Ülevaade andmebaasidest

Selle artikli teemad

• Mis on andmebaas?

• Accessi andmebaasi osad

Mis on andmebaas?

Andmebaas on teabe kogumise ja korraldamise vahend. Andmebaasides saab talletada teavet inimeste, toodete, tellimuste ja kõige muu kohta. Paljud andmebaasid saavad alguse tekstitöötlusprogrammis või arvutustabelis koostatud loendist. Loendi kasvades hakkavad andmetes tekkima liiasused ja lahknevused. Loendi kujul esitatud andmetest arusaamine muutub keerukaks ning andmete otsimise ja nende alamhulga läbivaatamise võimalused on piiratud. Kui hakkavad ilmnema sellised probleemid, oleks mõistlik andmed üle viia mõnda andmebaasihaldussüsteemi (DBMS), nagu Access.

Arvutipõhine andmebaas on objektide hoidla. Ühes andmebaasis võib olla mitu tabelit. Näiteks varade arvestamise süsteem, mis kasutab kolme tabelit, ei moodusta mitte kolme andmebaasi, vaid ühe kolme tabeliga andmebaasi. Kui see pole loodud muust allikast pärineva koodi ja andmete kasutamiseks, talletab Accessi andmebaas tabelid ühes failis koos teiste objektidega (nt vormide, aruannete, makrode ja moodulitega). Access 2007–2016 vormingus (mida kasutavad ka Microsoft 365 rakendus Access, Access 2021 ja Access 2019) loodud andmebaaside failinimelaiend on .accdb ja varasemates Accessi vormingutes loodud andmebaaside faililaiend .mdb.

Accessi abil saate

• lisada andmebaasi uusi andmeid (nt varadele lisandunud üksuse);

• muuta andmebaasi olemasolevaid andmeid (nt muuta üksuse asukohta);

• kustutada teavet (nt kui üksus on maha müüdud või varade seast eemaldatud);

• korraldada ja vaadata andmeid mitmel viisil;

• andmeid aruannete, meilisõnumite, sisevõrgu või Interneti kaudu koos teistega jagada.

Accessi andmebaasi osad

Järgmistes jaotistes on lühidalt kirjeldatud tüüpilise Accessi andmebaasi osasid.

Tabelid

Andmebaasitabel on välimuselt sarnane arvutustabeliga, milles on andmed talletatud ridades ja veergudes. Seetõttu on arvutustabelit tavaliselt üsna lihtne andmebaasitabelisse importida. Arvutustabelis ja andmebaasis andmete talletamise peamine erinevus seisneb nende korraldusviisis.

Andmebaas on kõige paindlikum siis, kui andmete tabelitesse korraldamise tõttu pole tekkinud liiaseid andmeid. Näiteks kui talletate andmeid töötajate kohta, peaks iga töötaja andmed sisestama töötajate andmete jaoks mõeldud tabelisse üks kord. Toodete andmed talletatakse nende jaoks loodud tabelis ja andmed harukontorite kohta eraldi tabelis. Seda tegevust nimetatakse normaliseerimiseks.

Tabeli iga rida moodustab ühe kirje. Kirjed on üksikute teabeosade talletamise asukohad. Iga kirje koosneb ühest või mitmest väljast. Väljad vastavad tabeli veergudele. Näiteks võib tabelis „Töötajad” olla igas kirjes (reas) teave erineva töötaja kohta ja igal väljal (veerus) erinevat liiki teave (nt eesnimi, perekonnanimi, aadress jne). Igal väljal peab olema kindel andmetüüp, kas tekst, kuupäev või kellaaeg, arv või mõni muu tüüp.

Teine kirjete ja väljade kirjeldamise võimalus on nende võrdlemine raamatukogude vanaaegse kaardikataloogiga. Iga kartoteegis olev kaart on võrreldav andmebaasi kirjega. Iga üksiku kaardi teabeühik (autor, pealkiri jne) vastab andmebaasi väljale.

Tabelite kohta leiate lisateavet artiklist Sissejuhatus tabelitesse.

Vormid

Vormid võimaldavad luua kasutajaliidese, kus saab andmeid sisestada ja redigeerida. Vormid sisaldavad sageli käsunuppe ja muid juhtelemente mitmesuguste toimingute tegemiseks. Andmebaasi saab luua ka ilma vorme kasutamata, redigeerides andmeid tabeli andmelehtedel. Enamik andmebaaside kasutajaid eelistab siiski andmete sisestamiseks ning tabelites olevate vaatamiseks ja redigeerimiseks kasutada vorme.

Käsunuppe saab programmeerida nii, et need määravad kindlaks vormis kuvatavad andmed, avavad teisi vorme või aruandeid või teevad mitmesuguseid muid toiminguid. Näiteks võib teil olla vorm nimega „Kliendivorm”, kus saate töötada kliendiandmetega. Kliendivormis võib näiteks olla nupp, mis avab tellimisvormi, kuhu saate sisestada selle kliendi uue tellimuse andmed.

Vormide abil saate kindlaks määrata, kuidas teistel kasutajatel on võimalik andmebaasis olevaid andmeid kasutada. Näiteks saate luua vormi, kus kuvatakse ainult kindlad väljad ja kus saab teha ainult teatud toiminguid. See aitab kaitsta andmeid ja tagada, et andmed oleksid õigesti sisestatud.

Vormide kohta leiate lisateavet artiklist Vormide tutvustus.

Aruanded

Aruandeid kasutatakse andmete vormindamiseks, kokkuvõtmiseks ja esitamiseks. Üldjuhul annavad aruanded vastuse mingile konkreetsele küsimusele (nt „Kui palju raha me eelmisel aastal igalt kliendilt saime?” või „Millistes linnades meie kliendid asuvad?”). Iga aruannet saab vormindada nii, et andmed oleksid võimalikult hästi loetavad.

Aruande koostamise saab käivitada igal ajal ja see kajastab alati andmebaasis parajasti olevaid andmed. Aruanded on üldiselt vormindatud printimise jaoks, kuid neid võib vaadata ka ekraanil, eksportida mõnda teise programmi või saata meilisõnumi manusena.

Aruannete kohta leiate lisateavet artiklist Accessi aruannete tutvustus.

Päringud

Päringud võivad andmebaasis täita mitu erinevat ülesannet. Kõige sagedamini kasutatakse neid tabelitest konkreetsete andmete väljaotsimiseks. Andmed, mida soovite vaadata, on tavaliselt laiali mitmes tabelis ja päringute abil saab neid vaadata ühel andmelehel. Kuna üldjuhul ei soovi te vaadata kõiki andmeid korraga, saate päringukriteeriumide lisamise abil välja filtreerida üksnes soovitud kirjed.

Teatud liiki päringuid on võimalik värskendada, mis tähendab, et saate päringu andmelehe kaudu redigeerida selle aluseks olevate tabelite andmeid. Kui töötate päringuga, mida saab värskendada, võtke arvesse, et tegelikult teete muudatusi tabelites, mitte ainult päringu andmelehel.

Päringud jagunevad kahte põhiliiki: valikupäringud ja toimingupäringud. Valikupäring ainult otsib andmed välja ja teeb need kasutamiseks kättesaadavaks. Päringu tulemusi saate ekraanil vaadata, välja printida või lõikelauale kopeerida. Samuti võite päringu tulemusi kasutada vormi või aruande kirjeallikana.

Nagu ka nimi viitab, teostab toimingupäring andmetega toiminguid. Toimingupäringu abil saab luua uusi tabeleid, olemasolevatesse tabelitesse andmeid lisada, andmeid värskendada ja kustutada.

Päringute kohta leiate lisateavet artiklist Sissejuhatus päringutesse.

Makrod

Accessi makrosid võib kirjeldada kui lihtsustatud programmeerimiskeelt, mille abil saate andmebaasile funktsioone lisada. Näiteks kui lisate makro vormi nupule, käivitub makro alati, kui nuppu klõpsatakse. Makrodes on toimingud, mis täidavad ülesandeid (nt aruande avamine, päringu käivitamine, andmebaasi sulgemine). Makrode abil saab palju aega kokku hoida, sest enamikku käsitsi tehtavaid andmebaasitoiminguid saab makrode abil automatiseerida.

Makrode kohta leiate lisateavet artiklist Sissejuhatus Accessi programmeerimisse.

Moodulid

Sarnaselt makrodega saate ka moodulite abil andmebaasile funktsioone lisada. Kui Accessi makrosid luues valite loendist makrotoimingu, kirjute moodulid programmeerimiskeeles Visual Basic for Applications (VBA). Moodul on ühe üksusena talletatud deklaratsioonide, lausete ja protseduuride kogum. Moodul võib olla klassi- või standardmoodul. Klassimoodulid on seotud vormide ja aruannetega ning sisaldavad tavaliselt protseduure, mis on eriomased sellega seotud vormile või aruandele. Standardmoodulites on üldised protseduurid, mis pole seotud ühegi teise objektiga. Standardmoodulid on loetletud navigeerimispaanil loendis Moodulid, aga klassimooduleid seal pole.

Moodulite kohta leiate lisateavet artiklist Sissejuhatus Accessi programmeerimisse.

Lehe algusse