Aruanded pakuvad võimalust Microsoft Accessi andmebaasi teabe vaatamiseks, vormindamiseks ja kokkuvõtmiseks tavaliselt aruandeid. Näiteks võite luua kõigi oma kontaktide telefoninumbrite kuvamiseks lihtsa aruande või eri regioonide ja ajaperioodide kogukäibe kohta kokkuvõttearuande.
Sellest artiklist leiate ülevaate rakenduse Accessi aruannetest. Samuti selgitatakse aruande loomise ja andmete sportimise, rühmitamise ja summeerimise põhialuseid ning seda, kuidas aruande eelvaadet kuvada ning aruannet printida.
Selle artikli teemad
Ülevaade Accessi aruannetest
Mida saate aruandega teha?
Aruanne on andmebaasiobjekt, mida on mugav kasutada siis, kui soovite esitada oma andmebaasi teave järgmistel eesmärkidel:
-
andmete kokkuvõtte kuvamine või levitamine;
-
andmete hetktõmmiste arhiivimine;
-
üksikkirjete kohta üksikasjade pakkumine;
-
siltide loomine.
Aruande osad
Kuigi on võimalik luua nö sidumata aruandeid, kus ei kuvata andmeid, eeldame selle artikli kontekstis, et aruanne on seotud andmeallikaga (nt tabeli või päringuga). Aruande kujundus on jagatud osadeks, mida saate kujundusvaates kuvada. Iga osa toimimise mõistmine aitab luua paremaid aruandeid. Näiteks osa (või jaotis), kuhu soovite paigutada arvutatud juhtelemendi, määratleb, kuidas Access tulemeid arvutab. Järgmine loend on jaotisetüüpide ja nende kasutuse kokkuvõte.
|
Jaotis |
Jaotise kuvamiskoht printimisel |
Jaotise kasutuskoht |
|---|---|---|
|
Aruande päis |
Aruande alguses. |
Päises saate kuvada teabe, mis tavaliselt kuvatakse tiitellehel (nt logo, pealkiri, kuupäev). Kui paigutate aruande päisesse arvutatud juhtelemendi, mis kasutab kokkuvõttefunktsiooni Sum (Summa), arvutatakse summa kogu aruande kohta. Aruande päis prinditakse enne lehe päist. |
|
Lehe päis |
Iga lehekülje ülaosas. |
Lehe päist saate kasutada aruande pealkirja paigutamiseks igale leheküljele. |
|
Rühma päis |
Iga uue kirjerühma alguses. |
Rühma päist saate kasutada rühma nime printimiseks. Näiteks toodete järgi rühmitatud aruandes saate printida rühmapäisena toote nime. Kui paigutate rühmapäisesse summa kokkuvõttefunktsiooni kasutava arvutatud juhtelemendi, moodustatakse summa selle rühma kohta. Aruanne võib sisaldada mitut rühmapäise osa, sõltuvalt kasutatavatest rühmatasemete arvust. Lisateavet rühma päise ja jaluse loomise kohta leiate teemast Rühmitamise, sortimise või kokkuvõtete lisamine. |
|
Üksikasjad |
Kuvatakse üks kord kirjeallika iga rea kohta. |
Sellesse ossa paigutatakse juhtelemendid, mis moodustavad aruande põhiosa. |
|
Rühma jalus |
Iga kirjerühma lõpus. |
Rühma jalust saate kasutada rühma kokkuvõtva teabe printimiseks. Aruanne võib sisaldada mitut rühmajaluse osa, sõltuvalt kasutatavatest rühmatasemete arvust. |
|
Lehe jalus |
Iga lehekülje lõpus. |
Lehe jalust saate kasutada leheküljenumbrite või vastava lehekülje teabe kuvamiseks. |
|
Aruande jalus |
Aruande lõpus. Märkus.: Kujundusvaates kuvatakse aruande jalus allpool lehe jalust. Kõigis muudes vaadetes aga (nt küljendivaates või aruande eelvaate kuvamisel või printimisel) asub aruande jalus lehe jaluse kohal, kohe pärast viimast rühma jalust või üksikasjarida viimasel lehel. |
Aruande jalust saate kasutada aruande kokkuvõtete või muu kogu aruannet kokkuvõtva teabe kuvamiseks. |
Veendute, et mõtestatud aruannete loomine on palju hõlpsam, kui andmebaasi tabelite struktuur ja seosed on hästi kujundatud. Andmebaasi plaanimise ja kujundamisega tutvumiseks vt teemat Andmebaasikujunduse alused.
Aruande loomine Accessis
Accessi töölauaandmebaasi kohta aruannete loomiseks tehke järgmist.
1. juhis: kirjeallika valimine
Aruande kirjeallikas võib olla tabel, nimega päring või manustatud päring. Kirjeallikas peab sisaldama kõiki aruandes kuvatavaid andmeridu ja -veerge.
-
Kui andmed sisalduvad olemasolevas tabelis või päringus, valige navigeerimispaanil tabel või päring jätkake 2. juhisega.
-
Kui kirjeallikat pole veel olemas, tehke ühte järgmistest.
-
Jätkake 2. juhisega ja kasutage tööriista Tühi aruanne,
või
-
Looge nõutavaid andmeid sisaldav tabel(id) või päring. Valige navigeerimispaanil päring või tabel ja jätkake 2. juhise juurde.
-
2. juhis: aruanderiista valimine
Aruanderiistad asuvad lindi menüü Loo jaotises Aruanded. Järgmises tabelis kirjeldatakse saadaolevaid valikuid.
|
Tööriist |
Kirjeldus |
|---|---|
|
Aruanne |
Loob lihtsa tabelaruande, mis sisaldab kõiki navigeerimispaanil valitud kirjeallika välju. |
|
Aruande kujundamine |
Avab tühja aruande kujundusvaates; saate sinna lisada nõutavad väljad ja juhtelemendid. |
|
Tühi aruanne |
Avab küljendusvaates tühja aruande ja kuvab väljaloendi, kust saate aruandesse välju lisada. |
|
Aruandeviisard |
Kuvab mitmeetapilise viisardi, mille abil saate määrata välju, rühmitamise/sortimise tasemeid ja küljendussuvandeid. |
|
Sildid |
Kuvab viisardi, mis võimaldab valida standardseid või kohandatud sildisuurusi ja kuvatavaid välju ning nende sortimisviisi. |
3. juhis: aruande loomine
-
Klõpsake soovitud tööriista. Järgige kuvatava viisardi juhiseid ja klõpsake viimasel lehel nuppu Valmis.
Access kuvab aruande küljendivaates. -
Vormindage aruannet soovitud ilme saavutamiseks.
-
Väljade ja siltide suuruse muutmiseks valige need ja lohistage neid servast kuni soovitud suuruse saavutamiseni.
-
Välja teisaldamiseks valige see (olemasolu korral koos sildiga) ja lohistage uude asukohta.
-
Paremklõpsake välja ja kasutage kiirmenüü käske lahtrite ühendamiseks või tükeldamiseks, väljade kustutamiseks või valimiseks ning muude vormindamistoimingute tegemiseks.
Aruande pilkupüüdvuse ja loetavuse edasiseks parandamiseks saate kasutada järgnevalt kirjeldatud funktsioone.
-
Rühmitamise, sortimise või kokkuvõtte lisamine
Kiireim moodus rühmitamise, sortimise või kokkuvõtte lisamiseks töölauaandmebaasi aruandesse on paremklõpsata välja, mida soovite rühmitada, sortida või millele soovite rakendada kokkuvõtet, ja seejärel klõpsata kiirmenüüs soovitud käsku.
Küljendi- või kujundusvaates avatud aruande puhul saate rühmitamise, sortimise või kokkuvõtte lisamiseks saate kasutada ka paani Rühmitamine, sortimine ja kogusumma:
-
Kui paan Rühmitamine, sortimine ja kokkuvõte pole veel avatud, klõpsake menüü Aruande kujundus jaotises Rühmitamine ja kokkuvõtted nuppu Rühmita & sortimine.
-
Klõpsake nuppu Lisa rühm või Lisa sortimine ja valige rühmitatav või sorditav väli.
-
Muude suvandite määramiseks ja kokkuvõtete lisamiseks klõpsake rühmitataval või sorditaval real nuppu Veel.
Lisateavet rühmitamise, sortimise ja kokkuvõtete kohta leiate teemast Rühmitatud või kokkuvõttearuande loomine.
Tingimusvormingu abil andmete esiletõstmine
Access sisaldab tööriistu aruande andmete esiletõstmiseks. Tingimusvormingu reegleid saate lisada igale juhtelemendile või juhtelementide rühmale ning kliendiaruannetes saate andmete võrdlemiseks lisada ka andmeribasid.
Tingimusvormingu lisamiseks juhtelementidele tehke järgmist.
-
Paremklõpsake aruannet navigeerimispaanil ja klõpsake käsku Küljendivaade.
-
Valige nõutavad juhtelemendid ja klõpsake menüü Vorming jaotises Juhtelemendi vorming nuppu Tingimusvorming.
Näpunäide.: Mitme juhtelemendi valimiseks hoidke all juhtklahvi (CTRL) ja klõpsake juhtelemente.
-
Klõpsake dialoogiboksis Tingimusvormingureeglite haldur nuppu Uus reegel.
-
Valige dialoogiboksi Uus vormindusreegel jaotises Reeglitüübi valimine soovitud väärtus:
-
Iga üksikkirje puhul väärtustatava reegli loomiseks valige suvand Kontrolli praeguse kirje väärtusi või kasuta avaldist.
-
Andmeribade abil kirjeid üksteisega võrdleva reegli loomiseks klõpsake suvandit Võrdle muude kirjetega.
-
-
Määrake jaotises Reeglikirjelduse redigeerimine vormingu rakendamise reegel ja rakendatav vorming ja seejärel klõpsake nuppu OK.
-
Samale juhtelemendile või nende kogumile järgmise reegli loomiseks korrake toiminguid alates 4. juhisest.
Värvi ja fontide kohandamine
Värvi ja fontide kohandamiseks proovige sätte Rakenduse kujundus suvandeid.
-
Avage aruanne küljendivaates, paremklõpsates seda navigeerimispaanil ja klõpsates siis käsku Küljendivaade.
-
Efektide eelvaate kuvamiseks klõpsake menüüs Aruande paigutuse kujundus nuppu Kujundused ja osutage kursoriga galerii erinevatele kujundustele. Kujunduse valimiseks klõpsake seda ja seejärel salvestage aruanne.
-
Värvide ja fontide eraldi määramiseks kasutage galeriisid Värvid ja Fondid.
Logo või taustpildi lisamine
Saate lisada aruandesse logo või taustpildi ja pildi värskendamisel värskendatakse automaatselt kõik kohad, kus seda pilti andmebaasis kasutatakse.
Pildi lisamiseks või eemaldamiseks tehke järgmist.
-
Paremklõpsake navigeerimispaanil aruannet ja klõpsake käsku Küljendivaade.
-
Klõpsake aruandes kohta, kuhu soovite pildi lisada, ja klõpsake menüü Aruande küljendikujundus jaotises Päis/jalus nuppu Logo.
-
Liikuge pildi juurde ja klõpsake nuppu Ava. Access lisab pildi aruandesse.
-
Pildi eemaldamiseks paremklõpsake seda ja klõpsake kiirmenüü käsku Kustuta.
Taustpildi lisamiseks tehke järgmist.
-
Paremklõpsake navigeerimispaanil aruannet ja klõpsake käsku Küljendivaade.
-
Klõpsake menüü Vorming jaotises Taust nuppu Taustpilt.
-
Valige loendist Pildigalerii pilt või klõpsake nuppu Sirvi, valige pilt ja seejärel klõpsake nuppu OK.
Aruande eelvaate kuvamine ja printimine
Aruande eelvaate kuvamine
-
Paremklõpsake aruannet navigeerimispaanil ja klõpsake käsku Prindieelvaade. Menüü Prindieelvaade nuppude abil saate teha järgmist:
-
printida aruannet;
-
muuta lehekülje suurust või paigutust;
-
suumida lehekülge või kuvada mitu lehekülge korraga;
-
värskendada aruande andmeid;
-
eksportida aruande muusse failivormingusse.
-
-
Klõpsake nuppu Sule prindi eelvaade.
Aruande printimine
Aruande printimiseks ilma eelvaadet kuvamata tehke järgmist.
-
Paremklõpsake aruannet navigeerimispaanil ja klõpsake käsku Prindi. Aruanne saadetakse teie vaikeprinterisse.
Märkus.: Kui valite aruande navigeerimispaanil ja klõpsate menüü Fail nuppu Prindi, saate valida täiendavaid printimissuvandeid (nt lehtede ja eksemplaride arvu) ja määrata printeri.
-
Printeri valimist, koopiate arvu jms määramist võimaldava dialoogiboksi avamiseks klõpsake nuppu Prindi.
-
