Andmete eksportimine Excelisse

NB! :  See artikkel on masintõlgitud, vaadake lahtiütlust. Selle artikli ingliskeelse versiooni leiate aadressilt (viiteks).

Ekspordiviisardi abil saate andmed Accessi andmebaasist Exceli loetavasse failivormingusse eksportida. See artikkel selgitab andmete ettevalmistamist ja Excelisse eksportimist. Lisaks on esitatud tõrkeotsingujuhised esineda võivate levinud probleemide korral.

Selle artikli teemad

Andmete Excelisse eksportimise: põhitõed

Eksporditoimingu ettevalmistamine

Eksporditoimingu käivitamine

Ekspordimäärangu salvestamine

Salvestatud ekspordi käivitamine

Tõrkeotsing puuduvate ja valede väärtuste korral

Andmete Excelisse eksportimise alused

Andmete Excelisse eksportimisel loob Access valitud andmete koopia ja seejärel salvestab selle failiks, mida saab Excelis avada. Kui kopeerite andmeid Accessist Excelisse sageli, saate eksporditoimingu üksikasjad tulevikus kasutamiseks salvestada ja isegi kavandada eksporditoimingu määratud intervalli tagant käivitamise.

Levinumad andmete Excelisse eksportimise võtted

  • Oletagem, et teie osakond töötab andmetega nii Accessis kui ka Excelis. Andmed on salvestatud Accessi andmebaasidesse, kuid andmete analüüsimiseks ja analüüsitulemuste levitamiseks kasutatakse Excelit. Praegu eksporditakse teie töörühmass andmeid Excelisse vajaduse tekkimisel, kuid soovite muuta selle protsessi tõhusamaks.

  • Olete kauaaegne Accessi kasutaja, kuid teie ülemus eelistab andmetega töötada Excelis. Kopeerite andmed regulaarselt Excelisse, kuid soovite aja säästmiseks selle protsessi automatiseerida.

Andmete Excelisse eksportimine

  • Access ei sisalda Exceli failivormingusse salvestamiseks käsku Salvesta nimega. Andmete Excelisse kopeerimiseks peate kasutama selles artiklis kirjeldatud ekspordifunktsiooni või kopeerima Accessi andmed lõikelauale ja seejärel need Exceli arvutustabelisse kleepima.

  • Eksportida saate tabeleid, päringuid, vorme ja aruandeid. Valitud kirjeid saab eksportida paljusid kirjeid sisaldavas vaates (nt arvutustabelis).

  • Microsoft Excel sisaldab käsu andmete importimine Accessi andmebaasi. Saate kasutada käske asemel käsk Ekspordi Accessi; siiski Exceli käsu impordi ainult võimaldab teil importida tabelid või päringud. Lisateavet leiate artiklist Exceli spikker ühenduse väliste andmetega (importimiseks).

  • Excelisse ei saa eksportida makrosid ega mooduleid. Kui ekspordite vormi, aruande või andmelehe, mis sisaldab alamvorme, alamaruandeid või alamandmelehti, eksporditakse ainult põhivorm, -aruanne või -andmeleht. Eksporditoimingut tuleb korrata iga alamvormi, alamaruande ja alamandmelehe jaoks, mida soovite Excelisse eksportida.

  • Ühe eksporditoiminguga saate eksportida vaid ühe andmebaasiobjekti. Siiski saate Excelis pärast üksikute eksporditoimingute lõpuleviimist mitu töölehte ühendada.

Dokumendi algusse

Eksporditoimingu ettevalmistamine

Mõne ekspordi toimingu sooritamiseks on mõistlik läbi vaadata andmed, mida soovite eksportida, veenduge, et see ei sisalda mis tahes veatähised või veaväärtusi. Kui seal on vigu, proovige nende lahendamiseks enne andmete eksportimine Excelisse. Muul juhul võib probleeme tekkida eksporditoimingu käigus ja tühiväärtusi võib lisatud Exceli töölehe lahtritesse. Probleemid, mis võivad tekkida Excelisse eksportimise kohta leiate lisateavet jaotisest tõrkeotsing puuduvate ja valede väärtuste korral.

Kui lähteobjekt on tabel või päring, saate andmed eksportida koos või ilma vorminguta. Vastav valik mõjutab tulemuseks saadud töövihiku kahte aspekti – eksporditavate andmete hulka ja andmete kuvamise vormingut. Järgnev tabel kirjeldab vormindatud ja vormindamata andmete eksportimise tulemit.

Eksport

Lähteobjekt

Väljad ja kirjed

Vorming

Vorminguta

Tabel või päring

Märkus. : Vorme ja aruandeid ei saa ilma nende vorminguta eksportida.

Kõik põhiobjekti väljad ja kirjed eksporditakse.

Selle toimingu käigus ignoreeritakse atribuudi Vorming sätteid.

Otsinguväljade korral eksporditakse ainult otsingu ID väärtused.

Hüperlingiväljade sisu eksporditakse tekstiveeruna, kus lingid on kuvatud vormingus kuvatav_tekst#aadress#.

Vorminguga

Tabel, päring, vorm või aruanne

Eksporditakse ainult need väljad või kirjed, mis on praeguses vaates või objektis kuvatud. Filtreeritud kirjeid, peidetud veerge andmelehel ja vormis või aruandes mittekuvatavaid välju ei ekspordita.

Viisard peab kinni atribuudi Vorming sätetest.

Otsinguväljade korral eksporditakse otsinguväärtused.

Hüperlingiväljade korral eksporditakse väärtused hüperlinkidena.

Rikkaliku teksti väljade korral eksporditakse küll tekst, kuid vormingut mitte.

  1. Valige sihttöövihik ja failivorming. Arvestage, et aruandeid saab eksportida vaid varasemas failivormingus (*.xls), mitte uuemas failivormingus (*.xlsx).

    Eksporditoimingu ajal küsib Access sihttöövihiku nime määramist. Järgmine tabel annab ülevaate, millal töövihik luuakse (kui seda veel pole) ja millal üle kirjutatakse (kui see on juba olemas).

Kui sihttöövihik

ja lähteobjekt on

ning soovite eksportida

siis

Pole olemas

Tabel, päring, vorm või aruanne

Andmed koos või ilma vorminguta

Töövihik luuakse eksporditoimingu käigus.

Juba olemas

Tabel või päring

Andmed, kuid mitte vormingut

Töövihikut ei kirjutata üle. Töövihikusse lisatakse uus tööleht, millele pannakse selle objekti nimi, kust andmeid eksporditakse. Kui samanimeline tööleht on töövihikus juba olemas, küsib Access, kas soovite vastava töölehe sisu asendada või uuele lehele muu nime panna.

Juba olemas

Tabel, päring, vorm või aruanne

Andmed koos vorminguga

Töövihiku andmed kirjutatakse eksporditavate andmetega üle. Kõik olemasolevad töölehed eemaldatakse ja luuakse uus tööleht, millel on eksporditud objektiga sama nimi. Exceli töölehe andmed pärivad lähteobjekti vormingusätted.

Andmed lisatakse alati uuele töölehele. Andmeid ei saa lisada ühelegi olemasolevale töölehele ega nimega vahemikku.

Dokumendi algusse

Eksporditoimingu käivitamine

  1. Kui Exceli sihttöövihik on juba avatud, sulgege see enne jätkamist.

  2. Valige lähteandmebaasi navigeerimispaanil objekt, mida soovite eksportida.

    Andmete osaline eksportimine

    Kui objekt on tabel, päring või vorm ja soovite eksportida ainult osa andmetest, avage objekt andmelehevaates ja valige soovitud kirjed.

    Vormi avamiseks andmelehevaates toimige järgmiselt.    

    1. Vormi avamiseks topeltklõpsake seda.

    2. Paremklõpsake vormi ja seejärel klõpsake käsku Andmelehevaade. Kui see suvand pole saadaval, toimige järgmiselt.

      1. Klõpsake käsku Kujundusvaade.

      2. Atribuudilehe tööpaani kuvamiseks vajutage klahvi F4.

      3. Valige atribuudilehe ülaosas olevast ripploendis suvand Vorm.

      4. Seadke atribuudilehe menüü Vorming atribuudi Luba andmelehevaade väärtuseks Jah.

      5. Klõpsake menüü Kujundus jaotises Vaated nuppu Andmelehevaade.

        Märkus. : Aruannet ei saa osaliselt eksportida. Küll aga saate valida või avada tabeli või päringu, millel aruanne põhineb, ja seejärel eksportida osa selle objekti andmetest.

  3. Klõpsake menüü Välisandmed jaotises Ekspordi nuppu Excel.

  4. Kontrollige dialoogiboksis Eksport – Exceli arvutustabel Exceli töövihiku soovitatud failinime (Access kasutab lähteobjekti nime). Soovi korral saate failinime muuta.

  5. Valige väljal Failivorming soovitud failivorming.

  6. Kui ekspordite tabeli või päringu ja soovite eksportida vormindatud andmed, valige Ekspordi andmed koos vormingu ja paigutusega. Lisateavet leiate jaotisest eksporditoimingu ettevalmistamine.

    Märkus. : Kui ekspordite vormi või aruannet, on see suvand alati valitud, kuid pole saadaval (kuvatakse tuhmina).

  7. Exceli sihttöövihiku kuvamiseks pärast eksporditoimingu lõpuleviimist märkige ruut Ava pärast eksporditoimingu lõpuleviimist sihtfail.

    Kui lähteobjekt on avatud ja valisite enne eksporditoimingu alustamist vaates vähemalt ühe kirje, võite märkida ruudu Ekspordi ainult valitud kirjed. Kui soovite eksportida kõiki selles vaates kuvatud kirjeid, jätke see ruut tühjaks.

    Märkus. : Kui kirjeid pole valitud, pole see märkeruut saadaval (on tuhm).

  8. Klõpsake nuppu OK.

    Kui eksporditoiming nurjub tõrke tõttu, kuvab Access tõrke põhjust kirjeldava teate. Vastasel korral ekspordib Access andmed ja sõltuvalt 7. juhises tehtud valikust avab sihttöövihiku Excelis. Seejärel kuvab Access dialoogiboksi, kus saate luua määratluse, mis kasutab eksporditoimingu üksikasju.

Dokumendi algusse

Ekspordimäärangu salvestamine

  1. Eksporditoimingu üksikasjade salvestamiseks tulevikus kasutamise jaoks klõpsake nuppu Jah .

    Kui salvestate üksikasjad, saate sama eksporditoimingut edaspidi ilma viisardita korrata.

  2. Tippige väljale Salvesta nimega ekspordimäärangu nimi. Võite ka tippida kirjelduse väljale Kirjeldus.

  3. Kui arvutis on installitud Microsoft Outlook ja soovite eksporditoimingut teatud intervalli järel (nt kord nädalas või kuus) teostada, märkige ruut Loo Outlooki tööüleanne.

    Sellega luuakse Outlooki tööülesanne, mille abil saate ekspordi käivitada Outlookis nupu klõpsamisega.

  4. Klõpsake nuppu Salvesta eksportimine.

    Kui Outlook on installitud, käivitab Access selle.

    Märkus. : Kui Outlook pole installitud, kuvatakse tõrketeade. Kui Outlook pole õigesti konfigureeritud, käivitub Outlooki käivitusviisard. Järgige Outlooki konfigureerimiseks viisardi juhiseid.

    Vaadake Outlookis üle tööülesannete sätted (nt Tähtaeg ja Meeldetuletus) ja vajadusel muutke neid.

    Tööülesande kordamiseks klõpsake nuppu Korduvus ja sisestage üksikasjad.

  5. Klõpsake nuppu Salvesta ja sule.

Dokumendi algusse

Salvestatud ekspordi käivitamine

  1. Klõpsake Outlooki navigeerimispaanil nuppu Tööülesanded ja seejärel topeltklõpsake tööülesannet, mille soovite käivitada.

  2. Klõpsake menüü Tööülesanne jaotises Microsoft Office Access nuppu Käivita import.

  3. Avage Excelis sihttöövihik ja kontrollige, kas kõik andmed kopeeriti õigetesse lahtritesse.

    Kui kopeerite ainult andmed ilma vorminguta olemasolevasse töövihikusse, võib töövihik sisaldada mitut töölehte. Otsige üles eksporditoimingule vastav leht ja vaadake läbi seal olevad lahtrid.

Dokumendi algusse

Tõrkeotsing puuduvate ja valede väärtuste korral

Järgmine tabel kirjeldab erinevaid võimalusi levinumate tõrgete tõrkeotsingu sooritamiseks.

Näpunäide. : Vaid mõne puuduva väärtuse korral parandage need Exceli töövihikus. Vastasel korral parandage lähteobjekt Accessi andmebaasis ning korrake eksporditoimingut.

Probleem

Kirjeldus ja lahendus

Arvutuslikud väljad

Arvutuslike väljade tulemused eksporditakse; arvutusi teostavaid alusavaldisi ei ekspordita.

Mitme väärtusega väljad

Mitut väärtust toetavad väljad eksporditakse semikoolonitega (;) eraldatud väärtuseloenditena.

Pildid, objektid ja manused

Graafikaelemente (nt logod, OLE-objektiväljade sisu ning manused, mis on osa lähteandmetest) ei ekspordita. Saate need lisada töölehele käsitsi, kui eksporditoiming on lõpule viidud.

Graphi diagrammid

Kui ekspordite vormi või aruande, mis sisaldab Microsoft Graphi objekti, siis diagrammi ei ekspordita.

Andmed vales veerus

Nullväärtused loodaval töölehel asendatakse mõnikord andmetega, mis peaksid olema järgmises veerus.

Puuduvad kuupäevaväärtused

Kuupäevaväärtusi, mis on varasemad kui 1. jaanuar 1900, ei ekspordita. Vastavad töölehe lahtrid sisaldavad tühja väärtust.

Puuduvad avaldised

Excelisse ei ekspordita avaldisi, mida kasutatakse väärtuste arvutamiseks. Eksporditakse ainult arvutuste tulemid. Kui eksporditoiming on lõpule viidud, saate valemi Excelisse käsitsi lisada.

Puuduvad alamvormid, alamaruanded ja alamandmelehed

Kui ekspordite vormi või andmelehe, eksporditakse ainult põhivorm või põhiandmeleht. Korrake eksporditoimingut iga eksporditava alamvormi, alamaruande ja alamandmelehe jaoks.

Puuduvad või valesti vormindatud veerud

Kui ükski loodud töölehe veerg ei paista olevat vormindatud, korrake eksporditoimingut ning veenduge, et olete viisardis märkinud ruudu Ekspordi andmed koos vormingu ja paigutusega. Kui lähteobjektist erinevalt on vormindatud vaid mõni veerg, lisage soovitud vorming Excelis käsitsi.

Veeru vormindamine Excelis

  1. Avage Exceli sihttöövihik ja kuvage eksporditud andmeid sisaldav tööleht.

  2. Paremklõpsake veergu või valitud lahtrivahemikku ja klõpsake siis käsku Vorminda lahtreid.

  3. Valige menüü Arv jaotises Kategooriad vorming (nt Tekst, Arv, Kuupäev või Kellaaeg).

  4. Klõpsake nuppu OK.

Veeru väärtus #

Veerus, mis vastab vormi Jah/ei-väljale, võite näha väärtust #. Selle põhjuseks võib olla eksporditoimingu käivitamine navigeerimispaanilt või vormivaates. Probleemi lahendamiseks avage vorm enne andmete eksportimist andmelehevaates.

Veatähised või vigased väärtused

Kontrollige, et lahtrites poleks veatähiseid (rohelised kolmnurgad nurkades) ega vigaseid väärtusi (õigete andmete asemel kuvatakse märgiga # algavad stringid).

Dokumendi algusse

Märkus. : Masintõlke lahtiütlus. Selle artikli tõlkis arvutisüsteem ilma inimese sekkumiseta. Microsoft pakub selliseid masintõlkeid, et inglise keelt mittekõnelevad kasutajad saaksid vaadata sisu Microsofti toodete, teenuste ja tehnoloogiate kohta. Kuna artikkel on masintõlgitud, võib see sisaldada sõnavara-, süntaksi- või grammatikavigu.

Täiendage oma oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×