Accessi andmebaasis valitud kirjete vaatamiseks filtri rakendamine

Filtreerimine on vajalik selleks, et kuvada ainult need andmed, mida soovite vaadata. Microsoft Accessi andmebaasi filtreid saate kasutada vormi, aruande, päringu või andmelehe kindlate andmete kuvamiseks või aruande, tabeli või päringu kindlate kirjete printimiseks.

Filtrit rakendades saate piirata vaates kuvatavate andmete hulka ilma vajaduseta muuta selle aluseks oleva päringu, vormi või aruande kujundust. Näiteks saate 100-lehelisest tooteloendist 50–100 € maksvate kaupade otsimise või ainult selliseid kaupu kuvava väiksema aruande loomise asemel rakendada andmetele filtri ja kuvada vaid need tabeli Tooted kirjed, mille välja Hind väärtus on vahemikus 50–100 €.

Artiklis kirjeldatakse Accessi filtritüüpe ja nende rakendamist, salvestamist ja eemaldamist. Artikkel keskendub filtrite kasutamisele programmi Access 2010 klientandmebaasis. Siin ei kirjeldata filtrite kasutamist veebiandmebaasis, kus nõudmised on teistsugused. Lisateavet filtrite kasutamise kohta muudes Office'i programmides, nt programmis Microsoft Excel 2010 või Microsoft Outlook 2010, leiate vastava programmi spikrist.

Selle artikli teemad

Filtrite vajalikkus

Filtritüübi valimine ja rakendamine

Tavafiltrid

Tavafiltri rakendamine

Valikfilter

Valikupõhise filtri rakendamine

Vormfilter

Vormfiltri rakendamine

Täpsem filter

Täpsema filtri rakendamine

Filtri eemaldamine või uuesti rakendamine

Filtri eemaldamine

Filtri salvestamine

Filtrite vajalikkus

Pärast filtri rakendamist sisaldab vaade ainult teie määratud väärtustega kirjeid, ülejäänud andmed jäävad peidetuks kuni filtri eemaldamiseni.

Märkus. : Avaldistega seotud andmeleheveerud ja vormide juhtelemendid ei toeta filtreerimist.

Filtreid on eri tüüpi ja neist mõne rakendamine ja eemaldamine on hõlbus. Programm Access 2010 iga vaade sisaldab mõnda tavafiltrit. Saadavate filtrikäskude valik sõltub välja väärtustest ja tüübist.

Näiteks kui soovite kuvada ainult nende isikute kirjeid, kelle sünnipäev on kindlas kuus, klõpsake tabeli veergu Sünnikuupäev ja menüü Avaleht jaotises Sortimine ja filtreerimine filtrinuppu ning klõpsake käsku Kuupäevafiltrid ja valige soovitud kuupäevavahemik.

Kuupäevavälja filtreerimine

1. Saadaolevad filtrid sõltuvad valitud veeru andmete tüübist.

2. Filter Kõik perioodi kuupäevad eirab kuupäevaväärtuste päeva ja aasta osa.

Selles filtreeritud vaates kuvatakse vaid need kirjed, mille välja Sünnikuupäev väärtuse kuu osaks on määratud aprill.

Filtriga Aprill filtreeritud veerg Sünnikuupäev

1. Veerupäise ja kirje navigeerimisriba filtriikoon osutab, et praegune vaade on filtreeritud veeru Sünnikuupäev alusel.

2. Hiirekursori libistamisel andmelehevaates üle veerupäiste kuvatakse praegune filtrikriteerium.

Märkus. :  Juba filtreeritud veerule uue filtri rakendamisel eelmine filter eemaldatakse automaatselt. Kuigi igal väljal toimib korraga vaid üks filter, saate määrata vaate igale väljale eri filtri.

Kui näiteks soovite kuvada nende Eestis elavate kontaktide nimesid, kelle sünnipäev on aprillis, saate filtreerida tabeli Kontaktid välja Riik/regioon ja ka välja Sünnikuupäev. Mitme välja filtreerimisel üksikvaates filtrite toimed liituvad loogikatehte AND abil:

RiikRegioon = EE AND month of Sünnikuupäev = aprill

Filtreerimata vaate juurde naasmiseks saate filtri eemaldada. Filtri eemaldamisel eemaldatakse see ajutiselt vaatest, võimaldades naasta algse, filtreerimata vaate juurde.

Filtreeritud ja filtreerimata vaadete vahetamiseks klõpsake menüü Avaleht jaotises Sortimine ja filtreerimine nuppu Lülita filter sisse/välja.

Filtri püsivaks eemaldamiseks saate filtri eemaldada. Filtrite eemaldamise kohta leiate teavet jaotisest Filtri eemaldamine.

Filtri sätted on jõus kuni objekti sulgemiseni, isegi juhul, kui aktiveerite objekti muu vaate. Teisisõnu, vormi filtreerimisel andmelehevaates jäävad filtri sätted jõusse ka vormi- või küljendivaates ja kehtivad kuni vormi sulgemiseni. Rakendatud filtriga objekti sulgemisel on filter objekti järgmisel avamisel saadaval. Lisateavet filtri salvestamise kohta leiate jaotisest Filtri salvestamine.

Lehe algusesse

Filtritüübi valimine ja rakendamine

Andmetüübi jaoks saate kasutada mitut kasutusvalmis filtrit. Need on saadaval andmelehe-, vormi-, aruande- ja küljendivaate menüükäskudena. Lisaks neile filtritele saate vormi või andmelehte filtreerida ka täites kindla vormi (vormfiltri).

Kui soovite rohkem paindlikkust ja valdate avaldiste kirjutamist, saate luua oma filtreid, kasutades dokumendivahekaardi Filter suvandeid.

Saate valida järgmisi filtritüüpe:

Tavafiltrid: kindlate väärtuste või väärtuste vahemiku filtreerimiseks.

Valikfilter: andmelehevaates tabeli kõigi selliste ridade filtreerimiseks, mis sisaldavad valitud väärtust.

Vormi alusel filtreerimine: vormi või andmelehe mitme välja filtreerimiseks või kindla kirje otsimiseks.

Täpsem filter: kohandatud filtrikriteeriumi järgi filtreerimiseks.

Märkus. : Kui filtrikäske ei kuvata üheski vaates, võib vormi või andmebaasi autor olla keelanud filtreerimise. Lisateabe saamiseks pöörduge andmebaasi autori poole.

Tavafiltrid

Tavafiltrid on kasutatavad kõigi väljatüüpide puhul peale OLE-objekti väljade ja arvutatud väärtusi kuvavate väljade. Saadaolevate filtrite loend sõltub valitud välja andmetüübist ja väärtustest.

Paremklõpsake filtreerimiseks kasutatavat välja. Mitme veeru või juhtelemendi järgi filtreerimiseks peate valima iga veeru või juhtelemendi eraldi või kasutama täpsema filtri suvandit. Lisateavet leiate artikli teemadest Vormi alusel filtreerimine ja Täpsemad filtrid.

Näiteks välja Sünnikuupäev jaoks saadavate filtrite kuvamiseks klõsake menüü Avaleht jaotises Sortimine ja filtreerimine nuppu Filter

Tavakuupäevafiltrid

Tavalise kuupäevafiltri näide

1. Kindlate väärtuste filtreerimiseks saate kasutada märkeruutude loendit. Loendis kuvatakse kõik parajasti väljal kuvatavad väärtused.

2. Väärtustevahemiku filtreerimiseks klõpsake ühte neist filtritest ja määrake vajalikud väärtused. Näiteks vahemikku tänasest kuupäevast kuni aasta lõpuni jäävate sünnipäevade kuvamiseks klõpsake käsku Vahemikus ja määrake dialoogiboksis Vahemik asjakohane algus- ja lõppkuupäev. Kõigi kindla kuupäevaga sünnipäevade kuvamiseks klõpsake soovitud kuupäeva ja kuvatakse kõik sellele kuupäevale langevad sünnipäevad.

Arvestage, et kuupäevavälja väärtused mõjutavad tüübikohaste filtrite loendit. Kui kuupäevavälja kõige hilisem väärtus langeb kahte viimasesse aastasse, kuvatakse pikem ja üksikasjalikum filtriloend. Kui välja kõik kuupäevaväärtused on vanemad kui kaks aastat, kuvatakse lühem filtriloend.

Pikk ja lühike tavakuupäevafiltrite loend

Pikk ja lühike tavakuupäevafiltrite loend

Märkus. : Tüübikohased filtrid pole saadaval Jah/Ei-, OLE-objekti ega manusväljade jaoks. Väärtusteloend pole saadaval memoväljade ega RTF-vorminguga väljade jaoks.

Tavafiltri rakendamine

  1. Avage tabel, vorm või aruanne ühes järgmistest vaadetest: andmelehe-, vormi-, aruande- või paigutusvaade.

  2. Veenduge, et vaade pole juba filtreeritud. Kontrollige, kas kirjeselektori ribal on ikoon Filtreerimata või tuhm ikoon Filtrit pole.

Näpunäide. : Kindla objekti kõigi filtrite eemaldamiseks klõpsake menüü Avaleht jaotises Sortimine ja filtreerimine nuppu Täpsemalt ja seejärel klõpsake käsku Eemalda kõik filtrid.

  1. Klõpsake esimesele filtreeritavale väljale vastavat veergu või juhtelementi ja menüü Avaleht jaotises Sortimine ja filtreerimine nuppu Filter.

Tavafiltri rakendamine: Osutage käsule Teksti (või Arvu or Kuupäeva) filtrid, ja seejärel klõpsake soovitud filtrit. Filtrite Võrdne ja Vahemikus puhul palutakse teil sisestada vajalikud lisaandmed.

Näpunäide. :  Kindlatel märkidel (nt *, % ja ?) on filtri tekstiväljal eritähendus. Näiteks tähistab märk * märgistringi, seega stringiga a* vastendatakse kõik stringid, mis algavad tähega a, mitte ainult täht-täheline vaste a*. Märgi eritähenduse eitamiseks ümbritsege see nurksulgudega [], (nt a[*]). Standardit ANSI-89 kasutavad andmebaasid käsitlevad erimärkidena märke *, ?, [, ], !, - ja # . Standardit ANSI-92 kasutavad andmebaasid käsitlevad erimärkidena märke %, _, [, ], ^ ja -. Accessis saate kasutada ükskõik kumba standardit, kuid neid ei saa kasutada koos ühes avaldises (nt ?a*)..

Väljaväärtusepõhise filtri rakendamine: tühjendage märkeruudud nende väärtuste kõrval, mida te ei soovi filtreerimisel kasutada, ja klõpsake nuppu OK.

Näpunäide. :  Pika loendi ühe või mitme väärtuse filtreerimiseks tühjendage esmalt märkeruut (Vali kõik) ja seejärel märkige soovitud väärtused.

Teksti-, arvu- ja kuupäevaväljade tühiväärtuste filtreerimine (tühiväärtus tähistab andmete puudumist): tühjendage märkeruutude loendi ruut (Vali kõik) ja seejärel märkige ruut (Tühjad).

Valikfilter

Kõigi tabelirea väärtusega vastenduvate tabeliridade kuvamiseks saate andmelehte kiiresti filtreerida, valides kindla väärtuse ja seejärel klõpsates käsku Valik. Saadavad filtrisuvandid kuvatakse ripploendis. Suvandid sõltuvad valitud väärtuse andmetüübist. Teine võimalus filtrisuvandite kuvamiseks on paremklõpsata soovitud lahtrit.

Näiteks kui väljal Sünnikuupäev on valitud väärtus 21.02.1967, siis klõpsake valikfiltri käskude kuvamiseks menüü Avaleht jaotises Sortimine ja filtreerimine nuppu Valik ja seejärel valige filtrisuvandid.

Valikupõhiste filtrite loend

Käsuloend sõltub ka sellest, kui suur osa väärtusest on valitud. Näiteks kui valisite väärtusest vaid mõne märgi, kuvatakse erinev käsuloend, sõltuvalt valitud välja osast.

Osaliselt valitud väljal põhinevad filtrid

1. Filtreerimine väljaväärtuse algusosa...

2. ...väljaväärtuse keskosa...

3. ...või väljaväärtuse lõpuosa põhjal.

Märkus. : Mitmeväärtuseliste väljade puhul pole osalise valiku põhjal filtreerimine saadaval. Manuste puhul pole käsk Valik saadaval.

Filtri eemaldamiseks klõpsake menüü Avaleht jaotises Sortimine ja filtreerimine nuppu Lülita filter sisse/välja või klõpsake nuppu Täpsemalt ja käsku Eemalda kõik filtrid.

Valikupõhise filtri rakendamine

  1. Avage tabel, päring, vorm või aruanne ühes järgmistest vaadetest: andmelehe-, vormi-, aruande- või küljendivaade.

  2. eritud. Kontrollige, et kirjeselektori ribal oleks ikoon Filtreerimata või tuhm ikoonFiltrit pole.

  3. Liikuge kirjeni, mis sisaldab filtri osana kasutatavat väärtust, ja klõpsake veergu (andmelehevaates) või juhtelementi (vormi-, aruande- või küljendivaates).

Osalise valiku põhiseks filtreerimiseks valige soovitud märgid. Selleks klõpsake menüü Avaleht jaotises Sortimine ja filtreerimine nuppu Valik ja seejärel klõpsake soovitud filtrit.

Vormfilter

Sellest filtrist on abi, kui soovite filtreerida vormi või andmelehe mitut välja või kui soovite otsida kindlat kirjet. Access loob algsega sarnase tühja vormi või andmelehe ja võimaldab täita soovitud arvu välju. Kui olete täitmise lõpetanud, otsib Access määratud väärtusi sisaldavad kirjed.

Märkus. : Vormfiltriga ei saa määrata mitmeväärtuseliste ja memo-, hüpelingi-, Jah/Ei- ning OLE-objekti tüüpi väljade väärtusi, kuigi kirjekomplekti muude väljade väärtusi saate määrata.

Näiteks kui soovite leida kõiki kliendi kirjeid, milles kontaktisiku ametinimetus on Omanik ja isiku asukoht on Pärnu või Tartu, avage vorm Kliendid ja klõpsake menüü Avaleht jaotises Sortimine ja filtreerimine nuppu Täpsemalt ja seejärel klõpsake käsku Vormfilter.

Sisestage esimene väärtusekomplekt, klõpsake andmelehe või vormi allosas vahekaarti Või ja sisestage järgmine väärtusekomplekt. Pange tähele, et väljaväärtuse kasutamiseks muudest väljaväärtustest sõltumatu filtrina tuleb sisestada see väärtus vahekaardile Otsitav ja igale vahekaardile Või. Iga vahekaart Või sisaldab alternatiivset filtriväärtuste komplekti.

Ainult teie sisestatud teabele vastavate kirjete kuvamine:    Klõpsake menüü Avaleht jaotises Sortimine ja filtreerimine nuppu Lülita filter sisse/välja.

Vormfiltri rakendamine

  1. Avage tabel või päring andmelehevaates või vorm vormivaates.

  2. Veenduge, et vaade pole juba filtreeritud. Kontrollige, kas kirjeselektori ribal on ikoon Filtreerimata või tuhm ikoon Filtrit pole.

  3. Klõpsake menüü Avaleht jaotises Sortimine ja filtreerimine nuppu Täpsemalt ja seejärel kiirmenüü käsku Vormfilter.

  4. Sõltuvalt sellest, kas töötate andmelehevaates või vormivaates, tehke ühte järgmistest.

    Andmelehevaade: Klõpsake filtreeritava veeru esimest rida, seejärel klõpsake kuvatavat noolt ja valige väärtus. Filtreeritavate väärtuste lisamiseks klõpsake andmelehe allosas vahekaarti Või ja valige muu väärtus.

    Vormivaade: Klõpsake juhtelemendis kuvatavat noolt ja valige filtreeritav väärtus. Väärtuste lisamiseks klõpsake vormi allosas vahekaarti Või ja valige muu väärtus.

    Näpunäited : Vormfiltri puhul ei saa lisada mitmeväärtuseliste väljade väärtusi, kuid saate määrata väärtusi kirjekomplekti ühe väärtusega väljadele.

    • Välja võimalike väärtuste loendi määramiseks kasutage tehtemärki või. Näiteks saate kumbagi väärtust sisaldavate kirjete filtreerimiseks määrata väljal Linn väärtuse "Pärnu" või "Tartu".

    • Juhtelemendi (nt märkeruudu või nupu) olekupõhiseks filtreerimiseks viige juhtelement seda klõpsates soovitud olekusse. Juhtelemendi viimiseks neutraalsesse olekusse, nii et seda ei kasutataks kirjete filtrikriteeriumina, tagage, et see poleks saadaval (kuvataks tuhmina).

    • Null- (puuduvat), mittenull-, tühi- (nullpikkusega) või mittetühiväärtust sisaldavate kirjete filtreerimiseks tippige väljale väärtus Is Null, Is Not Null, "" või Not "".

  5. Kui soovite määrata kaks alternatiivset kriteeriumikomplekti, nt soovite kuvada vaid nende kontaktisikute nimed, kelle kirje väärtus RiikRegioon on Eesti ja kelle sünnipäev on aprillis, saate teha järgmist.

    • Kõigi selliste kirjete toomiseks, mis vastavad mitme hulgast mis tahes kriteeriumikomplektile, määrake kriteeriumid järgmiselt. Sisestage esmalt esimese kriteeriumikomplekti, klõpsake vahekaarti Või ja sisestage järgmine kriteeriumikomplekt. Pange tähele, et väljaväärtuste kasutamiseks muudest väljaväärtustest sõltumatu filtrina tuleb sisestada see väärtus vahekaardile Otsitav ja igale vahekaardile Või. Teisisõnu esitavad vahekaart Otsitav ja kõik vahekaardid Või filtriväärtuste alternatiivseid komplekte.

    • Pange ka tähele, et igal kriteeriumi sisestamisel vahekaardile Või loob Access uue vahekaardi Või. See võimaldab luua mitu või-kriteeriumit. Filter tagastab kõik vahekaardil Otsitav määratud väärtused, kõik esimesel vahekaardil Või määratud väärtused või kõik teisel vahekaardil Või määratud väärtused jne.

Filtri eemaldamiseks ja kõigi kirjete kuvamiseks klõpsake uuesti nuppu Lülita filter sisse/välja.

Vormfiltri muutmiseks klõpsake nuppu Täpsemalt ja seejärel käsku Vormfilter. Kuvatakse praegune filtrikriteeriumide kogum.

Täpsem filter

Vahetevahel võite vajada tavalisest täpsemat filtrit ja peate koostama filtrikriteeriumi ise. Näiteks soovite otsida kirjeid, mis sisaldavad viimase seitsme päeva või viimase kuue kuu kuupäevi.

Täpsemate filtrite kasutamiseks tuleb koostada avaldised. Avaldised sarnanevad Exceli valemitega ja päringu kujundamisel määratavate kriteeriumidega.

Üks täpsema filtri kasutamise näide on selliste kontaktide nimede otsimine, kelle sünnipäev oli viimase seitsme päeva jooksul. Pärast täpsema filtri rakendamist saate tulemusi piirata täiendavalt nt kirjetega, milles riik/regioon on Eesti.

Täpsema filtri rakendamine

  1. Avage tabel, päring, vorm või aruanne ühes järgmistest vaadetest: andmelehe-, vormi-, aruande- või küljendivaade.

  2. Veenduge, et vaade pole juba filtreeritud. Kontrollige, kas kirje navigeerimisribal on nupp Filtrit pole tuhm (pole saadaval). Kui kirje navigeerimisriba pole nähtaval, siis klõpsake menüü Avaleht jaotises Sortimine ja filtreerimine nuppu Täpsem ja seejärel klõpsake käsku Eemalda kõik filtrid (kui käsk Eemalda kõik filtrid kuvatakse tuhmina, pole ühtegi filtrit rakendatud).

  3. Klõpsake menüü Avaleht jaotises Sortimine ja filtreerimine nuppu Täpsemalt ja seejärel kiirmenüü käsku Täpsem filtreerimine/sortimine.

  4. Lisage ruudustikku filtreeritavad väljad.

  5. Määrake iga välja real Kriteeriumid soovitud kriteerium. Kriteeriumid rakendatakse komplektina ja kuvatakse vaid kõigile real Kriteeriumid määratud kriteeriumidele vastenduvad kirjed. Üksikule väljale alternatiivse kriteeriumi määramiseks tippige esimene kriteerium reale Kriteeriumid, teine kriteerium reale Või jne.

    Näpunäited : 

    • Terve rea Või kriteeriumikomplekt rakendatakse alternatiivina rea Kriteeriumid kriteeriumikomplektile. Mingi kriteeriumi rakendamiseks mõlemas komplektis tuleb see tippida nii reale Kriteeriumid kui ka reale Või. Filtreeritud ridade kuvamiseks klõpsake nuppu Lülita filter sisse/välja

    • Hea moodus kriteeriumide loomise õppimiseks on rakendada valikupõhist või tavafiltrit, mis annab soovitule lähedase tulemuse. Rakendage filter vaatele ja kuvage seejärel objektivahekaart Filter.

Erikäsud dokumendivahekaardil Filter

Dokumendivahekaardil Filter on saadaval kaks erikäsku. Paremklõpsates vahekaardil kujundusruudustikust ülespool olevat ala, kuvatakse kiirmenüüs käsud Laadi päringust ja Salvesta päring.

Filtri erisuvandid

Käsk Laadi päringust laadib valitud päringu kujunduse ruudustikku. command loads the design of a selected query into the grid. See võimaldab kasutada päringukriteeriumi filtrikriteeriumina.

Käsk Salvesta päring võimaldab salvestada filtrisätted uue päringuna.

Lehe algusesse

Filtri eemaldamine või uuesti rakendamine

Filtreerimata andmevaate sisselülitamiseks (täisvaatesse naasmiseks) eemaldage filtrid, klõpsates kirje navigeerimisribal nuppu Filtreeritud.

Praeguste filtrite eemaldamisel eemaldatakse filtrid ajutiselt vaate kõigilt väljadelt. Näiteks kui rakendate filtrid esmalt väljadele RiikRegioon ja Sünnikuupäev ning seejärel eemaldate filtrid, kuvatakse jälle kõik kirjed.

Viimatikasutatud filtrite taasrakendamiseks klõpsake kirje navigeerimisribal nuppu Filtreerimata.

Lehe algusesse

Filtri eemaldamine

Eemaldage filter, mida te enam ei vaja. Filtri eemaldamisel kustutatakse see vaatest ja seda ei saa enam olekuriba nuppu Filtreerimata klõpsates taasrakendada. Vaates saate eemaldada üksiku välja üksiku filtri või kõigi väljade kõik filtrid.

  • Üksiku välja üksiku filtri eemaldamine: paremklõpsake filtreeritud veergu või juhtelementi ja seejärel klõpsake käsku Eemalda filter veerult väljanimi.

  • Kõigi väljade kõigi filtrite eemaldamine: klõpsake menüü Avaleht jaotises Sortimine ja filtreerimine nuppu Täpsemalt ja seejärel kiirmenüü käsku Eemalda kõik filtrid.

Lehe algusesse

Filtri salvestamine

Kui soovite kasutada sama filtrit ka edaspidi, on kasulik see salvestada. Tabeli, päringu, vormi või aruande sulgemisel jõus olevad filtrid salvestatakse automaatselt koos objektiga ja on saadavad taasrakendamiseks. Filtrisätteid ei rakendata objekti järgmisel avamisel siiski automaatselt.

Tabeli, päringu, vormi või aruande järgmisel avamisel objekti atribuudilehelt filtrisätete automaatse rakendamise tagamiseks määrake objekti atribuudi FilterOnLoad väärtuseks Jah. Atribuut FilterOnLoad rakendatakse objekti järgmisel avamisel. Selle sätte muutmisel tuleb uue sätte rakendamiseks objekt sulgeda ja uuesti avada.

Märkus. :  Atribuudi FilterOnLoad sätet rakendatakse ainult objekti avamisel. Atribuudi määramisel objektile kujundusvaates ja seejärel muule vaatele ümberlülitumisel sätet ei rakendata. selleks, et atribuudi FilterOnLoad säte jõustuks, peate objekti sulgem aja uuesti avama..

Lehe algusesse

Täiendage oma oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×