Ülevaade: meeskonnatöö saidi kasutamise halduse parimad tavad

Ülevaade: meeskonnatöö saidi kasutamise halduse parimad tavad

Kui olete meeskonnatöö saidi omanik, on mõistlik oma saidi poliitikad, protsessid, rollid ja ülesanded mudeli loomiseks juhtimismudeli - St. Sellise mudeli abil saate hallata seda, kuidas inimesed saiti kasutavad. Näiteks soovite võib-olla nõuda failide väljaregistreerimist, nii et mitu inimest ei prooviks sama faili korraga redigeerida. Samuti soovite võib-olla anda alamsaitide loomise õiguse ainult teatud isikutele. Selles artiklis antakse ülevaade ideedest ja parimatest tavadest, mida sellise mudeli loomisel silmas pidada.

Märkus.: Kui otsite juhiseid saidi loomiseks, lugege teemat SharePointi saidi loomine (inglise keeles).

Mis on juhtimine?

Iga saidi üks oluline, kuid sageli nähtamatu osa on saidi juhtimismudel – poliitikate, rollide, kohustuste ja protsesside komplekt, mille abil saate kindlaks määrata, kuidas teie töörühma liikmed SharePointi kasutavad.

Paljudes asutustes on saitide jaoks juhtimismudel kasutusele võetud administreerimiskeskuse või saidikogumi tasemel; selle juhtimismudeli loomine ja haldamine võib kuuluda IT-osakonna või -töörühma pädevusse.

Kui olete saidi omanik alamsaidi saidikogumi, nt meeskonnatöö saidi, on mõistlik luua oma täiendavate juhtimismudeli oma kindlate probleemide lahendamine.

Juhtimismudeli abil on lihtsam teha järgmist:

  • Anda saidi kasutajatele teada, millal nad peaksid loendi või muu Saidisisu asemel looma uue alamsaidi.

  • Veenduge, et alamsaitide ja sisu on kasutuselt kõrvaldatud, kui need on aegunud, mitte võtaksid teie ruumi ja halvendaksid otsingutulemite.

  • tagada, et õigetel inimestel on juurdepääs õigele sisule;

  • Andke alamsaidi omanikud teada, millised mallide ja kujunduste nad saavad kasutada.

  • anda saidi omanikuõigused sujuvalt üle ühelt inimeselt teisele.

Juhtimismudeli elemendid

Juhtimismudel peab käsitlema järgmisi teemasid.

  • Saidiloome

  • Õiguste haldus

  • Teabearhitektuur

  • Saidi elutsükkel ja aegumine

  • Salvestuslimiidid

  • Teabe liigitamine

  • Kohandamine

  • Andmekaitse

  • Navigeerimine

  • Otsing

  • Saiti toetavad rollid ja vastutusalad

Mõni nende teemade küsimustest võib saidikogumi või organisatsioonitaseme juhtimismudeliga olla juba teie eest lahendatud, näiteks see, kui palju mäluruumi teil saidi jaoks on ning millisel määral saate saidi ilmet ja toimimist kohandada. Sõltuvalt sellest, kui keerulise ülesehitusega teie meeskonnatöö sait on ja kui palju inimesi seda kasutab, ei pruugi kõik küsimused ka asjakohased olla. Ka siis, kui te ei pea nende teemade osas aru pidama, on hea teada, millised otsused on varem vastu võetud, et saaksite saidi kasutajaid teavitada ja vastavaid poliitikaid jõustada.

Järgnevalt on toodud mõned asjad, mida uue saidi loomisel arvestada.

Alamsaidi loomine

Võite oma meeskonna liikmetele võimalus luua alamsaitide kasutamine meeskonnatöö saidil konkreetsete projektidega.

Võimalus luua spontaanselt uued alamsaidid võib olla väga kasulik rühma, kuid piiramatu saidiloome pääseb käest. Alamsaitide isikutevahelised kasvada vabalt, probleemid võivad tekkida. Näide.

  • On raske leida õige alamsaidi või olla kindel, kas need on kasutajate jaoks.

  • Teavet, saate mitu alamsaidid, kasutades kallis talletusruumi ja nõuavad dubleeritakse igati kopeeritakse.

  • Aegunud teavet võib asuda alamsaidid, potentsiaalselt aastaid otsingutulemite kuvatud. Kasutajatel võib olla raske otsustada, milline versioon teabest on õige ja ajakohane.

  • Alamsaitide hulgaliselt õiguste haldamine võib muutuda põhi tüütuks ja kasutajad võivad tahtmatult Tuul nad tõesti ei peaks olema juurdepääs.

  • Kui töötajad lahkuvad töörühmast, alamsaidid, nende loomine võivad nende loodud unarusse jääda, põhjustades segadust ja tuues ülejäänud saidikasutajate jaoks otsingutulemites kaasa kaose.

Aja ja vaeva säästmiseks võite saidiloome jaoks juurutada poliitikad, milles käsitletakse järgmisi teemasid.

  • Kellel on õigus alamsaite luua?

  • Kas uued alamsaidid tuleb eelnevalt heaks kiita? Millised on kinnitamise kriteeriumid ja kellel on õigus saidile heakskiit anda?

  • Kas uued alamsaidid kasutama loodud mallide ja kujunduste?

  • Kui palju teavet tohib saidil talletada? (Kui palju kettaruumi võib sait serveris enda alla võtta?)

  • Millised on saidile navigeerimisstrateegiate kaasamise reeglid?

  • Kui kaua tuleks teavet talletada õigusesätete enne, kui see kustutatakse või arhiivitakse?

Lisateavet leiate teemast Saidi või alamsaidi loomine (inglise keeles).

Õiguste haldus

Teie asutuse olulise teabe terviklus, konfidentsiaalsus ja privaatsus sõltub sellest, kui turvaliseks olete oma saidi teinud – ja eelkõige sellest, kellele olete otsustanud anda saidile juurdepääsuõiguse.

Saidile juurdepääsuõiguste andmist ja piiramist nimetatakse õiguste haldamiseks ning see on üks teie kui saidiomaniku kõige olulisemaid kohustusi.

Õiguste strateegia väljatöötamisel peaksite arvesse võtma järgmisi näpunäiteid.

  • Järgige vähimate õiguste põhimõtet: andke inimestele kõige madalam õigusetase, mida nad oma tööülesannete täitmiseks vajavad.

  • Juurdepääsu andmiseks lisage inimesed mõnda standardsesse vaikerühma (nt liikmed, külalised või omanikud). Enamik inimesi peaks kuuluma liikmete või külaliste rühma; omanike rühma kuuluvate inimeste arvu tuleks piirata.

  • Kasutage selge ja hõlpsasti visualiseeritava hierarhia loomiseks õiguste pärimise funktsiooni. Teisisõnu ärge andke õigusi üksikisikutele, vaid töötage selle asemel rühmadega. Võimaluse korral on lihtsalt päri õigused oma meeskonnatöö saidi, mitte võttes ainuõigused alamsaidid.

  • Korraldage sisu õiguste pärimise eeliste ärakasutamiseks: kaaluge võimalust korraldada sisu turbetaseme järgi – näiteks võite luua mõne saidi või teegi spetsiaalselt ainult tundliku loomuga dokumentide jaoks, selle asemel et hoida sellise sisuga dokumente koos muude failidega mõnes suures teegis ja kaitsta neid dokumente ainuõigustega.

Õiguste määramise kohta saate teavet teemast Õigustasemete teabe mõistmine SharePointis või Loendi või teegi õiguste redigeerimine

Teabearhitektuur

Saidi teabearhitektuur on nagu raamatu sisukord: see määrab kindlaks saidil leiduva teabe (veebilehtede, dokumentide, loendite ja andmete) korraldamise ja saidi kasutajatele esitamise viisi. Teabearhitektuur märgitakse sageli üles saidi sisu, otsingumärksõnade, andmetüüpide ja muude mõistete hierarhilise loendina.

Teabearhitektuuri loomiseks peate saidil esitatavat teavet analüüsima. Järgmised küsimused aitavad teil saidi teabearhitektuuris selgusele jõuda.

  • Millist liiki sisu kavatsete saidile kaasata? Kuidas mis tõlkida alamsaidid, loendid, teegid ja jne?

  • Kuidas teavet saidil esitatakse?

  • Kuidas saavad saidi kasutajad saidil liikuda?

  • Kuidas kavatsete teavet konkreetsetele sihtrühmadele suunata?

  • Kuidas otsingut konfigureeritakse ja optimeeritakse?

On võimalik, et teabearhitektuuri koostamise raames peate tähelepanu pöörama ka teabe liigitamisele või salastamisele.

Kui teie käsutuses oleva teabe väärtus on ettevõtte jaoks suur, kui teave nõuab erikaitset või kui sellele kehtivad nõuetele vastavuse normatiivid, võiksite sisse seada ka liigitusskeemi, mis aitab tuvastada konkreetset tüüpi sisu, mida tuleb käsitleda ülejäänud sisust hoolikamalt.

Pärast seda, kui andmed on korraldatud teatud loendid ja teegid, saate hallata, kuidas hallatakse sisu juhtimise funktsioone. Näide.

Failide väljaregistreerimise nõudmine

Kui vajate faili väljamöllimist, saate tagada, et ainult üks inimene saab redigeerida nii faili seni, kuni see on sisse möllitud. Nõuab dokumentide väljamöllimist takistab mitmel inimesel korraga, kus saate luua redigeerimiskonflikte ja tekitada segadust muudatusi teha. Mis nõuavad väljamöllimise aitab meelde meeskonna liikmed lisada kommentaari, kui nad kontrollida faili, nii, et saate hõlpsam jälgida, mis on muutunud iga versioon. Lisateabeks vt Teegis failide väljamöllimisnõude häälestamine.

Versioonide jälitamine

Kui teil on vaja faile varasemate versioonide säilitamine, teekide aitavad teil jälgida, seda talletada ja taastada faile. Kui soovite, et kõik versioonide jälitamine samal viisil. Või soovi korral saate määrata mõne versiooni põhi, näiteks saate lisada uue peatüki käsiraamatule ja mõned versioonid nii nagu probleemide õigekirjaviga. Salvestusruumi haldamiseks saate arvu erinevat tüüpi versioon, mille soovite salvestada. Lisateavet versioonimise kohta leiate teemast Versioonimine loendis või teegis.

Saate määrata, et dokumendi heakskiitu pole vaja. Dokumendid jäävad ootele, kuni vastavate õigustega isik need kinnitab või tagasi lükkab. Saate reguleerida, millised kasutajarühmad saavad dokumenti enne kinnitamist vaadata. See funktsioon on abiks näiteks juhul, kui teek sisaldab olulisi juhiseid või toiminguid, mis tuleb enne teistele kuvamist lõplikult kinnitada. Dokumendi kinnitamise kohta lisateabe saamiseks vt saidi loendi või teegi üksuste kinnitamise nõudmine.

Kuna teegid toetavad RSS-tehnoloogiat, saavad töörühma liikmed uudiste ja teabe värskendusi või kanaleid ühes keskses kohas automaatselt vastu võtta ja kuvada. RSS-tehnoloogiat saate kasutada teegi muudatuste (nt teegis talletatud failide muutumise) kohta teabe saamiseks. Töörühma liikmed saavad RSS-kanalite abil vaadata muudetud failide koondloendit. Meiliteatiste, saate luua ka nii, et teid teavitatakse failide muutmine. Lisateavet RSS-kanalite kohta leiate teemast RSS-kanalite haldus.

Dokumenditeek või sisutüüp saab kasutada töövooge, mille teie ettevõte on äriprotsesside jaoks määratlenud (nt dokumendikinnituse või läbivaatuse haldamine). Teie töörühm võib dokumentidele rakendada äriprotsesse ehk töövooge, milles on määratud järjest sooritatavate toimingute jada (nt dokumentide kinnitamisel või tõlkimisel). Töövoo kasutamisel läbivad dokumendid või üksused vajaliku toimingu- või tööülesandejada automaatselt. Vaikimisi on teekide jaoks saadaval kolm töövoogu: „Kinnitamine”, mis saadab dokumendi rühmale töötajatele kinnitamiseks, „Tagasiside kogumine”, mis saadab dokumendi rühmale töötajatele tagasiside saamiseks ja tagastab dokumendi töövoo algatanud isikule kogumina, ning „Allkirjade kogumine”, mis saadab dokumendi rühmale töötajatele nende digitaalallkirjade kogumiseks. Lisateavet töövoogude kohta leiate teemast Teave SharePointiga kaasas olevate töövoogude kohta.

Kui teie töörühm töötab mitme failitüübiga (nt töölehtede, esitluste ja dokumentidega), saate mitme sisutüübi määratlemise ja lubamise kaudu teegi funktsioone laiendada. Sisutüüpide abil saate teekidele anda paindlikkust ja need aitavad tagada sisu ühtsust. Iga sisutüübi jaoks saab määrata malli ja koguni töövooprotsessid. Mallid toimivad vormindamise, standardtekstide ja vastavat tüüpi dokumentidele rakendatavate atribuutide (nt osakonna nimi või lepingunumber) alguspunktina. Lisateavet sisutüüpide kohta leiate teemast Sissejuhatus sisutüüpidesse ja sisutüübi avaldamisse.

Kui teil on kogum tundliku sisuga faile ja soovite nende failide kasutuse kohta teavet saada, saate määratleda sündmuste (nt faili muutmised, kopeerimised või kustutamine) auditit lubava poliitika. Lisateavet auditi häälestamise kohta saate teemast Saidikogumi auditeerimissätete konfigureerimine.

Saidi elutsükkel ja aegumine

Näiteks dokumendi töökohad arutelu saitidel ning tavaliselt hangub, kui nad ei ole enam kasu, kasutades väärtuslik talletusruumi ja tuues otsingutulemites kaasa kaose. See on mõistlik seada ajakava läbivaatuse saidid ja nende sisu (vähemalt üks kord aastas), kas need on tasub hoida.

Kindlasti tasub meeles pidada, et ka teie asutuse üldine juhtimismudel võib aegunud saitidel silma peal hoida. Administraator võib näiteks automaatselt kustutada saidid, mida pole 90 päeva jooksul kasutatud. Saidi omanikuna saate e-posti hoiatus teil oli see saab juhtuda. Lisateavet elutsükli- ja aegumispoliitika kohta leiate teemast Saidi sulgemispoliitikad.

Salvestuslimiidid

On võimalik, et administraator on piiranud seda, kui palju kettaruumi teie töörühm tohib kasutada. Peaksite välja uurima, kas limiit on seatud ja kui suur see on, ning seejärel otsustama, kuidas see limiit oma saitide, lehtede ja teekide vahel ära jaotada.

SharePoint Serveris on dokumenditeeki üleslaaditava üksikdokumendi mahule vaikimisi seatud 50 MB ülempiir. Meeskonnatöö saitide omanikele saadetakse vaikimisi teade, kui nende töörühm on kasutanud 90% kettaruumile määratud limiidist.

Kui olete oma töörühmale määratud limiidid teada saanud, saate mitmesuguste funktsioonide (nt versioonijälituse või jälgimisauditi) abil tagada, et teie sait jääb määratud piiridesse. Lisateavet leiate teemast haldamine saidikogumi salvestuslimiidi.

Kohandamine

Tõenäoliselt on teie asutuses kasutusel mõni standardne kujundus, saidimallid või saidipaigutused, mille kasutamine on kas soovituslik või nõutav. Kui kaugele saavad kasutajad oma saitide ja lehtede ilme kohandamisel minna?

Kui soovite kohandusvõimalusi enda kontrolli all hoida, võiksite täpselt määrata selle, kellel teie meeskonna liikmetest on kohandamiseks õigus. Teise võimalusena võite kasutusele võtta standardsed küljendused, et tagada teatud nõuete täitmine (nt see, et saidi omaniku nimi oleks kuvatud kõigi saitide vasakus ülanurgas).

Võite ka määrata suuniste kohta inimesed saavad kasutada oma õigusesätete funktsioone. Näiteks võite paluda, et inimesed ei kasutaks kohandatud koodi sisaldavaid veebiosi.

Kui aga soovite töötajatele anda täiesti vabad käed, võite nende käsutusse anda SharePoint Designeri, et nad saaksid teha täpselt selliseid muudatusi, mida soovivad.

Saidi kohandamise kohta leiate lisateavet teemast SharePointi saidi ilme muutmine või saitide ja lehtede kohandamine.

Navigeerimine

Saidil liikumise elemendid aitavad liikuda vajaliku sisuni. Kaks kohandatavat navigeerimisüksust on ülemine lingiriba ja kiirkäivitusala.

Iga loendi või teegi sätete lehel saate valida kiirkäivitusalas kuvatavad loendid ja teegid. Samuti saate muuta linkide järjestust, linke lisada või kustutada ja lisada või kustutada jaotisi, kuhu lingid on koondatud. Kui jaotises Loend on näiteks liiga palju loendeid, saate tööülesannete loendite linkide koondamiseks lisada uue jaotise Tööülesannete loend.

Ülemisel lingiribal võimaldab kasutajatele saidi avamiseks muude saitide saidikogumis, kuvades vahekaartide rea saidi iga lehekülje ülaosas. Kui loote uue saidi, saate valida, kas kaasata sait emasaidi ülemisel lingiribal ja kas kasutada emasaidi ülemist lingiriba.

Saidil navigeerimise kohta leiate lisateavet teemast saidi navigeerimise tutvustus või SharePointi saidil navigeerimise kohandamine

Otsing

Sisu kuvatakse mitmes kohas (sh saitidel, loendites, teekides, veebiosades ja veergudes). Vaikimisi, kui keegi otsib teie saidi kogu sisu, mis tahes alamsaitide saidil kuvatakse otsingutulemites.

Saidi omanikuna saate valida, kas saidi sisu tuleks otsingutulemites kuvada või mitte. Kui saidi sisu kuvamist otsingutulemites vältimiseks kõik selle alamsaitide sisu ka on blokeeritud kuvataks otsingutulemites.

Vaikimisi ei kuvata otsingutulemites piiratud õigustega sisu, kui otsingu sisestanud kasutajal pole õigust seda sisu lugeda. Soovi korral saate seda sätet muuta, et piiratud õigustega sisu oleks otsingutulemitesse kaasatud; kasutaja näeb küll seda sisu otsingutulemites, ent kui tal pole selle lugemiseks õigust, ei saa ta sisu avada.

Otsingu kohta leiate lisateavet teemadest SharePoint Online’i otsinguhalduse ülevaade ja Sisuotsingu veebiosa konfigureerimine SharePointis.

Saiti toetavad rollid ja vastutusalad

See on hea mõte määratleda rollid ja ülesanded vähendamiseks saate vajadus saidil, kui töötajatele pööramiseks või vähendamine meeskond kaose. Järgnevalt mõned asjad, mida on hea mõte on kirjutatud kohta, kes ei, mida oma saidil.

  • Koolitus: elementaarne koolitus navigeerimise, otsingu ja dokumendihalduse kohta võib uutele kasutajatele vägagi abiks olla.

  • Tugi: võiksite mõne oma meeskonna liikme määrata asjatundjaks, kes oskaks tegelda tõrkeotsinguga, lahendada väiksemaid probleeme ning olla vahendajaks töökaaslaste ja administraatori vahel.

  • Juriidiliste või asutusesiseste nõuete täitmine: vahel piirdub see üksnes asjakohaste juhiste linkide haldamisega, kuid hea oleks, kui keegi ka selle eest vastutaks.

Vaadake veel sees rollid saitide kavandamine ja kasutajate haldamine või saidikogumi administraatorite haldamine .

Andmekaitse

Varundus- ja taastefunktsioonide abil kaitstakse teie andmeid juhusliku kaotsimineku eest. Varundamise sageduse ja taastamise kiiruse ja taseme määrab administraator. Lugege teemat Ülevaade varundamine ja taastamine rakenduses SharePoint Server või SharePoint Online'i saidikogumi prügikasti haldamine

Märkus.:  See leht on tõlgitud automaatselt ning sellel võib leiduda grammatikavigu ja ebatäpsusi. Tahame, et sellest sisust oleks teile abi. Andke meile teada, kui see teave oli teile abiks. Soovi korral saate ingliskeelset artiklit lugeda siit.​

Täiendage Office'i kasutamise oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×