Prácticas recomendadas de Outlook 2011 para Mac: personalizar Outlook

Este artículo es parte de una serie de Procedimientos recomendados para Outlook para Mac 2011. Para obtener información sobre partes específicas de la serie, consulte los vínculos Vea también, en la parte inferior de la página.

Configuración de Outlook para Mac 2011: La distribución

El primer paso para seguir estos procedimientos recomendados es configurar el sistema para optimizar la manera de usar Outlook para Mac 2011. Se considera práctica recomendada tener:

Para obtener más información sobre cómo configurar la disposición recomendada, consulte la sección Preguntas más frecuentes al final de este documento.

Carpetas

Se considera práctica recomendada tener:

  • Una bandeja de entrada para los mensajes que necesita procesar (tratar). La bandeja de entrada es para los mensajes que le envían directamente, o que podría ser importante que lea. Si recibe muchos mensajes que varios usuarios se envían los unos a los otros, cambie a la vista Conversaciones. Su no es así, use la disposición por fecha (la disposición predeterminada).

  • Una sola carpeta de referencia, dentro de la Bandeja de entrada, para todo el material de referencia que puede tener que consultar más adelante. Nada ser archiva automáticamente (es decir, mediante una regla) en esta carpeta. Llame a esta carpeta 1-Referencia. (Al agregar "1-", será el primer elemento dentro de la Bandeja de entrada.) Al crear esta carpeta dentro de la Bandeja de entrada, puede quitarla de la vista contrayendo la Bandeja de entrada.

    Nota   Si esta carpeta se hace demasiado grande (10 000 elementos o más), Outlook para Mac 2011 podría ralentizarse al entrar en ella.

  • Una carpeta para mensajes privados, personales o relacionados con su profesión. Tener una carpeta diferente para la información personal y relativa a su profesión le da libertad para buscar un mensaje mientras hay alguien cerca, pues no tendrá que preocuparse por que se muestre algún mensaje personal confidencial. Llame a esta carpeta 2-Personal.

    Los gestores podrían tener una carpeta para los comentarios de los empleados llamada 3-Gestión.

  • Un conjunto de carpetas para mensajes de grupos de contactos. No tiene por qué ser necesario leer todos los mensajes enviados a grupos de contactos (también conocidos como servidores de listas, o listas de correo, o listas de distribución). Este conjunto de carpetas es el repositorio de todos los mensajes de grupos de contactos que no se colocan automáticamente en la Bandeja de entrada. Cree dentro de la Bandeja de entrada una única carpeta denominada Grupos de contactos, y luego cree una subcarpeta para cada tema o grupo de contactos. Por lo general, basta con una carpeta por grupo de contactos, pero si pertenece a varios grupos de contactos relacionados, plantéese recibir todos los mensajes en una misma carpeta. Contraiga la carpeta Grupos de contactos superior, de modo que no le distraigan los mensajes sin leer contenidos en las subcarpetas.

    Nota    Si tiene que leer todos los mensajes de un grupo de contactos, no cree una carpeta para él. Estos mensajes deberían ir directamente a la Bandeja de entrada.

Carpetas inteligentes   

Las carpetas inteligentes, también conocidas como carpetas de búsqueda, son útiles para recopilar información de distintas carpetas de correo. Las carpetas inteligentes pueden resultar especialmente útiles si necesita recopilar información guardada en diferentes carpetas, por ejemplo, al preparar una reunión trimestral.

Carpetas inteligentes

Si recibe un gran volumen de mensajes (más de 200 al día), las carpetas de búsqueda pueden ser un buen modo de redistribuir el correo de distintos remitentes.

Para obtener más información sobre cómo configurar carpetas inteligentes, consulte la sección Preguntas más frecuentes al final de este documento.

Reglas

El objetivo de organizar Outlook es reducir la cantidad de "ruido" innecesario en la Carpeta de entrada y lograr que los elementos más importantes se muestren en la parte superior. Las reglas pueden ayudarle moviendo mensajes a distintas carpetas, según los criterios que establezca. Las reglas filtran los mensajes que llegan a la Bandeja de entrada para dejar pasar solo aquellos de lectura obligada.

Se considera una buena práctica disponer de las siguientes reglas (tiene más detalles sobre cómo configurarlas en la sección Preguntas más frecuentes, al final de este documento):

  • Para: Mí    Cualquier mensaje enviado directamente a usted o con su dirección en la línea Cc se envía a la Bandeja de entrada y no es procesado por otras reglas, aunque también se envíe a un grupo de contactos.

  • Grupos de contactos    Cualquier mensaje de correo enviado a un grupo de contactos se desvía a una carpeta de grupo de contactos, salvo que sus palabras clave sugieran que puede ser importante, en cuyo caso se envía a la Bandeja de entrada. Los grupos de contacto similares deberían usar la misma regla y almacenarse en la misma carpeta. Si pertenece a un grupo de contactos del que debe leer todos los mensajes, no cree una regla para él. Todos los mensajes de lectura obligada deberían ir directamente a la bandeja de entrada.

Notificaciones

Si recibe muchos mensajes o se distrae fácilmente con los sonidos de notificación que le avisan de los nuevos mensajes, recomendamos desactivar las siguientes opciones:

Para cambiar estas configuraciones, en el menú Outlook, haga clic en Preferencias y luego en Notificaciones y sonidos. En Llegada del mensaje, desmarque todas las casillas de verificación.

Llegada del mensaje

Categorías

Las categorías de Outlook para Mac 2011 le permiten administrar elementos de muchas maneras diferentes. Hay tres tipos principales de categoría que se recomienda crear:

  • Proyecto (puede incluir a personas)

  • Tema

  • Ubicación o actividad

Las categorías no son un aspecto necesario en este sistema, pero le facilitarán la vida si las usa con diligencia. Por ejemplo, pueden ayudarle a identificar más fácilmente lo que puede hacer ahora y ayudarle a agrupar tareas similares, de modo que pueda realizarlas todas a la vez.

Para crear categorías, haga lo siguiente:

  • En la pestaña Inicio, haga clic en Clasificar y luego en Agregar nueva.

Se considera una buena práctica tener una categoría para:

  • Cada uno de sus subordinados directos y su supervisor, para los elementos que desea revisar la próxima vez que se reúnan (por ejemplo, una categoría llamada Supervisor 1:1).

  • Cada uno de los lugares importantes o los tipos de actividades que realiza, de modo que pueda ejecutar acciones masivas (una parte útil de la administración de tareas); por ejemplo:

    @Trayecto    para las tareas que puede realizar en el camino a casa desde el trabajo.

    @Correo    para las tareas que implican mensajes de correo, reuniones o cualquier otro aspecto de Outlook para Mac 2011.

    @Casa    para las tareas que solo puede hacer en casa.

    @Reunión    para los elementos que necesita para preparar una reunión.

    @Sin conexión    para las tareas que lo alejan del equipo, como fotocopiar un documento.

    @En línea    para las tareas que solo puede realizar en línea, o a través de un explorador web.

    @Teléfono    para las llamadas que tiene que realizar o recibir.

    @Leer    para las tareas que implican solo leer, no responder. Esta categoría es útil para los mensajes largos o los datos adjuntos que tiene que leer, pero a los que no puede dedicarse inmediatamente.

    @En espera    para los mensajes o tareas para los que está esperando respuesta, sin que pueda realizar hasta entonces ninguna acción explícita.

    Categorías de Outlook

    Nota   Usar el símbolo @ resalta las categorías en la lista de categorías. Escribir @ antes de algunas categorías le ayuda a mantenerlas en lo alto de la lista de categorías y le recuerda dónde debería estar al realizar dicha tarea (por ejemplo, @Teléfono es "al teléfono" ).

  • Cada tema o proyecto importante, de modo que encuentre fácilmente los mensajes de un tema determinado, sobre todo si no hay en el cuerpo o en el asunto ninguna palabra que haga que aparezca en una búsqueda.

  • Elementos importantes que deben realizarse hoy y no pueden posponerse.

    Nota   Puede aplicar varias categorías a un mismo elemento; es lo opuesto al archivado, en el que los elementos solo pueden estar en una carpeta al mismo tiempo. Por ejemplo, un mensaje importante que quiera tratar con su supervisor antes de responder podría clasificarse en las categorías @Correo y Supervisor 1:1.

Como ve, las categorías le ayudan a realizar búsquedas de forma más eficaz y a prepararse para las reuniones.

Nota   Tenga mucho cuidado a la hora de clasificar los mensajes salientes: es posible que los destinatarios vean las categorías. Si los destinatarios no usan Outlook para Mac 2011 o Exchange Server 2010, podrán ver las categorías que establezca.

Vea también

Prácticas recomendadas de Outlook para Mac 2011: administración correcta del tiempo

Prácticas recomendadas de Outlook para Mac 2011: domesticar la bandeja de entrada con las cuatro reglas

Prácticas recomendadas de Outlook para Mac 2011: administrar el tiempo con una revisión diaria

Prácticas recomendadas de Outlook para Mac 2011: trabajar con las tareas

Prácticas recomendadas de Outlook para Mac 2011: buscar un mensaje

Prácticas recomendadas de Outlook para Mac 2011: redactar correos electrónicos impactantes

Prácticas recomendadas de Outlook para Mac 2011: calendarios y reuniones

Prácticas recomendadas de Outlook para Mac 2011: preguntas más frecuentes

Se aplica a: Outlook for Mac 2011



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