Accessi andmete eksportimine Wordi dokumenti

Andmete eksportimiseks rakenduse Microsoft Access 2010 andmebaasist rakenduse Microsoft Word 2010 dokumenti kasutage rakenduse Access 2010 ekspordiviisardit. Selles artiklis kirjeldatakse eksporditoimingu ülevaadet, selgitatakse, kuidas kasutada ekspordiviisardit ja kuidas ekspordisätet salvestamise teel korduvalt kasutada.

Selle artikli teemad

Ülevaade

Accessi andmete eksportimine Wordi

Wordi eksporditud Accessi väärtuste kuvamine

Lehe algusesse

Ülevaade

Mis juhtub eksporditavate andmetega?

Kui ekspordite Accessi ekspordiviisardi abil andmeid Accessi andmebaasist rakenduse Word 2010 dokumenti, loob Access andmete koopia Microsoft Wordi rtf-failina (*.rtf). Ekspordiprotsessi käigus kopeeritakse siiski ainult Accessi tabelite, päringute ja vormide nähtavad väljad ja kirjed. Seejärel kuvatakse need Wordi dokumendis tabelina. Kui rakendatud filtrite tõttu on mõni väli või kirje peidetud, siis ekspordiviisard selliseid andmeid ei ekspordi. Aruande eksportimisel kopeeritakse nii andmed kui ka nende paigutus, et tulemus oleks võimalikult sarnane algse aruande vorminguga.

Märkus. : Accessi andmebaasi ega tabelit ei saa käsu Salvesta nimega abil Wordi dokumendina salvestada.

Milliseid andmeid saab eksportida?

Eksportida saab Accessi tabeli, päringu, vormi või aruande andmeid. Eksportida saab ka ainult vaates valitud kirjed. Kui ekspordite vormi või andmelehe, mis sisaldab alamvorme või alamandmelehti, eksporditakse ainult põhivorm või põhiandmeleht. Eksportimistoimingut tuleb korrata igal alamvormil ja alamandmelehel, mida soovite Wordis kuvada. Seevastu aruande eksportimisel eksporditakse koos põhiaruandega ka kõik sellega kaasnevad alamvormid ja alamaruanded. Makrosid ja mooduleid ei saa eksportida.

Andmete eksportimine olemasolevasse Wordi dokumenti

Kui ekspordite Accessi andmeid esimest korda ekspordiviisardi abil, eksporditakse andmed uude Wordi dokumenti. Andmete teisaldamiseks mõnda muusse olemasolevasse Wordi dokumenti peate andmed valima ja kopeerima ning seejärel need olemasolevasse Wordi dokumenti kleepima.

Lehe algusesse

Accessi andmete eksportimine Wordi

  1. Avage lähteandmebaas.

  2. Valige navigeerimispaanil objekt, mis sisaldab eksporditavaid andmeid.

    Eksportida saab tabeli, päringu, vormi või aruande.

  3. Vaadake lähteandmed läbi ja veenduge, et selles pole veanäidikuid (rohelised kolmnurgad) ega veaväärtusi (nt #Num).

    NB! : Kõik andmeallika lahendamata väärtusevead asendatakse Wordi dokumendis Tühi.

  4. Kui soovite eksportida ainult osa objekti andmetest, valige ainult eksporditavad kirjed.

  5. Klõpsake menüü Välisandmed jaotises Ekspordi nuppu Veel ja seejärel käsku Word.

    Märkus. : Eksportimise käsud on saadaval ainult siis, kui andmebaas on avatud ja mõni objekt on valitud.

  6. Määrake ekspordiviisardis sihtfaili nimi.

  7. Viisard ekspordib alati vormindatud andmeid. Kui soovite kuvada Wordi dokumendi kohe pärast eksporditoimingu lõpetamist, märkige ruut Pärast eksportimise lõpetamist ava sihtfail.

  8. Kui valisite eksporditavad kirjed enne eksporditoimingu alustamist, võite märkida ruudu Ekspordi ainult valitud kirjed. Kui soovite eksportida kõik selle vaate kirjed, jätke see ruut tühjaks.

    Märkus. : Kui kirjeid pole valitud, ei ole see märkeruut saadaval (on tuhm).

  9. Klõpsake nuppu OK.

  10. Kui lähtedokument on olemas, palutakse teil selle ülekirjutamine kinnitada, vajutades nuppu Jah. Kui soovite lähtefaili nime muuta, klõpsake nuppu Ei ning seejärel klõpsake uuesti nuppu OK.

Access ekspordib andmed ja avab sihtdokumendi Wordis, sõltuvalt viisardis määratud ekspordisuvanditest. Access kuvab viisardi viimasel lehel ka toimingu oleku. Kui soovite ekspordisätteid hilisemaks taaskasutamiseks salvestada, jätkate järgmiste juhistega.

Ekspordisätete salvestamine ja kasutamine Outlookis

Märkus. : Korduvate ekspordisätete jaoks tööülesande loomiseks peab teie arvutisse olema installitud Microsoft Outlook 2010.

Kui soovite käitada eksporditoimingut regulaarsete või korduvate intervallide järel, võib olla kasulik luua rakenduses Outlook 2010 tööülesande. Kui te ka tööülesannet ei loo, salvestab Access määrangu ikkagi.

  1. Märkige ekspordiviisardi viimasel lehel ruut Salvesta eksporditoimingud.

    Kuvatakse täiendavate juhtelementide komplekt.

  2. Säilitage väljal Salvesta nimega ekspordimäärangu nimi või vajadusel muutke seda.

  3. Võite ka tippida kirjelduse väljale Kirjeldus.

  4. Eksporditoimingu käivitamiseks fikseeritud intervallidega (nt iga nädal või iga kuu) märkige ruut Loo Outlooki tööülesanne. Nii loote rakenduse Outlook tööülesande, mis võimaldab teil määrangu edaspidi käivitada.

  5. Klõpsake nuppu Salvesta eksport.

Kui Outlook pole installitud ja klõpsate nuppu Salvesta eksport, kuvab Access tõrketeate.

Märkus. : Kui Outlook pole õigesti konfigureeritud, käivitub Microsoft Outlook 2010 käivitusviisard. Rakenduse Outlook konfigureerimiseks järgige viisardi juhiseid.

Outlooki tööülesande loomine

Outlooki tööülesande loomiseks valige Outlooki dialoogiboksis Ekspordinimi - tööülesanne.

  1. Vaadake üle tööülesande sätted (nt Alguskuupäev, Tähtaeg ja Meeldetuletus) ning vajadusel muutke neid.

    Ekspordiülesande korduvaks sündmuseks muutmiseks klõpsake nuppu Korduvus.

  2. Klõpsake nuppu Salvesta ja sule.

Salvestatud tööülesande käivitamine

  1. Klõpsake Outlooki navigeerimispaanil nuppu Tööülesanded ja seejärel topeltklõpsake tööülesannet, mille soovite käivitada.

  2. Klõpsake menüü Tööülesanne jaotises Microsoft Access nuppu Käivita eksport.

  3. Klõpsake dialoogiboksi Andmete eksportimine Microsoft Accessist nuppu OK.

  4. Sulgege dialoogiboks Ekspordiülesanne.

Lehe algusesse

Wordi eksporditud Accessi väärtuste kuvamine

Kui eksporditoimingul polnud eeldatud tulemust, saate järgmise tabeli abil kontrollida, kuidas Access erinevaid väärtusi Wordi ekspordib.

Accessi üksus

Wordi eksportimise tulemus

Väljanimed

Tabelitest, vormidelt ja päringutest eksporditud andmete väljanimed kuvatakse Wordi dokumendis tabeli esimesel real. Kui ekspordite aruande, siis väljanimede paigutus Wordi dokumendis erineb olenevalt aruande paigutusest.

Mitme väärtusega väljad

Väli, mis toetab mitut väärtust, eksporditakse Wordis ühte veergu. Väärtused eraldatakse komadega (,).

Pildid, objektid ja manused

Eksportimata jäävad graafikaelemendid: logod, andmed OLE-objektides ning manused, mis on osa lähteandmetest.

Diagrammid

Microsoft Graphi objekte ei ekspordita.

Avaldised

Avaldisi ei ekspordita, eksporditakse ainult avaldiste tulemid.

Alamvormid ja alamandmelehed

Eksporditakse ainult põhivorm või andmeleht, alamvorme ega alamandmelehti ei ekspordita. Peate eksportima iga alamvormi ja alamandmelehe eraldi. Accessi aruande vormiga sarnasuse saavutamiseks kopeeritakse nii andmed kui ka nende paigutus, v.a aruande eksportimisel.

Lehe algusesse

Täiendage oma oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×