Andmete eksportimine Wordi

NB! :  See artikkel on masintõlgitud, vaadake lahtiütlust. Selle artikli ingliskeelse versiooni leiate aadressilt (viiteks).

Andmeid saab Microsoft Office Access 2007 andmebaasist Microsoft Office Word 2007 dokumenti eksportida ekspordiviisardiga. Selles artiklis tutvustatakse ekspordiviisardi kasutamist ja ekspordisätete salvestamist hilisemaks taaskasutamiseks.

Selle artikli teemad

Andmete eksportimine Wordi: põhitõed

Andmete eksportimine Wordi

Mõista, kuidas Access ekspordib objektid Word

Lehe algusse

Andmete Wordi eksportimise alused

Tabeli, päringu, vormi või aruande saab eksportida rakendusse Office Word 2007. Kui ekspordite objekti ekspordiviisardiga, loob Office Access 2007 objekti andmetest koopia RTF-vormingus (*.rtf). Tabelite, päringute ja vormide nähtavaid väljasid ja kirjeid kuvatakse tabelina Wordi dokumendis. Kui ekspordite aruande, ekspordib viisard aruande andmed ja paigutuse. Viisard üritab Wordi dokumendi kujundada võimalikult sarnaselt aruandele.

  • Toimingu alustamine Accessis.    Andmete eksportimiseks Accessist Wordi peate töötama Accessis. Wordis puuduvad funktsioonid Accessi andmebaasist andmete importimiseks. Samuti ei saa Accessi andmebaasi või tabelit Wordi dokumendina salvestada käsuga Salvesta nimega.

  • Objektid, mida saab eksportida.    Eksportida saab tabelit, päringut, vormi või aruannet. Eksportida saab ka ainult vaates valitud kirjed. Makrosid ja mooduleid ei saa eksportida. Kui ekspordite vormi või andmelehe, mis sisaldab alamvorme või alamandmelehti, eksporditakse ainult põhivorm või põhiandmeleht. Eksportimistoimingut tuleb korrata igal alamvormil ja alamandmelehel, mida soovite Wordis kuvada. Seevastu aruande eksportimisel eksporditakse koos põhiaruandega ka kõik sellega kaasnevad alamvormid ja alamaruanded.

  • Toimingu tulemus.    Ekspordiviisard ekspordib alati vormindatud andmeid. See tähendab, et eksporditakse ainult objektis või vaates nähtaval olevad väljad ja kirjed ning kuvamisvormingu sätted. Filtrisätete tõttu peidetud veergusid ja kirjeid ei ekspordita. Aruande eksportimisel säilitatakse ka selle paigutus.

  • Olemasoleva dokumendiga ühendamine.    Kui ekspordite Accessist Wordi dokumenti, eksporditakse andmed alati uude Wordi faili. Kui soovite andmeid sisestada olemasolevasse Wordi dokumenti, peate need esmalt eksportima Accessist uude Wordi dokumenti, ning seejärel kopeerima andmed uuest Wordi dokumendist ja kleepima olemasolevasse dokumenti. Teise võimalusena saate kopeerida ridasid otse Accessi tabelist, päringust, vormist või aruandest ja kleepida need olemasolevasse dokumenti.

Lehe algusse

Andmete eksportimine Wordi

Andmete Wordi dokumenti eksportimise üldjuhised on järgmised.

  • Valmistage lähteandmed eksportimiseks ette. Sealjuures veenduge ka selles, et andmed ei sisalda tõrkeid, ning mõelge, kas soovite eksportida kõik või ainult mõned lähtetabeli andmed.

  • Käivitage ekspordiviisardi.

  • Soovi korral salvestage ekspordisätted määranguna hilisemaks taaskasutamiseks.

Järgmised jaotised sisaldavad juhiseid iga toimingu sooritamiseks.

Eksportimiseks ettevalmistamine

  1. Avage lähteandmebaas.

  2. Valige navigeerimispaanil objekt, mis sisaldab eksporditavaid andmeid.

    Eksportida saab tabeli, päringu, vormi või aruande.

  3. Vaadake lähteandmed läbi ja veenduge, et selles pole veanäidikuid (rohelised kolmnurgad) ega veaväärtusi (nt #Num).

    Veenduge, et olete lahendanud vigu enne andmete eksportimine Wordi. Muul juhul leiate, et neid väärtusi on asendatud tühiväärtus.

  4. Kui Wordi lähtedokument on juba olemas ja avatud, sulgege see enne jätkamist. Viisard küsib kas soovite dokumendi üle kirjutada.

    Märkus. : Olemasolevasse Wordi dokumenti ei saa andmeid lisada.

  5. Kui soovite eksportida ainult osa tabelist, päringust või vormist, avage andmebaasis vastav objekt ja valige ainult soovitud kirjed.

Andmete eksportimine

  1. Klõpsake menüü Välisandmed jaotises ekspordiWord. Nupu pilt

    Märkus. : Käsud Ekspordi on saadaval ainult siis, kui andmebaas on avatud.

  2. Määrake ekspordiviisardis sihtfaili nimi.

  3. Viisard ekspordib alati vormindatud andmeid. Kui soovite kuvada Wordi dokumenti kohe peale eksportimistoimingu lõpetamist, märkige ruut Pärast eksportimise lõpetamist ava sihtfail.

  4. Kui valisite eksporditavad kirjed enne eksportimistoimingu alustamist, võite märkida ruudu Ekspordi ainult valitud kirjed. Kui soovite eksportida kõik selle vaate kirjed, jätke see ruut tühjaks.

    Märkus. : Kui kirjeid pole valitud, ei ole see märkeruut saadaval (on tuhm).

  5. Klõpsake nuppu OK.

  6. Kui lähtedokument on olemas, palutakse teil selle ülekirjutamine kinnitada, vajutades nuppu Jah. Kui soovite lähtefaili nime muuta, klõpsake nuppu Ei ning seejärel klõpsake uuesti nuppu OK.

Access ekspordib andmed ja avab sihtdokumendi Wordis, sõltuvalt viisardis määratud ekspordisuvanditest. Access kuvab viisardi viimasel lehel ka toimingu olekut. Kui soovite ekspordisätteid hilisemaks taaskasutamiseks salvestada, vaadake järgmisi juhiseid.

Ekspordisätete salvestamine

  1. Märkige ekspordiviisardi viimasel lehel ruut Salvesta eksportimisjuhised.

    Kuvatakse täiendavate juhtelementide kogum.

  2. Tippige väljale Salvesta nimega ekspordimäärangu nimi.

  3. Võite ka tippida kirjelduse väljale Kirjeldus.

  4. Klõpsake nuppu Salvesta eksport.

    -või-

    Eksporditoimingu käivitamiseks fikseeritud intervallidega (nt iga nädal või iga kuu) märkige ruut Loo Outlooki tööülesanne ja seejärel klõpsake nuppu Salvesta eksport. Nii loote rakenduse Microsoft Office Outlook 2007 tööülesande, mis võimaldab teil määrangu edaspidi käivitada.

Kui loote Outlooki tööülesande, Access salvestab kirjeldus. Kui valite Outlooki tööülesande loomise, kuvab Access selle ekspordi nimi - tööülesande dialoogiboksi. Minge järgmiste juhiste saamiseks selle dialoogiboksi kasutamise kohta.

Märkus. : Kui Outlook pole installitud, kuvab Access nupu Salvesta eksport klõpsamisel tõrketeate. Kui Outlook pole õigesti konfigureeritud, käivitub Outlooki konfiguratsiooniviisard. Outlooki konfigureerimiseks järgige viisardi juhiseid.

Outlooki tööülesande loomine

  1. Klõpsake soovitud ekspordi nimi - tööülesande dialoogiboksi Outlooki, vaadake üle ja muutke tööülesannete sätted, nt tähtaeg ja Meeldetuletus.

    Tööülesande korduvaks muutmiseks klõpsake nuppu Korduvus. Järgmine joonis näitab toiminguajastit mõne tüüpilise sättega:

    Outlooki toiminguajasti

    Lisateavet Outlooki toiminguajasti kohta vt teemast Impordi- või eksporditoimingu ajastamine.

  2. Kui olete sätetega lõpetanud, klõpsake nuppu Salvesta ja sule.

Salvestatud tööülesande käivitamine

  1. Klõpsake Outlooki navigeerimispaanil väärtust Tööülesanded ja seejärel topeltklõpsake tööülesannet, mille soovite käivitada.

  2. Klõpsake menüü tööülesanne jaotises Microsoft Office Access nuppu Käivita eksportimine Nupu pilt .

  3. Avage tekstifail ja kontrollige selle sisu.

    Lugege järgmist spikrijaotist puuduvate ja valede väärtuste tõrkeotsingu kohta.

Lehe algusse

Kuidas Access objekte Wordi ekspordib?

Järgnev tabel kirjeldab, kuidas Access ekspordib erinevaid objekte ja väärtusi Wordi. Nii saate kontrollida, mis on valesti, kui eksportimistoiming ei peaks toimima ootuspäraselt.

Üksus

Mida eksportimisel silmas pidada

Väljanimed

Kui ekspordite tabeli, päringu või vormi, pannakse väljanimed Wordi dokumendi tabelis esimesse ritta. Aruande eksportimisel sõltub väljanimede paigutus Wordi dokumendis nende paigutusest aruandes.

Mitme väärtusega väljad

Accessi väli, mis toetab mitut väärtust, eksporditakse Wordis ühte veergu. Väärtused eraldatakse komadega (,).

Pildid, objektid ja manused

Eksportimata jäävad kõik graafikaelemendid: logod, andmed OLE-objektides ning manused, mis on osa lähteandmetest.

Diagrammid

Microsoft Graphi objekte ei ekspordita.

Avaldised

Avaldisi Wordi dokumenti ei ekspordita. Eksporditakse ainult avaldiste tulemid.

Alamvormid ja alamandmelehed

Kui ekspordite vormi või andmelehe, eksporditakse ainult põhivorm või põhiandmeleht. Eksportimistoimingut tuleb korrata iga alamvormi ja alamandmelehe jaoks.


Lehe algusse

Märkus. : Masintõlke lahtiütlus. Selle artikli tõlkis arvutisüsteem ilma inimese sekkumiseta. Microsoft pakub selliseid masintõlkeid, et inglise keelt mittekõnelevad kasutajad saaksid vaadata sisu Microsofti toodete, teenuste ja tehnoloogiate kohta. Kuna artikkel on masintõlgitud, võib see sisaldada sõnavara-, süntaksi- või grammatikavigu.

Täiendage oma oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×