Ühispostkasti loomine

Kaasautorid: Jana Pihlak Mario Vesik
Viimati värskendatud: 19. juulil 2017

Ühispostkaste on lihtne luua ja nende abil saavad inimesed hõlpsalt ühise meiliaadressi (nt info@contoso.com) kaudu meilisõnumeid jälgida ning sõnumeid saata. Kui rühma kuuluv isik vastab ühispostkasti saadetud sõnumile, kuvatakse meilisõnumi saatjana ühispostkast, mitte üksikkasutaja.

Ühispostkastidega kaasneb ühiskalender! Paljud väikeettevõtted saavad ühiskalendrit kasutada kohana, kuhu kõik saavad lisada oma kohtumisi. Kui teil on näiteks kolm inimest, kes teevad kliendikülastusi, saavad nad kohtumised lisada ühiskalendrisse. Sel viisil teavad kõik, kus keegi parajasti viibib.

Ühispostkasti loomine ja liikmete lisamine

Teie brauser ei toeta videot. Installige Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player või Internet Explorer 9.
Ühispostkasti loomise video

Proovige järele!

  1. Logige sisse oma Office 365 administraatorikontoga veebisaidil https://portal.office.com/adminportal/home.

    Logige sisse Office 365 administraatorikontoga.

    21Vianeti käitatavasse Office 365 sisselogimine

  2. Valige halduskeskuses Rühmad > Ühispostkastid.

    Ühispostkasti valimine selle avamiseks
  3. Sisestage lehel Postkasti lisamine ühispostkasti nimi. Viisard valib meiliaadressi, kuid soovi korral saate seda muuta.

    Pange oma ühispostkastile nimi.

  4. Klõpsake nuppu Lisa. Võib kuluda paar minutit, enne kui saate liikmeid lisada.

  5. Valige jaotises Järgmised toimingud toiming Liikmete lisamine sellesse postkasti. Liikmed saavad vaadata ühispostkasti saabuvaid meilisõnumeid ja väljaminevaid vastuseid.

    Valige Lisa liikmeid

  6. Valige nupp +Lisa liikmeid. Valige inimesed, kellele soovite anda ühispostkasti kasutusõiguse, märkige nende nime kõrval ruut ja klõpsake nuppu Salvesta.

    Valige liikmed, kelle soovite ühispostkasti kasutajateks määrata.

  7. Valige käsk Sule.

Ongi valmis! Nüüd minge järgmise etapi juurde ja lubage kõigile saadetud meilisõnumite vaatamine.

Saadetud meilisõnumite (vastuste) vaatamise lubamine kõigile

Vaikimisi ei salvestata ühispostkastist saadetud sõnumeid ühispostkasti kausta „Saadetud üksused”. Selle asemel salvestatakse sõnumid sõnumi saatja kausta „Saadetud üksused”.

Kui soovite saadetud meilisõnumite vaatamise lubada kõigile, saate Office 365 halduskeskuses ühispostkasti sätteid reguleerida, valides Saadetud üksused > Redigeeri.

Valige Saadetud > Redigeeri.

Ühispostkasti lisamine Outlooki

Kui teie ettevõttes on automaatne vastendamine lubatud (enamasti on see nii), kuvatakse ühispostkast kasutaja Outlooki rakenduses automaatselt pärast Outlooki sulgemist ja taaskäivitamist.

Lisateavet leiate järgmistest artiklitest.

  • Ühispostkasti avamine rakendustes Outlook 2016 ja Outlook 2013

  • Ühispostkasti avamine ja kasutamine Outlooki veebirakenduses. Vastamine ühisaadressilt (nt müük@contoso.com) on ESIMESEL KORRAL VÄGA KEERULINE! Kasutajad peavad kasutama järgmist lahendust (kuna viga ei parandata).

    1. Avage Outlooki veebirakendus ja seejärel avage ühispostkast.

    2. Avage sõnum, mis saadeti ühisaadressilt.

    3. Klõpsake nuppu Vasta.

    4. Klõpsake sõnumi allservas noolenuppu Rohkem > Kuva saatja.

      Noolenupu Rohkem ja seejärel nupu Kuva saatja klõpsamine

    5. Paremklõpsake saatja aadressi (nt Ina@weewalter.me) ja klõpsake nuppu Eemalda.

      Eemaldage SAATJA pseudonüüm.

    6. Seejärel sisestage ühisaadress (nt tugi@contoso.com) ja saatke sõnum. Järgmine kord, kui saadate vastuse ühispostkastist, kuvatakse see aadress ühe valikuna rippmenüüs Saatja.

      Ühispostkasti pseudonüüm kuvatakse rippmenüüs SAATJA.

Ühispostkasti kasutamine mobiilsideseadmes (telefonis või tahvelarvutis)

Ühispostkasti kasutamiseks mobiilsideseadmes avage brauser, logige sisse teenusesse Office 365 ja siis avage Outlooki veebirakendus. Juhised leiate eespool toodud punktist Ühispostkasti avamine ja kasutamine Outlooki veebirakenduses. Outlooki veebirakenduses pääsete juurde ühispostkastile.

Ühispostkastile ei pääse juurde mobiilsideseadmesse installitud Outlooki rakenduse kaudu.

Ühiskalendri kasutamine

Meile meeldib SharePointi kalendri asemel kasutada pigem ühispostkasti kalendrit, mis võimaldab jälgida inimeste kohtumisi ja asukohta. Ühiskalender on integreeritud Outlookiga, selle abil saab luua meeldetuletusi ning seda on lihtsam luua ja kasutada kui SharePointi kalendrit.

  1. Avage Outlooki rakenduses kalendrivaade ja valige ühispostkast.

    Valige kalendrivaade

  2. Kui lisate kohtumisi, näevad neid kõik ühispostkasti liikmed.

Ühispostkasti saadetud meilisõnumite edasisaatmine

  1. Valige Office 365 halduskeskuses ühispostkast, mida soovite redigeerida.

  2. Valige Meilisõnumite edasisaatmine > Redigeeri.

  3. Seadke lüliti asendisse Sees ja lisage edasisaatmise meiliaadress. Saate sisestada ainult ÜHE meiliaadressi. Selleks võib olla asutuseväline meiliaadress (nt Gmaili aadress) või mõni muu ühispostkast.

  4. Valige Salvesta.

Automaatvastuste saatmine ühispostkasti kaudu

  1. Valige Office 365 halduskeskuses ühispostkast, mida soovite redigeerida.

  2. Valige Automaatvastused > Redigeeri.

  3. Seadke lüliti asendisse Sees ja valige, kas vastuse adressaatideks on teie asutuse töötajad või asutusevälised inimesed. Seejärel tippige sõnum.

  4. Tippige vastus, mille soovite oma asutuse töötajatele saata. Saate lisada ainult teksti, mitte pilte.

  5. Kui soovite saata vastuse lisaks ka asutusevälistele inimestele, märkige soovitud vastuse adressaadi juures ruut ja tippige tekst. Ilma oma asutuse töötajatele vastust saatmata ei saa asutusevälistele inimestele vastust saata.

  6. Valige Salvesta.

Ühispostkasti limiit: 50 GB

Saate ühispostkastis ilma sellele litsentsi määramata salvestada kuni 50 GB andmeid. Kui soovite rohkem andmeid salvestada, peate postkastile määrama litsentsi.

Kui ühispostkasti salvestuslimiit on täis, saate mõnda aega meilisõnumeid vastu võtta, kuid te ei saa uusi meilisõnumeid saata. Seejärel ei saa te enam meilisõnumeid vastu võtta. Postkasti sõnumi saatjad saavad mittesaatmisteatise.

Liikmete jaoks ühispostkasti sõnumite kustutamise takistamine

Kahjuks ei saa te inimestel takistada ühispostkasti sõnumite kustutamist. Oletame näiteks, et ühispostkasti kasutavad viis inimest. Üks neist kustutab meilisõnumi pärast selle lugemist. Nüüd on meilisõnum kustutatud kõigi jaoks, seda isegi siis, kui nad polnud sõnumit lugenud. Ainuke viis selle vältimiseks on luua ühispostkasti asemel Office 365 rühm.

Outlooki rühm sarnaneb ühispostkastiga. Nende kahe võrdluse leiate teemast Rühmade võrdlus. Lisateavet rühmade kohta leiate teemast Lisateave rühmade kohta, eriti lehe allservas asuvast jaotisest Outlooki rühmad.

Mida võiks veel ühispostkastide kohta teada?

  • Kui ühispostkasti maht jääb alla 50 GB, ei pea te litsentse määrama.

  • Küll aga tuleb kasutajatele anda ühispostkasti kasutamise õigus (liikmesus). Ühispostkasti saavad kasutada ainult teie asutuse töötajad.

  • Te ei saa anda ettevõttevälistele inimestele (nt Gmaili kontoga inimestele) juurdepääsu oma ühispostkastile. Kui soovite seda teha, kaaluge hoopis Outlooki rühma loomist. Lisateavet leiate artiklist Office 365 rühma loomine halduskeskuses.

  • Outlook for iPhone’i, Androidi seadmete ja Mac-arvutite kaudu ühispostkastile juurde ei pääse. Kui soovite mõnest nimetatud seadmest ühispostkastile juurde pääseda, kasutage Outlooki veebirakendust.

  • Ühispostkastist saadetud meilisõnumeid krüptida ei saa.

  • Kasutajapostkaste saab teisendada ühispostkastideks. Lugege teavet artiklist Kasutajapostkasti teisendamine ühispostkastiks.

Ühispostkastide loomisel tekkivate probleemide lahendamine

  • Tõrketeade: Puhverserveri aadress „smtp:<ühispostkasti nimi>” on juba kasutusel puhverserveri aadresside seas või domeeni „<nimi>” LegacyExchangeDN-is. Valige muu puhverserveri aadress.

    See probleem ilmneb siis, kui proovite anda ühispostkastile nime, mis on juba kasutusel. Oletame näiteks, et soovite ühispostkaste nimega info@domeen1 ja info@domeen2. Selleks on kaks võimalust.

Automaatse vastendamise toimimisviisid ühispostkastides

Automaatne vastendamine määratakse kasutaja postkastis, mitte ühispostkastis.

See tähendab, et kui proovite ühispostkasti juurdepääsuga isikuid hallata turberühma kaudu, siis automaatne vastendamine ei tööta. Niisiis tuleb automaatseks vastendamiseks õigused konkreetselt määrata.

Ühispostkasti loomine Exchange’i halduskeskuses

Osa kliente teevad kogu postkastihalduse ära just Exchange’i halduskeskuse kaudu. Siit leiate juhised ühispostkastide loomise kohta selles keskkonnas.

Kui soovite teada saada, milliseid õigusi on teil nende juhiste täitmiseks tarvis, lugege jaotist „Kasutajapostkastid“ lehel Adressaatide õigused.

  1. Valige Adressaadid > Ühiskasutuses > Lisa .

  2. Täitke nõutavad väljad:

    • Kuvatav nimi

    • Meiliaadress

  3. Õiguse „Täielik juurdepääs“ või „Saada nimega“ andmiseks klõpsake nuppu Lisa ja valige kasutajad, kellele soovite õigused anda. Mitme kasutaja valimiseks hoidke all juhtklahvi CTRL. Kas te ei tea täpselt, millised õigused valida? Lugege lõiku Millist õigust tuleks kasutada?.

    Märkus. : Täieliku juurdepääsu õigus lubab kasutajal lisaks postkasti avamisele ka selles leiduvaid üksusi muuta ja uusi üksusi luua. Õigus „Saada nimega“ lubab kasutajatel, kes pole postkasti omanikud, selle ühispostkasti kaudu meilisõnumeid saata. Ühispostkasti õige töö tagamiseks on vaja määrata mõlemad õigused.

  4. Muudatuste salvestamiseks ja ühispostkasti loomiseks klõpsake nuppu Salvesta.

  1. Valige Adressaadid > Ühiskasutuses > Redigeeri .

  2. Klõpsake nuppu Postkasti delegeerimine.

  3. Õiguse „Täielik juurdepääs“ või „Saada nimega“ andmiseks või eemaldamiseks klõpsake nuppu Lisa või Eemalda ja valige kasutajad, kellele soovite õigused anda või kellelt õigused eemaldada.

    Märkus. : Täieliku juurdepääsu õigus lubab kasutajal lisaks postkasti avamisele ka selles leiduvaid üksusi muuta ja uusi üksusi luua. Õigus „Saada nimega“ lubab kasutajatel, kes pole postkasti omanikud, selle ühispostkasti kaudu meilisõnumeid saata. Ühispostkasti õige töö tagamiseks on vaja määrata mõlemad õigused.

  4. Muudatuste salvestamiseks klõpsake nuppu Salvesta.

  • Täielik juurdepääs – õigusetase „Täielik juurdepääs“ lubab kasutajal ühispostkasti sisse logida ja tegutseda selle postkasti omanikuna. Pärast sisse logimist saab kasutaja kalendriüksusi luua, meilisõnumeid lugeda, vaadata, kustutada ja muuta ning ülesandeid ja kalendrikontakte luua. Siiski ei saa täieliku juurdepääsu õigusega kasutaja ühispostkasti kaudu meilisõnumeid saata, kui tal pole lisaks õigust „Saada nimega“ või „Saada nimel“.

  • Saada nimega – õigusetase „Saada nimega“ lubab kasutajal meilisõnumi saatmisel ühispostkasti kehastada. Kui näiteks Peeter logib sisse ühispostkasti „Turundusosakond“ ja saadab meilisõnumi, siis jääb adressaadile mulje, et meilisõnumi saatis turundusosakond.

    Ühisaadressile või ühisaadressilt saadetavaid meilisõnumeid nad siiski ei näe.

  • Saada nimel – õigusetase „Saada nimel“ lubab kasutajal meilisõnumeid saata ühispostkasti nimel. Kui näiteks Kerstin logib sisse ühispostkasti „Administratsioon 32“ ja saadab meilisõnumi, näeb adressaat, et sõnumi on saatnud „Kerstin selle isiku nimel: Administratsioon 32“. Exchange’i halduskeskuse kaudu ei saa õigust „Saada nimel“ määrata. Selleks tuleb kasutada cmdlet-käsku Set-Mailbox koos parameetriga GrantSendonBehalf.

Ühispostkastide loomiseks kasutage PowerShelli cmdlet-käsku New-Mailbox.

Järgmine näide kirjeldab ühispostkasti „Müügiosakond“ loomist ning turberühmale MarketingSG õiguste „Täielik juurdepääs“ ja „Saada nimel“ andmist. Need postkasti kasutamise õigused antakse kõigile selle turberühma liikmetest kasutajatele.

Märkus. : Näites eeldatakse, et olete turberühma MarketingSG juba loonud ning et see turberühm on meililoaga. Lugege artiklit Meililoaga turberühmade haldamine.

New-Mailbox -Shared -Name "Sales Department" -DisplayName "Sales Department" -Alias Sales | Set-Mailbox -GrantSendOnBehalfTo MarketingSG | Add-MailboxPermission -User MarketingSG -AccessRights FullAccess –InheritanceType All

Kas peaksin Outlooki jaoks looma ühispostkasti või Office 365 rühma?

Juhised leiate teemast Rühmade võrdlus.

Täiendage oma oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×