Ülevaade Exceli andmete ühiskasutusest ja koostööst nende puhul

Exceli andmete ühiskasutamine

Microsoft Excelis on mitmeid viise äriteabe ja -andmete ühiskasutuseks, analüüsiks ja kommunikatsiooniks. Viis, mille valite andmete ühiskasutuseks, sõltub paljudest teguritest, sealhulgas sellest, kuidas teised inimesed võiksid andmeid näha ja kasutada. Kas soovite näiteks vältida tundliku või olulise teabe muutmist või lubate kasutajatel andmeid muuta ja redigeerida? Võib-olla on teil vaja jagada andmeid kasutajatega, kellel ei ole Excelit või kelle arvutites on erinevad Exceli versioonid. Võib-olla tahate jagada üksnes oma töövihiku parandatud versiooni, mida saab lihtsalt saata e-postiga ja printida.

Artikkel annab ülevaate andmete ühiskasutusest Excelis, sellest, mida vajate andmete vaatamiseks või nendega töötamiseks, ning andmete ühiskasutusega seotud piirangutest. Artikkel sisaldab ka üksikasjalikumatele artiklitele viitavaid linke.

Artikli teemad

Rakenduse SharePoint Services kasutamine andmete ühiskasutamiseks, säilitades töövihiku ühe versiooni

Koostöö dokumendihaldusserveri töövihikute puhul

Töövihiku salvestamine dokumendihaldusserverisse

Andmete jagamine e-posti, faksi või printimise teel

Töövihikute saatmine e-posti teel

Töövihikute faksimine

Töövihikute printimine

Töövihikute vahetamine varasemate Exceli versioonide kasutajatega

Töövihikute jagamine kasutajatele, kellel pole Excelit

Andmete parandatud versioonide jagamine vaatamiseks ja printimiseks kasutades PDF- või XPS-vormingut

Töövihikute jagamine teistes failivormingutes

Mitmel kasutajal töövihiku üheaegse redigeerimise lubamine

Töövihiku koopiate jagamine ning seejärel iga koopia andmete ühendamine ja konsolideerimine

Töövihikute jagamine ja iga töövihiku muudatuste ühendamine

Töövihikute jagamine ja mitme töölehe andmete konsolideerimine

Rakenduse SharePoint Services kasutamine andmete ühiskasutamiseks, säilitades töövihiku ühe versiooni

Kui teil on juurdepääs rakenduse SharePoint Services serverile, mis on võimeline käitama Exceli arvutusteenuseid (sellisele serverile viidatakse ka kui lubatud Exceli teenustega serverile), saate salvestada sellesse serverisse om at töövihiku nii, et muud kasutajad pääsevad ligi selle kõigile osadele veebibrauseri kaudu.

Veebibrauseris saavad kasutajad töölehti vaadata ja neid interaktiivselt kasutada ning töövihikutes arvutada, luua hetktõmmiseid, värskendada andmeid ja välja tuua väärtusi. Töövihikuid saab kasutada ka armatuurlauaaruannetes. (Sarnaselt auto armatuurlauale pakub armatuurlauaaruanne kriitilisi andmeid kokkuvõtte vormis visuaalselt nii, et kasutajad saaksid kiiresti vajalikku teavet.) Veelgi enam, töövihiku kasutamiseks brauseris ei pea kasutajate arvutistesse olema installitud Excelit.

Järgmisel joonisel on kujutatud avaldatud töövihiku andmed armatuurlauaaruandes.

Exceli andmed armatuurlauaaruandes

Töövihiku avaldamisel salvestatakse kogu töövihik serverisse, kuid saate määrata veebibrauseris kuvatavad töövihiku osad (nt üksikud töölehed, nimega vahemikud või diagrammid). Saate seada ka parameetrid interaktiivsuse lubamiseks, määrates üksikud brauseris nähtaval töölehel redigeeritavad lahtrid. Näiteks saate määrata lahtrid, millesse kasutajad saavad sisestada väärtusi, mida kasutavad teistes lahtrites asuvad valemid ning näha seejärel arvutatud tulemeid.

Kasutage andmete ühiskasutamiseks töövihiku avaldamist SharePointi saidil jul, kui:

  • teie organisatsioonis on Exceli teenused kasutusel, s.t SharePointi server suudab käitada Exceli arvutusteenuseid. Exceli arvutusteenused kasutavad sama mootorit, mida Exceli töölauarakendus kasutab andmete arvutamisel, diagrammide loomisel ja kuvamisel ning paljude muude toimingute puhul.

  • soovite säilitada töövihikust või -lehest ainult ühe koopia keskses turvalises asukohas;

  • kasutajad peavad brauseri kaudu andmeid analüüsima, diagramme tegema, andmeid liigendama ja nendega interaktiivselt töötama. Excel ei pea olema kasutajate arvutitesse installitud;

  • soovite kaitsta ja kinnitada töölehemudeleid ja mudelites olevaid andmeid. Saate anda kasutajaile kirjutuskaitstud õigusi, nii et nad saavad brauseris töölehte vaadata, aga ei pääse sellele Excelit või teisi klientprogramme (töölauarakendusi) kasutades otse ligi. Lisaks saate kontrollida neid töölehe osi, mida kasutajatel on lubatud brauseris vaadata;

  • soovite kasutada töövihikut armatuurlauaaruandes veebilehel, kus saate kiiresti vaadata ja analüüsida olulist projektiteavet;

  • soovite kasutada aruandefunktsioone, et teavitada kasutajaid värskendatud aruannetest.

Lisateavet leiate teemast Töövihiku avaldamine SharePointi saidil.

Lehe algusesse

Koostöö dokumendihaldusserveri töövihikute puhul

Kui tahate võimaldada koostööd ühe või mitme töövihiku puhul keskses asukohas, saate salvestada need dokumendihaldusserverisse. Dokumendihaldusserveri abil saate kasutada dokumendihaldamisfunktsioone (nt automaattöövood ja ühiskasutuses dokumenditeegid), et dokumente sisse ja välja registreerida. Kui teil on olemas rakendus SharePoint Services, saate lisaks salvestada dokumendi ühistööruumi, et teha teistele kasutajatele koostöö dokumendi alal veel lihtsamaks ja tagada kohaliku töövihiku sünkroonsus serverimuudatustega.

Töövihiku salvestamine dokumendihaldusserverisse

Saate salvestada töövihikud dokumendihaldusserverisse (nt rakendusse SharePoint Services), et anda kasutajatele keskne asukoht koostööks dokumentide alal ja saada kasu paljudest dokumendihaldusserverisüsteemide dokumendihaldamisfunktsioonidest.

Koostöö dokumendihaldusserverit kasutades, kui

  • teil on juurdepääs dokumendihaldusserverile;

  • kasutajatel on installitud Excel töövihikute avamiseks ja kasutamiseks dokumendihaldusserveris;

  • soovite saada kasu dokumendihaldusserveri funktsioonidest, nagu näiteks

    • automaatne töövoog \endash saate dokumendiga töötavaid kasutajaid teavitada sellest, millises tööfaasis nad osalevad (läbivaatus, tagasiside, heakskiit jne), nii et kasutajad saavad esitada teavet ja kogemusi nagu vaja;

    • dokumenditeegid \endash saate töövihikuid sinna talletada ja seal korraldada;

    • töövihikute sisse- ja väljaregistreerimine ning nende versioonid;

    • administreerimis- ja aruandefunktsioonid;

    • koostööfunktsioonid (nt dokumentide tööruumi saidid).

Töövihiku avaldamiseks SharePointi saidi dokumenditeegis veenduge, et sait on saadaval ja tehke järgmist:

  1. Klõpsake menüüs Fail nuppu Salvestamine ja saatmine ja siis käsku Salvesta SharePointi.

  2. Valige dialoogiboksis Nimega salvestamine asukoht serveris ja töövihiku nimi ning klõpsake nuppu Salvesta.
    Enne nupu Salvesta klõpsamist saate klõpsata nuppu Avaldamise suvandid ja valida üksikud avaldatavad töölehed või üksused (nt nimevahemikud, diagrammid või liigendtabelid) ning saate luua ka parameetreid.

Sõltumata sellest, kas valite töölehed või muud üksused või loote parameetrid, salvestatakse dokumenditeegis alati kogu töövihik. Sellegipoolest võivad valitud avaldamissuvandid mõjutada teavet, mida kasutajatele brauserivaates kuvatakse või mitte.

Lehe algusesse

Andmete jagamine e-posti, faksi või printimise teel

Tavalisimad viisid Exceli andmete ühiskasutuseks on ilmselt töövihikute saatmine e-posti teel, nende faksimine ning nende paberkoopiate printimine ja jagamine. Töövihikute jagamiseks kasutage e-posti, faksi või printimist, kui

  • teil on meiliprogramm (nt rakendus Microsoft Outlook);

  • teil on faksiaparaat või faksitarkvara ja Interneti-ühendus;

  • teil on printer ja soovite viitamiseks kasutada või jagada andmete paberkoopiaid.

Töövihikute saatmine e-posti teel

Saate saata töövihiku Exceli või meiliprogrammi kaudu. Töövihiku saatmiseks Excelis avage soovitud töövihik, klõpsake menüü Fail nuppu Salvestamine ja saatmine ja seejärel käsku Saada e-posti kaudu.

Töövihikute faksimine

Saate faksida töövihikut Exceli kaudu, kui olete registreerunud mõne faksiteenuse kasutajaks või kui teil on faksitarkvara ja Interneti-ühendus või faksmodem. Saate ka töövihiku printida ja selle seejärel faksi kasutades faksida.

Töövihiku faksimiseks Exceli kaudu veenduge, et teil on Interneti-ühendus ja et olete registreerunud mõne faksiteenuse kasutajaks. Avage faksitavat teavet sisaldav töövihik, klõpsake menüü Fail nuppu Salvestamine ja saatmine ja seejärel käsku Saada Interneti-faksina.

Töövihikute printimine

Töövihiku printimine Excelis on lihtne. Enne suurt hulka andmeid ja diagramme sisaldava töövihiku printimist saate seda professionaalse ilme saavutamiseks küljendivaates kiiresti viimistleda. Selles vaates saate andmete paigutust ja vormingut muuta nagu normaalvaates. Saate kasutada ka joonlaudu andmete laiuse ja kõrguse mõõtmiseks, muuta lehekülje paigutust, lisada või muuta lehekülje päiseid ja jaluseid, seada printimiseks veeriseid ning peita või kuvada rea- ja veerupäiseid.

Lisateabe saamiseks Excelis printimise kohta vaadake teemat Töölehe või -vihiku printimine.

Lehe algusesse

Töövihikute vahetamine varasemate Exceli versioonide kasutajatega

Kui soovite vahetada töövihikuid kasutajatega, kes võivad kasutada Exceli varasemaid versioone, saate oma töövihiku salvestada Exceli XML- või kahendvormingu (.xlsx või .xlsb) asemel Excel 97\endash 2003 vormingus (.xls) ja töötada dokumendiga ühilduvusrežiimis. Ühilduvusrežiim lubatakse automaatselt, kui avate Excel 97\endash -2003 töövihiku. Pildivihje Ühilduvusrežiim kuvatakse programmi tiitliribal, kui töötate varasema versiooni failivormingus.

CÜhilduvusrežiim kehtestab ühilduvuse rakenduste Excel 2010 ja Excel 2003, Excel 2002, Excel 2000 ning Excel 2007 töövihikute vahel, tõkestades rakenduse Excel 2010 funktsioonid, mis võivad potentsiaalselt lisada varasemate Office'i versioonidega ühildumatu sisu.

Kui salvestate avatud töövihiku ühilduvusrežiimis, käivitab Excel kõigi võimalike ühilduvusprobleemide tuvastamiseks automaatselt ühilduvuskontrolli. Kui te ei kasuta ühilduvusrežiimi, saate XSLX- või XLSB-vormingus töövihiku salvestamisel varasema Exceli versiooni failivormingussse kasutada ka ühilduvuskontrolli. Näiteks kui teisendate XLSX-vormingu (Excel XML-vormingu) XLS-vorminguks (Excel 97–2003 töövihikuks). Ühilduvuskontroll hoiatab teid töövihiku sellise sisu eest, mis ei pruugi varasemate versioonidega ühilduda ning mida võib seetõttu mõjutada failivorminguteisendus. 

Kasutage ühilduvusrežiimi, kui

  • soovite jagada töövihiku koopiaid varasemate Exceli versioonidega töötavatele kasutajatele;

  • ootate, et teised kasutajad muudaksid või töötleksid teie jagatud andmeid;

  • soovite, et teie töövihiku adressaadid saaksid andmetega töötamisel kasutada tuttavaid Exceli funktsioone;

Ühilduvusrežiimis töötamise kohta lisateabe saamiseks vaadake teemat Office Excel 2010 kasutamine koos varasemate Exceli versioonidega.

Lehe algusesse

Töövihikute jagamine kasutajatele, kellel pole Excelit

Suurepärane viis lubada Excelita kasutajatel Exceli andmeid vaadata ja nendega interaktiivselt töötada on rakenduse Excel Services kasutamine. Kui teil puudub juurdepääs rakendusele Excel Services, saate siiski lisandmooduli töövihiku PDF- või XPS-vormingus installida või salvestada töövihiku muudesse failivormingutesse ning saata selle seejärel adressaatidele e-posti või faksi teel või salvestades faili võrgu või veebi ühiskasutuskohta, millele kasutajad juurde pääsevad.

Andmete parandatud versioonide jagamine vaatamiseks ja printimiseks kasutades PDF- või XPS-vormingut

Printimiseks, postitamiseks ja e-posti teel saatmiseks saate salvestada Exceli andmed PDF-vormingus (Portable Document Format) või XPS-vormingus (XML Paper Specification). Töölehe salvestamine PDF- või XPS-failina lubab teil jäädvustada teavet kergesti jagatavas vormingus, mis säilitab kõik vormindamistunnused, kuid ei nõua teistelt kasutajatelt teie väljundi läbivaatamiseks või printimiseks Exceli olemasolu.

Salvestage oma tööleht PDF- või XPS-vormingus, kui

  • soovite jagada failide parandatud versioone e-posti teel või võrgu või veebi ühiskasutuskoha kaudu;

  • faili adressaatidel ei pruugi olla Excel installitud;

  • soovite, et kasutajad saaksid kergesti teavet printida;

  • te ei soovi, et keegi muudaks lähteandmeid;

  • te ei soovi andmete sagedasi väskendusi.

Lisateavet töövihiku teisendamisest PDF- või XPS-vormingusse leiate teemast PDF-i või XPS-ina salvestamine.

Töövihikute jagamine teistes failivormingutes

Saate salvestada Exceli töövihikud erinevates failivormingutes, nii saavad need, kellel Excelit pole, avada töövihikud muudes rakendustes või andmesüsteemides.

Saate salvestada Exceli failid XML-, teksti- ja veebifailidena (HTML-failidena) jms. Võimalike salvestatavate vormingute loendi kohta vaadake teemat Excelis toetatavad failivormingud.

NB!    Kui salvestate teistes failivormingutes,ei säili kõik Exceli funktsioonid. Olenevalt vormingust ei säilitata sageli vormindamist ja mõnikord valemeid. Lisaks salvestatakse osa vormingutes ainult aktiivne leht. Kui teil on töövihikus mitu töölehte ja soovite kõik töölehed kindlas vormingus salvestada, peaksite iga töölehe eraldi salvestama.

Salvestage töövihikud muudes failivormingutes, kui

  • soovite andmeid ühiselt kasutada, kuid ei vaja tingimata vormindamist või Exceli-põhiseid funktsioone;

  • teil on XML-põhine süsteem ja soovite andmeid XML-i abil üle kanda;

  • vajate teistes süsteemides kasutamiseks lihtsaid tekstifaile;

  • soovite postitada teavet veebi ja soovite salvestada Exceli andmed veebilehena,et lisada need veebisaidile.

Muus failivormingus salvestamiseks klõpsake menüü Fail nuppu Nimega salvestamine. Klõpsake noolt loendi Salvestustüüp kõrval ja valige loendist failitüüp.

Teistes failivormingutes salvestamiseks lisateabe saamiseks vaadake teemat Töövihiku salvestamine teises failivormingus.

Lehe algusesse

Mitmel kasutajal töövihiku üheaegse redigeerimise lubamine

Kui teil on töövihik, milles soovite lubada üheaegselt andmeid lisada või muuta rohkem kui ühel inimesel, saate häälestada ja salvestada töövihiku kui ühiskasutusega töövihiku ja teha see seejärel kättesaadavaks ühiskasutatavas võrgukohas (mitte veebiserveris).

Osa dialoogiaknast Töövihiku ühiskasutus

Rakendage funktsiooni Töövihiku ühiskasutus, kui

  • soovite, et mitu kasutajat saaks ühes töövihikus üheaegselt andmeid redigeerida, ja olete nõus töövihikus algsete andmete muutmisega (sh paranduste, lisanduste ja kustutamistega);

  • teil on ligipääs ühiskasutatavale võrgukohale, kuhu talletada töövihik ja kuhu kasutajad juurde pääsevad;

    Märkus. : Rohkem kui üks kasutaja ei saa üheaegselt teha muudatusi ühiskasutusega töövihikusse, mis on talletatud rakenduse SharePoint Services saidil. Kui soovite oma töövihiku rakenduse SharePoint Services saidile talletada, peate seda tegema üksnes pärast ühiskasutuse käigus tehtava koostöö lõppemist.

  • soovite pidada arvet töövihikusse tehtavate muudatuste üle;

  • te ei püüa muuta järgnevaid funktsioone, mida ei saa muuta pärast töövihiku ühiskasutust: ühendatud lahtrid, tingimusvormingud, andmete valideerimine, diagrammid, pildid, objektid (sh joonistusobjektid), hüperlingid, stsenaariumid, liigendused, vahekokkuvõtted, andmetabelid, liigendtabeliaruanded, töövihiku ja -lehe kaitsmine ja makrod.

NB! :  Rakenduse Excel ühiskasutusega töövihiku salvestamine varasema versiooni failivormingus eemaldab töövihiku ühiskasutusest ning kaotab konflikte ja lahendusi dokumenteeriva redaktsiooniajaloo.

Töövihiku omanikuna saate selle ühiskasutuseks ette valmistada, kui sisestate ja vormindate avaldamist vajavad andmed. Kui olete lõpetanud, klõpsake menüü Läbivaatus jaotises Muudatused käsku Luba töövihiku ühiskasutus. Salvestage töövihik ühiskasutusega võrgukohta (mitte veebiserverisse), mis on kättesaadav määratud kasutajaile. Teise võimalusena saate klõpsata menüü Läbivaatus jaotises Muudatused käsku Kaitse töövihikut ja luba selle ühiskasutus, et muud kasutajad ei saaks töövihikus muutuste jälitamist välja lülitada.

Exceli lindi pilt

Iga kord, kui salvestate ühiskasutusega töövihiku, küsitakse teilt, kas soovite värskendada töövihikut teiste kasutajate salvestatud muudatustega alates teie viimasest ühiskasutusega töövihiku salvestamisest. Kui soovite hoida ühiskasutusega töövihikut muutumise jälgimiseks avatuna, võib Excel värskendada andmeid teie määratud ajavahemike järel automaatselt. Seejuures saate määrata, kas salvestate töövihiku ise või mitte.

Kui salvestate muudatused ühiskasutusega töövihikusse, võib keegi teine, kes töövihikut redigeerib, olla salvestanud muudatused samadesse lahtritesse. Sel juhul satuvad muudatused vastuollu ja ilmub konfliktilahenduse dialoogiboks, mis võimaldab teil otsustada, millised muudatused säilitatakse.

Lisateavet ühiskasutusega töövihiku häälestamise ja kasutamise kohta leiate teemast Ühiskasutusega töövihiku kasutamine koostöö puhul.

Lehe algusesse

Töövihiku koopiate jagamine ning seejärel iga koopia andmete ühendamine ja konsolideerimine

Töövihikute jagamine ja iga töövihiku muudatuste ühendamine

Töövihiku koopiate jagamiseks ja seejärel mitme koopia muudatuste ühendamiseks tuleb töövihik seadistada ühiskasutatavaks.

Lisateavet leiate teemast Mitmel kasutajal töövihiku üheaegse redigeerimise lubamine.

Erinevus seisneb selles, et töövihiku talletamise asemel ühte asukohta mitmele kasutajale redigeerimiseks saate jagada töövihiku koopiaid ja lubada kasutajatel teha muudatusi ning saata muudetud töövihikud teile tagasi. Talletage töövihikud ühte asukohta ja klõpsake seejärel käsku Võrdle ja ühenda töövihikud. Saate muudatused üle vaadata ja kinnitada need, mida soovite hoida ja ühes keskses töövihikus kasutada. Kiirpääsuribale käsu Võrdle ja ühenda töövihikud lisamiseks saate teha järgmist.

  1. Klõpsake menüüs Fail nuppu Suvandid ja seejärel kategooriat Kiirpääsuriba.

  2. Klõpsake loendis Vali käsud väärtust Kõik käsud.

  3. Valige väärtus Võrdle ja ühenda töövihikud, seejärel klõpsake nuppu Lisa ja siis nuppu OK.

Kasutage funktsiooni Võrdle ja ühenda, kui

  • soovite koguda sisendeid mitmelt võtmekasutajalt, kuid soovite saavutada suuremat kontrolli algversioonis tehtud ja aktsepteeritud muudatuste üle;

  • te ei soovi salvestada töövihikut ühte kesksesse, mitmele kasutajale ligipääsetavasse asukohta, kuid soovite selle asemel jagada (nt e-posti teel) töövihiku koopiaid;

  • soovite pidada arvet aktsepteeritud muudatuste üle;

  • aktsepteerite ühiskasutusega töövihikute piiranguid (lisateavet leiate teemast Mitmel kasutajal töövihiku üheaegse redigeerimise lubamine).

Töövihikute jagamine ja mitme töölehe andmete konsolideerimine

Kui häälestate töölehed sarnasele või identsele paigutusele ja saadate nende töölehtede koopiad kasutamiseks muudele kasutajatele, saate kõigi nende kasutajate tulemused summeerida ja ette kanda kesksel töölehel. Näiteks kui teil on töövihikutes kulukirjete tööleht iga piirkonna kontori jaoks, saate need kirjed viia kesksele korporatiivkulude töölehele.

Näide andmete konsolideerimisest

Kasutage andmete konsolideerimist, kui

  • soovite koguda mitme võtmekasutaja sisendeid ja viia need kesksele töölehele;

  • te ei soovi salvestada töövihikut ühte kesksesse, mitmele kasutajale ligipääsetavasse asukohta, kuid soovite selle asemel jagada (nt e-posti teel) töövihiku koopiaid;

  • peate looma või tahate luua sarnased või identsed töölehed, kust konsolideerida.

Andmete konsolideerimiseks klõpsake menüü Andmed jaotises Andmeriistad käsku Konsolideeri ja tippige või valige seejärel konsolideeritavate andmete viited.

Exceli lindi pilt

Andmete konsolideerimiseks on teil mitmeid suvandeid. Saate andmeid konsolideerida suvandiga

Paigutus    \endash valige see suvand, kui kõigi töölehtede andmed on paigutatud identsesse järjekorda ja asukohta;

Kategooria    \endash valige see suvand, kui iga tööleht korraldab andmeid erinevalt, kuid tal on samasugused rea- ja veerusildid, mida saate kasutada andmete vastendamiseks;

Ruumilised valemid    \endash valige see suvand, kui töölehtedel pole ühtlast mustrit. Saate luua valemeid, mis viitavad lahtritele igas kombineeritavas andmevahemikus. Mitmel töölehel olevatele lahtritele viitavaid valemeid nimetatakse ruumilisteks valemiteks.

Lisateavet leiate teemast Mitme töölehe andmete konsolideerimine ühele töölehele.

Lehe algusesse

Täiendage oma oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×