Ülevaade: meeskonnatöö saidi kasutamise halduse parimad tavad

Ülevaade: meeskonnatöö saidi kasutamise halduse parimad tavad

Kui olete meeskonnatöö saidi omanik, on mõistlik luua saidi jaoks juhtimismudel, s.o mudel, mis hõlmaks teie saidiga seotud poliitikaid, protsesse, rolle ja kohustusi. Sellise mudeli abil saate hallata seda, kuidas inimesed saiti kasutavad. Näiteks soovite võib-olla nõuda failide väljaregistreerimist, nii et mitu inimest ei prooviks sama faili korraga redigeerida. Samuti soovite võib-olla anda alamsaitide loomise õiguse ainult teatud isikutele. Selles artiklis antakse ülevaade ideedest ja parimatest tavadest, mida sellise mudeli loomisel silmas pidada.

Märkus. : Kui otsite juhiseid saidi loomiseks, lugege teemat SharePointi saidi loomine (inglise keeles).

Selle artikli teemad

Mis on juhtimine?

Juhtimismudeli elemendid

Alamsaitide loomine

Õiguste haldus

Teabearhitektuur

Failide väljaregistreerimisnõue

Versioonide jälgimine

Dokumendi kinnitamise nõudmine

Muudatustega kursis olemine

Töövoogude loomine

Sisutüüpide määratlemine

Auditijälitus

Saidi elutsükkel ja aegumine

Salvestuslimiidid

Kohandamine

Navigeerimine

Otsing

Saiti toetavad rollid ja vastutusalad

Andmekaitse

Mis on juhtimine?

Iga saidi üks oluline, kuid sageli nähtamatu osa on saidi juhtimismudel – poliitikate, rollide, kohustuste ja protsesside komplekt, mille abil saate kindlaks määrata, kuidas teie töörühma liikmed SharePointi kasutavad.

Paljudes asutustes on saitide jaoks juhtimismudel kasutusele võetud administreerimiskeskuse või saidikogumi tasemel; selle juhtimismudeli loomine ja haldamine võib kuuluda IT-osakonna või -töörühma pädevusse.

Kui olete saidikogumis mõne alamsaidi (nt meeskonnatöö saidi) omanik, on mõistlik luua lisaks ka oma juhtimismudel, mis käsitleb konkreetselt teie jaoks olulisi teemasid.

Juhtimismudeli abil on lihtsam teha järgmist:

  • anda saidi kasutajatele teada, millal nad peaksid loendi või muu saidisisu asemel looma uue alamsaidi;

  • tagada aegunud alamsaitide ja sisu eemaldamine, vältimaks seda, et need võtaksid teie serveris asjatult ruumi ja halvendaksid otsingutulemite kvaliteeti;

  • tagada, et õigetel inimestel on juurdepääs õigele sisule;

  • anda alamsaitide omanikele teada, milliseid malle ja kujundusi nad võivad kasutada;

  • anda saidi omanikuõigused sujuvalt üle ühelt inimeselt teisele.

Juhtimismudeli elemendid

Juhtimismudel peab käsitlema järgmisi teemasid.

  • Saidiloome

  • Õiguste haldus

  • Teabearhitektuur

  • Saidi elutsükkel ja aegumine

  • Salvestuslimiidid

  • Teabe liigitamine

  • Kohandamine

  • Andmekaitse

  • Navigeerimine

  • Otsing

  • Saiti toetavad rollid ja vastutusalad

Mõni nende teemade küsimustest võib saidikogumi või organisatsioonitaseme juhtimismudeliga olla juba teie eest lahendatud, näiteks see, kui palju mäluruumi teil saidi jaoks on ning millisel määral saate saidi ilmet ja toimimist kohandada. Sõltuvalt sellest, kui keerulise ülesehitusega teie meeskonnatöö sait on ja kui palju inimesi seda kasutab, ei pruugi kõik küsimused ka asjakohased olla. Ka siis, kui te ei pea nende teemade osas aru pidama, on hea teada, millised otsused on varem vastu võetud, et saaksite saidi kasutajaid teavitada ja vastavaid poliitikaid jõustada.

Järgnevalt on toodud mõned asjad, mida uue saidi loomisel arvestada.

Alamsaitide loomine

Võib juhtuda, et soovite anda oma meeskonna liikmetele võimaluse luua meeskonnatöö saidil konkreetsete projektidega töötamiseks alamsaite.

Uute alamsaitide spontaanse loomise võimalus võib töörühma jaoks olla oluline eelis, kuid piiramatu saidiloome ei pruugi alati olla hea mõte. Kui alamsaite luuakse liiga vabalt, võivad sellega kaasneda probleemid.

  • Kasutajatel on raske õiget alamsaiti üles leida või veenduda, et nad on õigele alamsaidile jõudnud.

  • Sama teave võib olla dubleeritud mitmel alamsaidil. Lisaks väärtusliku mäluruumi raiskamisele tähendab see ka mitmekordset tööd teabe haldamisel.

  • Alamsaitidel võib leiduda aegunud teavet, mis jääb sinna aastateks ning tuleb ikka ja jälle otsingutulemites välja. Kasutajatel võib olla raske otsustada, milline versioon teabest on õige ja ajakohane.

  • Paljude alamsaitide õiguste haldamine võib olla aeganõudev ülesanne ja kasutajad võivad eksikombel saada juurdepääsu ka sellisele teabele, mille vaatamiseks neil ei tohiks õigust olla.

  • Kui töötajad lahkuvad töörühmast, võivad nende loodud alamsaidid unarusse jääda, põhjustades segadust ja tuues ülejäänud saidikasutajate jaoks otsingutulemites kaasa kaose.

Aja ja vaeva säästmiseks võite saidiloome jaoks juurutada poliitikad, milles käsitletakse järgmisi teemasid.

  • Kellel on õigus alamsaite luua?

  • Kas uued alamsaidid tuleb eelnevalt heaks kiita? Millised on kinnitamise kriteeriumid ja kellel on õigus saidile heakskiit anda?

  • Kas uued alamsaidid peaksid kasutama valmismalle ja -kujundusi?

  • Kui palju teavet tohib saidil talletada? (Kui palju kettaruumi võib sait serveris enda alla võtta?)

  • Millised on saidile navigeerimisstrateegiate kaasamise reeglid?

  • Kui kaua tuleks teavet alamsaitidel talletada, enne kui see kustutatakse või arhiivitakse?

Lisateavet leiate teemast Saidi või alamsaidi loomine (inglise keeles).

Õiguste haldus

Teie asutuse olulise teabe terviklus, konfidentsiaalsus ja privaatsus sõltub sellest, kui turvaliseks olete oma saidi teinud – ja eelkõige sellest, kellele olete otsustanud anda saidile juurdepääsuõiguse.

Saidile juurdepääsuõiguste andmist ja piiramist nimetatakse õiguste haldamiseks ning see on üks teie kui saidiomaniku kõige olulisemaid kohustusi.

Õiguste strateegia väljatöötamisel peaksite arvesse võtma järgmisi näpunäiteid.

  • Järgige vähimate õiguste põhimõtet: andke inimestele kõige madalam õigusetase, mida nad oma tööülesannete täitmiseks vajavad.

  • Juurdepääsu andmiseks lisage inimesed mõnda standardsesse vaikerühma (nt liikmed, külalised või omanikud). Enamik inimesi peaks kuuluma liikmete või külaliste rühma; omanike rühma kuuluvate inimeste arvu tuleks piirata.

  • Kasutage selge ja hõlpsasti visualiseeritava hierarhia loomiseks õiguste pärimise funktsiooni. Teisisõnu ärge andke õigusi üksikisikutele, vaid töötage selle asemel rühmadega. Võimalusel määrake, et alamsaidid päriksid õigused meeskonnatöö saidilt, et igal alamsaidil poleks omaette ainuõigusi.

  • Korraldage sisu õiguste pärimise eeliste ärakasutamiseks: kaaluge võimalust korraldada sisu turbetaseme järgi – näiteks võite luua mõne saidi või teegi spetsiaalselt ainult tundliku loomuga dokumentide jaoks, selle asemel et hoida sellise sisuga dokumente koos muude failidega mõnes suures teegis ja kaitsta neid dokumente ainuõigustega.

Õiguste määramise kohta saate teavet teemast Õigustasemete teabe mõistmine SharePointis või Loendi või teegi õiguste redigeerimine

Teabearhitektuur

Saidi teabearhitektuur on nagu raamatu sisukord: see määrab kindlaks saidil leiduva teabe (veebilehtede, dokumentide, loendite ja andmete) korraldamise ja saidi kasutajatele esitamise viisi. Teabearhitektuur märgitakse sageli üles saidi sisu, otsingumärksõnade, andmetüüpide ja muude mõistete hierarhilise loendina.

Teabearhitektuuri loomiseks peate saidil esitatavat teavet analüüsima. Järgmised küsimused aitavad teil saidi teabearhitektuuris selgusele jõuda.

  • Millist liiki sisu kavatsete saidile kaasata? Kuidas kavatsete sisu korraldada – alamsaitidena, loenditena, teekidena?

  • Kuidas teavet saidil esitatakse?

  • Kuidas saavad saidi kasutajad saidil liikuda?

  • Kuidas kavatsete teavet konkreetsetele sihtrühmadele suunata?

  • Kuidas otsingut konfigureeritakse ja optimeeritakse?

On võimalik, et teabearhitektuuri koostamise raames peate tähelepanu pöörama ka teabe liigitamisele või salastamisele.

Kui teie käsutuses oleva teabe väärtus on ettevõtte jaoks suur, kui teave nõuab erikaitset või kui sellele kehtivad nõuetele vastavuse normatiivid, võiksite sisse seada ka liigitusskeemi, mis aitab tuvastada konkreetset tüüpi sisu, mida tuleb käsitleda ülejäänud sisust hoolikamalt.

Kui olete teabe korraldanud kindlate loendite ja teekidena, saate juhtimisfunktsioonide abil määrata, kuidas sisu hallatakse.

Failide väljaregistreerimise nõudmine

Faili väljaregistreerimist nõudes saate tagada, et faili saab enne selle sisseregistreerimist redigeerida ainult üks kasutaja. Dokumentide väljaregistreerimise nõue aitab ära hoida seda, et dokumenti võiks samal ajal muuta mitu isikut ja tekiks redigeerimiskonfliktid ning segadus. Samuti aitab dokumendi väljaregistreerimise nõue meeskonnaliikmetel meeles pidada, et nad lisaksid dokumendi sisseregistreerimisel vajalikud kommentaarid. Nii saate hõlpsamini jälitada igas versioonis tehtud muudatusi. Lisateavet leiate teemast Teegis failide väljaregistreerimisnõude häälestamine.

Versioonide jälitamine

Kui teil on vaja säilitada failide varasemaid versioone, aitavad teegid faile jälitada, talletada ja taastada. Soovi korral saate kõiki versioone jälitada ühtemoodi või määrata mõne versiooni põhiversiooniks (nt versioon, kuhu on lisatud kasutusjuhendi uus peatükk) ning teised jälle vaheversioonideks (nt versioonid, kus on tehtud õigekirjaparandusi). Mäluruumi haldamise hõlbustamiseks saate iga versioonitüübi jaoks määrata ka talletatavate versioonide arvu. Versioonimise kohta leiate lisateavet Versioonimine loendis või teegis.

Saate määrata, et dokumendi kinnitamine on vajalik. Dokumendid jäävad ooteolekusse, kuni vastava õigusega isik on need kinnitanud või tagasi lükanud. See funktsioon on abiks näiteks juhul, kui teek sisaldab olulisi juhiseid või protseduure, mis tuleb enne teistele kuvamist lõplikult kinnitada. Lisateavet dokumendi kinnitamise kohta leiate teemast Saidiloendi või -teegi üksuste kinnitamise nõudmine.

Kuna teegid toetavad RSS-tehnoloogiat, saavad töörühma liikmed uudiste ja teabe värskendusi või kanaleid ühes keskses kohas automaatselt vastu võtta ja kuvada. RSS-tehnoloogiat saate kasutada teegi muudatuste (nt teegis talletatud failide muutumise) kohta teabe saamiseks. Töörühma liikmed saavad RSS-kanalite abil vaadata muudetud failide koondloendit. Lisaks saate luua meiliteatised, mis teavitavad teid failide muutmisest. Lisateavet RSS-kanalite kohta leiate teemast RSS-kanalite haldus.

Dokumenditeek või sisutüüp saab kasutada töövooge, mille teie ettevõte on äriprotsesside jaoks määratlenud (nt dokumendikinnituse või läbivaatuse haldamine). Teie töörühm võib dokumentidele rakendada äriprotsesse ehk töövooge, milles on määratud järjest sooritatavate toimingute jada (nt dokumentide kinnitamisel või tõlkimisel). Töövoo kasutamisel läbivad dokumendid või üksused vajaliku toimingu- või tööülesandejada automaatselt. Vaikimisi on teekide jaoks saadaval kolm töövoogu: „Kinnitamine”, mis saadab dokumendi rühmale töötajatele kinnitamiseks, „Tagasiside kogumine”, mis saadab dokumendi rühmale töötajatele tagasiside saamiseks ja tagastab dokumendi töövoo algatanud isikule kogumina, ning „Allkirjade kogumine”, mis saadab dokumendi rühmale töötajatele nende digitaalallkirjade kogumiseks. Lisateavet töövoogude kohta leiate teemast Teave SharePointiga kaasas olevate töövoogude kohta.

Kui teie töörühm töötab mitme failitüübiga (nt töölehtede, esitluste ja dokumentidega), saate mitme sisutüübi määratlemise ja lubamise kaudu teegi funktsioone laiendada. Sisutüüpide abil saate teekidele anda paindlikkust ja need aitavad tagada sisu ühtsust. Iga sisutüübi jaoks saab määrata malli ja koguni töövooprotsessid. Mallid toimivad vormindamise, standardtekstide ja vastavat tüüpi dokumentidele rakendatavate atribuutide (nt osakonna nimi või lepingunumber) alguspunktina. Lisateavet sisutüüpide kohta leiate teemast Sissejuhatus sisutüüpidesse ja sisutüübi avaldamisse.

Kui teil on kogum tundliku sisuga faile ja soovite nende failide kasutuse kohta teavet saada, saate määratleda sündmuste (nt faili muutmised, kopeerimised või kustutamine) auditit lubava poliitika. Lisateavet auditi häälestamise kohta saate teemast Saidikogumi auditeerimissätete konfigureerimine.

Saidi elutsükkel ja aegumine

Sageli juhtub, et teatud saidid (nt dokumentidega töötamise saidid ja arutelusaidid) jäetakse serverisse alles ka siis, kui nende järele pole enam vajadust. See aga raiskab väärtuslikku mäluruumi ja tekitab otsingutulemites segadust. Seepärast on mõistlik seada sisse graafik saitide ja nende sisu läbivaatamiseks (näiteks vähemalt kord aastas) ning otsustamaks, kas saidi peaks alles jätma või võiks selle kustutada.

Kindlasti tasub meeles pidada, et ka teie asutuse üldine juhtimismudel võib aegunud saitidel silma peal hoida. Administraator võib näiteks automaatselt kustutada saidid, mida pole 90 päeva jooksul kasutatud. Saidi omanikuna saadetakse teile selle kohta esmalt meiliga meeldetuletus. Lisateavet elutsükli- ja aegumispoliitika kohta leiate teemast Saidi sulgemispoliitikad.

Salvestuslimiidid

On võimalik, et administraator on piiranud seda, kui palju kettaruumi teie töörühm tohib kasutada. Peaksite välja uurima, kas limiit on seatud ja kui suur see on, ning seejärel otsustama, kuidas see limiit oma saitide, lehtede ja teekide vahel ära jaotada.

SharePoint Serveris on dokumenditeeki üleslaaditava üksikdokumendi mahule vaikimisi seatud 50 MB ülempiir. Meeskonnatöö saitide omanikele saadetakse vaikimisi teade, kui nende töörühm on kasutanud 90% kettaruumile määratud limiidist.

Kui olete oma töörühmale määratud limiidid teada saanud, saate mitmesuguste funktsioonide (nt versioonijälituse või jälgimisauditi) abil tagada, et teie sait jääb määratud piiridesse. Lisateavet leiate teemast Saidikogumi talletuslimiidi haldamine.

Kohandamine

Tõenäoliselt on teie asutuses kasutusel mõni standardne kujundus, saidimallid või saidipaigutused, mille kasutamine on kas soovituslik või nõutav. Kui kaugele saavad kasutajad oma saitide ja lehtede ilme kohandamisel minna?

Kui soovite kohandusvõimalusi enda kontrolli all hoida, võiksite täpselt määrata selle, kellel teie meeskonna liikmetest on kohandamiseks õigus. Teise võimalusena võite kasutusele võtta standardsed küljendused, et tagada teatud nõuete täitmine (nt see, et saidi omaniku nimi oleks kuvatud kõigi saitide vasakus ülanurgas).

Samuti võiksite koostada juhised selle kohta, milliseid funktsioone töötajad võivad oma alamsaitidel kasutada. Näiteks võite paluda, et inimesed ei kasutaks kohandatud koodi sisaldavaid veebiosi.

Kui aga soovite töötajatele anda täiesti vabad käed, võite nende käsutusse anda SharePoint Designeri, et nad saaksid teha täpselt selliseid muudatusi, mida soovivad.

Saitide kohandamise kohta leiate lisateavet teemadest Meeskonnatöö saidi kohandamine ja Saitide ja lehtede kohandamine.

Navigeerimine

Saidil liikumise elemendid aitavad liikuda vajaliku sisuni. Kaks kohandatavat navigeerimisüksust on ülemine lingiriba ja kiirkäivitusala.

Iga loendi või teegi sätete lehel saate valida kiirkäivitusalas kuvatavad loendid ja teegid. Samuti saate muuta linkide järjestust, linke lisada või kustutada ja lisada või kustutada jaotisi, kuhu lingid on koondatud. Kui jaotises Loend on näiteks liiga palju loendeid, saate tööülesannete loendite linkide koondamiseks lisada uue jaotise Tööülesannete loend.

Ülemisel lingiribal kuvatakse iga saidi lehe ülaosas omaette sakirida. Selle lingiriba abil saavad saidi kasutajad liikuda saidikogumi teistele saitidele. Uue saidi loomisel saate valida, kas sait kaasatakse emasaidi ülemisele lingiribale ja kas saidi puhul kasutatakse emasaidi ülemist lingiriba.

Navigeerimise kohta leiate lisateavet teemadest Saidi navigeerimise tutvustus ja Meeskonnatöö saidil navigeerimise kohandamine.

Otsing

Sisu kuvatakse mitmes kohas (sh saitidel, loendites, teekides, veebiosades ja veergudes). Kui keegi otsib teie saidilt sisu, kuvatakse otsingutulemite seas vaikimisi nii kogu saidi kui ka kõigi alamsaitide sisu.

Saidi omanikuna saate valida, kas saidi sisu tuleks otsingutulemites kuvada või mitte. Kui keelate saidi sisu kuvamise otsingutulemites, blokeeritakse otsingutulemitest ka kõigi selle saidi alamsaitide sisu.

Vaikimisi ei kuvata otsingutulemites piiratud õigustega sisu, kui otsingu sisestanud kasutajal pole õigust seda sisu lugeda. Soovi korral saate seda sätet muuta, et piiratud õigustega sisu oleks otsingutulemitesse kaasatud; kasutaja näeb küll seda sisu otsingutulemites, ent kui tal pole selle lugemiseks õigust, ei saa ta sisu avada.

Otsingu kohta leiate lisateavet teemadest SharePoint Online’i otsinguhalduse ülevaade ja Sisuotsingu veebiosa konfigureerimine SharePointis.

Saiti toetavad rollid ja vastutusalad

Kui töörühma tuleb uusi liikmeid juurde või sellest lahkub inimesi, võib see saidil kaose põhjustada. Selle ärahoidmiseks on mõistlik määratleda rollid ning vastutusalad ja kohustused. Muu hulgas võiksite kindlaks määrata näiteks järgmised rollid või kohustused.

  • Koolitus: elementaarne koolitus navigeerimise, otsingu ja dokumendihalduse kohta võib uutele kasutajatele vägagi abiks olla.

  • Tugi: võiksite mõne oma meeskonna liikme määrata asjatundjaks, kes oskaks tegelda tõrkeotsinguga, lahendada väiksemaid probleeme ning olla vahendajaks töökaaslaste ja administraatori vahel.

  • Juriidiliste või asutusesiseste nõuete täitmine: vahel piirdub see üksnes asjakohaste juhiste linkide haldamisega, kuid hea oleks, kui keegi ka selle eest vastutaks.

Rollide kohta leiate lisateavet teemadest Saitide kavandamine ja kasutajate haldamine ja Saidikogumi administraatorite haldamine.

Andmekaitse

Varundus- ja taastefunktsioonide abil kaitstakse teie andmeid juhusliku kaotsimineku eest. Varundamise sageduse ja taastamise kiiruse ja taseme määrab administraator. Vt Ülevaade SharePointi varundus- ja taastefunktsioonidest (inglise keeles) ja SharePoint Online’i saidikogumi prügikasti haldamine.

Täiendage oma oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×