Andmesisestuse tõhustamine otsinguväljade abil

Microsoft Office Accessi tabelites otsinguvälja loomise abil saate tõhustada oma andmebaasi andmesisestusprotsessi. Otsinguväljal saab kuvada kasutajasõbraliku väärtuse, mis on seotud lähteandmetabeli või väärtusteloendi mõne muu väärtusega. Näiteks saab otsinguväljal kuvada kontakti nime, mis on seotud mõne muu tabeli, päringu või loendi vastava kontakti ID-numbriga.

Selles artiklis selgitatakse otsinguväljade tüüpe ja seda, kuidas ning millal mingit tüüpi luua.

Selle artikli teemad

Otsinguvälja tüübi valimine

Otsinguloendi kasutamine

Otsingu väärtusteloendi kasutamine

Otsinguväljade loomine

Otsinguvälja loomine tabeli või päringu andmeallika põhjal

Otsinguvälja loomine väärtusteloendi põhjal

Millal kasutada otsinguväljal mitut väärtust?

Otsinguvälja atribuutide seadmine ja muutmine

Otsinguatribuudi eemaldamine

Otsinguvälja tüübi valimine

Otsinguväljal kuvatakse väärtusteloend, kust kasutaja saab valida soovitud väärtuse. Nii on andmete sisestamine kiirem ja täpsem. Kui väljale sisestatud andmed on juba mõnes muus tabelis olemas, saate vältida topeltsisestust ja võimalikke uuestisisestamisest tulenevaid vigu. Otsinguväljad võivad olla nii lihtsad kui ka keerukad. Lihtotsinguväljadel saate talletada üksikväärtusi, keerukatel või mitmeväärtuselistel otsinguväljadel aga mitut väärtust. Need kuvatakse liitboksi või loendiboksi juhtelemendis. Iga mitmeväärtuselise välja kirje puhul otsitakse vastava seotud väärtuse põhjal kuvaväärtus. Kui kuvate otsinguvälja või loote sellele juurdepääsu andmelehel, nimetatakse seda otsinguveeruks. Kahte tüüpi otsinguväljad, mida saate luua, on otsinguloend ja väärtusteloend.

Otsinguloendi kasutamine

Kui otsinguväli põhineb otsinguloendil, toob väli andmed andmebaasi olemasolevast tabelist või päringust. Seda tüüpi otsingu puhul on tabelid seotud ja kui andmeallika väärtused muutuvad, on ajakohased andmed otsinguväljal saadaval.

Otsingu väärtusteloendi kasutamine

Kui otsinguväli põhineb otsingu väärtusteloendil, toob otsinguväli andmed välja loomisel tipitud väärtuste loendist. Seda tüüpi otsinguväli sobib enim siis, kui teil on piiratud väärtustekomplekt, mida kuigi sageli ei muudeta.

Otsinguväljade loomine

Saate luua otsinguvälja kujundus- või andmelehevaates. Olemasoleva välja muutmiseks otsinguväljaks kasutage kujundusvaadet, kus muutke andmetüüp. Uue otsinguvälja lisamisel kasutage selle andmeallikana olemasolevat tabelit või päringut või looge oma väärtusteloend. Järgmistes jaotistes selgitatakse mõlemat otsinguvälja loomise viisi.

Otsinguvälja loomine tabeli või päringu andmeallika põhjal

  1. Avage tabel andmelehevaates ja klõpsake veerupäist, kus soovite otsinguvälja luua.

  2. Klõpsake andmetüüpi Otsing ja seos .

    Otsinguvälja vaade

  3. Märkige otsinguviisardis ruut Soovin, et otsinguväli tooks väärtused mõnest muust tabelist või päringust, ja seejärel klõpsake nuppu Edasi.

Märkus. : Kui otsinguväli on lingitud SharePointi loendiga, tuleb neid andmeid redigeerida SharePointi loendis.

  1. Otsinguvälja väärtuse saate valida suvandite Tabelid, Päringud ja Mõlemad seast.

Kui rakendus on kujundatud veebis kasutamiseks, kuid lähtetabel on kliendirežiimis, peab sellel olema arvuline primaarvõti – vastasel juhul kuvab Access tõrketeate. Kui nii juhtub, peate esmalt looma kujundusvaates tabeli jaoks arvulise primaarvõtme ja seejärel saate naasta otsinguvälja loomiseks veebirežiimi. Veebirežiimis tabeli kujundamise kohta leiate lisateavet artiklist Veebis ühiskasutatava andmebaasi koostamine.

  1. Valige loendis tabel või päring ja seejärel klõpsake nuppu Edasi.

  2. Valige loendis Saadaolevad väljad väli, mille soovite lisada, ja seejärel klõpsake nuppu >, et lisada see väli loendisse Valitud väljad. Veenduge, et valitud väli või väljad kuvatakse loendis Valitud väljad, korrake seda toimingut täiendavate väljade lisamiseks, kuni olete lisanud kõik kohustuslikud väljad. Seejärel klõpsake nuppu Edasi.

  3. Kui valisite mitu välja ja soovite määrata otsinguvälja sortimissuvandid, klõpsake esimese sortimisvälja kõrval olevat allanoolt ja seejärel klõpsake selle välja nime, mille alusel soovite väärtusi sortida.

  4. Sortimisjärjestuse muutmiseks klõpsake nuppu Tõusev järjestus ja seejärel nuppu Edasi.

  5. Otsinguvälja laiuse reguleerimiseks lohistage veerg hiirekursori abil soovitud laiuseni ja seejärel klõpsake nuppu Edasi.

Märkus. : Saate otsinguvälja veerulaiust reguleerida, kuid kui vähendate laiust nii, et veerg pole enam nähtav, siis seda ei kuvata.

Näpunäide. :  Jätke ruut Peida võtmeveerg märgituks, et otsinguveeru kasutajad näeksid väljal ainult neid väärtusi, mida te lubate, mitte primaarvõtme välja väärtusi.

  1. Tippige otsinguvälja sildinimi.

  2. Mitmeväärtuselise otsinguveeru loomiseks märkige ruut Luba mitu väärtust.

Märkus. :  Mitme väärtuse sortimise lubamiseks peab olema märgitud ruut Luba mitu väärtust. Lugege jaotist Millal kasutada otsinguväljal mitut väärtust?.

mitmeväärtuselise otsingusuvandi valimine otsimisviisardis

  1. Klõpsake nuppu Valmis. Seejärel klõpsake menüü Fail nuppu Salvesta.

Näpunäide. : Otsinguvälja atribuutide kontrollimiseks või muutmiseks avage tabel kujundusvaates. Atribuudid on saadaval menüü Otsing jaotises Välja atribuudid.

Tabeli või päringu kasutamine otsinguvälja andmeallikana

Lehe algusesse

Otsinguvälja loomine väärtusteloendi põhjal

  1. Paremklõpsake navigeerimispaanil tabelit, millega soovite töötada, ja seejärel klõpsake nuppu Kujundusvaade.

  2. Klõpsake veeru Andmetüüp , mis vastab otsinguväljana määratlevale veerule, lahtrit ja seejärel allanoolt. Valige andmetüüp ja seejärel klõpsake nuppu Otsimisviisard.

Märkus. :  Kui Access kuvab teate, et otsimisviisardit ei saa käivitada, muutke välja andmetüüpi.

  1. Märkige otsimisviisardis ruut Tipin soovitud väärtused ise ja klõpsake nuppu Edasi.

  2. Tippige viisardi järgmisele lehele oma otsinguloendis kuvatavate veergude arv.

Märkus. : Saate otsinguvälja veerulaiust reguleerida, kuid kui vähendate laiust nii, et veerg pole enam nähtav, siis seda ei kuvata.

  1. Tippige väärtused, mida soovite otsinguloendis kuvada, ja seejärel klõpsake nuppu Edasi.

Näpunäide. : Saate redigeerida väärtusteloendit otse otsinguvälja atribuutide tekstiväljal Reaallikas.

  1. Kui määrasite 4. juhise juures mitu veergu, peate valima, millise veeru abil soovite iga väärtuse kordumatult tuvastada. Topeltklõpsake boksis Saadaolevad väljad veergu, mille abil soovite iga väärtuse kordumatult tuvastada, ja seejärel klõpsake nuppu Edasi.

Märkus. : Kui te ei määranud 4. juhise juures üle ühe veeru, siis seda juhist ei kuvata.

  1. Tippige viisardi järgmisel lehel otsinguvälja sildinimi.

  2. Mitmeväärtuselise otsinguveeru loomiseks märkige ruut Luba mitu väärtust.

    Märkus. : Mitme väärtuse sortimise lubamiseks peab olema märgitud ruut Luba mitu väärtust . Lugege jaotist Millal kasutada otsinguväljal mitut väärtust?.

  3. Klõpsake nuppu Valmis ja seejärel klõpsake muudatuste salvestamiseks nuppu Jah.

Lehe algusesse

Millal kasutada otsinguväljal mitut väärtust?

Otsinguväljal on soovitatav kasutada mitut väärtust juhul, kui teie andmebaasi kasutamise viis vastab mõnele järgmistest tingimustest:

  • teil on ajakohane väärtusteloend, mis võimaldab kasutajal valida mitme andmesisestusvaliku vahel;

  • teie andmebaas loob sageli juurdepääsu SharePointi saidile;

  • teie andmebaas on lingitud SharePointi saidiga.

Kuigi väljal mitme väärtuse kasutamise lubamine on kasulik, võib see andmebaasi serverisse teisaldamise korral piirata andmebaasi funktsioone.

Ettevaatust! : Kui loote mitmeväärtuselise otsinguvälja, mille andmeallikas on olemasolev tabel, ei saa te enam otsinguvälja andmetüüpi ega väljasuurust muuta. Selleks tuleb esmalt seosed kustutada.

Otsinguvälja atribuutide seadmine ja muutmine

Otsimisviisardi kasutamise korral seatakse otsinguvälja atribuudid automaatselt. Otsinguvälja käitumise muutmiseks saate aga neid atribuute muuta.

  • Paremklõpsake navigeerimispaanil tabelit, millega soovite töötada, ja seejärel klõpsake käsku Kujundusvaade.

  • Klõpsake välja, mille otsinguatribuute soovite muuta.

  • Klõpsake vahekaarti Otsing.

  • Klõpsake muudetava atribuudi kõrval olevat rippnoolt ja valige soovitud suvand.

Järgmises tabelis on loetletud otsinguvälja atribuudid, mida saate seada või muuta.

Atribuut

Toiming

Kuva juhtelement

Olenevalt juhtelemendi tüübist saab tüübiks seada ühe järgmistest:

Märkeruut: ainult jah/ei-väljad.

  • Tekstiväli:     kuvab kasutaja sisestatud sisu.

  • Loendiboks:     kuvab avatud aknas väärtuste loendi.

  • Liitboks:     kuvab suletuna valitud väärtused ja avamisel saadaoleva väärtusteloendi.

Märkus. : Kui seate atribuudi Kuva juhtelement väärtuseks Tekstiväli või Märkeruut, siis otsingud keelatakse.

Reaallika tüüp

Saate valida, kas soovite asustada otsinguvälja mõne muu tabeli või päringu või teie määratud väärtusteloendi väärtustega. Saate valida ka loendi asustamise tabeli või päringu väljanimedega.

Reaallikas

Saate määrata tabeli, päringu või väärtusteloendi, mis pakub otsinguväljale väärtused. Kui atribuudi Reaallika tüüp väärtuseks on seatud Tabel/päring või Väljaloend, tuleb selle atribuudi nimeks seada selle tabeli, päringu või seda päringut tähistava SQL-lause nimi. Kui atribuudi Reaallika tüüp väärtuseks on seatud Väärtusteloend, peab see atribuut sisaldama semikoolonitega eraldatud väärtuste loendit.

Seotud veerg

Saate määrata atribuudi Reaallikas veeru, mis pakub otsinguvälja talletatava väärtuse. See väärtus võib olla vahemikus ühest kuni atribuudi Reaallikas veergude arvuni.

Veergude arv

Saate määrata reaallika veergude arvu, mille saab otsinguveerus kuvada. Selle atribuudi väärtus võib olla täisarv vahemikus 1–255.

Veerupäised

Saate määrata, kas soovite kuvada veerupäised. Väärtus võib olla Ei (vaikeväärtus) või Jah.

Veerulaiused

Saate sisestada iga veeru laiuse. Näiteks kui te ei soovi veergu (nt ID-number) kuvada, saate määrata veerulaiuseks 0.

Loendi read

Saate määrata otsinguveeru kuvamisel kuvatavate ridade arvu.

Loendi laius

Saate määrata otsinguveeru kuvamisel kuvatava juhtelemendi laiuse.

Piira loendiga

Saate määrata, kas kasutaja saab sisestada väärtuse, mida loendis pole.

Luba mitu väärtust

Saate määrata, kas otsinguväli kasutab mitmeväärtuselist välja ja lubab valida mitu väärtust. Selle sätte väärtus võib olla Ei (vaikeväärtus) või Jah. Kui valite väärtuse Jah, saab kasutaja valida iga kirje puhul atribuudist Reaallikas mitu väärtust. Selle suvandi kasutamise kohta leiate lisateavet jaotisest Millal kasutada otsinguväljal mitut väärtust?.

Luba väärtusteloendi redigeerimine

Saate määrata, kas väärtusteloendi otsinguvälja üksusi saab redigeerida. Kui seate väärtuse Jah, siis kuvatakse otsinguvälja paremklõpsamisel menüükäsk Redigeeri loendiüksusi. Kui otsinguväljal on mitu veergu, siis seda atribuuti ignoreeritakse.

Loendiüksuste redigeerimisvorm

Saate määrata olemasoleva vormi, mille abil saate redigeerida otsinguvälja loendiüksusi.

Kuva ainult rea allika väärtused

Saate kuvada ainult väärtused, mis vastavad praegusele reaallikale (kui atribuudi Luba mitu väärtust väärtuseks on seatud Jah).

Lehe algusesse

Otsinguatribuudi eemaldamine

  1. Paremklõpsake navigeerimispaanil tabelit, millega soovite töötada, ja seejärel klõpsake nuppu Kujundusvaade.

  2. Valige väljad, mille otsinguatribuuti soovite eemaldada.

  3. Klõpsake vahekaarti Otsing.

  4. Klõpsake ripploendis Kuva juhtelement väärtust Tekstiväli ja seejärel salvestage muudatus.

Lehe algusesse

Täiendage oma oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×