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Ordenar los datos es una parte esencial del análisis de datos. Puede que desee organizar una lista de nombres por orden alfabético o compilar una lista con los niveles de inventario de productos de mayor a menor. Ordenar los datos permite comprender mejor los datos, organizar y encontrar los datos que busca y, en última instancia, tomar decisiones más eficaces.
¿Qué desea hacer?
Ordenar texto, números, fechas u horas
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Ubique una columna de texto, números, fechas u horas.
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Haga clic en la flecha
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Siga alguno de estos procedimientos:
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Ordenar texto
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Para ordenar texto en orden ascendente, haga clic en Orden ascendente.
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Para ordenar texto en orden descendente, haga clic en Orden descendente.
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Ordenar números
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Para ordenar números de menor a mayor, haga clic en Orden ascendente.
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Para ordenar números de mayor a menor, haga clic en Ordenar descendente.
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Ordenar fechas u horas
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Para ordenar las fecha o las horas de la más antigua a la más reciente, haga clic en Orden ascendente.
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Para ordenar las fechas o las horas de la más antigua a la más reciente, haga clic en Orden descendente.
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Más información acerca de criterios de ordenación
El orden ascendente usa el orden siguiente. Un orden descendente usa este orden en sentido inverso.
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Valor |
Comentario |
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Números |
Los números se ordenan del número negativo menor al número positivo mayor. |
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Fechas |
Las fechas se ordenan de la fecha más antigua a la más reciente. |
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Texto |
El texto alfanumérico se ordena de izquierda a derecha, carácter por carácter. Por ejemplo, si una celda contiene el texto "A100", la ordenación colocará dicha celda después de la celda que contenga la entrada "A1" y antes de la celda que contenga la entrada "A11". El texto y el texto que incluye números almacenados como texto se ordenarán del siguiente modo:
De forma predeterminada, la ordenación no distingue mayúsculas de minúsculas. Puede modificar esto para que distinga entre las dos usando las opciones del cuadro de diálogo Opciones de ordenación. El orden de los caracteres alfabéticos será el siguiente: a A b B c C d D e E f F g G h H i I j J k K l L m M n N ñ Ñ o O p P q Q r R s S t T u U v V w W x X y Y z Z. |
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Lógico |
En valores lógicos, FALSO se coloca delante de VERDADERO. |
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Error |
Todos los valores de error, por ejemplo, #¡NUM! y #¡REF!, son iguales. |
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Celdas en blanco |
Tanto en la ordenación ascendente como en la descendente, las celdas en blanco se colocan siempre en último lugar. Es importante tener en cuenta que una celda en blanco es una celda vacía. Es diferente de una celda con uno o varios caracteres de espacio. |
Obtener información sobre problemas que pueden afectar la ordenación
Existen varias razones por las cuales los datos no se ordenan de la forma esperada.
Una razón común es que los valores de datos en una columna de una mezcla de tipos, como una combinación de números, texto, porcentaje y así sucesivamente. A veces, esta diferencia no es visible. Por ejemplo, si "123" se almacena como texto, el mecanismo de ordenación no puede comparar con el número "123".
La tabla siguiente describe algunos problemas que pueden ocurrir con los valores de datos en las columnas y explica cómo solucionar el problema.
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Problema de valor de datos |
Descripción |
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Números almacenados como números y números almacenados como texto. |
Los números almacenados como números se ordenan antes que los números almacenados como texto. Para solucionar este problema, el autor del libro debe aplicar formato de texto a todos los valores antes de guardar el libro. |
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Fechas u horas almacenadas como texto |
Para que las fechas y las horas se ordenen correctamente, deben almacenarse como números de serie de fecha u hora, no como texto. El autor del libro debe convertir todas las fechas y horas en formatos de fecha y hora antes de guardar el libro. |
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Los datos tienen espacios iniciales. |
La ordenación coloca los valores que tienen espacios iniciales antes de los que comienzan con cualquier otro carácter, de forma tal que el nombre " José" se colocará antes del nombre "Alejandro". Para solucionar este problema, el autor del libro debe quitar los espacios iniciales antes de guardar el libro. |
