Andmete filtreerimine töölauaandmebaasis

Filtri rakendamiseks paremklõpsake välja või juhtelementi, mida soovite filtreerimiseks kasutada, ja seejärel valige kuvatava hüpikmenüü alumisest poolest filtreerimiskäsk. Kindla väärtuse kasutamiseks filtri alusena valige väärtus, paremklõpsake seda ja seejärel valige filtreerimiskäsk. Filtreerimissuvandid sõltuvad kasutatava välja andmetüübist. Sellised näevad välja filtreerimissuvandid tekstivälja jaoks, millel on valitud väärtus hello world:

Kontekstimenüü, kus on kuvatud teksti filtreerimise suvandid

Filtreid saate kasutada vormi, aruande, päringu või andmelehe kindlate kirjete kuvamiseks või aruande, tabeli või päringu kindlate kirjete printimiseks. Filtri rakendamisega saate piirata vaates kuvatavaid andmeid, ilma aluseks oleva objekti kujundust muutmata.

Selles artiklis selgitatakse, kuidas rakendada, salvestada ja eemaldada filtreid Accessi töölauaandmebaasis. Lisateavet Accessi rakenduses filtreerimise kohta vt blogipostitusest Andmete filtreerimine rakenduses Access 2013. Lisateavet Accessi rakenduste kohta vt artiklist Accessi rakenduse loomine.

Selle artikli teemad

Filtreerimine

Erinevad filtreerimisviisid

Filtreeritud ja filtreerimata andmevaadete vahetamine

Filtri eemaldamine

Filtri salvestamine ja automaatne rakendamine

Filtreerimine

Kuvatavate andmete piiritlemine on andmebaasi põhitoiming ja filtreerimine on üks viis seda teha – kuid mõnikord on parem valida päring. Kui otsustate kasutada filtrit, on teil selle kasutamiseks erinevaid võimalusi: tavafiltrid, valikfilter ja vormfilter.

Millal tuleks kasutada päringut?

Mõnikord, kui soovite kuvatavaid andmeid piirata, on päring parem valik kui filtreerimine. Päringu loomine on töömahukam – peate avama päringukujundaja, lisama tabelid jne. Kuid kui päring on valmis, on teil uus andmeallikas, mille abil saate sisestada andmeid vormidele, aruannetesse, muudesse päringutesse – kõikjale, kus on vaja andmeallikat. Päringut on soovitatav kasutada järgmistel juhtudel.

  • Plaanite kasutada sama andmehulka korduvalt, võimalik, et mitme objektiga. Filtri saate salvestada, eemaldada ja uuesti rakendada, kuid te ei saa kasutada filtrit ühegi muu objektiga peale selle, mille jaoks te selle lõite.

  • Peate kaasama korraga mitu võimalust – erinevaid alternatiivseid kriteeriumikogumeid. Kuigi vormfiltri puhul on see võimaik, näete päringus siiski kõiki alternatiivseid kriteeriumikogumeid korraga, mitte erinevatel vahekaartidel, nagu need on vormfiltris.

Filtrid toetavad erinevaid andmetüüpe

Filtreid on mitut tüüpi, millest mõnda saab rakendada ainult ühte tüüpi andmetele ja teisi erinevat tüüpi andmetele. Kasutatavad filtrid sõltuvad filtreeritava välja tüübist ja väärtustest. Järgmisel joonisel näete kuupäeva-/kellaajaandmete tavafiltreid.

Kuupäevavälja filtreerimine

1. Kuupäeva-/kellaajaandmete tavafiltrid

2. Filter Kõik perioodi kuupäevad on saadaval ainult kuupäeva-/kellaajaandmete jaoks. See eirab kuupäevaväärtuste päeva ja aasta osa.

Filtri korduvkasutamine

Kui salvestate objekti, millele on rakendatud filter, on see filter järgmisel objekti avamisel saadaval. Saate seada atribuudi FilterOnLoad reguleerima, kas filter rakendatakse objekti avamisel.

Kui soovite kasutada filtrit korduvalt muude andmebaasiobjektidega, saate salvestada selle päringuna.

Lehe algusse

Erinevad filtreerimisviisid

Filtreerimiseks on kolm peamist viisi.

  • Tavafiltrid    – käepärased tavafiltrid võimaldavad valida filtreerimiseks andmeväärtusi ja sisaldavad sisseehitatud võrdlusfiltrite kogumit (nt Sisaldab).

  • Valikfilter    – samuti käepärane meetod, mis toimib hästi, kui teil on väärtus, mida soovite filtrina kasutada.

  • Vormfilter – kui soovita korraga rakendada filtrite kogumi, saate vormfiltri abil seda protsessi paremini juhtida.

Tavafiltrid

Tavafiltrid on enamiku andmetüüpide puhul sisseehitatud ja pakuvad põhilisi andmekohaseid filtreerimisvõimalusi. Näiteks kuupäeva-/kellaajaandmete filtreerimisel saate kasutada tavafiltrit Enne, et välistada kindlad kuupäevad või kindlast kuupäevast hilisemad kuupäevad.

Märkus. :  Tavafiltrid toimivad korraga ühel väljal. Mitme veeru või juhtelemendi järgi filtreerimiseks saate rakendada igale üksusele eraldi filtri või kasutama täpsema filtri suvandit.

Tavafiltri kasutamine.    Klõpsake selle välja pealkirja, mida soovite filtreerida – tavafiltrid on kuvatud ilmuva hüpikmenüü alumises osas.

Tavakuupäevafiltrid
Kuupäeva-/kellaajaandmete tavafiltrid

1. Kindlate väärtuste filtreerimiseks saate kasutada märkeruutude loendit. Loendis kuvatakse kõik parajasti väljal talletatavad väärtused.

2. Väärtuste vahemiku filtreerimiseks klõpsake võrdlusfiltrit ja määrake nõutavad väärtused.

Näpunäiteid tavafiltrite kasutamiseks

  • Väärtuste loendi ühe või mõne väärtuse filtreerimiseks tühjendage esmalt märkeruut (Vali kõik) ja seejärel valige soovitud väärtused.

  • Tühiväärtuste filtreerimiseks (selliste kirjete kuvamine, kus filtreeritud väljal pole andmeid) tühjendage märkeruutude loendi ruut (Vali kõik) ja seejärel märkige ruut (Tühjad).

  • Vähemtäpsete vastete otsimiseks saate kasutada tavafiltris metamärke – nt tärn (*) vastab mis tahes märgistringile. Võite rakendada tavafiltri Võrdub väljale Eesnimi, kasutades filtristringi Mir*m*, et leida vasteid mitmesugustele nime Mirjam kirjaviisidele.

  • Metamärgi lisamiseks filtrisse iseendana (mitte metamärgina), ümbritsege märk nurksulgudega.

Miks ma ei näe tavafiltreid?

Tavafiltrid pole saadaval järgmistel juhtudel:

  • andmekohased filtrid pole saadaval Jah/Ei-, OLE-objekti ega manusväljade jaoks;

  • väärtuste loend pole saadaval memoväljade jaoks;

  • tavafiltrid pole saadaval muudes vaadetes peale andmelehevaate, vormivaate, aruandevaate ja küljendivaate.

Valikfilter

Parajasti valitud väärtusel põhineva filtri rakendamiseks klõpsake lindil menüüd Avaleht ja seejärel jaotises Sortimine ja filtreerimine nuppu Valik. Ripploendis kuvatakse saadaolevad filtreerimissuvandid. Nagu tavafiltrite puhulgi, erinevad valikfiltri suvandid olenevalt andmetüübist. Valikfiltri abil filtreerimiseks võite paremklõpsata ka valitud väärtust.

Menüü Valikfilter

Vormfilter

Filtreerimiseks vormi täitmise teel klõpsake menüü Avaleht jaotises Sordi ja filtreeri nuppu Täpsemalt ning seejärel käsku Filtreeri vormi alusel. Vormfiltri kasutamise korral loob Access tühja vormi, mis sarnaneb sellega, mida te filtreerite, ja seejärel võimaldab teil täita soovitud arvu välju. Kui olete lõpule jõudnud, leiab Access sobivad kirjed. See on mugav, kui soovite filtreerida mitme välja väärtuse abil. Järgmisel joonisel on kuvatud lihtne vormfilter:

Vormfilter

Märkus. : Vormfiltri kasutamisel saate määrata väljaväärtused järgmiste väljatüüpide abil: Mitmeväärtuseline, Memo, Hüperlink, Jah/ei või OLE-objekt.

Alternatiivsete vormfiltri väärtuste lisamine vahekaardi Või kaudu

Filtreerimiseks kasutatava erineva väärtustekogumi lisamiseks klõpsake vormfiltri allosas vahekaarti Või – avaneb uus tühi vorm, mida saate kasutada filtreerimiseks. Iga kord, kui kasutate vahekaarti Või, loob Access uue vahekaardi; alati on vormfiltris üks kasutamata vahekaart Või. Kui sisestate vormfiltri abil mitu väärtustekogumit, kaasatakse kõik kirjed, mis vastavad mõnele kogumile. Teisisõnu – mida rohkem vahekaarte Või kasutate, seda rohkem andmeid teie filter sisaldab.

Täpsem filtreerimine/sortimine

Mõnikord võite soovida rakendada filtrit, mida muud filtreerimisviisid ei hõlma; siis on soovitatav ise filtreerimiskriteeriumid kirjutada. Neil juhtudel võite kasutada täpsemat filtreerimist/sortimist – filtri kujundamise kogemus sarnaneb päringu kujundamisega.

  1. Avage tabel, vorm või aruanne ühes järgmistest vaadetest: andmelehe-, vormi-, aruande- või paigutusvaade.

  2. Veenduge, et vaade pole juba filtreeritud. Kontrollige, kas kirje navigeerimisribal on nupp Filtrit pole tuhm (pole saadaval). Kui kirje navigeerimisriba pole nähtaval, siis klõpsake menüü Avaleht jaotises Sortimine ja filtreerimine nuppu Täpsem ja seejärel klõpsake käsku Eemalda kõik filtrid (kui käsk Eemalda kõik filtrid kuvatakse tuhmina, pole ühtegi filtrit rakendatud).

  3. Klõpsake lindil menüüd Avaleht, seejärel jaotises Sortimine ja filtreerimine nuppu Täpsemalt ja seejärel klõpsake käsku Täpsem filter/sortimine

  4. Lisage ruudustikku filtreeritavad väljad.

  5. Määrake iga välja real Kriteeriumid soovitud kriteerium. Kriteeriumid rakendatakse komplektina ja kuvatakse vaid kõigile real Kriteeriumid määratud kriteeriumidele vastenduvad kirjed. Üksikule väljale alternatiivse kriteeriumi määramiseks tippige esimene kriteerium reale Kriteeriumid, teine kriteerium reale Või jne.

    Näpunäited : 

    • Terve rea Või kriteeriumikomplekt rakendatakse alternatiivina rea Kriteeriumid kriteeriumikomplektile. Mingi kriteeriumi rakendamiseks mõlemas komplektis tuleb see tippida nii reale Kriteeriumid kui ka reale Või. Filtreeritud ridade kuvamiseks klõpsake nuppu Lülita filter sisse/välja

    • Hea moodus kriteeriumide loomise õppimiseks on rakendada valikupõhist või tavafiltrit, mis annab soovitule lähedase tulemuse. Rakendage filter vaatele ja kuvage seejärel objektivahekaart Filter.

Erikäsud dokumendivahekaardil Filter

Dokumendivahekaardil Filter on saadaval kaks erikäsku. Paremklõpsates vahekaardil kujundusruudustikust ülespool olevat ala, kuvatakse kiirmenüüs käsud Laadi päringust ja Salvesta päring.

Filtri erisuvandid

Käsk Laadi päringust laadib valitud päringu kujunduse ruudustikku. See võimaldab kasutada päringukriteeriumi filtrikriteeriumina.

Käsk Salvesta päring võimaldab salvestada filtrisätted uue päringuna.

Lehe algusse

Filtreeritud ja filtreerimata andmevaadete vahetamine

Filtreerimata andmevaate aktiveerimiseks klõpsake kirje navigeerimisribal nuppu Filtreeritud.

Filtri vahetamine kirjenavigaatoris

Filtreeritud vaatesse naasmiseks klõpsake kirje navigeerimisribal nuppu Filtreerimata.

Lehe algusse

Filtri eemaldamine

Filtri täielikuks eemaldamiseks tühjendage see. Te ei saa tühjendatud filtrit uuesti rakendada, klõpsates nuppu Filtreerimata – peate filtri uuesti looma. Vaates saate eemaldada üksiku välja üksiku filtri või kõigi väljade kõik filtrid.

  • Ühe filtri tühjendamine    Paremklõpsake filtreeritud üksust ja seejärel klõpsake käsku Eemalda filter veerult väljanimi.

  • Kõigi filtrite tühjendamine    Klõpsake menüü Avaleht jaotises Sortimine ja filtreerimine nuppu Täpsemalt ja seejärel käsku Eemalda kõik filtrid.

Lehe algusse

Filtri salvestamine ja automaatne rakendamine

Kui sulgete tabeli, päringu, vormi või aruande ja filter on rakendatud, salvestatakse see koos objektiga. Järgmisel objekti avamisel kuvatakse filtreerimata andmed, kuid salvestatud filter on rakendamiseks saadaval – aktiveerige lihtsalt vaade Filtreeritud, klõpsates kirjenavigaatoriribal nuppu Filtreerimata. Kui soovite rakendada filtri objekti avamisel, seadke atribuudi FilterOnLoad väärtuseks Jah.

Märkus. : Atribuudi FilterOnLoad sätet rakendatakse ainult objekti avamisel. Atribuudi määramisel objektile kujundusvaates ja seejärel muule vaatele ümberlülitumisel sätet ei rakendata. selleks, et atribuudi FilterOnLoad säte jõustuks, peate objekti sulgema aja uuesti avama.

Filtri salvestamine päringuna

Filtri salvestamiseks päringuna – et saaksite kasutada seda muude objektidega – kasutage täpsemat filtreerimist/sortimist: klõpsake lindil menüüd Avaleht ja seejärel jaotises Sortimine ja filtreerimine nuppu Täpsemalt. Siis klõpsake käsku Täpsem filtreerimine/sortimine. Seadistage filter soovitud viisil, paremklõpsake tühja kohta vahekaardil Filter ja seejärel klõpsake käsku Salvesta päring.

Täpsema filtreerimise/sortimise kontekstimenüü

Lehe algusse

Täiendage oma oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×