Märkus.: See artikkel on oma töö ära teinud ja aegub peagi. Kuna soovime vältida tõrketeateid selle kohta, et ühte või teist lehte ei leitud, eemaldame lingid, millest oleme teadlikud. Kui olete ise loonud sellele lehele viivaid linke, eemaldage need. Üheskoos aitame tagada veebi korraspüsimise.
Paljud ettevõtted on saidipostkaste kasutanud oma koostöövahendina. See oli kaasas ühise postkastiga, mis aitab teil meeskonna või projektiga seotud meilisõnumeid ühes kohas ja SharePointi saidil talletada kõiki levinud faile. Kuid kuna aastate jooksul on inimeste koostöö muutunud, on kliendid taotlenud lahendust, mis edendab aktiivsemat koostöövormi. Seetõttu on saidipostkastid iganenud ja julgustame teid Office 365 rühmadesse, mis pakuvad palju rikkalikumaid koostöövõimalusi.
Selle otsuse kohta leiate lisateavet teemast Saidipostkastide kasutuselt kõrvaldamine.
Office 365 rühmad võimaldavad teil valida inimeste kogumi, kellega soovite koostööd teha, ja hõlpsalt häälestada ressursikogumi nende inimestega ühiselt kasutamiseks. Iga ressursi kohta õigusi eraldi määrama ei pea, kuna liikme lisamisel rühma saab ta automaatselt rühma tööriistade kasutamiseks vajalikud õigused.
Office 365 rühmad ulatuvad kaugemale sellest, mida saidipostkastid pakuvad ja hõlmavad järgmist.
-
Külalispääs – saidipostkastide abil ei saanud te anda ettevõttevälistele inimestele juurdepääsu. Rühmade abil saate anda külalistele juurdepääsu meilivestlustele, failidele ja isegi OneNote'i ühismärkmikule.
-
Ühispostkast – kus toimub teie tavapäraselt postkastis toimuv vestlus. See ühine sisendkaust on täielikult otsitav, nii et see loob rühma sõnumitest elava arhiivi. Rühma uustulnukad saavad varasemast kiirema teabe saamiseks ajaloost otsida või tagasi kerida.
-
Ühisfailide teek. Teie rühmal on SharePointi failiteek, kus kasutajad saavad dokumente, töövihikuid, esitlusi, pilte või mis tahes muud tüüpi faile talletada, ühiskasutusse anda ja nende kallal koos töötada.
-
Ühiskalender . Teie rühm saab ühiskalendri rühmaga seotud sündmuste postitamiseks. Iga rühma tellinud liige kutsutakse automaatselt kalendrisse postitatud sündmustele, et need sündmused kuvataks soovi korral ka nende Office 365 kalendrites.
-
OneNote'i ühismärkmik – rühmal on automaatselt ühine OneNote'i märkmik, kus rühma liikmed saavad teavet koguda ja selle kallal koos töötada. Paljud rühmad kasutavad märkmikku elava viki loomiseks, mis sisaldab korduma kippuvaid küsimusi ja muid ressursse.
-
Sisu on leitav. Outlooki rühmad on teie asutuses vaikimisi avalikud, mis tähendab, et teistel teie asutuse töötajatel on lihtne rühma materjale leida ja nendega liituda või neid läbi vaadata. Kui rühma sisu on tundlikum, saate rühma privaatseks muuta, mis peidab sisu mitteliikmete eest ja nõuab, et rühma omanik kinnitaks kõik liitumistaotlused.
-
Self-Service loomine – administraatorid ei pea rühmade loomise taotlustega maha sassis olema. Kasutajad saavad vastavalt vajadusele luua oma rühmad. Kui soovite määrata, millised teie asutuse kasutajad saavad rühmi luua, lugege teemat Office 365 rühmade loomise juhtimine.
Kataloogihaldus
Kataloogi haldamine on probleem iga administraatori jaoks. Siin on mõned tööriistad, Office 365 rühmad selle hõlbustamiseks pakuvad.
-
Nimepoliitikad – nimepoliitikad võimaldavad teil määratleda, mis on teie rühmade jaoks vastuvõetavad ja mitte. See takistab kasutajatel rühmadele nimesid või nimesid, mis on keelatud. Lisaks saate rühmanimedele jõustada ettevõtte standardsed ees- või järelliited.
-
Dünaamiline liikmesus . Dünaamilise liikmesuse abil saate määrata rühma liikmesuse reegli järgi, mis lisab (või eemaldab) rühmaliikmed metaandmete (nt osakonna või rolli) põhjal teie Active Directorysse.
-
Peidetud rühmakuulutus – kui soovite, et teie rühma liikmeloend oleks konfidentsiaalne (nt kui liikmed on õppurid), saate liikmeloendi peita väliste osapoolte eest.
-
Loomisõigused . Teie asutuses võib olla inimesi, keda te ei soovi uute rühmade loomise jaoks kasutada. Kataloogis loomisõiguste haldamiseks on mitu viisi.
-
Auditilogid – võite olla kindlam, et kasutajad saavad rühmi luua ja rühmakuulekaid hallata, kuna Office 365 rühmade auditilogid võimaldavad teil jälgida, kes on kindla rühma loonud või kustutanud või teinud muudatusi rühma liikmesuses.
Kohaletoimetamishaldus
Kohaletoimetamishaldus annab mõned meetodid rühma sõnumite saatmis- ja vastuvõtmisviisi haldamiseks. Lisaks on olemas tööriistad nende sõnumite voo jälgimiseks.
-
Sõnumite saatmine rühmana või rühma nimel. Nende sätete abil saavad määratud kasutajad saata meilisõnumeid nii, nagu need oleksid tulnud rühmalt, või rühma nimel.
-
Saatja piirangud – nende sätete abil saate määrata, kellel on lubatud rühmale sõnumeid saata. Rühma saab konfigureerida lubama meilisõnumeid välistelt osapooltelt, kuid soovi korral saate seda piirata ainult kindlate väliste osapooltega.
-
Väliste kasutajate tugi . Külaliste kutsumisel rühma saate valida, kas nad kaasatakse rühma meilivestlustesse.
-
Transpordireeglid . Transpordireeglid toimivad rühmade puhul samamoodi nagu Exchange'i puhul. Reeglid võivad otsida kindlatele tingimustele vastavaid sõnumeid ja tegutseda nende sõnumitega.
-
MailTips – meilispikrid on informatiivsed sõnumid, mis kuvatakse kasutajatele sõnumi koostamise ajal. Nad saavad NDR-e vähendada, hoiatades kasutajat, kui tema sõnum tõenäoliselt saadetakse välistele osapooltele või ületab sõnumikvoote.
-
Mitu puhveraadressi – rühmal võivad olla pseudonüümid sarnaselt kasutaja postkastiga. Täiendavad puhverserveri aadressid võivad olla kasulikud nendele muudele pseudonüümidele saadetud sõnumite vastuvõtmiseks või pikka või raskesti õigekirja sisaldava rühmani jõudmiseks.
-
Saatmise ja vastuvõtu maksimummaht. Nende kvootide abil saab talletusruumi ja läbilaskevõime nõuete parema halduse huvides vähendada probleeme, mis tekivad, kui rühm võtab vastu (või saadab) eriti mahukaid sõnumeid.
Sisupoliitikad
Office 365 pakub ka mõned tööriistad rühmas ühiselt kasutatava sisu tüüpide haldamiseks.
Kasutusjuhised. Saate määratleda Office 365 rühmade kasutusjuhised, et tutvustada kasutajatele häid tavasid, mis aitavad rühmasid tõhusamalt kasutada ja ettevõttesiseseid sisupoliitikaid harida.
Andmete liigitus – saate luua kohandatava andmeliigitussüsteemi Office 365 rühmade jaoks, mis võimaldavad rühmade eraldamist poliitikatüübi järgi (nt "liigitamata", "ettevõtte konfidentsiaalne" või "ülisaladus"). Sel viisil võivad rühmadel olla teie organisatsiooni muu sisu poliitikad. Laiendatav poliitika võimaldab teie ettevõttel konfigureerida lõpp-punkti, mis kutsutakse rühma loomisel või muutmisel, ja seejärel saate rühma loomiseks või muutmiseks rakendada oma poliitikaid.
Miks me selle muudatuse teeme?
Saidipostkastid julgustasid passiivset koostöövormi. Kuna koostöö muutub tänapäevaste meeskondade jaoks olulisemaks, on meie kliendid üha enam küsinud lahendusi, mis pakuvad aktiivsemat koostöökogemust. Seetõttu oleme otsustanud saidipostkastid kasutuselt eemaldada ja rühmade kasutamist edendada.
Rühmadega alustamine on lihtne ja saate tööd alustada vaid minutitega.
Office 365 rühmaga kaasas oleva SharePoint Online'i meeskonnatöö saidi loomiseks tehke järgmist.
-
Avage SharePoint Online. Sinna pääsete, kui logite https://www.office.com oma Office 365 portaali sisse ja klõpsate brauseri paremas ülanurgas rakendusekäivitit.
-
Klõpsake SharePointi avalehel nuppu +Loo sait ja valige Meeskonnatöö sait
-
Sisestage kuvatavale paanile uus meeskonnatöö saidi nimi ja kirjeldus. Täitke kõik muud väljad, mida teie ettevõte vajab, ja klõpsake nuppu Edasi.
-
Lisage järgmisel paanil saidile omanikud ja liikmed ning klõpsake nuppu Valmis. Võite lisada samad liikmed, kes kuuluvad teie klassikalise kasutajaliidesega meeskonnatöö saidile.
Äsja loodud SharePoint Online'i meeskonnatöö sait on nüüd kasutamiseks valmis. Lisateavet leiate teemast SharePoint Online'is meeskonnatöö saidi loomine .
Rühmadele juurdepääsemiseks klõpsake rakendusekäivitit ja valige Meil. Jaotisest Kaustad leiate vahekaardi Rühmad ja teile luuakse SharePointi saidi nimega sama nimi. Selles rühmas on ühispostkast vestlusruumi kujul, menüü Failid, mis annab kiire ülevaate SharePointi saidi lehest Dokumendid, rühmakalendrist ja märkmikust, mida saab vaadata ka SharePointi saidilt.
Nüüd olete valmis rühma kasutama.
Aga minu olemasolevad saidipostkastid?
Mõistame, et mõnel teie saidipostkastidel võib olla kriitilisi andmeid, mida vajate oma toimingute järjepidevuse tagamiseks. Teie olemasolevad saidipostkastid töötavad praegu edasi nagu varem.
Mida teha, kui kasutan Project Online?
Kui olete Project Online klient, ei saa te SharePoint Online'i meeskonnatöö saidiga ühendust luua. Siiski saate edasi kasutada klassikalist projektimeeskonna saiti, mis jätkab tööd, kuid mitte uue saidipostkasti loomise võimalust. Kui vajate koos saidiga postituslahendust, soovitame teil luua uue Office 365 rühma ja kasutada seda meilisõnumite jaoks. Lisateavet leiate teemast Rühma loomine Outlookis .
Töötame praegu pikaajalise lahenduse kallal ja teavitame teid, kui oleme leidnud lahenduse.
Mis on edasi?
Oleme kasutusele võtnud rentnikuadministraatori tööriistad, et ühendada olemasolevad SharePointi meeskonnatöö saidid uute Office 365 rühmadega. Lisateavet leiate sellest postitusest.
Lisateave
Ootame klientide arvamusi
Seda artiklit värskendati teie kommentaaride põhjal viimati 10. juulil 2018. Kui leiate, et sellest teabest oli kasu, aga eriti siis, kui te sellest abi ei saanud, andke meile sellest allolevaid tagasisidenuppe kasutades teada, kuidas seda paremaks muuta.
