Andmete importimine SharePointi loendist või SharePointi loendiga linkimine

Andmete importimine SharePointi loendist või SharePointi loendiga linkimine

NB! :  See artikkel on masintõlgitud, vaadake lahtiütlust. Selle artikli ingliskeelse versiooni leiate aadressilt (viiteks).

Märkus. : See artikkel ei kehti Accessi veebirakenduste kohta – need on Accessis loodavad, kuid veebis avaldatavad uut tüüpi andmebaasid. Lisateavet leiate teemast Accessi rakenduse loomine.

Saate tuua andmeid SharePointist Accessi kahel viisil – importimise või linkimise teel.

Importimisel luuakse SharePointi loendist koopia Accessi andmebaasis. Imporditoimingu ajal saate määrata kopeeritavad loendid ja saate iga valitud loendi jaoks määrata, kas importida terve loend või ainult teatud vaade.

Linkimisel ühendatakse andmed mõnes muus programmis nii, et saate vaadata ja redigeerida uusimaid andmeid nii SharePointis kui ka Accessis, ilma andmete koopia loomiseta ja haldamiseta Accessis. Kui te ei soovi kopeerida SharePointi loendit oma Accessi andmebaasi, vaid käitada päringuid ja luua aruandeid selle loendi sisu põhjal, kasutage andmetega linkimist.

Selles artiklis käsitletakse nii SharePointi loendi importimist kui sellega linkimist.

Selle artikli teemad

SharePointi loendi importimine

SharePointi loendiga linkimine

SharePointi loendi importimine

Andmete importimisel loob Access tabeli ja kopeerib veerud ning üksused lähteloendist (või vaatest) sellesse tabelisse väljade ja kirjetena. Imporditoimingu lõpulejõudmisel saate valida imporditoimingu üksikasjade salvestamise määranguna. Impordimäärangu abil saate imporditoimingut tulevikus korrata, ilma et peaksite iga kord uuesti impordiviisardit kasutama.

Järgmisena kirjeldame mõningaid levinud põhjuseid SharePointi loendi importimiseks Accessi andmebaasi.

  • Andmete (nt kontaktiloendite) jäädavaks teisaldamiseks Accessi andmebaasi põhjusel, et te ei vaja enam seda teavet oma SharePointi saidil. Saate importida loendi Accessi ja seejärel kustutada selle SharePointi saidilt.

  • Teie osakond või töörühm kasutab Accessi, kuid teid suunatakse aeg-ajalt SharePointi loendisse lisaandmete saamiseks, mis tuleb lisada ühte teie andmebaasidest.

Enne loendi importimist tehke järgmist.

  1. Leidke SharePointi sait, mis sisaldab kopeeritavat loendit, ja kirjutage saidi aadress üles.

    Lubatud saidi aadress http:// või https:// järgneb serveri nimi algab ja lõpeb konkreetse saidi serveri tee.

  2. Leidke andmebaasi kopeeritavad loendid ja otsustage, kas soovite kopeerida tervet loendit või ainult teatud vaadet. Ühe imporditoiminguga saab importida mitu loendit, kuid igast loendist saab importida vaid ühe vaate. Vajadusel looge vaade, mis sisaldab ainult neid veerge ja üksusi, mida soovite kopeerida.

  3. Vaadake lähteloendi või -vaate veerud üle.

    Järgmises tabelis selgitatakse mõningaid aluseid, millega tuleks erinevate elementide importimisel arvestada.

    Element

    Alused

    Veerud

    Access impordib ainult esimesed 256 veergu, kuna toetab ainult 256 tabelivälja. Selle vältimiseks looge vaade ja lisage sinna ainult vajalikud veerud ning veenduge, et nende arv poleks suurem kui 256.

    Kaustad

    Iga SharePointi loendi kaust muutub Accessi tabelis kirjeks. Ka kaustas olevad üksused kuvatakse kirjetena otse sellele kaustale vastava kirje all.

    Otsinguveerud

    Kui lähteveerg otsib väärtusi teisest loendist, on teil kaks valikut.

    • Saate importida kuvatavad väärtused välja osana. Sel juhul ei pea seotud loendit importima.

    • Saate panna sihtvälja otsima mõnest muust tabelist. Sel juhul, kui andmebaasis pole tabelit, mis annaks otsinguväärtusi, peate importima ka seotud loendi.

    Märkus. : Lähteveerg, mille tüüp on Isik või Rühm, on eriline otsinguveeru tüüp, mis otsib väärtusi loendist Kasutajateave. Peate otsustama, kas impordite loendi Kasutajateave koos muude loenditega.

    Arvutatud veerud

    Arvutatud veergude tulemid kopeeritakse väljale, mille andmetüüp sõltub arvutatud tulemi andmetüübist. Arvutust teostavat avaldist ei kopeerita.

    Manused

    Loendi manuseveerg kopeeritakse väljale Manused.

    Mitme väärtusega veerud

    Veerg, mille tüüp on Valik või Otsing, võib sisaldada mitut väärtust. Kui impordite mitme väärtusega veeru, loob Access mitut väärtust toetava välja.

    RTF-vorming

    RTF-vorminguga veerud imporditakse Accessi memoväljadena. Memovälja atribuudi Tekstivorming väärtuseks määratakse RTF-vorming ja vorming säilitatakse.

    Seosed

    Access automaatselt luua imporditoimingu lõpus seotud tabelitevahelisi seoseid. Peate looma käsitsi, kasutades suvandeid vahekaardil seosed erinevate uute ja olemasolevate tabelite vahelised seosed. Klõpsake vahekaarti seosed kuvamiseks on menüü Andmebaasiriistad jaotises seosed nuppu seosed Nupu pilt .

  4. Leidke andmebaas, millesse soovite loendid importida.

    Veenduge, et teil on vajalikud õigused andmete lisamiseks andmebaasi. Kui te ei soovi salvestada andmeid ühtegi olemasolevasse andmebaasi, looge tühi andmebaas, klõpsates soovitud faili menüü, Uusja seejärel tühi andmebaas.

  5. Vaadake üle andmebaasi tabelid.

    Imporditoiming loob tabeli, millel on sama nimi SharePointi loendiga. Kui see nimi on juba kasutuses, lisab Access uue tabeli nime lõppu arvu "1" (nt Kontaktid1; kui Kontaktid1 on juba kasutuses, loob Access tabeli Kontaktid2 jne).

Märkus. : Access ei kirjuta imporditoimingu käigus kunagi andmebaasi tabelit üle ning loendi või vaate sisu ei saa olemasolevale tabelile lisada.

Loendi importimine

  1. Avage sihtandmebaas ja klõpsake menüü Välisandmed jaotises Importimine ja linkimine nuppu Veel ja seejärel käsku SharePointi loend.

  2. Määrake viisardis lähtesaidi aadress.

  3. Klõpsake raadionuppu Impordi lähteandmed praeguse andmebaasi uude tabelisse ja klõpsake nuppu Edasi.

  4. Valige viisardis kuvatavast loendist loendid, mida soovite importida.

  5. Valige veerus Imporditavad üksused iga valitud loendi jaoks soovitud vaade.

  6. Märkeruut nimega Nende väljade puhul, mis otsivad muusse loendisse talletatud väärtusi, impordi ID-de asemel kuvatavad väärtused määrab valitud loendites otsinguveergude jaoks imporditavad andmed. Tehke ühte järgmistest.

    • Märkige see ruut, kui soovite importida kuvatavad väärtused välja osana. Sel juhul ei otsi väli väärtusi teisest tabelist.

    • Kui soovite, et sihtväli otsiks väärtusi teisest tabelist, jätke see ruut tühjaks. See kopeerib kuvatavate väärtuste rea ID-d sihtväljale. ID-d on vajalikud Accessi otsinguvälja määramiseks.

    Kui impordite ID-sid, peate importima ka loendid, mis annavad otsinguveergudele väärtused (välja arvatud siis, kui sihttabelis on juba väljad, mis võiksid toimida otsinguväljadena).

    Imporditoiming paigutab ID-d vastavatele väljadele, kuid ei sea kõiki atribuute, mis on vajalikud, et väli toimiks otsinguväljana. Sellise välja otsinguatribuutide seadmise juhiseid kirjeldatakse käesoleva artikli jaotises Otsinguväljade seadmine.

  7. Klõpsake nuppu OK.

Access impordib loendid ja seejärel kuvab toimingu oleku viisardi viimasel lehel. Kui kavatsete imporditoimingut hiljem korrata, saate salvestada üksikasjad impordimääranguna. Selle toimingu lõpuleviimiseks suunduge järgmiste juhiste juurde.

Impordisätete salvestamine

Kui kavatsete kasutada imporditoimingut ka edaspidi, võite impordisätted salvestada. Samuti saate seada imporditoimingu Outlooki ülesandeks, kui peate importimist regulaarselt kordama. Sätete salvestamiseks tehke järgmist.

  1. Märkige viisardi viimasel lehel ruut Salvesta imporditoimingud.

    Kuvatakse täiendavate juhtelementide kogum.

  2. Tippige väljale Salvesta nimega impordimäärangu nimi. Võite ka tippida kirjelduse väljale Kirjeldus.

  3. Eksporditoimingu käivitamiseks fikseeritud intervallidega (nt iga nädal või iga kuu) märkige ruut Loo Outlooki tööülesanne. Luuakse Microsoft Outlook 2013 ülesanne, millega saate määrangu käivitada.

  4. Klõpsake nuppu Salvesta importimine.

Outlooki ülesande konfigureerimine

Kui valisite eelmise toimingu ruut Loo Outlooki tööülesanne , Access Outlook käivitab ja kuvab uue ülesande. Järgmiste juhiste abil ülesande konfigureerimine.

NB! : Kui Outlook pole installitud, kuvatakse Access tõrketeade. Kui Outlook pole õigesti konfigureeritud, Outlook konfiguratsiooniviisardi käivitatakse. Järgige viisardi Outlookkonfigureerida.

  1. Klõpsake soovitud Nimi ülesande importimine aknas Outlook, vaadake üle ja muutke tööülesannete sätted, nt tähtaeg ja Meeldetuletus.

    Selle muutmiseks korduvaks ülesandeks klõpsake menüü Ülesanne jaotises Korduvus nuppu Korduvus.

  2. Kui olete sätetega lõpetanud, klõpsake nuppu Salvesta ja sule.

Salvestatud ülesande käivitamine

  1. Klõpsake Outlooki navigeerimispaanil nuppu Ülesanded ja seejärel topeltklõpsake ülesannet, mille soovite käivitada.

  2. Klõpsake menüü Ülesanne jaotises Microsoft Office Access nuppu Käivita import.

  3. Pöörduge tagasi Accessi ja avage imporditud tabel andmelehevaates. Veenduge, et kõik väljad ja kirjed said tõrgeteta imporditud. Andmetüübi ja muude väljaatribuutide läbivaatamiseks aktiveerige kujundusvaade.

Seotud ülesanded

Kui olete imporditoimingu lõpule viinud, võite teha veel mõningaid lisatoiminguid.

Andmetüüpide kontrollimine.   Access valib iga välja vastav lähteveerg sobiv andmetüüp. Kuidas SharePointi andmetüübid ja Access kaart üksteisega ajal importimise või linkimise ja millised välja sätted on iga andmetüübiga imporditud loendi kuvamiseks. 

Uurida lisaväljade    Sõltuvalt tabeli aluseks olev loend, võite märgata kohaloleku tabeli mõne välju (nt redigeerimine, muudetud ja tüüp). Lisateavet nende väljade ja neis sisalduva teabe leiate teemast SharePointi spikker. Kui te ei vaja neid välju Access andmebaas, mida turvaline kustutage need.

Otsinguväljade seadmine    Kui importisite otsinguveergude ID-d, peate seadma vastavate väljade otsinguatribuudid käsitsi.

  1. Klõpsake vaates Tabeli kujundus välja loendis Andmetüüp väärtust Otsinguviisard.

  2. Nõustuge viisardis vaikevalikuga Soovin, et otsinguveerg otsiks väärtusi tabelist või päringust ja seejärel klõpsake nuppu Edasi.

  3. Valige tabel või päring, mis annab väljale otsinguväärtused, ja klõpsake nuppu Edasi.

Märkus. : See võib olla hiljuti imporditud tabel või olemasolev tabel.

  1. Valige paanil Väljaloend ID-väli ja väli, mis sisaldab kuvatavaid väärtusi, ning klõpsake nuppu Edasi.

  2. Määrake sortimisjärjestus ja klõpsake nuppu Edasi.

  3. Klõpsake nuppu Valmis.

Lehe algusse

SharePointi loendiga linkimine

Kui lingite SharePointi loendiga, loob Access uue tabeli (lingitud tabeli), mis kajastab lähteloendi ülesehitust ja sisu. Vastupidi importimisele loob linkimine lingi ainult loendiga, mitte kindlate loendivaadetega.

Linkimine on importimisest mõjuvam kahel põhjusel.

  • Lisamine ja andmete värskendamine    Saate muudatused andmetega sirvimise SharePointi saidile või töötamise andmelehevaates ja vormivaates vaates Accesssees. Ühes kohas tehtud muudatused kajastuvad teise. Kuid kui soovite muuta strukturaalset, eemaldada või muuta veergu, näiteks tehke avades loendi SharePointi saidil. Te ei saa lisada, kustutada või muuta lingitud tabeli väljad töötamise ajal Access.

  • Otsingutabeleid    SharePointi loendi linkimisel Access automaatselt loob kõik otsingu loendite jaoks lingitud tabelid (välja arvatud otsing loendid, mis on juba lingitud andmebaasi). Kui otsingu loendid, mis sisaldavad veerud, mida otsivad teisi loendeid, nende loendite kuuluvad ka linkimistoiming, nii, et iga lingitud tabeli Otsinguloend on vastav lingitud tabel andmebaasis. Access loob ka nende lingitud tabelite vahelised seosed.

Levinumad stsenaariumid SharePointi loendiga linkimiseks

Tavaliselt lingitakse Accessist SharePointi loendiga järgmistel põhjustel.

  • Teie osakond või töörühm kasutab Accessi laialdaselt päringute ja aruannete jaoks ning teenust Windows SharePoint Services meeskonna koostööks ja suhtlemiseks. Üksikud meeskonnad loovad loendeid erinevate asjade jälitamiseks (nt kontaktide ja probleemide), kuid neid loendiandmeid tuleb tihti sisestada andmebaasi liitmiseks ja aruannete koostamiseks. Linkimine on sel juhul sobivaim valik, kuna siis saavad nii SharePointi saidi kui ka andmebaasi kasutajad andmeid lisada ja värskendada ning kasutada ja kuvada alati uusimaid andmeid.

  • Olete Accessi kasutaja, kes hakkas alles hiljuti kasutama teenust Windows SharePoint Services. Teisaldasite mitu oma andmebaasi oma meeskonna SharePointi saidile ning enamus tabeleid nendes andmebaasides on lingitud tabelid. Edaspidi loote kohalike tabelite loomise asemel SharePointi loendeid ja lingite nendega oma andmebaasist.

  • Tahate oma loendeid SharePointi saitidel edasi talletada, kuid soovite töötada ka värskeimate andmetega Accessis, et teha päringuid ja printida aruandeid.

SharePointi loendiga linkimise ettevalmistamine

  1. Leidke SharePointi sait, mis sisaldab lingitavaid loendeid, ja jätke saidi aadress meelde.

    Lubatud saidi aadress http:// või https:// järgneb serveri nimi algab ja lõpeb konkreetse saidi serveris teega.

  2. Tuvastage loendid, millega soovite linkida. Ühe linkimistoiminguga saab linkida mitme loendiga, kuid ei saa linkida ühegi loendi kindla vaatega.

    Märkus. : Linkida ei saa ka küsitluste ega aruteludega.

  3. Vaadake üle lähteloendi veerud. Järgmine tabel selgitab mõningaid aluseid, millega tuleks erinevate elementide importimisel arvestada.

    Element

    Alused

    Veerud

    Access ei toeta tabelis üle 256 välja, seetõttu sisaldab lingitud tabel ainult esimest 256 veergu.

    Kaustad

    Iga SharePointi loendi kaust kuvatakse Accessi tabelis kirjena. Ka kaustas olevad üksused kuvatakse kirjetena otse sellele kaustale vastava kirje all.

    Otsinguveerud

    Kui lähteveerg otsib väärtusi mõnest muust loendist ja seotud loend pole veel andmebaasis, loob Access automaatselt seotud loendite jaoks lingitud tabelid.

    Märkus. : Tüübiga Isik või Rühm lähteveerg on otsinguveeru eritüüp, mis otsib väärtusi loendist Kasutajateave. Kui lingite loendiga, mis sisaldab Isik- või Rühm-tüüpi veergu, loob Access automaatselt loendi Kasutajateave jaoks lingitud tabeli.

    Arvutatud veerud

    Arvutatud veeru tulemid kuvatakse vastaval väljal, kuid te ei saa valemit Accessis vaadata ega muuta.

    Manused

    Loendi manuseveerg kuvatakse väljana Manused.

    Kirjutuskaitstud veerud

    SharePointi loendi kirjutuskaitstud veerud on kirjutuskaitstud ka Accessis. Lisaks ei pruugi te saada Accessis veerge lisada, kustutada ega muuta.

    Mitme väärtusega veerud

    Veerg, mille tüüp on Valik või Otsing, võib sisaldada mitut väärtust. Selliste veergude jaoks loob linkimistoiming mitut väärtust toetavad väljad. Kui lähteveeru tüüp on Otsing, luuakse lingitud tabelis mitme väärtusega otsinguveerud.

  4. Leidke andmebaas, milles soovite luua lingitud tabelid. Veenduge, et teil on vajalikud õigused andmete lisamiseks andmebaasi. Kui te ei soovi salvestada andmeid ühtegi olemasolevasse andmebaasi, looge uus tühi andmebaas.

  5. Vaadake üle andmebaasi tabelid. SharePointi loendi importimisel luuakse tabel, millel on lähteloendiga sama nimi. Kui see nimi on juba kasutusel, lisab Access uue tabelinime lõppu arvu "1" – näiteks Kontaktid1. (Kui Kontaktid1 on samuti juba kasutusel, loob Access tabeli Kontaktid2 jne.) Sama reegel kehtib ka seotud loendite puhul.

    Märkus. : Jätkates pidage meeles, et Access ei kirjuta kunagi andmebaasi tabelit üle imporditoimingu osana. Samuti ei saa te lisada SharePointi loendi sisu olemasoleva tabeli lõppu.

Andmetega linkimine

  1. Avage sihtandmebaas.

  2. Klõpsake menüü Välisandmed jaotises Importimine ja linkimine nuppu Veel.

  3. Klõpsake käsku SharePointi loend.

  4. Määrake viisardis lähtesaidi aadress.

  5. Klõpsake raadionuppu Lingi andmeallikas lingitud tabeli loomise teel ja seejärel nuppu Edasi.

    Viisard kuvab linkimiseks saadaolevad loendid.

  6. Valige lingitavad loendid ja seejärel klõpsake nuppu OK.

    Märkus. :  Kui mõni loend on juba praeguse andmebaasiga lingitud, on neile loenditele vastavad ruudud märgitud. Kui soovite mõne lingi eemaldada, tühjendage nende linkide märkeruudud.

    Access proovib luua lingitud tabeleid, nii selle toimingu ajal valitud loendite kui ka kõigi seotud loendite jaoks. Samuti proovib Access värskendada viisardis valitud loenditele vastavad lingitud tabelid. Access loob ka tabelitevahelised seosed. Erinevalt imporditoimingust säilitab linkimistoiming otsinguvälja ja seostatud tabeli vahelised otsinguatribuudi sätted. Otsinguvälja atribuute ei tule kujundusvaates käsitsi seada.

  7. Vaadake uued lingitud tabelid andmelehevaates üle. Veenduge, et kõik väljad ja kirjed oleks õigesti kuvatud.

    Access valib iga lähteveerule vastava välja jaoks õige andmetüübi. Oluline on arvestada, et igakordsel lingitud tabeli või lähteloendi avamisel kuvatakse selles uusimad andmed. Kuid loendisse tehtud struktuurilised muudatused ei kajastu automaatselt lingitud tabelis. Lingitud tabeli värskendamiseks uusima loendistruktuuri rakendamise teel paremklõpsake tabelit navigeerimispaanil, valige käsk SharePointi loendi suvandid ja seejärel klõpsake nuppu Värskenda loendit Nupu pilt .

Lehe algusse

Märkus. : Masintõlke lahtiütlus. Selle artikli tõlkis arvutisüsteem ilma inimese sekkumiseta. Microsoft pakub selliseid masintõlkeid, et inglise keelt mittekõnelevad kasutajad saaksid vaadata sisu Microsofti toodete, teenuste ja tehnoloogiate kohta. Kuna artikkel on masintõlgitud, võib see sisaldada sõnavara-, süntaksi- või grammatikavigu.

Täiendage oma oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×