Andmebaasi ühe või mitme kirje lisamine

NB! :  See artikkel on masintõlgitud, vaadake lahtiütlust. Selle artikli ingliskeelse versiooni leiate aadressilt (viiteks).

Selles artiklis selgitatakse, kuidas saate Microsoft Office Access 2007 andmebaasi andmete sisestamine ja teave eri andmete sisestamise protsesside mõistmiseks tausta. Artiklist selgitatakse ka mitu andmete sisestamise tehnikate abil saate Accessis.

Selle artikli teemad

Kirjete lisamise alused

Kirjete lisamine otse tabeli andmelehevaates

Kirjete lisamine vormi kaudu

Otsinguvälja üksuste redigeerimine

Sisestage nullpikkusega stringe

Kirjete lisamine andmete kogumise funktsiooni abil

Kirjete lisamine importimise või linkimise teel

Muu andmebaasi kirjete lisamine lisanduspäringu abil

Meetodid salvestamist aega, kui andmete sisestamine

Kirjete lisamise alused

Andmete kiireks ja täpseks sisestamiseks Accessi andmebaasi on hea teada mõningaid andmebaasi töö aluseid. Järgmine jaotis selgitab mõningaid andmesisestust juhtivaid struktuuri- ja kujunduspõhimõtete aluseid.

Andmebaasi kujunduse mõju andmesisestusele

Accessi andmebaas ei ole fail sellises mõtte nagu Microsoft Office Word 2007 dokument või Microsoft Office PowerPoint 2007 slaidikomplekt. Accessi andmebaas on objektide kogum ( tabelid, vormid, aruanded jne), mis peab andmebaasi korralikuks toimimiseks koos töötama.

Need objektid peavad vastama kindlatele kujunduspõhimõtetele, muidu andmebaas ei toimi korralikult. Need kujunduspõhimõtted määravad ka andmete sisestamise viisi. Neid fakte andmebaasiobjektide ja kujunduse kohta, tuleb alati silmas pidada.

  • Access salvestab kõik andmed ühte või mitmesse tabelisse. Tabelite arv sõltub andmebaasi kujundusest ja keerukusest. Kuigi andmeid saab kuvada vormis, salvestab Access aruandes või päringu tulemustes andmeid ainult tabelites ja kõik teised objektid andmebaasis luuakse nende tabelite põhjal.

  • Iga tabel peaks võtma vastu vaid ühte liiki andmeid. Näiteks ärikontaktide tabel ei peaks sisaldama müügiteavet. Kui siiski sisaldab, võib olla raske (isegi võimatu) leida õiget teavet.

  • Tavaliselt aktsepteerib iga tabeli väli vaid ühte tüüpi andmeid. Näiteks ei saa salvestada märkmeid väljal, mis on määratud numbreid aktsepteerima. Kui soovite sellisele väljale teksti sisestada, kuvab Access tõrketeadet. See ei ole siiski kinnisreegel. Näiteks saab salvestada numbreid (nt posti) väljale, mis aktsepteerib teksti andmetüüpi, kuid nende andmetega ei saa teha arvutusi.

  • Mõningate eranditega peaksid kirje väljad aktsepteerima vaid ühe väärtuse. Näiteks ei saa aadressiväljale lisada rohkem kui ühte aadressi. See erineb programmist Microsoft Office Excel 2007, mis lubab vaikimisi lisada ühte lahtrisse suvalise arvu nimesid, aadresse või pilte, kui lahter pole seatud piiratud andmetüüpe aktsepteerima.

    Teksti või memo andmetüübi väljadele saab sisestada eraldatud üksuste loendi. Lisaks on programmis Office Access 2007 ka mitme väärtusega välja funktsioon. Mitme väärtusega välju kasutatakse ühele kirjele mitme andmeüksuse manustamiseks ning mitmeid väärtusi aktsepteerivate loendite loomiseks. Näiteks saate andmebaasi kirjele manustada Microsoft Office PowerPoint 2007 slaidikomplekti ja suvalisel hulgal pilte. Saate luua ka nimede loendi ja valida just soovitud hulga nimesid. Mitme väärtusega väljade kasutamine võib tunduda andmebaasidisaini reeglite rikkumisena (kuna tabeli väljale saab salvestada rohkem kui ühe kirje), kuid reegleid ei rikuta, kuna Access rakendab neid reegleid nö lavataguselt, st andmed salvestatakse erilistes, peidetud tabelites.

  • Varasemates Accessi versioonides tuli kujundada ja luua vähemalt üks tabel, enne kui andmeid sai sisestada. Tuli otsustada, millised väljad tabelisse lisada ning määrata nende väljade andmetüübid. Programmis Office Access 2007 saate avada tühja tabeli ning kohe andmeid sisestada. Access tuletab andmetüübi vastavalt sisestatud andmetele.

Veel teavet

Selle jaotise teave käsitleb lühidalt andmebaasi disaini, tabelidisaini ja uut mitme väärtusega väljade funktsiooni.

Järgnevad lingid suunavad teid artiklitele, millest leiate nende teemade kohta rohkem teavet.

  • Andmebaasi kujunduse alused

    Selles artiklis käsitletakse aluspõhimõtteid nagu andmebaasi planeerimine, andmete disain ja normaliseerimine – protsess, mille käigus andmed jaotatakse seotud tabelitesse ja ülearused andmed eemaldatakse.

  • Andmebaasi tabelite loomine

    Selles artiklis käsitletakse tabelite loomist, primaarvõtmete loomist (väljad, mis identifitseerivad kordumatult tabeli iga rea või kirje) ning andmetüüpide ja tabeli atribuutide määramist.

  • Failide ja graafika manustamine andmebaasi kirjetele

    Selles artiklis käsitletakse ühe või enama andmeüksuse manustamist manuseväljale.

  • Mitut väärtust salvestava loendi kasutamine

    Selles artiklis käsitletakse märkeruutudega loendite ja märkeruutudega ripploendite kasutamist rohkem kui ühe väärtuse salvestamiseks.


Andmetüüpide mõju andmete sisestamisele

Andmebaasi tabeli loomisel valite iga tabeli välja andmetüübi, sellega tagatakse andmete täpne sisestamine. Näiteks avate tühja tabeli ja sisestate komplekti müügiandmeid. Access tuletab sellele väljale numbri andmetüübi. Kui sellele väljale soovitakse teksti sisestada, kuvab Access tõrketeate ja kasutaja ei saa muudetud kirjet salvestada – seega tagatakse andmete kaitse.

Kuidas vaadata andmetüübid

Tehke navigeerimispaanil ühte järgmistest.

  • Topeltklõpsake tabelit, mida soovite uurida ja vaadake menüü Andmeleht jaotises Andmetüüp ja vorming loendi Andmetüüp väärtusi. Väärtus muutub, kui asetate kursori erinevatesse tabeli väljadesse. Loendit kuvatakse sellel pildil:

    Loendis Andmetüüp

  • Paremklõpsake tabelit, mida soovite uurida ja klõpsake käsku Kujundusvaade.

    Access avab tabeli kujundusruudustikus ja ruudustiku ülaservas kuvatakse iga tabelivälja nime ja andmetüüpi. Sellel pildil kuvatakse tüüpilist tabelit kujundusruudustikus.

    Väljade kujundusvaates

Andmetüüp, mille iga tabelivälja jaoks määrate, annab väljale esimese juhtimistaseme sisestatavate ja mittesisestavate andmete üle. Mõningatel juhtudel (nt töötades memoväljaga) saab sisestada kõiki andmeid. Teistel juhtudel (nt töötades automaatnumbriväljaga) aga keelab välja andmetüübi säte igasuguse teabe sisestamise. Järgnevas tabelis on loetletud programmi Office Access 2007 andmetüübid ning nende mõju andmete sisestamisele.

Andmetüüp

Mõju andmesisestusele

Tekst

Tekstiväljad aktsepteerivad teksti või numbrimärke (sh eraldatud üksustega loendeid). Tekstiväli aktsepteerib väiksemat märkide arvu kui memoväli (0–255 märki). Mõnel juhul saate tekstiväljade andmetega arvutamiseks kasutada teisendusfunktsioone.

Memo

Memoväljale saab sisestada suures mahus teksti- ja numbriandmeid. Kui andmebaasi looja määrab välja RTF-vormingut toetama, saab rakendada vormingu tüüpe, mida tavaliselt leiab tekstiredaktoritest nagu Word. Kindlatel teksti tähemärkidel saab kasutada erinevaid fonte ja fondisuurusi ning määrata paksu või kursiivkirja jne. Andmetesse saab lisada ka HTML-silte.

Lisaks on memoväljadel uus atribuut nimega Lisa ainult lõppu. Kui see atribuut lubatakse, saab lisada memoväljale uusi andmeid, kuid olemasolevaid andmeid muuta ei saa. See funktsioon on mõeldud kasutamiseks näiteks probleemijälitamise andmebaasides, kus võib olla tarvis säilitada muutumatut püsikirjet. Kui asetate kursori memoväljale, milles on lubatud atribuut Lisa ainult lõppu, kaob vaikimisi tekst selles väljas. Tekstile ei saa lisada vormindust ega teisi muudatusi.

RTF-vormingu memovälja kasutamise kohta leiate lisateavet artiklist ridade ja veergude andmete vormindamine.

Nii nagu tekstiväljade puhul, saate teisendusfunktsioone kasutada ka memoväljade puhul.

Arv

Seda tüüpi väljale saate sisestada vaid arve ja arvuväljade väärtustega saate arvutada.

Kuupäev/kellaaeg

Seda tüüpi väljale saab sisestada vaid kuupäevi ja kellaaegu. Andmebaasi looja saab väljal määrata järgmised tingimused.

  • Kui andmebaasi looja määrab väljale sisestusmaski (sari literaal- ja kohatäite tähemärke, mida kuvatakse välja valimisel), peate sisestama andmeid maski määratud väljadele ja vormingus. Kui kuvatakse maski KKK_PP_AAAA, peate antud väljadele tippima Okt 11 2006. Kuu täisnime või kahekohalist aastaarvu sisestada ei saa.

  • Kui andmebaasi looja ei loonud kuupäeva ja kellaaja sisestamise kontrollimiseks sisestusmaski, saab väärtused sisestada suvalises kehtivas kuupäeva- ja kellaajavormingus. Saate näiteks tippida 11 Okt. 2006, 10/11/06, Oktoober 11, 2006 jne.

  • Andmebaasi looja saab väljale lisada kuvamisvormingu. Sel juhul, kui sisestusmaski ei ole, saab sisestada väärtuse peaaegu igas vormingus, kuid Access kuvab kuupäevasid vastavalt kuvamisvormingule. Saate näiteks sisestada 10/11/2006, kuid kuvamisvorminguga kuvatakse väärtust 11-Oct-2006.

    Sisestusmaskide kohta leiate lisateavet artiklist ridade ja veergude andmete vormindamine.

Valuuta

Seda tüüpi väljale saate sisestada vaid valuutaväärtusi. Valuutatähist ei pea sisestama käsitsi. Access rakendab vaikimisi Windowsi piirkonnasätetes määratud valuutatähise (kr, £, $ jne).

Automaatnumber

Seda tüüpi väljale ei saa andmeid kunagi sisestada ega neid seal muuta. Access suurendab iga kirje tabelisse lisamisel välja Automaatnumber väärtust.

Jah/Ei

Seda tüüpi välja klõpsamisel kuvab Access märkeruudu või ripploendi, sõltuvalt välja vormingust. Kui vormindate välja loendi kuvamiseks, saate loendist valida väärtuse Jah või Ei, Õige või Väär või Sees või Väljas sõltuvalt jällegi väljale rakendatud vormingust. Vormilt või tabelist otse ei saa loendisse väärtusi sisestada ega neid seal muuta.

OLE-objekt

Seda tüüpi välja kasutatakse, kui soovitakse kuvada mõne muu programmiga loodud faili andmeid. OLE-objekti väljal saate näiteks kuvada tekstifaili, Exceli diagrammi või PowerPointi slaidikomplekti.

Manustamine on kiirem, lihtsam ja paindlikum meetod muude programmide andmete kuvamiseks. Lisateavet leiate selle tabeli jaotisest Manus.

Hüperlink

Seda tüüpi välja mis tahes andmete sisestamiseks ja Accessi murdmine toimuks, selle veebiaadressi. Näiteks kui tipite väljale väärtuse, ümbritseb Access teksti abil http://www. your_text.com. Kui sisestate kehtiva veebiaadressi, siis link töötab. Muul juhul tulemuseks oma link kuvatakse tõrketeade. Lisaks olemasolevate hüperlinkide redigeerimine võib olla keeruline, kuna hiirega hüperlingi väljal klõpsates käivitatakse brauser ja viib teid lingi määratud sait. Hüperlingi välja redigeerimiseks saate kõrval ruudu, fookuse väli hyperlink MENÜÜ ega nooleklahvide abil ja seejärel vajutada klahvi F2 redigeerimise lubamiseks.

Manus

Seda tüüpi väljale saate manustada andmeid muudest programmidest, kuid ei saa teksti või arvandmeid tippida ega muul moel sisestada.

Manusevälja kasutamise kohta leiate teemast failide manustamine ja oma andmebaasi kirjetele.

Otsinguviisard

Otsinguviisard ei ole andmetüüp. Selle viisardiga saab luua kahte tüüpi ripploendit: väärtuste loend ja otsinguväli. Väärtuste loend kasutab viisardit kasutades käsitsi sisestatud eraldatud üksuste loendit. Need väärtused saavad olla sõltumatud teistest andmetest või objektidest andmebaasis.

Otsinguväli kasutab päringut ühe või enama tabeli andmete toomiseks andmebaasist või mõnest teisest kohast (nt server, millel töötab Windows SharePoint Services 3.0). Otsinguväli kuvab andmeid ripploendis. Vaikimisi määrab Otsinguviisard tabeli väljale numbri andmetüübi.

Saate töötada otse tabelites, aga ka vormide ja aruannete otsinguväljade. Otsinguvälja väärtused kuvatakse vaikimisi, loendi juhtelement nimega liitboksi tüüp – loend, mis sisaldab ripploendi noolt: Tühi Otsinguloend . Sõltuvalt sellest, kuidas andmebaasi looja on otsinguvälja ja liitboksi seadnud, saate selle loendi üksuste redigeerimine ja üksuste lisamine loendisse. Selleks, et peate andmebaasi looja määrata otsinguvälja atribuudi (nimetatakse atribuudi Piira loendigaja designer on see välja lülitada).

Kui te ei saa otse muuta väärtuste loendi otsing, tuleb lisada või muuta oma eelmääratletud väärtuste loendi või otsinguvälja allikaks oleva tabeli andmeid. Kohta leiate teavet teemast otsinguvälja üksuste redigeerimine, selle artikli.

Kui loote otsinguvälja, saate panna selle mitut väärtust toetama. Nii seatult kuvab tulemuseks saadud loend iga loendiüksuse kõrval märkeruutu ja saate valida (ja valimata jätta) just soovitud üksused. Alloleval pildil näete tüüpilist mitme väärtusega loendit:

Märkige ruut loend

Mitme väärtusega otsinguväljade loomise ja tulemuseks loendite kasutamise kohta leiate teavet teemast artikleid mitu väärtust, mis talletab loendi kasutamine ja mitme väärtusega väljade juhend.

Tabeli välja atribuutide mõju andmete sisestamisele

Lisaks disainipõhimõtetele, mis juhivad andmebaasi struktuuri, ja andmetüüpidele, mis juhivad igale väljale andmete sisestamist, saavad Accessi andmebaasidesse andmete sisestamist mõjutada veel mitmed väljaatribuudid.

Tabelivälja atribuutide kuvamine

Accessis on kaks viisi tabeli välja atribuutide kuvamiseks. Saate kasutada menüü Andmeleht juhtelemente või avada tabeli kujundusvaates. Mõlemaid meetodeid kirjeldatakse järgmistes juhistes.

Tabeli atribuutide kuvamine menüüs Andmeleht

  1. Topeltklõpsake navigeerimispaanil soovitud tabelit.

  2. Klõpsake menüüd Andmeleht ja kasutage juhtelemente jaotises Andmetüüp ja vorming iga tabeli välja atribuutide kuvamiseks.

Tabeli atribuutide kuvamine kujundusvaates

  1. Paremklõpsake navigeerimispaanil tabelit ja klõpsake kiirmenüü käsku Kujundusvaade Nupu pilt .

    Access avab tabeli kujundusruudustikus.

  2. Ruudustiku alumises osas klõpsake vahekaarti Üldist, kui see juba valitud pole.

    või

    Otsinguvälja atribuutide kuvamiseks vahekaarti Otsing.

    Otsinguväli on tabeli väli, mis kasutab päringut ühe või enama andmebaasis oleva tabeli väärtuste toomiseks. Vaikimisi esitab otsinguväli need väärtused loendina. Sõltuvalt sellest, kuidas andmebaasi looja otsinguvälja seab, saate loendis üksusi valida.

Järgnevas tabelis loendatakse atribuute, millel on andmete sisestusele suurim mõju ja milles see avaldub.

Atribuut

Asukoht tabeli kujundus-
ruudustikus

Võimalikud väärtused

Käitumine juhul, kui püüate sisestada andmeid

Välja suurus

Vahekaart Üldist

0–255

Märkide arvu piirang rakendub vaid väljadele, mille andmetüübiks on määratud tekst. Määratud piiri ületavaid märke ignoreeritakse.

Nõutav

Vahekaart Üldist

Jah/Ei

Kui atribuut on sisse lülitatud, sunnib see väljale väärtust sisestama ja Access ei lase salvestada uusi andmeid kuni nõutud väli on täidetud. Kui atribuut on välja lülitatud, aktsepteerib väli tühiväärtusi ja välja saab jätta tühjaks.

Märkus. : Tühiväärtus ei ole sama, mis 0-väärtus. 0 on number ja "tühimärk" on puuduv, määratlemata või tundmatu väärtus.

Luba nullpikkusega stringid

Vahekaart Üldist

Jah/Ei

Kui atribuut on sisse lülitatud, saate sisestada nullpikkusega stringe – stringid, milles pole märke. Nullpikkusega stringi loomiseks lisatakse kaks kahekordset jutumärki ("").

Indekseeritud

Vahekaart Üldist

Jah/Ei

Tabeli välja indekseerimisel ei luba Access lisada duplikaatväärtusi. Indeksi saab luua ka enam kui ühelt väljalt. Sel juhul saab dubleerida väärtusi ühel väljal, kuid mitte mõlemal.

Sisestusmask

Vahekaart Üldist

Eelmääratletud või kohandatud sari literaal- ja kohatäite tähemärke

Sisestusmask nõuab andmete sisestamist eelmääratletud vormingus. Maski kuvatakse, kui valite tabeli välja või vormi juhtelemendi. Kui klõpsata näiteks väljal Kuupäev, kuvatakse tähemärkide sarja: KKK-PP-AAAA. Siin on tegemist sisestusmaskiga. Mask nõuab kuupäevaväärtusi kolmetähelistes lühendites (nt OKT) ja neljakohalisi aastaarve  – nt OKT-15-2006.

Märkus. : Sisestusmaskid mõjutavad ainult andmete sisestamist, mitte seda, kuidas Access neid andmeid salvestab või kuvab.

Loomine ja sisestusmaskide kasutamise kohta leiate lisateavet artiklist ridade ja veergude andmete vormindamine. Kuidas Access salvestab ja kuvab kuupäeva/kellaaja andmete kohta leiate lisateavet artiklist kuupäeva või kellaaja väärtuse sisestamine.

Piira loendiga

Vahekaart Otsing

Jah/Ei

Lubamine või keelamine otsinguvälja üksuste muudatustest. Accessi uued kasutajad üritavad vahel muuta otsinguvälja üksuste käsitsi. Kui Access ei saa te muuta üksuste välja, see atribuut on seatud Jah. Kui see atribuut on lubatud ja soovite muuta loendi üksusi, peate avama (kui soovite väärtusteloendi redigeerimine) loend või tabel, mis sisaldab loendi lähteandmeid (kui soovite redigeerida otsinguvälja) ja muutke väärtusi seal. Lisateavet otsinguväljade abil lugege selle artikli teemat otsinguvälja üksuste redigeerimine.

Luba väärtusteloendi redigeerimine

Vahekaart Otsing

Jah/Ei

Lubab või keelab käsu Redigeeri loendiüksusi väärtusloendites, kuid mitte otsinguväljadel. Selle käsu lubamiseks otsinguväljades sisestage atribuuti Loendiüksuste redigeerimisvorm kehtiv vormi nimi. Käsku Luba väärtusteloendi redigeerimine kuvatakse kiirmenüüs, mis avaneb loendiboksil või liitboksi juhtelemendil paremklõpsates. Kui käsk käivitatakse, kuvatakse dialoogiboksi Loendiüksuste redigeerimine. Teise võimalusena määrate vormi nime atribuudis Loendiüksuste redigeerimisvorm ja dialoogiboksi kuvamise asemel käivitab Access selle vormi.

Märkus. : Käsku Redigeeri loendiüksusi saab käivitada vormides olevates loendiboksi ja liitboksi juhtelementides ning liitboksi juhtelementides, mis paiknevad tabelites ja päringutulemite kogumites. Vormid tuleb avada kujundusvaates või sirvimisvaates; tabelid ja päringutulemite komplektid tuleb avada andmelehevaates.

Loendiüksuste redigeerimisvorm

Vahekaart Otsing

Andmesisestusvormi nimi

Kui sisestate andmesisestusvormi nime selle tabeliatribuudi väärtuseks, avatakse vorm, kui kasutaja käivitab käsu Redigeeri loendiüksusi. Vastasel juhul kuvatakse käsu käivitamisel dialoogiboks Loendiüksuste redigeerimine.

Lehe algusse

Kirjete lisamine otse tabelisse andmelehevaates

Andmelehevaates avatud tabel sarnaneb Exceli töölehega ja andmeid saab tippida või kleepida ühele või mitmele väljale – samaväärne töölehe lahtriga.

Pidage meeles.

  • Andmeid ei pea otseselt salvestama. Access kinnitab muudatused tabelisse, kui liigutate kursori sama rea uuele väljale või teisele reale.

  • Vaikimisi aktsepteerivad Accessi andmebaasi väljad kindlat tüüpi andmeid (nt tekst või numbrid). Sisestada tuleb seda tüüpi andmeid, mida väli aktsepteerib. Vastasel juhul kuvab Access tõrketeadet:

    Sobimatu väärtuse tõrketeade

  • Väljal võib rakenduda sisestusmask. Sisestusmask on sari literaal- ja kohatäite tähemärke, mis nõuavad andmete sisestamist kindlas vormingus.

    Sisestusmaskide kohta leiate lisateavet artiklist ridade ja veergude andmete vormindamine.

  • Manused ja Mitmeväärtuselised loendid, välja arvatud saate sisestada enamik väljadel ainult üks kirje. Kui te ei tea, kas väli aktsepteerib manuseid, saate selle välja atribuudid. Selleks vaadake juhiseid teemas tabelivälja atribuutide kuvamineselle artikli. Mitme väärtusega loendi saate alati tuvastada, kuna Access kuvab iga loendiüksuse kõrval märkeruutu.

Tabelisse andmete sisestamine

  1. Topeltklõpsake navigeerimispaanil soovitud tabelit.

    Vaikimisi avab Access tabeli andmelehevaates – ruudustik, mis sarnaneb Exceli töölehega.

  2. Klõpsake või suunake fookus mõnel muul viisil esimesele soovitud väljale ning sisestage andmed.

  3. Sama rea järgmisele väljale liikumiseks vajutage tabeldusklahvi (TAB), parem- või vasaknooleklahve või klõpsake järgmise välja lahtrit.

    Kui vajutate tabeldusklahvi (TAB), kasutab Access vaikimisi Windowsi regioonisätteid, et määrata, kas kursor liigub paremale või vasakule. Kui arvuti kasutab keelt, mida loetakse vasakult paremale, liigub kursor tabeldusklahvi (TAB) vajutades paremale. Kui arvuti kasutab keelt, mida loetakse paremalt vasakule, liigub kursor vasakule.

    Et liikuda veerus järgmisesse lahtrisse, kasutage üles- või allanooleklahve või klõpsake soovitud lahtris.

Memovälja andmetele RTF-vormingu rakendamine

  1. Andmelehevaates avatud tabelis valige memoväli.

    Tavaliselt memo väljad sisaldavad kommentaarid või märkmed, nii et saate otsida välja nimega "Kommentaarid" või "Märkmed". Kui te ikka ei leia memovälja, leiate selle artikli juhiseid tabelivälja atribuutide kuvamine.

  2. Klõpsake menüü Avaleht jaotises Font abil nupud ja menüüd teksti vormindamine.

    Accessi menüülindi pilt

    Saate kasutada erinevaid fonte ja suurusi, muuta teksti paksuks või kursiivkirjaks, muuta värve jne.

Lehe algusse

Kirjete lisamine vormiga

Andmesisestusvormid pakuvad lihtsama, kiirema ja täpsema meetodi andmete sisestamiseks. Vorme kasutatakse tavaliselt siis, kui on vaja sisestada andmeid rohkem kui ühte tabelisse korraga. Vorme kasutatakse ka mõnede tabeli väljade peitmiseks, andmebaasi kasutamise lihtsustamiseks (see vähendab koolitustasusid) ja kasutajate sisestatud andmete täpse sisestamise tagamiseks.

Kuidas kasutada vormi andmete redigeerimiseks sõltub vormi kujunduse. Vormid võivad sisaldada suvalist arvu juhtelemente, nt loendid, tekstiväljad, nupud ja andmelehed – analüüsitabelite, mis näevad välja nagu Exceli töölehed. Omakorda iga vormi juhtelementidele saate loeb andmeid või kirjutab andmed alustabeli väljalt. Mida teha juhtelementi sõltub andmetüüpi, mille olete tabeliväljale, mis tahes määratud välja atribuudid, võib-olla mitu andmebaasi looja määrab iga juhtelemendi atribuudid. Lisateavet selle kohta, kuidas andmetüüpide ja väljaatribuutide mõjutada andmete sisestamise kohta leiate järgmistest jaotistest Kuidas andmetüübid mõjutavad seda, kuidas andmeid sisestada ja Kuidas tabeli väljaatribuutide mõjutada andmeid sisestada, selle artikli.

Järgmistes jaotistes selgitatakse, kuidas kasutada enim levinud andmesisestuse juhtelemente. Küsimuste korral kindla andmebaasi kohta pöörduge süsteemiadministraatori või andmebaasi looja poole.

Tekstivälja teksti lisamine või redigeerimine

Kui lisate või redigeerita tekstivälja teksti, töötate teksti- või memovälja andmetega. Jätkates pidage meeles, et memovälja (või memoväljaga seotud juhtelemendi) saab panna RTF-vormingut toetama, seejärel saab tekstile lisada erinevaid fonte, suurusi, laade ja värve.

Tekstivälja teksti redigeerimine

  • Asetage kursor tekstiväljale ja muutke andmeid. Pidage meeles, et teksti- või memoväljal olevate numbritega ei saa teostada arvutusi.

RTF-vormingu rakendamine

Märkus. : Ainult siis, kui tekstiväli on seotud memovälja, tehke järgmist. Vaadake juhiseid teemas tabelivälja atribuutide kuvamineselle artikli.

  1. Kui vorm on avatud vormi- või küljendivaates või tabel on avatud andmelehevaates, valige memoväli.

  2. Klõpsake menüü Avaleht jaotises Font abil nupud ja menüüd teksti vormindamine.

    Accessi menüülindi pilt

    Saate lisada erinevaid fonte ja suurusi, muuta teksti paksuks või kursiiviks, muuta värve jne.

Andmete sisestamine loendist

Loendeid saab kasutada nii vormides kui ka tabelites ja päringutulemite komplektides, mis on avatud andmelehevaates – ruudustik, mis sarnaneb Exceli töölehega.

Kui kasutate loendit vormis, võidakse kuvada liitboksi juhtelementi või loendiboksi juhtelementi. Allolevatel piltidel on näha liitboksi ja loendiboksi juhtelemendid.

Tühi Otsinguloend

Tavaline loendiboksi juhtelemendi lisamine vormile

Kui kasutate loendit tabelis või päringutulemis, kasutab Access vaikimisi liitboksi.

Lisaks saavad loendid toetada ka mitmeid väärtusi. Kui kuvatakse loendit, mille iga loendiüksuse kõrval kuvatakse märkeruutu, saate valida loendis kuni 100 üksust. Programmeerimist mittevajavad mitme väärtusega loendid on programmi Office Access 2007 uus funktsioon, mis lahendab levinud äriprobleemi. Näiteks kasutate Accessi andmebaasi kliendi toeprobleemide jälitamiseks. Kui ühe probleemiga tegelemiseks on vaja määrata mitu inimest, saab kasutada mitme väärtusega loendit. Varasemates Accessi versioonides oli sarnase tööriista loomiseks vaja täpsemat programmeerimist. Järgnevatel piltidel näete tavalisi mitme väärtusega loendeid.

Avatud olekus märkeruutudega ripploend.   Märkige ruut loend

Loendiüksusi saab ka redigeerida. Kui te ise või andmebaasi looja on vastava käsu lubanud, saab loendiüksusi lisada, muuta ja eemaldada otse loendis. Andmebaasi loojad saavad selle käsu keelata, nii et see pole kättesaadav kõigis andmebaasides.

Järgneva jaotise juhised kirjeldavad loendite kasutamist ja redigeerimist.

Üksuste valimine ripploendist

  1. Avage loendit sisaldav vorm, tabel või päringutulemite komplekt.

    Märkus. : Vormid tuleb avada vormi- või küljendivaates. Tabelid ja päringutulemite komplektid tuleb avada andmelehevaates.

  2. Klõpsake loendi kõrval olevat allanoolt ja valige soovitud üksus.

  3. Valiku lisamiseks andmebaasi liigutage kursor teisele väljale.

Üksuste valimine loendiboksist

  1. Avage vorm, milles loend asub.

  2. Kerige loendiboksi üksuste loendis alla ja valige soovitud üksus.

  3. Valiku lisamiseks andmebaasi liigutage kursor teisele väljale.

Üksuste valimine märkeruudu ripploendist

  1. Avage loendit sisaldav vorm, tabel või päringutulemite komplekt.

    Märkus. : Märkeruudu ripploendeid saab kasutada vormides, tabelites ja päringutulemite komplektides. Selleks tuleb vormid avada vormi- või sirvimisvaates, tabelid ja päringutulemite komplektid tuleb avada andmelehevaates.

  2. Klõpsake loendi kõrval olevat allanoolenuppu.

  3. Valige kuni 100 märkeruutu ning klõpsake nuppu OK.

Üksuste valimine märkeruudu loendist

  1. Avage vorm, milles loend asub.

    Märkus. : Vorm tuleb avada vormi- või sirvimisvaates.

  2. Klõpsake loendi kõrval olevat allanoolenuppu.

  3. Valige kuni 100 märkeruutu ning klõpsake nuppu OK.

Loendiüksuste redigeerimine

Märkus. : Redigeerida saab igat tüüpi loendit vormis, tabelis või päringutulemite komplektis. Vormid tuleb avada vormi- või sirvimisvaates, tabelid ja päringutulemite komplektid tuleb avada andmelehevaates. Pidage meeles, et andmebaasi looja või IT-osakond saab selle käsu keelata nii, et see pole kogu aeg saadaval.

  1. Avage loendit sisaldav vorm, tabel või päringutulemite komplekt.

  2. Paremklõpsake loendit, mida soovite redigeerida ning klõpsake käsku Redigeeri loendiüksust.

    Kuvatakse dialoogiboksi või andmesisestusvormi. Kuvatav ekraan sõltub loenditüübist, mida soovite redigeerida. Access kasutab kahte peamist loenditüüpi – väärtusloendid ja otsinguloendid. Väärtusloendid kuvavad käsitsi sisestatavate üksuste komplekti, otsinguloendid kasutavad päringut ühest või enamast tabelist andmete toomiseks. Tehke ühte järgmistest.

    • Kui redigeerite väärtusloendit, kasutage loendiandmete redigeerimiseks dialoogiboksi Loendiüksuste redigeerimine ning klõpsake nuppu OK, kui olete lõpetanud.

    • Kui redigeerite otsinguloendit, kuvatakse andmesisestusvormi. Loendiandmete redigeerimiseks kasutage seda vormi.

Lehe algusse

Otsinguvälja üksuste redigeerimine

Otsinguväljal on andmeteloend, millest kasutajad saavad valida üksusi. Otsinguloendeid saab luua kahte tüüpi.

  • Väärtuseloendid.    Sisaldab püsiprogrammeeritud väärtuste komplekti, mis sisestatakse käsitsi. Väärtused paiknevad otsinguvälja atribuudis Reaallikas.

  • Otsinguloendid.    Need loendid kasutavad päringuid teistest tabelitest väärtuste toomiseks. Välja atribuut Reaallikas sisaldab päringut, mitte püsiprogrammeeritud väärtuseloendit.

Vaikimisi kuvab Access otsinguandmeid ripploendis, määrata saab ka loendiboksi juhtelemendi. Ripploend avatakse loendi kuvamiseks, kui olete valiku teinud, siis ripploend suletakse. Loendiboks jääb aga avatuks kogu aeg.

Accessi vanemaid versioone, kui teil on vaja otsinguvälja üksuste redigeerimine pidite välja sisalduvaid tabeli leidmiseks. Kui välja väärtuste loend, pidite Reaallikas välja üksuste redigeerimine. Kui välja kasutada päringut, tuli leida päringus viidatud tabel ja otse selle andmeallika tabelis andmeid redigeerida. Office Access 2007abil saate käivitada käsk Redigeeri loendiüksusi või saate redigeerida otse Reaallikas või lähtetabel andmed. Käsu Redigeeri loendiüksusi kasutamise kohta leiate teemast loendi abil andmete sisestamine, selle artikli. Selle jaotise juhised selgitavad üksuste otse Reaallikas või lähtetabel redigeerimine. Selle toimingu sooritamiseks mitme üldiseid juhiseid.

  • Tuvastage otsinguväli. Vormiga töötamisel on protsess veidi erinev kui tabeliga töötamisel.

  • Tuvastage otsinguvälja tüüp – väärtusloend või otsinguloend. Kui kasutate otsinguloendit, tuvastage lähtetabel, millest otsinguväli saab oma andmed.

  • Redigeerige väärtusloendi üksusi.

    või

    Avage otsinguloendi lähtetabel ja redigeerige sealseid andmeid.

Otsinguvälja tuvastamine vormis

  1. Paremklõpsake navigeerimispaanil vormi ja klõpsake käsku Kujundusvaade.

    või

    Kui vorm on juba avatud, saate paremklõpsata vormi vahekaarti ning klõpsata kiirmenüü käsku Kujundusvaade.

    või

    Klõpsake vahekaardil Avaleht jaotise Vaade nuppu Vaade väljalülitamiseks Saadaolevad vaated . Teise võimalusena saate nupu Vaadeall olevat noolt ja valige üks järgmistest Saadaolevad vaated menüüst.

    Accessi menüülindi pilt

  2. Paremklõpsake loendiboksi või liitboksi juhtelementi ja klõpsake käsku Atribuudid.

  3. Atribuudilehel klõpsake vahekaarti Kõik ning leidke atribuudid Reaallika tüüp ja Reaallikas. Atribuut Reaallika tüüp peaks sisaldama väärtust Väärtusteloend või Tabel/päring; atribuut Reaallikas peab sisaldama semikoolonitega eraldatud üksuste loendit või päringut. Vajadusel suurendage atribuudilehte, et lugeda tervet üksusteloendit või päringut.

    Tavaliselt kasutavad selle lihtsa süntaks: "üksuse";" üksuse";" üksuse" "

    Sel juhul on loend üksustekomplekt, mida ümbritsevad jutumärgid ja eraldavad semikoolonid.

    Valikupäringute kasutage järgmist süntaksit põhilised: VALIGE [tabeli_või_päringu_nimi]. [ välja_nimi] FROM [tabeli_või_päringu_nimi].

    Sellel juhul sisaldab päring kahte klauslit: SELECT (vali) ja FROM (kuni). Esimene klausel viitab tabelile või päringule ja selles tabelis või päringus olevale väljale. Teine klausel viitab ainult tabelile või päringule. Tuleks silmas pidada järgmist: SELECT-klauslid ei pruugi sisaldada tabeli või päringu nime, kuid nad sisaldavad vähemalt ühe välja nime. Kõik FROM-klauslid aga peavad viitama tabelile või päringule. Nii leiate FROM-klauslit lugedes alati otsinguvälja lähtetabeli või lähtepäringu.

  4. Tehke ühte järgmistest.

    • Kui kasutate väärtusloendit, redigeerige üksusi loendis. Ümbritsege iga üksus kindlasti jutumärkidega ja eraldage iga üksus semikooloniga.

    • Kui otsinguloendi päring viitab teisele päringule, avage navigeerimispaanil teine päring kujundusvaates (paremklõpsake päringul ja klõpsake käsku Kujundusvaade). Jätke meelde päringukujundaja ülaservas kuvatav tabeli nimi ja asuge järgmise juhise juurde.

      või

      Kui otsinguvälja päring viitab tabelile, jätke meelde tabeli nimi ja jätkake järgmise juhisega.

  5. Tabeli avamiseks andmelehevaates topeltklõpsake navigeerimispaanil tabelit ja redigeerige loendiüksusi.

Otsinguvälja tuvastamine tabelis

  1. Paremklõpsake navigeerimispaanil tabelit ja klõpsake käsku Kujundusvaade.

  2. Päringu kujundusruudustiku ülaserva veerus Andmetüüp klõpsake või valige muul viisil fookusesse soovitud teksti-, numbri- või jah/ei-väli.

  3. Tabeli kujundusruudustiku allservas klõpsake vahekaarti Otsing ning vaadake atribuute Reaallika tüüp ja Reaallikas.

    Atribuut Reaallika tüüp peab sisaldama väärtust Väärtusteloend või Tabel/päring. Atribuut Reaallikas peab sisaldama väärtusloendit või päringut.

    Kasutavad selle lihtsa süntaks: "üksuse";" üksuse";" üksuse" "

    Sel juhul on loend üksustekomplekt, mida ümbritsevad jutumärgid ja eraldavad semikoolonid.

    Tavaliselt mäluvärskendust kasutage järgmist süntaksit põhilised: VALIGE [tabeli_või_päringu_nimi]. [ välja_nimi] FROM [tabeli_või_päringu_nimi].

    Sellel juhul sisaldab päring kahte klauslit: SELECT (vali) ja FROM (kuni). Esimene klausel viitab tabelile või päringule ja selles tabelis või päringus olevale väljale. Teine klausel viitab ainult tabelile või päringule. Tuleks silmas pidada järgmist: SELECT-klauslid ei pruugi sisaldada tabeli või päringu nime, kuid nad sisaldavad vähemalt ühe välja nime. Kõik FROM-klauslid aga peavad viitama tabelile või päringule. Nii leiate FROM-klauslit lugedes alati otsinguvälja lähtetabeli või lähtepäringu.

  4. Tehke ühte järgmistest.

    • Kui kasutate väärtusloendit, redigeerige üksusi loendis. Ümbritsege iga üksus kindlasti jutumärkidega ja eraldage iga üksus semikooloniga.

    • Kui otsinguvälja päring viitab teisele päringule, avage navigeerimispaanil teine päring kujundusvaates (paremklõpsake päringul ja klõpsake käsku Kujundusvaade). Jätke meelde päringukujundaja ülaservas kuvatav tabeli nimi ja asuge järgmise juhise juurde.

      või

      Kui otsinguvälja päring viitab tabelile, jätke meelde tabeli nimi ja jätkake järgmise juhisega.

  5. Tabeli avamiseks andmelehevaates topeltklõpsake navigeerimispaanil tabelit ja redigeerige loendiüksusi.

Lehe algusse

Nullpikkusega stringide sisestamine

Access eristab kahte tüüpi tühja väärtust: tühiväärtust ja nullpikkusega stringe. Tühiväärtused viitavad tundmatule väärtusele, nullpikkusega stringid viitavad tühikutega väljadele. Teil on näiteks klienditeabe tabel, millel on faksinumbri väli. Välja saab jätta tühjaks, kui te pole kliendi faksinumbris kindel. Sel juhul sisestab välja tühjaksjätmine tühiväärtuse, mis tähendab, et te ei tea väärtust. Kui saate hiljem teada, et kliendil pole faksi, saate väljale sisestada nullpikkusega stringi, mis näitab, et te teate, et väärtust ei ole.

Märkus. : Pidage meeles, et saate määrata atribuudi, mis takistab väljad tühjad väärtused. Selle atribuudi määramise kohta leiate lisateavet teemast Kuidas andmetüübid mõjutavad seda, kuidas andmeid sisestada, selle artikli.

  1. Avage tabel andmelehevaates või vorm vormi- või sirvimisvaates.

  2. Valige soovitud väli ning tippige kaks jutumärki, mille vahel pole tühikuid ("").

  3. Muudatuste kinnitamiseks andmebaasi liigutage kursor teise kirjesse. Vaikimisi kaovad jutumärgid.

Lehe algusse

Kirjete lisamine andmete kogumise funktsiooniga

Access 2007 on uus funktsioon, mis võib olla kasulik, kui soovite meilitsi jõudlusandmeid koguda ja salvestada selle Accessi nimega. Saate häälestada andmete sisestamise vormi Microsoft Office Outlook 2007, saata meilisõnumina Koguge teavet, ja salvestada need andmed Accessi andmebaasi. Selgitatakse, kuidas kasutada funktsiooni andmete kogumine on selles artiklis ei käsitleta.

Andmete kogumine kasutamise kohta leiate artiklist meilisõnumite abil andmete kogumine.

Lehe algusse

Kirjete lisamine importides või andmetele linkides

Importida või linkida saab andmeid erinevatest allikatest nagu teistest Accessi andmebaasidest, Exceli tööraamatutest, tekstifailidest ja Wordi dokumentidest ning loenditest serverites, mis kasutavad teenust Microsoft Windows SharePoint Services 2.0 või uuemat versiooni.

Nende andmeallikate importimist ja linkimist selles artiklis ei käsitleta. Importimise ja linkimise kohta leiate teavet järgnevatest linkidest.

Lehe algusse

Kirjete lisamine teisest andmebaasist lisanduspäringuga

Lisanduspäring lisab kirjete rühma ühest või enamast lähteandmebaasi tabelist ühte või enamasse sihtandmebaasi tabelisse. Näiteks saate uusi kliente ja andmebaasi, mis sisaldab teavet nende klientide kohta. Uute andmete käsitsi sisestamise vältimiseks saate selle andmebaasis vastavasse tabelisse või tabelitesse lisada. Lisanduspäringuid saab kasutada veel järgmiselt.

  • Kriteeriumidel põhinevad lisandusväljad. Näiteks soovite lisada ainult väljapaistvate tellimustega klientide nimed ja aadressid.

  • Kirjete lisamine, kui mõned ühe tabeli väljad ei esine teises tabelis. Näiteks on teie klienditabelis 11 välja ja teise andmebaasi klienditabelis on 9 välja, mis vastavad esimese klienditabeli 11 väljale. Lisanduspäringut kasutades saate lisada sobivate väljade andmed ja teisi välju ignoreerida.

Lisanduspäringu loomisel on järgmised sammud.

  • Avage andmebaas, source (andmebaas, mis sisaldab lisatavaid kirjeid) ja Looge valikupäring, mis tagastab kirjed, mida soovite lisada.

  • Teisendage valikupäring lisanduspäringuks.

  • Lisage lisanduspäringule sihttabelid ja -väljad. Kui lisandate kirjeid teise andmebaasi, avage esmalt see andmebaas ja seejärel valige tabelid.

  • Käivitage päring kirjete lisamiseks.

Märkus. : Varundage andmed enne alustamist. Kui teete vea, saate lisatud kirjed sihttabelist kustutada – suure hulga kirjete käsitsi kustutamine on aeganõudev tegevus. Varukoopiaga saab tekkinud vea väikese ajakuluga parandada.

Valikupäringu loomine

  1. Avage lähteandmebaas – lisandatavaid kirjeid sisaldav andmebaas.

  2. Klõpsake menüü Loo jaotises Muu nuppu Päringukujundus.

    Accessi menüülindi pilt

    Kuvatakse päringu kujundusruudustik ning dialoogiboks Tabeli kuvamine.

  3. Valige tabel, mis sisaldab lisatavaid kirjeid, klõpsake nuppu Lisa ning seejärel nuppu Sule.

    Tabelit kuvatakse aknana päringu kujundusruudustiku ülaservas. Aknas loendatakse kõik tabeli väljad. Alloleval pildil näete tavalist tabelit päringukujundajas.

    Tabel päringukujundajas

  4. Lohistage tabelist lisandatavad väljad päringu kujundusruudustiku alumise jaotise reale Väli.

    Alumises jaotises saate lisada iga veeru kohta ühe tabelivälja. Kõigi väljade kiireks lisamiseks klõpsake tabeliväljade loendi ülaosas tärni (*). Järgmisel joonisel on päringukujundaja mitme lisatud tabeliväljaga.

    Päring koos kujundusruudustikus oleva kolme väljaga

    Joonisel on päringukujundaja kõigi lisatud väljadega.

    Päringu kõik tabeli väljad.

  5. Klõpsake menüü Kujundus jaotises Tulemid nuppu Käivita.

    Kontrollige, kas päring tagastas kirjed, mida soovisite lisandada. Vajadusel saate tühjendada ruudu Kuva või vajutada soovimatute väljade eemaldamiseks kustutusklahvi (DELETE). Kujundusruudustikku saate lohistada ka lisavälju, kuni olete päringu tulemitega rahul.

  6. Jätkake järgmiste juhistega.

Päringu teisendamine lisanduspäringuks

  • Klõpsake menüü Kujundus jaotises Päringutüüp nuppu Lisa lõppu.

  • Saate kirjeid ühest tabelist teise samas andmebaasis või mõne muu andmebaasi tabelisse kirjete lisamiseks.

Kirjete lisandamine sama andmebaasi tabelisse

  1. Klõpsake dialoogiboksis Lisamine raadionuppuPraegune andmebaas (kui see pole juba valitud) ja valige loendist Tabeli nimi sihttabel.

  2. Klõpsake nuppu OK.
    Eelmises jaotises etapis 4 lisasite osaliselt või tervenisti lähtetabel väljad päringu kujundusruudustikku. Kui lisasite juhise terve tabel, lisab Access nüüd terve sihttabeli Lisa rida, nagu on näidatud siin.
    Kahe tabeli kõiki välju hõlmav lisanduspäring
    - või -
    kui lisasite üksikuid välju etapis 4 eelmises jaotises ning väljade nimed lähte-kui ka kattuvad, Access lisab automaatselt sihtkoha väljanimesid real Lisa nagu siin näidatud.
    Vastenduvate väljadega lisanduspäring
    - või -
    kui lisasite üksikuid välju ja mõned või kõik lähte-kui ka tabelite nimed ei ühti, Access jätab sobimatud väljad real Lisa tühjaks. Klõpsake igat tühja välja ja valige soovitud loend, nagu on näidatud siin.
    Lisanduspäringu sihtväljade valimine

  3. Muudatuste eelvaate kuvamiseks klõpsake nuppu Vaade.

  4. Naaske kujundusvaatesse ja klõpsake kirjete lisandamiseks nuppu Käivita.

Kirjete lisandamine muu andmebaasi tabelisse

  1. Klõpsake dialoogiboksis Lisamine raadionuppu Muu andmebaas.

  2. Tippige väljale Faili nimi sihtandmebaasi asukoht ja nimi.

  3. Tippige väljale Tabeli nimi sihttabeli nimi ja seejärel klõpsake nuppu OK.

    või

    Klõpsake nuppu Sirvi ja kasutage sihtandmebaasi leidmiseks teist dialoogiboksi Lisamine. Pärast sihtandmebaasi leidmist ja valimist klõpsake nuppu OK. Seda tehes suletakse teine dialoogiboks. Sisestage esimeses dialoogiboksis väljale Tabeli nimi sihttabeli nimi ja seejärel klõpsake nuppu OK.

    Tippige sihttabeli nimi ja klõpsake nuppu OK, see sulgeb esimese dialoogiboksi Lisamine.

    Eelmise jaotise 4. juhises lisasite päringu kujundusruudustiku reale Väli osa või kõik lähtetabeli väljad. Kui lisasite terve tabeli, lisab Access nüüd terve sihttabeli reale Lisa, vt järgnevat pilti.

    Kahe tabeli kõiki välju hõlmav lisanduspäring

    või

    Kui lisasite 4. juhises üksikud väljad ning lähte- ja sihttabelite nimed on vastavuses, lisab Access sihtväljade nimed automaatselt reale Lisa, vt järgnevat pilti.

    Vastenduvate väljadega lisanduspäring

    või

    Kui lisasite üksikud väljad ja mõned või kõik lähte- ja sihttabelite nimed ei kattu, jätab Access vastuolus olevad väljad real Lisa tühjaks. Klõpsake igal tühjal väljal ja valige kuvatavast loendist sobiv sihtväli, vt järgnevat pilti.

    Lisanduspäringu sihtväljade valimine

  4. Muudatuste eelvaate kuvamiseks klõpsake nuppu Vaade.

  5. Aktiveerige kujundusvaade ja klõpsake kirjete lisandamiseks nuppu Käivita.

Lehe algusse

Aja säästmise meetodid andmete sisestamisel

Accessis on mitu meetodit andmesisestusprotsessi kiirendamiseks. Järgnevas jaotises kirjeldatud protseduurid selgitavad vormides väljadele ja loenditele vaikeväärtuste määramist ning kiirklahvide kasutamist väärtuste uuestikasutamiseks andmete sortimisel.

Välja või juhtelemendi vaikeväärtuse määramine

Kui suur hulk kirjeid jagab antud väljal samu väärtusi (nt linn või maa/regioon), saate aega kokku hoida, määrates vaikeväärtuse selle väljaga seotud juhtelemendile. Kui avate vormi või loote uue kirje, kuvatakse selles juhtelemendis vaikimisi teie vaikeväärtust.

Juhtelemendi vaikeväärtuse määramine

  1. Avage tabel kujundusvaates.

  2. Paremklõpsake soovitud juhtelementi ja seejärel käsku Atribuudid.

  3. Määrake vahekaardi Andmed atribuudi Vaikeväärtus soovitud väärtus.

  4. Uue vaikeväärtuse määramiseks korrake juhiseid 1-3.

Teise väärtuse määramine

  • Sisestage tekstiväljal oleva väärtuse jaoks uued andmed (vaikeväärtuse saab alati üle kirjutada);

    või

  • valige loendiväärtuse jaoks loendist uus väärtus.

Väärtuste uuestikasutamine sortimisel

Kui liigute kirjete vahel, võib teil olla tarvis sortida igat kirjet sama väärtusega. Säästate aega, kasutades kiirklahve selle sortimisväärtuse kordamiseks. Näiteks sortides tellimuste loendit tootetüübi järgi. Esimesse kirjesse tipite karastusjoogid, et sortida tellimusi, kus kliendid ostsid karastusjooke. Kui liigute järgmisele kirjele, saate seda sortimisväärtust kopeerida ja uuesti kasutada.

Märkus. : Järgmised juhised eeldavad, et vorm on avatud vormivaates.

  1. Liikuge väljale, mis kasutab uuesti eelmise kirje vastava välja väärtust.

  2. Vajutage klahvikombinatsiooni CTRL+' (ülakoma).

Lehe algusse

Märkus. : Masintõlke lahtiütlus. Selle artikli tõlkis arvutisüsteem ilma inimese sekkumiseta. Microsoft pakub selliseid masintõlkeid, et inglise keelt mittekõnelevad kasutajad saaksid vaadata sisu Microsofti toodete, teenuste ja tehnoloogiate kohta. Kuna artikkel on masintõlgitud, võib see sisaldada sõnavara-, süntaksi- või grammatikavigu.

Täiendage oma oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×