Andmete eksportimine tekstifaili

Andmete eksportimine tekstifaili

NB! :  See artikkel on masintõlgitud, vaadake lahtiütlust. Selle artikli ingliskeelse versiooni leiate aadressilt (viiteks).

Selles artiklis selgitatakse tekstifailide eksportimist ekspordiviisardiga programmis Microsoft Office Access 2007. Selgitatakse ka ekspordi üksikasjade salvestamist määranguna edaspidiseks kasutamiseks.

Selle artikli teemad

Tekstifailide eksportimine

Andmete eksportimine tekstifaili

Puuduvate ja valede väärtuste tõrkeotsing tekstifailis

Tekstifailide eksportimine

Programmist Office Access 2007 saab andmeid eksportida mitmes vormingus, kaasa arvatud Microsoft Office Excel 2007, Microsoft Office Word 2007 ja Windows SharePoint Services 3.0 loendid. Teil võib olla vaja eksportida andmeid programmi, mis kasutab failivormingut, mida Access ei toeta. Sel juhul, kui sihtprogramm kasutab tekstifaile (.txt), saate eksportida andmed selles vormingus ja avada eksporditud faili teise programmiga.

Tekstifailidena saab eksportida tabeleid, päringuid, vorme ja aruandeid. Eksportida saab ka osa andmelehevaates valitud andmetest. Tabelite või päringute eksportimisel saate eksportida terve objekti või ainult andmed ilma lisavorminguteta.

Toimingu lõppedes loob Access tekstifaili (*.txt). Kui eirate vormingut, saate luua eraldajatega tekstifail või kindla laiusega tekstifail. Kui ekspordite vormindatud andmed, üritab Access lähteobjekti andmete paigutust võimalikult täpselt kopeerida.

Ekspordiviisard loob järgmist tüüpi tekstifaile.

  • Eraldatud failid.    Eraldatud failis kuvatakse igat kirjet omaette real ja väljasid eraldab üksik märk – eraldaja. Eraldaja võib olla suvaline märk, mis välja väärtustes ei esine (nt koma või semikoolon).

    1,Company A,Anna,Bedecs,Owner
    2,Company C,Thomas,Axen,Purchasing Rep
    3,Company D,Christina,Lee,Purchasing Mgr.
    4,Company E,Martin,O’Donnell,Owner
    5,Company F,Francisco,Pérez-Olaeta,Purchasing Mgr.
    6,Company G,Ming-Yang,Xie,Owner
    7,Company H,Elizabeth,Andersen,Purchasing Rep
    8,Company I,Sven,Mortensen,Purchasing Mgr.
    9,Company J,Roland,Wacker,Purchasing Mgr.
    10,Company K,Peter,Krschne,Purchasing Mgr.
    11,Company L,John,Edwards,Purchasing Mgr.
    12,Company M,Andre,Ludo,Purchasing Rep
    13,Company N,Carlos,Grilo,Purchasing Rep

    Eraldatud faili saate luua ainult juhul, kui ekspordite tabeli või päringu sisu ilma vorminguta. Eraldatud fail sisaldab kõiki aluseks oleva objekti kirjeid ja väljasid. Koos muude andmetega eksporditakse ka peidetud veerud ja filtreeritud read.

  • Kindla laiusega failid.    Kindla laiusega failis kuvatakse igat kirjet eraldi real ja iga välja laius on kõigis kirjetes muutumatu. Teisisõnu, iga kirje esimese välja pikkus võib olla alati 7 märki, iga kirje teise välja pikkus võib olla alati 12 märki jne. Kui välja tegelikud väärtused erinevad kirjest-kirjesse, lisatakse nõutavast laiusest lühemate väärtuste lõppu tühikud.

    1   Company A   Anna       Bedecs         Owner            
    2 Company C Thomas Axen Purchasing Rep
    3 Company D Christina Lee Purchasing Mgr.
    4 Company E Martin O’Donnell Owner
    5 Company F Francisco Pérez-Olaeta Purchasing Mgr.
    6 Company G Ming-Yang Xie Owner
    7 Company H Elizabeth Andersen Purchasing Rep
    8 Company I Sven Mortensen Purchasing Mgr.
    9 Company J Roland Wacker Purchasing Mgr.
    10 Company K Peter Krschne Purchasing Mgr.
    11 Company L John Edwards Purchasing Mgr.
    12 Company M Andre Ludo Purchasing Rep
    13 Company N Carlos Grilo Purchasing Rep

    Kindla laiusega faili saate luua ainult juhul, kui ekspordite tabeli või päringu sisu ilma vorminguta. Kindla laiusega fail sisaldab kõiki aluseks oleva objekti kirjeid ja väljasid. Koos muude andmetega eksporditakse ka peidetud veerud ja filtreeritud read.

  • Vormindatud failid.    Vormindatud failis kasutatakse sidekriipsusid (-) ja püstkriipsusid (|) andmete korraldamiseks ruudustikku. Kirjeid kuvatakse ridadena, väljasid veergudena. Väljanimed kuvatakse esimesel real.

    --------------------------------------------
    | ID | E-mail Address |
    --------------------------------------------
    | 1 | nancy@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 2 | andrew@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 3 | jan@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 4 | mariya@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 5 | steven@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 6 | michael@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 7 | robert@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 8 | laura@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 9 | anne@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------

    Vormindatud faili saate luua ainult juhul, kui ekspordite tabeli, päringu, vormi või aruande andmed koos vorminguga. Vormindatud fail sisaldab ainult neid kirjeid ja väljasid, mis on kaasatud lähteobjektis või kuvatakse praeguses vaates. Peidetud veergusid ja filtreeritud ridasid ei ekspordita.

Lehe algusse

Andmete eksportimine tekstifaili

Andmete tekstifailina eksportimise üldjuhised on järgmised.

  • Lähteandmebaasi avamine ja läbivaatus

  • Ekspordiviisardi käivitamine

  • Ekspordisätete salvestamine ja tekstifaili läbivaatamine

Järgmiste juhiste abil selgitatakse, kuidas iga toimingut sooritada.

Lähteandmebaasi avamine ja läbivaatus

  1. Avage lähteandmebaas Accessis.

  2. Valige navigeerimispaanil objekt, mis sisaldab eksporditavaid andmeid. Eksportida saab tabeli, päringu, vormi või aruande.

    Märkus. : Ühe eksporditoiminguga saab eksportida vaid ühe andmebaasiobjekti. Kui ekspordite vormi või andmelehe, mis sisaldab alamvorme või alamandmelehti, eksporditakse ainult põhivorm või põhiandmeleht. Eksporditoimingut tuleb korrata iga alamvormi ja alamandmelehe jaoks, mida soovite tekstifailis kuvada. Seevastu aruande eksportimisel eksporditakse koos põhiaruandega ka kõik sellega kaasnevad alamvormid ja alamaruanded.

  3. Vaadake lähteandmed üle ja veenduge, et selles pole tõrkenäidikuid või tõrkeväärtusi.

    Kui andmetes on vead, parandage need enne andmete eksportimist. Vastasel juhul tekkivad tekstifaili tühjad väärtused.

  4. Kui lähteobjekt on tabel või päring, saate andmed eksportida koos või ilma objekti vorminguta.

    Vastav valik mõjutab valmiva faili kolme osa – toimingus loodava tekstifaili tüüpi, eksporditavate andmete hulka ja andmete kuvamisvormingut. Järgnev tabel kirjeldab vormindatud ja vormindamata andmete eksportimise tulemit.

Eksporditakse vormindatult

Lähteobjekt

Loodava faili tüüp

Väljad ja kirjed

Vorming

Ei

Peab olema tabel või päring.

Eraldatud fail või fikseeritud laiusega fail

Kõik põhiobjekti väljad ja kirjed eksporditakse.

Eksporditoimingu käigus ignoreeritakse atribuudi Vorming sätteid.

Otsinguväljade korral eksporditakse ainult otsingu ID väärtused.

Jah

Võib olla tabel, päring, vorm või aruanne.

Vormindatud fail

Eksporditakse ainult väljad või kirjed, mida kuvatakse praeguses vaates või lähteobjektis.

Viisard peab kinni iga veeru atribuudi Vorming sättest.

RTF-vormingut eiratakse.

Otsinguväljade korral eksporditakse otsinguväärtused.

Hüperlingid võidakse tekstifailis kärpida.

  1. Tabeli, päringu või vormi osa eksportimiseks avage objekt andmelehevaates ja valige ainult soovitud kirjed.

Lehe algusse

Ekspordiviisardi käivitamine

  1. Paremklõpsake navigeerimispaanil lähteobjekti, valige kiirmenüü käsk Ekspordi ja klõpsake käsku Tekstifail .

    -või-

    Topeltklõpsake lähteobjekti avamiseks (nt andmelehevaates või vormivaates) ja klõpsake menüü Välisandmed jaotises Eksport nuppu Tekstifail.

    Kuvatakse dialoogiboks Eksportimine - Tekstifail.

  2. Dialoogiboksis Eksportimine - Tekstifail aktsepteerige või muutke Accessi pakutav tekstifaili nimi.

  3. Kui ekspordite tabelit või päringut ning soovite eksportida andmeid koos vormingu ja paigutusega, märkige ruut Ekspordi andmed koos vormingu ja paigutusega. Kui ekspordite vormi või aruannet, on see suvand alati valitud, kuid pole saadaval (kuvatakse tuhmilt).

    Märkus. : Kui jätate esimese ruudu märkimata, ei saa märkida teist ega kolmandat märkeruutu.

  4. Sihttekstifaili kuvamiseks peale eksporditoimingu lõpetamist märkige ruut Pärast eksportimise lõpetamist ava sihtfail.

  5. Kui allikaks on andmeleht ja valisite enne eksporditoimingu alustamist avatud andmelehel mõne kirje, võite märkida ruudu Ekspordi ainult valitud kirjed. Kui soovite aga eksportida kõiki andmelehevaate kirjeid, jätke see ruut tühjaks.

    Märkus. : See märkeruut pole saadaval (on tuhm), kui lähteandmelehel pole valitud ühtegi kirjet või kui allikas pole andmeleht.

  6. Klõpsake nuppu OK.

  7. Kui teises juhises määratud tekstifail on juba olemas, küsib Access selle üle kirjutamise kohta. Ülekirjutamiseks klõpsake nuppu Jah. Kui klõpsate nuppu Ei, suunatakse teid tagasi dialoogiboksi Eksportimine - Tekstifail, kus saate määrata teise nime.

    NB! : Olemasolevasse tekstifaili ei saa andmeid lisada.

  8. Kui ekspordite andmeid koos vormingu ja paigutusega, küsitakse teilt faili salvestamise kodeeringut. Aktsepteerige vaikesuvand või valige sobiv suvand ning klõpsake nuppu OK.

    Access ekspordib andmed ja kuvab nende olekut viisardi viimasel lehel. Jätkamiseks minge jaotisesse Määrangu salvestamine ja tekstifaili läbivaatamine

  9. Kui ekspordite andmed ilma vormingu või paigutuseta, käivitub ekspordiviisard ja palub teil valida loodava tekstifaili tüüp. Valige raadionupp Eraldajatega või Kindla laiusega ja klõpsake nuppu Edasi.

    Tehtav valik sõltub tavaliselt eksporditud failidega töötavast süsteemist. Mõned programmid töötavad eraldatud failidega, mõned aga nii eraldatud kui ka kindla laiusega failidega. Kui andmeid peavad lugema kasutajad, on neil lihtsam lugeda kindla laiusega faile.

  10. Vastavalt eelnevas jaotises tehtud valikule tehke järgmist.

    • Eraldajatega   

      • Valige või määrake jaotises Valige oma väljade eraldaja väljasid eraldav märk.

      • Väljanimede kaasamiseks tekstifaili märkige ruut Lisa esimesele reale väljanimed.

      • Ripploendis Tekstitäpsusti saate valida tekstitäpsusti (märk, millega tekstiväärtused ümbritsetakse). Kui lähteandmetes on ka mitme väärtusega väljad ja valite eraldajaks semikooloni, peate kindlasti valima tekstitäpsusti, kuna väärtusloendi ümbritsemine üksik- või kaksikjutumärkide paariga aitab väärtusloendi väärtusi koos hoida.

    • Kindla laiusega   

      • Vaadake üle ja paigutage väljasid eraldavad vertikaaljooned. Vajadusel kerige kõikide väljade kuvamiseks paremale.

  11. Viisardi viimasel lehel saate redigeerida tekstifaili nime ja teed või jätta need muutmata ja klõpsata nuppu Edasi.

  12. Klõpsake nuppu Valmis. Access ekspordib andmed ja kuvab eksporditoimingu olekut viisardi viimasel lehel.

Lehe algusse

Määrangu salvestamine ja tekstifaili läbivaatamine

  1. Märkige ekspordiviisardi viimasel lehel ruut Salvesta eksporditoimingud.

    Kuvatakse täiendavate juhtelementide kogum.

  2. Tippige väljale Salvesta nimega ekspordimäärangu nimi.

  3. Võite ka tippida kirjelduse väljale Kirjeldus.

  4. Klõpsake nuppu Salvesta eksport.

    -või-

    Eksporditoimingu käivitamiseks fikseeritud intervallidega (nt iga nädal või iga kuu) märkige ruut Loo Outlooki tööülesanne ja seejärel klõpsake nuppu Salvesta eksport. Nii loote rakenduse Microsoft Office Outlook 2007 tööülesande, mis võimaldab teil määrangu edaspidi käivitada.

Kui loote Outlooki tööülesande, Access salvestab kirjeldus. Kui valite Outlooki tööülesande loomiseks, kuvab Access selle ekspordi nimi - tööülesande dialoogiboks. Minge järgmiste juhiste saamiseks selle dialoogiboksi kasutamise kohta.

Märkus. : Kui Outlook pole installitud, kuvab Access nupu Salvesta eksport klõpsamisel tõrketeate. Kui Outlook pole õigesti konfigureeritud, käivitub Outlooki konfiguratsiooniviisard. Outlooki konfigureerimiseks järgige viisardi juhiseid.

Outlooki tööülesande loomine

  1. Klõpsake soovitud ekspordi nimi - tööülesande dialoogiboksi Outlooki, vaadake üle ja muutke tööülesannete sätted, nt tähtaeg ja Meeldetuletus.

    Tööülesande korduvaks muutmiseks klõpsake nuppu Korduvus. Järgmine joonis näitab toiminguajastit mõne tüüpilise sättega:

    Lisateavet Outlooki tööülesannete ajastamise kohta leiate artiklist Impordi- või eksporditoimingu ajastamine.

  2. Kui olete sätetega lõpetanud, klõpsake nuppu Salvesta ja sule.

Salvestatud tööülesande käivitamine

  1. Klõpsake Outlooki navigeerimispaanil väärtust Tööülesanded ja seejärel topeltklõpsake tööülesannet, mille soovite käivitada.

  2. Klõpsake menüü Tööülesanne jaotises Microsoft Office Access väärtust Käivita eksportimine .

  3. Avage tekstifail ja kontrollige selle sisu.

    Lugege järgmist spikrijaotist puuduvate ja valede väärtuste tõrkeotsingu kohta.

Lehe algusse

Puuduvate ja valede väärtuste tõrkeotsing tekstifailis

Järgmine tabel kirjeldab erinevaid võimalusi levinumate tõrgete tõrkeotsingu sooritamiseks.

Näpunäide. : Kui leiate, et puudu on ainult mõned väärtused, parandage need otse Office Excel 2007 failis. Muul juhul parandage lähteobjekt Accessi andmebaasis ning korrake eksporditoimingut.

Probleem

Kirjeldus

Puuduvad väljanimed

Kindla laiusega failis puuduvad väljanimed. Lisage need tekstifaili käsitsi. Eraldatud failis kaasatakse nimed, kui märgite viisardis ruudu Lisa esimesele reale väljanimed.

Mitme väärtusega väljade kuvamine

Vaikimisi eksporditakse mitut väärtust toetavad väljad loenditena, mida eraldavad semikoolonid (;) ja ümbritsevad jutumärgid (""). Kui määrate väljaeraldajaks semikooloni ja valite tekstitäpsustiks Pole; võidakse iga mitme väärtusega loendi väärtust kuvada üksikusse välja kuuluvalt. Muutke eraldajasätted ja käivitage eksporditoiming uuesti või ümbritsege mitme väärtusega välja väärtus tekstifailis käsitsi jutumärkidega.

Puuduvad pildid, objektid ja manused

Eksportimata jäävad graafikaelemendid (nt logod, OLE-objektiväljade sisu ning manused, mis on osa lähteandmetest).

Puuduv diagramm

Kui ekspordite vormi või aruande, mis sisaldab Microsoft Graphi objekti, siis diagrammi ei ekspordita.

Puuduvad avaldised

Tekstifaili ei ekspordita avaldist, mida kasutatakse väärtuste arvutamiseks. Eksporditakse ainult avaldiste tulemid. Kui eksporditoiming on lõpule viidud, saate valemi käsitsi tekstifaili lisada.

Puuduvad alamvormid ja alamandmelehed

Kui ekspordite vormi või andmelehe, eksporditakse ainult põhivorm või põhiandmeleht. Korrake eksporditoimingut iga eksporditava alamvormi ja alamandmelehe jaoks.

Jah/ei väljades kuvatakse väärtusi 1 ja 0

Kui ekspordite andmeid eraldatud või kindla laiusega faili, kuvatakse Jah/ei väljadel väärtusi 1 (Tõene või Jah) ja 0 (Väär või Ei). Väärtuste parandamiseks tehke tekstifailis otsi-ja-asenda toiming.

Tühjad väärtused

Kontrollige lähtefaile, et näha, kas vastavat väärtust kuvatakse lähteväljal õigesti. Kui näete tõrkeväärtust või toetamata väärtust, parandage see allikas ja proovige uuesti eksportida.

Lehe algusse

Märkus. : Masintõlke lahtiütlus. Selle artikli tõlkis arvutisüsteem ilma inimese sekkumiseta. Microsoft pakub selliseid masintõlkeid, et inglise keelt mittekõnelevad kasutajad saaksid vaadata sisu Microsofti toodete, teenuste ja tehnoloogiate kohta. Kuna artikkel on masintõlgitud, võib see sisaldada sõnavara-, süntaksi- või grammatikavigu.

Täiendage oma oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×