksikasjade kohta on jaotatud eraldi teemadesse Excelis, saate andmed otse Accessi kopeerida, kus need muudetakse tabeliteks.

Accessi tabelite vahel seoste loomine ja päringu käivitamine

Pärast andmete teisaldamist Accessi saate tabelite vahel seosed luua ja seejärel erinevatel teemadel teabe hankimiseks päringud luua. Näiteks saate luua päringu, mis tagastab ajavahemikul 5.3.09–8.3.09 täidetud tellimuste ID-d ja müüjate nimed.

Lisaks saate luua vorme ja aruandeid, et muuta andmete sisestamine ja müüginäitajate analüüs veelgi lihtsamaks.

Lehe algusse

Märkus. : Masintõlke lahtiütlus. Selle artikli tõlkis arvutisüsteem ilma inimese sekkumiseta. Microsoft pakub selliseid masintõlkeid, et inglise keelt mittekõnelevad kasutajad saaksid vaadata sisu Microsofti toodete, teenuste ja tehnoloogiate kohta. Kuna artikkel on masintõlgitud, võib see sisaldada sõnavara-, süntaksi- või grammatikavigu.

Täiendage oma oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×